Planen von Genehmigungs- und Überprüfungsprozessen in Workflows (SharePoint Server 2010)

Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Im Rahmen der Planung von Workflows für Ihre Microsoft SharePoint Server 2010-Bereitstellung werden Sie vermutlich auch die Verwendung von Workflows für Genehmigungs- und Überprüfungsprozesse planen möchten.

Inhalt dieses Artikels:

• Übersicht über die Workflowgenehmigung

• Funktionsweise des Genehmigungsworkflows

  • Beispiel – Verwalten des Dokumentgenehmigungsprozesses mithilfe eines Workflows

• Hybrides Überprüfungsmodell

Übersicht über die Workflowgenehmigung

Mit dem Workflowgenehmigungsprozess in Microsoft SharePoint Designer 2010 können Benutzer von Microsoft SharePoint Server 2010, innerhalb eines Workflows, einzelne Aufgaben anpassen, die eine Genehmigung erfordern.

Beispielsweise könnte ein Projekt vorhanden sein, wie z. B. der Abschluss eines bestimmten Dokuments, bei dem die übliche Bearbeitungszeit verkürzt werden muss. Sie können den Workflowgenehmigungsprozess so festlegen, dass das Dokument automatisch abgelehnt wird, falls die Aufgabe nicht bis zu einem angegebenen Zeitpunkt abgeschlossen ist.

Der Genehmigungsprozess leitet das Element über eine oder mehrere Personen weiter, denen jeweils eine Aufgabe zugewiesen wird, das Element zu überprüfen und eine Entscheidung zu treffen, wie damit verfahren werden soll. Wenn z. B. ein Dokument in eine Dokumentbibliothek hochgeladen wird, können die genehmigenden Personen das Dokument genehmigen oder ablehnen, die Genehmigungsaufgabe einer anderen Person zuweisen oder Änderungen am Dokument anfordern.

Funktionsweise des Genehmigungsworkflows

Der Genehmigungsworkflow leitet ein Dokument oder ein Element, das in einer Liste oder Bibliothek gespeichert ist, an eine Gruppe von Personen zur Genehmigung weiter. Standardmäßig ist der Genehmigungsworkflow dem Dokumentinhaltstyp zugeordnet und steht daher in Dokumentbibliotheken automatisch zur Verfügung.

Der Genehmigungsworkflow unterstützt Geschäftsprozesse, bei denen ein Dokument oder ein Element zur Genehmigung an Kollegen oder Manager gesendet wird. Der Genehmigungsworkflow erhöht die Effizienz von Genehmigungsgeschäftsprozessen, indem alle menschlichen Aufgaben für den Prozess verwaltet und überwacht werden und nach Abschluss des Prozesses eine Aufzeichnung des Prozesses bereitgestellt wird.

Einen Genehmigungsworkflow können Sie direkt in einem Dokument oder einem Element in einer Liste oder Bibliothek starten. Zum Starten eines Workflows wählen Sie den gewünschten Workflow aus und füllen dann ein Workflowinitiierungsformular aus, in dem die Workflowteilnehmer (genehmigende Personen), ein Fälligkeitsdatum und relevante Anweisungen zu den Aufgaben angegeben werden. Nach dem Start eines Workflows werden vom Server allen Teilnehmern Aufgaben zugewiesen. Falls E-Mail-Warnungen für den Server aktiviert sind, werden vom Server auch E-Mail-Warnungen an alle Teilnehmer gesendet. Die Teilnehmer können auf einen Link in der E-Mail-Warnung klicken, um das zu genehmigende Dokument oder Element zu öffnen. Die Teilnehmer können ihre Genehmigungsaufgaben genehmigen, ablehnen oder einer anderen Person zuweisen. Außerdem können sie eine Änderung an dem zu genehmigenden Dokument oder Element anfordern. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, ihre Workflowaufgaben direkt in bestimmten Programmen, die Teil der Produktfamilien 2007 Microsoft Office System und Microsoft Office 2010 sind, oder auf der SharePoint Server 2010-Website auszuführen. Wenn der Workflow gerade ausgeführt wird, können der Workflowbesitzer oder die Workflowteilnehmer die Seite Workflowstatus anzeigen, um festzustellen, welche Teilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben. Wenn die Workflowteilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben, endet der Workflow, und der Workflowbesitzer wird automatisch benachrichtigt, dass der Workflow beendet ist.

Wenn der Workflow gerade ausgeführt wird, können der Workflowbesitzer oder die Workflowteilnehmer die Seite Workflowstatus anzeigen, um festzustellen, welche Teilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben. Wenn die Workflowteilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben, endet der Workflow, und der Workflowbesitzer wird automatisch benachrichtigt, dass der Workflow beendet ist.

Der Standardgenehmigungsworkflow für Dokumentbibliotheken ist ein serieller Workflow, bei dem Teilnehmern nacheinander Aufgaben zugewiesen werden. Standardmäßig ist eine Version des Genehmigungsworkflows auch mit Seitenbibliotheken auf einer Veröffentlichungswebsite verknüpft und kann zum Verwalten des Genehmigungsprozesses für die Veröffentlichung von Webseiten verwendet werden. Je nachdem, was Sie anpassen möchten, können Sie Office SharePoint Designer oder SharePoint Server 2010 selbst zum Anpassen dieser vorab zugeordneten Versionen des Genehmigungsworkflows verwenden und so den Anforderungen Ihrer Organisation gerecht werden; Sie können aber auch eine neue Version des Genehmigungsworkflows einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzufügen.

Beispiel – Verwalten des Dokumentgenehmigungsprozesses mithilfe eines Workflows

Falls Sie schon einmal von mehreren Personen die Genehmigung für einen Projektplan, ein Angebot oder ein sonstiges wichtiges Dokument einholen mussten, wissen Sie, dass das ganz schön frustrierend sein kann. Wie bewältigen Sie zum einen die logistische Herausforderung, das Dokument an die entsprechenden Personen weiterzuleiten? Versenden Sie das Dokument per E-Mail an die Personen und fordern Antworten per E-Mail an? Planen Sie eine Besprechung? Und wie behalten Sie zum anderen den Überblick über die Personen, die das Dokument genehmigt haben, und wie zeichnen Sie deren Genehmigung formell auf? Speichern Sie mehrere E-Mail-Nachrichten? Speichern Sie Besprechungsnotizen?

Stellen Sie sich die Probleme vor, die sich in ein paar Wochen oder Monaten ergeben könnten, falls Sie sich nicht daran erinnern können, wer was genehmigt hat, oder wer ein bestimmtes Feedback gesendet hat. Wenn Ihre Organisation keine formellen Genehmigungsprozesse entwickelt hat, kann es passieren, dass Sie diese Informationen bei Bedarf nicht auffinden.

Derartige Probleme können Sie durch die Verwendung des in einer SharePoint Server 2010-Website verfügbaren Genehmigungsworkflows vermeiden, um Ihre Dokumente zur Genehmigung an Kollegen weiterzuleiten. Workflows reduzieren den Zeitaufwand zum Koordinieren gängiger Geschäftsprozesse, wie z. B. die Dokumentgenehmigung, indem die menschlichen Aufgaben für die Prozesse verwaltet und überwacht werden. Mit dem Genehmigungsworkflow werden Aufgaben zugewiesen, Erinnerungen gesendet, die Teilnahme wird nachverfolgt und der gesamte Prozess wird aufgezeichnet. Deshalb können Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren, anstatt Personen nachzuverfolgen und sich um die Logistik des Dokumentgenehmigungsprozesses zu kümmern. Falls Sie jemals dokumentieren müssen, das Sie für etwas eine Genehmigung erhalten haben, können Sie den Beteiligten einen Link zum Workflowverlauf für das Dokument bereitstellen. Auf diese Weise lässt sich feststellen, wer ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat, oder wer eine Workflowaufgabe nicht abgeschlossen hat. Durch den Genehmigungsworkflow erhöht sich auf diese Weise die Transparenz des Genehmigungsprozesses.

Hybrides Überprüfungsmodell

Beim hybriden Genehmigungsworkflowmodell handelt es sich um ein gestaffeltes Genehmigungsmodell. Genehmigungen können in Gruppen oder Phasen erstellt werden. Das heißt, die ersten genehmigenden Personen können die Überprüfung und den Genehmigungsprozess ausführen, anschließend die nächsten genehmigenden Personen usw. Aber für jede Phase oder jeden Genehmigungssatz ist eine eigene Ereignisabfolge möglich. Das heißt, die Mitglieder der ersten Gruppe genehmigender Personen können ihre Überprüfung in serieller Genehmigungsreihenfolge vornehmen, die Mitglieder der zweiten Gruppe können ihre Überprüfung parallel dazu vornehmen usw.