Planen von Ausdrücken und Ausdruckssätzen (SharePoint Server 2010)

Artikel
01/22/2017

Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Verwaltete Metadaten sind eine hierarchische Auflistung zentral verwalteter Ausdrücke, die Sie definieren und anschließend als Attribute für Elemente in Microsoft SharePoint Server 2010 verwenden können. Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie die im Artikel Verwaltete Metadaten (Übersicht) beschriebenen Konzepte verstehen.

Verwaltete Metadaten und die Strukturierung der verwalteten Metadaten können sich auf viele Teile der SharePoint Server-Lösung auswirken, beispielsweise auf die folgenden:

Gültige Werte für Spalten und die Möglichkeiten der Benutzer zum Eingeben dieser Werte.
Die Enterprise-Schlüsselwörter, die Benutzer auf SharePoint Server 2010-Elemente anwenden können.
Die Möglichkeiten zum Definieren von Suchergebnissen.
Die Weiterleitung von Dokumenten.
Die Workflows, die auf SharePoint Server-Elemente angewendet werden können.
Die Möglichkeiten der Benutzer zum Sortieren und Filtern von SharePoint Server-Elementen.
Wenn Sie thematische Kategorien verwenden, die Tags, die Benutzer auf Elemente anwenden können, bei denen es sich nicht um SharePoint Server-Elemente handelt.

Inhalt dieses Artikels:

Planen: Jetzt oder später
Informationen zum Planen verwalteter Metadaten
Identifizieren von Ausdruckssätzen
Identifizieren von Ausdruckssatzbesitzern
Bestimmen von Ausdruckssatzgruppen
Definieren von Ausdruckssätzen
Planungsarbeitsblätter für verwaltete Metadaten

Planen: Jetzt oder später

Sie können mit SharePoint Server 2010 auch dann Metadaten verwalten, wenn Sie nicht zuerst alle Ausdrücke und Ausdruckssätze definieren. Sie können ohne Ausdruckssätze anfangen und die Benutzer Elementen Enterprise-Schlüsselwörter hinzufügen lassen. Wenn die Zahl der Enterprise-Schlüsselwörter zunimmt, möchten Sie die Schlüsselwörter wahrscheinlich organisieren, um das Finden und Unterscheiden der Schlüsselwörter zu erleichtern. Zu diesem Zeitpunkt können Sie Ausdruckssätze erstellen und Schlüsselwörter in Ausdruckssätze verschieben. Möglicherweise möchten Sie auch die Ausdrücke im neuen Ausdruckssatz bereinigen, indem Sie falsch geschriebene Wörter löschen oder angeben, dass es sich bei manchen Wörtern um Synonyme für andere Wörter handelt.

Auch wenn Sie sich für den weniger formalen Ansatz entscheiden und mit Enterprise-Schlüsselwörtern anfangen und später Ausdruckssätze erstellen, sollten Sie verstehen, wie verwaltete Metadaten geplant und organisiert werden.

Informationen zum Planen verwalteter Metadaten

Das Planen und Organisieren verwalteter Metadaten umfasst die folgenden Schritte:

Identifizieren Sie Ausdruckssätze.
Identifizieren Sie die Besitzer der einzelnen Ausdruckssätze.
Bestimmen Sie Ausdruckssatzgruppen.
Definieren Sie Ausdruckssätze.

Die ersten drei Aufgaben werden oft von einer Gruppe, einem Lösungsarchitekten oder einem Taxonomieexperten ausgeführt. Die vierte Aufgabe, das Definieren von Ausdruckssätzen, kann den Besitzern der Ausdruckssätze übertragen werden.

Der Abschnitt Planungsarbeitsblätter für verwaltete Metadaten enthält Links, über die Sie Arbeitsblätter herunterladen können, in denen Sie Ausdrücke und Ausdruckssätze festhalten können.

Hinweis

Wenn Sie verschiedene Spalten im detaillierten Planungsarbeitsblatt für Ausdruckssätze neu anordnen, können Sie das Arbeitsblatt auch zum Importieren eines Ausdruckssatzes in SharePoint Server 2010 verwenden.

Dieser Artikel enthält Anleitungen zum Bestimmen der verwalteten Metadaten, die in der Organisation verwendet werden. Das Aufteilen der Metadaten auf Laufzeitspeicher oder der Bereitstellungsort der Dienste, von denen die Lautzeitspeicher gehostet werden, wird in diesem Artikel nicht behandelt. Weitere Informationen zum Planen der verwalteten Metadatendienste, beispielsweise zum Planen des Speicherorts für Enterprise-Schlüsselwörter, finden Sie unter Planen der Freigabe von Terminologie und Inhaltstypen.

Identifizieren von Ausdruckssätzen

Beim Entwerfen der Lösung werden Sie Attribute (Metadaten) finden, die bestimmten Elementen in SharePoint Server zugeordnet werden sollten. Möglicherweise implementieren Sie auch Steuerungsrichtlinien der Organisation mithilfe von Metadaten. Dieser Abschnitt enthält Richtlinien zum Identifizieren von Metadaten und eine Erläuterung der Metadaten, die als verwaltete Metadaten verwendet werden sollten. Die einzelnen verwalteten Metadatenelemente werden durch einen Ausdruckssatz dargestellt.

Untersuchen Sie zuerst die Lösung auf Informationen, die durch Metadaten dargestellt werden können. Die folgende Tabelle enthält Vorschläge zu Stellen, an denen Sie wahrscheinlich Metadaten finden.

Potenzielle Metadaten	Beispiel
Benutzerdefinierte Spalten, die Dokumenten und Listen zugeordnet sind	Die Vertraulichkeit eines Dokuments: öffentlich, geschützt, vertraulich, Geschäftsgeheimnis usw.
In Fällen, in denen möglicherweise vom System oder von einem Benutzer abhängig von den Merkmalen eines Elements unterschiedliche Aktionen ausgeführt werden, stellen wahrscheinlich die Merkmale selbst Metadaten dar.	Wenn eine Anforderung, die an eine bestimmte Person gesendet wurde, automatisch genehmigt wird, kann es sich bei "Abgesendet von" um Metadaten handeln.
Allgemeine Kriterien, nach denen Benutzer Elemente sortieren oder filtern möchten	Wenn Benutzer wahrscheinlich Elemente nach dem dem Element zugeordneten Meilenstein filtern möchten, kann es sich bei "Meilenstein" um Metadaten handeln.
Wörter oder Begriffe, mit denen Benutzer Elemente wahrscheinlich kennzeichnen	Der Betreff eines Bilds, beispielsweise "Firmenlogo" oder "Symbol für Produkt XYZ"
Auswahl- oder Suchspalten in einer vorhandenen SharePoint Server-Website

Nicht alle Metadaten sind verwaltete Metadaten, das heißt Ausdruckssätze. Die folgende Tabelle enthält Vorschläge zu Fällen, in denen es sich bei den identifizierten Metadaten wahrscheinlich um verwaltete Metadaten handelt. Wenn nicht klar ist, ob ein Ausdruckssatz für ein Metadatenelement erstellt werden sollte, ist es wahrscheinlich am besten, wenn Sie keinen Ausdruckssatz erstellen. Überwachen Sie stattdessen die Schlüsselwörter, die Benutzer Elementen hinzufügen, und erstellen Sie einen Ausdruckssatz, wenn mehrere Schlüsselwörter erstellt wurden, die zum Ausdruckssatz gehören.

Folgendes trifft auf die potenziellen Metadaten zu:	Handelt es sich wahrscheinlich um verwaltete Metadaten?
Es handelt sich um ein Element, für das ein Benutzer einen gültigen Wert auswählt.	Ja
Das Element stellt Informationen dar, die wahrscheinlich mehrfach verwendet werden.	Ja
Das Element hat gültige Werte, die hierarchisch organisiert werden können.	Ja
Das Element enthält Synonyme oder Abkürzungen, die aggregiert werden sollten.	Ja
Das Element kann in einer Sprache angewendet werden, wird aber möglicherweise in anderen Sprachen angezeigt.	Ja
Das Element wird durch eine integrierte Spalte dargestellt (beispielsweise "Datum der letzten Änderung").	Nein
Das Element hat eine unendliche Anzahl gültiger Werte.	Nein
Das Element hat an jeder Stelle, an der es verwendet wird, unterschiedliche gültige Werte (beispielsweise unterschiedliche Werte für das Versionsattribut, die von der Website des Produktteams abhängen, in der das Element angezeigt wird).	Nein (Oder das Element kann, wenn es durch verwaltete Metadaten dargestellt wird, auf Websiteebene geplant und verwaltet werden.)
Als gültiger Wert ist nur Ja oder Nein möglich.	Nein

Halten Sie die Ausdruckssätze im Planungsarbeitsblatt für Ausdruckssätze fest, und fügen Sie für jeden Ausdruckssatz eine kurze Beschreibung hinzu.

Identifizieren von Ausdruckssatzbesitzern

Sie müssen für jeden Ausdruckssatz einen Besitzer bestimmen. Der Besitzer kann dann die Ausdrücke im Ausdruckssatz definieren.

Wenn der Ausdruckssatz organisationsweit verwendet wird oder wenn die Ausdrücke im Ausdruckssatz streng gesteuert werden, ist wahrscheinlich bereits eine Gruppe vorhanden, von der die Informationen verwaltet werden. Diese Gruppe wird wahrscheinlich den Ausdruckssatz verwalten. Wenn die Informationen nicht streng gesteuert werden, müssen Sie möglicherweise eine Person als Besitzer des Ausdruckssatzes benennen, die die Ausdrücke regelmäßig bereinigt.

Halten Sie den Besitzer jedes Ausdruckssatzes im Planungsarbeitsblatt für Ausdruckssätze fest.

Bestimmen von Ausdruckssatzgruppen

Eine Ausdruckssatzgruppe stellt eine Sicherheitsgrenze dar. Nur ein Benutzer, der als an der Gruppe Mitwirkender festgelegt ist, kann die Ausdruckssätze in der Gruppe verwalten und neue Ausdruckssätze erstellen. Normalerweise werden jedoch allen Benutzern alle Ausdruckssätze angezeigt. (Weitere Informationen zum Einschränken der Anzeige eines Ausdruckssatzes für bestimmte Benutzer finden Sie unter Planen der Freigabe von Terminologie und Inhaltstypen.)

Organisieren Sie die Ausdruckssätze in Gruppen, die darauf basieren, welche Benutzer die Ausdruckssätze verwalten können sollen. Wenn Sie eine Person als Besitzer von 25 Ausdruckssätzen identifiziert haben, gehören diese 25 Ausdruckssätze möglicherweise zu einer einzigen Gruppe. Wenn verschiedene Personen jeweils einen Ausdruckssatz besitzen und diese Personen sich alle in der gleichen Abteilung befinden, dann ist dies möglicherweise ebenfalls ein guter Grund, die Ausdruckssätze in einer einzigen Gruppe zu platzieren. Gruppen werden häufig basierend auf der Organisationsstruktur erstellt und ermöglichen den einzelnen Organisationen das Festlegen eines Leiters für die Ausdrucksgruppe. Der Leiter der Ausdruckssatzgruppe kann dann der Rolle Mitwirkender Personen hinzufügen, die die Ausdruckssätze in ihrem Besitz verwalten können.

Wenn Ausdruckssätze vorhanden sind, die einigen Benutzern nicht angezeigt werden sollen, weisen Sie diese Ausdruckssätze separaten Gruppen zu. Wenn beispielsweise fünf der Ausdruckssätze nur von Mitgliedern der Rechtsabteilung angezeigt können werden sollen, erstellen Sie eine neue Ausdruckssatzgruppe, die nur diese fünf Ausdruckssätze enthält. Später werden Sie gemäß der Beschreibung im Artikel Planen der Freigabe von Terminologie und Inhaltstypen für die öffentlichen und privaten Gruppen verschiedene Instanzen des verwalteten Metadatendiensts erstellen.

Definieren von Ausdruckssätzen

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie für jeden Ausdruckssatz einen Besitzer identifiziert. Die Besitzer können die restlichen Aktionen dieses Vorgangs ausführen, um Ausdruckssätze zu definieren.

Zum Definieren eines Ausdruckssatzes müssen Sie die folgenden Fragen beantworten:

Welche Ausdrücke enthält der Ausdruckssatz?
Wie sollen die Ausdrücke organisiert werden?
Wer soll dem Ausdruckssatz Ausdrücke hinzufügen dürfen?

Verwenden Sie die Anleitungen in den folgenden Abschnitten, um die Ausdrücke zu definieren und zu organisieren und um zu bestimmen, ob es sich um einen offenen oder geschlossenen Ausdruckssatz handelt. Halten Sie die Ausdruckssätze und Beschreibungen im detaillierten Planungsarbeitsblatt für Ausdruckssätze fest.

Identifizieren der Ausdrücke

Identifizieren Sie die Ausdrücke im Ausdruckssatz. Wenn Sie zulassen möchte, dass mehrere Begriffe das gleiche Konzept darstellen (beispielsweise können "XYZ Version 2" und "XYZ V2" alternative Namen für das gleiche Produkt darstellen), schließen Sie beide Ausdrücke ein. Identifizieren Sie einen Ausdruck als primären Ausdruck, und geben Sie an, dass es sich beim zweiten Ausdruck um ein Synonym für den ersten Ausdruck handelt.

Organisieren der Ausdrücke

Das primäre Prinzip beim Organisieren eines Ausdruckssatzes sollte die einfache Navigation sein. Endbenutzer interagieren oft mit einem Ausdruckssatz, indem sie einen der Ausdrücke im Ausdruckssatz auswählen. Daher sollten Sie den Ausdruckssatz so organisieren, dass Benutzer den richtigen Ausdruck ohne zu viele Bildläufe leicht finden können. Dies spricht für eine hierarchische Struktur.

Hinweis

Da Sie eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge für einen Ausdruckssatz angeben können (beispielsweise sollte "Mittwoch" vor "Donnerstag" angezeigt werden, obwohl dies nicht der alphabetischen Reihenfolge entspricht) müssen Sie sich keine Gedanken wegen der Reihenfolge machen, in der Sie die Ausdrücke auflisten.

Sie können Ausdrücke mit einer Tiefe von maximal sieben Ebenen verschachteln. Da Sie angeben können, dass ein Ausdruck für Tagging nicht verfügbar ist (das heißt vom Benutzer nicht ausgewählt werden kann), können Sie die Hierarchie flexibel organisieren. Dies wird in den Beispielen in den Arbeitsblättern veranschaulicht.

Die folgenden Vorschläge können Ihnen bei der Entscheidung über die Strukturierung eines Ausdruckssatzes helfen.

In einer gut verständlichen Domäne liegt wahrscheinlich eine Standardorganisation vor. Beispielsweise sind in einem Ausdruckssatz die Ausdrücke, die Verkaufsniederlassungen darstellen, möglicherweise in einer geografischen Hierarchie organisiert. Die Ausdrücke der ersten Ebene können die Kontinente darstellen. Die Ausdrücke der zweiten Ebene entsprechen dann den Ländern. Die Ausdrücke der dritten Ebene stellen die Bundesländer oder Kantone in den einzelnen Ländern dar. Die Ausdrücke der vierten Ebene entsprechen den Städten, in denen sich die Niederlassungen befinden. Da der Ausdruckssatz Verkaufsniederlassungen darstellt, sind nur die Ausdrücke der vierten Ebene für Tagging verfügbar.
Gibt es in der Organisation bereits allgemein bekannte Methoden zum Organisieren von Informationen? Ist beispielsweise die Ordnerstruktur einer Dateifreigabe so organisiert, wie die meisten Benutzer Informationen organisieren würden? Ist die Navigationsstruktur des Intranetportals beim Suchen von Informationen hilfreich? Sie können sich beim Organisieren des Ausdruckssatzes an diesen Beispielen für die aktuelle Struktur der Informationen orientieren.

Hinweis

Denken Sie gut darüber nach, bevor Sie die interne Struktur der Organisation zum Organisieren eines Ausdruckssatzes verwenden. Müssten Sie, wenn das Unternehmen nächste Woche neu organisiert würde, auch den Ausdruckssatz neu organisieren? Sind die Vorteile den Aufwand wert?
Wenn die Ausdrücke im Ausdruckssatz nur eine Liste ohne erkennbare Organisationsmethode darstellen, ziehen Sie das alphabetische Organisieren der Ausdrücke in Betracht. Verwenden Sie die Buchstaben des Alphabets als Ausdrücke der ersten Ebene und die Ausdrücke selbst als Ausdrücke der zweiten Ebene. Wenn der Ausdruckssatz für diese Struktur zu umfangreich ist, können Sie eine zweite Ebene der alphabetischen Organisation erstellen (beispielsweise "AA - AF", "AG - AI", "AJ - AR" und "AS - AZ") und die Ausdrücke selbst in die dritte Ebene einschließen. Die Ausdrücke in den Ebenen, die lediglich für die alphabetische Sortierung verwendet werden, werden als für Tagging nicht verfügbar gekennzeichnet.

Identifizieren der Benutzer, die Ausdrücke hinzufügen können

Jeder kann einem geöffneten Ausdruckssatz einen neuen Ausdruck hinzufügen. Nur Benutzer, die als Mitwirkende für eine Ausdruckssatzgruppe identifiziert wurden, können einem geschlossenen Ausdruckssatz in der Gruppe Ausdrücke hinzufügen. Ein Ausdruckssatz, der Kostenstellen darstellt, ist wahrscheinlich geschlossen. Ein Ausdruckssatz, der Mitwirkende an einer wohltätigen Organisation darstellt, ist möglicherweise geöffnet.

Halten Sie die Details der einzelnen Ausdruckssätze in einer separaten Kopie des detaillierten Planungsarbeitsblatts für Ausdruckssätze fest.

Planungsarbeitsblätter für verwaltete Metadaten

Laden Sie eine Excel-Version des Planungsarbeitsblatts für Ausdruckssätze (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163486&clcid=0x407) herunter.

Laden Sie eine Excel-Version des detaillierten Planungsarbeitsblatts für Ausdruckssätze (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163487&clcid=0x407) herunter.