Genehmigungsworkflow: Szenario (SharePoint Server 2010)

Gilt für: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Das gängigste Beispiel eines interaktiven Workflows in den meisten Organisation ist eine Form der Genehmigung: Eine Gruppe von Personen muss bestimmte Dokumente genehmigen oder ablehnen und unter Umständen Kommentare zur Erläuterung der jeweiligen Entscheidung hinzufügen. In diesem Artikel wird gezeigt, wie ein Genehmigungsworkflow, der in SharePoint Designer 2010 oder mit dem Workflow-Designer in Visual Studio 2010 erstellt und dann mithilfe von SharePoint Server 2010 gehostet wird, aussehen könnte. Bevor Sie das Beispiel lesen, sollten die Rollen der einzelnen Personen definiert werden.

• Workflowautor: Der Entwickler oder Information Worker, der eine Workflowvorlage erstellt.

• SharePoint Server 2010-Administrator: Die Person, die eine Workflowvorlage installiert und diese einer Dokumentbibliothek oder einer Liste zuordnet.

• Workflowinitiator: Die Person, die einen Workflow startet, wodurch ausgehend von einer bestimmten Workflowvorlage eine Workflowzuordnung erstellt wird.

• Workflowteilnehmer: Die Personen, die mit einer Workflowinstanz interagieren, um den von dieser unterstützten Geschäftsprozess auszuführen.

Wie im folgenden Abschnitt beschrieben, haben die Personen, die diese einzelnen Rollen übernehmen, beim Erstellen, Installieren, Starten und Verwenden eines Workflows bestimmte Aufgaben.

Erstellen eines Workflows

Von Microsoft werden zwei Optionen zum Erstellen von Workflows in SharePoint Server 2010 bereitgestellt. Entwickler verwenden Visual Studio 2010 und den Workflow-Designer, während Information Worker den regelbasierten Ansatz von SharePoint Designer 2010 verwenden. In beiden Fällen ergibt sich eine Workflowvorlage, die auf einem Server mit SharePoint Server 2010 bereitgestellt werden muss. In diesem Szenario wird angenommen, dass bereits eine Workflowvorlage erstellt wurde.

Zuordnen eines Workflows

Bevor Sie einen Workflow verwenden können, müssen Sie auf einem Server mit SharePoint Server 2010 eine Workflowvorlage installieren. Anschließend müssen Sie den Workflow einer bestimmten Dokumentbibliothek oder Liste, einem bestimmten Inhaltstyp oder (bei einem Website-Workflow) einer bestimmten Website zuordnen. Dann können Sie den Workflow aus jedem Dokument oder Element in der jeweiligen Bibliothek oder Liste starten. Obwohl Workflows nicht explizit aus Inhaltstypen gestartet werden können, kann ein Workflow, der einem Inhaltstyp zugeordnet ist, aus einem Dokument oder Listenelement gestartet werden, dem dieser Inhaltstyp angefügt wurde. Da Workflows für Elemente und Dokumente auf die gleiche Weise ausgeführt werden, kann eine Workflowvorlage normalerweise einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp angefügt werden. Sie können auch eine Vorlage erstellen, die nur einer bestimmten Liste oder Bibliothek zugeordnet werden kann.

Für mit SharePoint Designer 2010 bereitgestellte Workflows erfolgt die Installation und Zuordnung automatisch. Wenn Sie jedoch Visual Studio zum Bereitstellen von Workflows verwenden, muss ein Serveradministrator die Workflowvorlage explizit installieren. Außerdem muss ein Benutzer die Vorlage einer Bibliothek, einer Liste, einem Inhaltstyp oder einer Website zuordnen. Der Benutzer, der diese Zuordnung erstellt, weist der Zuordnung einen eindeutigen Namen zu, sodass andere Benutzer darauf verweisen können. Optional kann der Workflowautor die Person, die die Zuordnung erstellt, Optionen für das Verhalten des Workflows festlegen lassen. Dazu zählt beispielsweise eine Standardliste mit Personen, die immer am Prozess teilnehmen können. Die gleiche Vorlage kann mehreren Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen zugeordnet werden, wobei die einzelnen Zuordnungen nach Bedarf angepasst werden können. Nachdem die Zuordnung erstellt und alle verfügbaren Optionen festgelegt wurden, kann ein Workflowinitiator ausgehend von dieser Zuordnung eine Workflowinstanz erstellen. Dies wird im folgenden Abschnitt beschrieben.

Zuordnen eines Workflows zu einer Website

Website-Workflows werden der Website selbst zugeordnet. Es ist nicht notwendig, ein Element zu starten, damit der Workflow ausgeführt wird.

Sie können Website-Workflows für Prozesse verwenden, für die kein Listenelementkontext vorhanden ist. Sie können beispielsweise einen Workflow zum Anfordern von Berechtigungen für die Website erstellen, einen Workflow zum Anfordern und Bereitstellen einer neuen Website oder einen Workflow, bei dem ein außerhalb der SharePoint-Website gespeicherter Kontext verwendet wird. Dazu müssen Sie keine entsprechende SharePoint-Liste erstellen, aus der der Workflow gestartet wird.

Website-Workflows können einer Website durch deren Einstellungen zugeordnet und auf der Website selbst gestartet werden. Es ist in SharePoint Designer 2010 auch möglich, Website-Workflows direkt auf einer Website bereitzustellen.

Website-Workflows können auf die gleiche weiter oben in diesem Artikel beschriebene Weise verwendet werden wie Listenelemente, jedoch können Website-Workflows nicht aus einem Dokument oder Element in einer Bibliothek oder Liste gestartet werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen einer Workflowzuordnung (SharePoint Server 2010)

Starten eines Workflows

In SharePoint Server 2010 werden drei Optionen zum Starten einer Instanz eines Workflows bereitgestellt. Bei allen drei Optionen wird der Workflow immer von Anfang an ausgeführt. (Wenn eine Instanz eines Workflows, der von einer bestimmten Zuordnung erstellt wird, für ein bestimmtes Dokument oder Listenelement bereits ausgeführt wird, kann für dieses Dokument oder Element keine weitere Instanz des Workflows gestartet werden.) Folgende Optionen stehen zum Starten eines Workflows zur Verfügung:

• Ein SharePoint Server 2010-Benutzer kann einen Workflow manuell starten.

• Sie können einen Workflow so konfigurieren, dass dieser automatisch ausgeführt wird, wenn ein Benutzer ein Dokument oder Element erstellt.

• Sie können einen Workflow so konfigurieren, dass dieser automatisch ausgeführt wird, wenn ein Benutzer ein Dokument oder Element ändert.

Beispielsweise kann ein Microsoft Word-Benutzer ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek einer Website hochladen. Daraufhin wird eine Instanz eines dieser Bibliothek zugeordneten Workflows gestartet.

In diesem Szenario wird die erste der drei Optionen verwendet: das manuelle Starten eines Genehmigungsworkflows für ein Dokument. Zum Starten einer Workflowinstanz aus einem Dokument in einer Dokumentbibliothek führt der SharePoint Server 2010-Benutzer die folgenden Aktionen aus:

1. Der Benutzer zeigt auf das Dokument und wählt im Dropdownmenü oder auf dem Menüband die Option Workflows aus.

2. Der Benutzer wählt den zu startenden Workflow aus.

   Für ein Dokument in einer Dokumentbibliothek beispielsweise sind normalerweise nur zwei Auswahlmöglichkeiten verfügbar: Genehmigung und Feedback sammeln. Wenn ein Administrator dieser Dokumentbibliothek weitere Workflowvorlagen zugeordnet hat, werden auch die Namen dieser Workflowvorlagen angezeigt.

   Hinweis

   Die vordefinierten Workflows Genehmigung und Feedback sammeln stehen nur in SharePoint Server 2010 zur Verfügung.

Beim Starten eines Workflows (das heißt beim Erstellen einer Instanz eines Workflows) kann auch ein Bildschirm angezeigt werden, auf dem der Benutzer relevante Informationen angeben kann. Bei einem Genehmigungsworkflow gehören zu diesen Informationen die Namen aller Personen, die das Dokument genehmigen müssen, eine Angabe zum Zeitpunkt der Fälligkeit der einzelnen Genehmigungen und eine Liste mit Personen, die benachrichtigt werden sollen. Wenn diese Informationen bereitgestellt wurden, klickt der Benutzer auf die Start. Die Ausführung des Workflows beginnt, und die einzelnen Teilnehmer werden in der Reihenfolge der Eingabe der Namen auf diesem Bildschirm aufgefordert, das Dokument zu überprüfen.

Beim Starten eines Workflows kann optional auch eine E-Mail-Nachricht an die Person gesendet werden, die den Workflow gestartet hat. Gleichermaßen kann der Ersteller eines Workflows per E-Mail informiert werden, wenn der Workflow beendet ist. Sie können den Workflow auch so konfigurieren, dass die Teilnehmer des Workflows (in diesem Beispiel die Personen, die das Dokument genehmigen) per E-Mail benachrichtigt werden, dass sie im Rahmen des Workflows eine Aktion ausführen müssen.

Interaktion mit einem Workflow

Die Interaktion zwischen einer Person und einem gerade ausgeführten Workflow wird mithilfe des Konzepts der Aufgaben modelliert. Eine Aufgabe ist eine Arbeitseinheit, die einer Person zugeordnet ist. Beispielsweise wird jeder Person in der Genehmigungsliste dieses Workflows eine Aufgabe zugewiesen, in der die Person zum Genehmigen des Dokuments aufgefordert wird. In SharePoint Server 2010 kann für jede Website eine Aufgabenliste vorhanden sein, der durch einen ausgeführten Workflow Aufgaben hinzugefügt werden können. Dabei werden die Namen der den einzelnen Aufgaben zugewiesenen Personen angegeben. Die Benutzer der Website können die auf sie wartenden Aufgaben sehen, indem sie über einen Webbrowser auf ihre Aufgabenliste zugreifen. Optional können Sie eine benutzerdefinierte Aufgabenliste nur für Workflowaufgaben verwenden..

Für einen SharePoint Server 2010-Benutzer ist die Liste der wartenden Aufgaben lediglich eine weitere Liste. In diesem Beispiel wechselt der Benutzer zur SharePoint-Teamwebsite und wählt die Option zum Anzeigen der Liste der ihm zugewiesenen Aufgaben aus. Zum Arbeiten an einer Aufgabe klickt der Benutzer in diesem Beispiel auf den Aufgabennamen.

Da die Art und Weise der Interaktionen zwischen einem Workflow und den Teilnehmern unterschiedlich sein kann, wird der dem Benutzer angezeigte Bildschirm durch den Workflow selbst definiert. In diesem Beispiel enthält der Workflow Optionen zum Genehmigen oder Ablehnen des Dokuments und ein Textfeld, in das die Teilnehmer Kommentare eingeben können.

Über weitere Optionen können Benutzern eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen oder eine Änderung anfordern. Hier kann der Benutzer einen Kommentar eingeben und dann auf Genehmigen klicken. Durch den Workflow wird dann in der Aufgabenliste der nächsten Person in der Liste der genehmigenden Personen eine Aufgabe erstellt. Wenn alle Teilnehmer geantwortet haben, wird der Workflow beendet.

SharePoint Server 2010-Workflows bieten weitere Optionen, wie beispielsweise die folgenden:

• Der Initiator eines Workflows kann den Status des Workflows überprüfen.

  Im hier beschriebenen Szenario beispielsweise kann der Initiator den Fortschritt des Genehmigungsprozesses des Workflows überprüfen.

• Ein Workflow kann während der Ausführung geändert.

  Welche Änderungen gegebenenfalls zulässig sind, bestimmt der Autor des Workflows. Für einen Genehmigungsworkflow kann beispielsweise das Hinzufügen einer neuen genehmigenden Person während der Ausführung des Workflows zulässig sein. Die Möglichkeit zum Ändern gerade ausgeführter Workflows ist wichtig, da sich darin die tatsächliche Arbeitsweise der Personen widerspiegelt. Da spontane Änderungen der Geschäftsprozesse in jedem Unternehmen zur Realität gehören, ist in den SharePoint Server 2010-Workflows eine entsprechende Möglichkeit vorgesehen.

Zusammenfassung des Prozesses

Wenn eine Workflowvorlage auf einer Website installiert und einer Dokumentbibliothek, einer Liste, einer Website oder einem Inhaltstyp zugeordnet ist, kann ein Websitebenutzer eine Instanz eines Workflows starten.

1. Der Prozess beginnt, wenn der Workflowinitiator ein Dokument auswählt und eine Instanz eines Workflows startet.

2. Der Initiator erstellt über diese Zuordnung eine Workflowinstanz.

3. Der Benutzer passt diese neue Instanz an und startet die Instanz.

4. Durch die ausgeführte Instanz des Workflows wird der Aufgabenliste eines Teilnehmers eine Aufgabe hinzugefügt.

   In dem in diesem Szenario verwendeten Genehmigungsworkflow werden die Aufgaben sequenziell zugewiesen. Sie können jedoch Aufgaben mehreren Teilnehmern gleichzeitig zuweisen, sodass die Aufgaben parallel ausgeführt werden können.

5. Workflowteilnehmer können sich über die ihnen durch den Workflow zugewiesenen Aufgaben informieren, indem sie ihre Aufgabenliste überprüfen.

6. Die einzelnen Teilnehmer interagieren mit der ausgeführten Instanz des Workflows, um die zugewiesenen Aufgaben auszuführen.

   Im hier beschriebenen Beispiel muss im Rahmen der Interaktion ein Dokument genehmigt werden, möglich sind jedoch beliebige vom Workflowautor gewünschte Aufgaben.

Es sei erwähnt, dass das Dokument, für das ein Workflow ausgeführt wird, nicht von Person zu Person gesendet wird. Stattdessen verbleibt das Dokument auf der Website, und für jeden Workflowteilnehmer wird eine Verknüpfung mit diesem Dokument bereitgestellt. Das dem Workflow zugeordnete Dokument oder Element muss nicht tatsächlich vom Workflow verwendet werden. Außerdem sollte betont werden, dass durch SharePoint Server 2010 selbst definiert wird, was dem Initiator des Workflows und den Workflowteilnehmern in den Schritten 1, 2 und 5 angezeigt wird. Die in Schritt 6 verwendeten Formulare werden jedoch durch den Workflowautor definiert. Dadurch kann der Autor steuern, wie die Benutzer den Workflow anpassen und mit diesem interagieren.

Neben einer Plattform zum Erstellen interaktiver Workflowanwendungen bietet SharePoint Server 2010 einen vordefinierten Workflow für die Problemverfolgung. Dieser Workflow mit drei Status ermöglicht das Zuweisen aktiver Probleme zu Teilnehmern und das Nachverfolgen dieser Probleme. Nach der Erstellung kann für ein Problem der Status von Aktiv in Gelöst geändert werden, um anzugeben, dass das Problem durch den zuständigen Workflowteilnehmer bearbeitet wurde Anschließend kann der Status in Geschlossen geändert werden, um anzugeben, dass der Workflowinitiator die Lösung akzeptiert und das Problem geschlossen hat.

Im folgenden Abschnitt wird ein Szenario beschrieben, in dem der vordefinierte Genehmigungsworkflow in SharePoint Server 2010 verwendet wird.

Szenario für Genehmigungsworkflow

Bei dem in diesem Abschnitt beschriebenen Workflow handelt es sich um den in SharePoint Server 2010 bereitgestellten vordefinierten Genehmigungsworkflow. Alle Benutzerinteraktionen mit dem Workflow erfolgen über InfoPath Forms Services-Workflowformulare, die in Anwendungen im Microsoft Office-System angezeigt werden.

1. Der Prozess beginnt, wenn der Workflow einer Dokumentbibliothek oder Liste zugeordnet wird. Der Workflowinitiator erstellt eine ausgeführte Workflowinstanz. Dies ist aus SharePoint Server 2010 oder direkt aus einem Microsoft Word-Dokument möglich.

2. Wenn ein Benutzer auf die Verknüpfung Start für den Workflow Genehmigung klickt, beginnt der Workflow. Dabei wird ein InfoPath Forms Services-Workflowformular geöffnet. Der Initiator kann das Verhalten des vordefinierten Genehmigungsworkflows anpassen, indem er eine Liste mit genehmigenden Personen angibt oder indem er festlegt, wie viel Zeit den einzelnen Personen zum Ausführen der Aufgaben zur Verfügung steht usw.

3. An die Personen, die im Workflow als genehmigende Personen aufgeführt sind, wird in der Reihenfolge der Namenseingabe eine E-Mail-Nachricht gesendet.

4. Die genehmigende Person kann das Dokument durch Klicken auf die Verknüpfung des Dokumentnamens im Text der E-Mail-Nachricht überprüfen.

In diesem Szenario ist der Inhalt des Aufgabenerledigungsformulars des Workflows als InfoPath Forms Services-Workflowformular definiert und wird direkt in Microsoft Outlook angezeigt. Die genehmigende Person kann Kommentare hinzufügen und dann das Dokument genehmigen oder ablehnen.