Informationen zu Formularen in SharePoint Server 2010

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Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

In diesem Artikel lernen Sie die Vorteile der Verwendung von InfoPath-Formularen zum Sammeln von Daten in Microsoft SharePoint Server 2010-Lösungen kennen. Dieser Artikel enthält außerdem eine Beschreibung der Funktion von Formularen in Unternehmenslösungen sowie die Formulartypen, die Sie mithilfe von Microsoft InfoPath 2010 erstellen können.

Inhalt dieses Artikels:

  • Übersicht über InfoPath-Formulare

  • Funktion von Formularen in SharePoint-Lösungen

  • InfoPath-Formulartypen

  • Bereitstellen von Formularen

  • Ausfüllen von Formularen

Übersicht über InfoPath-Formulare

Für alle Geschäftsprozesse müssen bestimmte Daten gesammelt werden, und der Erfolg jedes Geschäftsprozesses hängt von der Qualität und Integrität dieser Daten ab. Durch die Verwendung von InfoPath-Formularen in Ihren SharePoint-Lösungen können Sie sicherstellen, dass nur gültige, qualitativ hochwertige Daten gesammelt werden. In InfoPath 2010 wird dies dadurch erreicht, dass Sie den Vorgang zum Sammeln von Daten standardisieren, anpassen und optimieren können, ohne Code schreiben zu müssen.

InfoPath bietet die folgenden wichtigen Features, um die Datenintegrität sicherzustellen:

  • Mit der benutzerdefinierten Datenüberprüfung wird sichergestellt, dass Benutzer keine Formulare mit ungültigen Daten senden können.

  • Angepasstes Layout. Mithilfe mehrerer Ansichten können Sie das Ausfüllen von Formularen vereinfachen, indem die Formulare in mehrere Seiten unterteilt werden oder separate Ansichten erstellt werden, die für bestimmte Benutzer oder Aufgaben optimiert wurden. Mit bedingter Formatierung kann der Vorgang zum Ausfüllen der Formulare optimiert werden. Beispielsweise können Sie Felder im Formular basierend auf von Benutzern eingegebenen Werten anzeigen oder ausblenden.

  • Mit Datenverbindungen zu anderen Quellen wie z. B. SharePoint-Listen oder -Webdiensten wird das Einfügen kontextbezogener Daten in die Formulare unterstützt.

Zum Implementieren der oben beschriebenen Features ist kein Code erforderlich. Sie können jedoch mit Visual Studio Tools for Applications (VSTA) verwalteten Code schreiben, um die Funktionalität der Formulare zu erweitern.

Funktion von Formularen in SharePoint-Lösungen

Formulare spielen bei allen Lösungen zur Verwaltung von Geschäftsprozessen eine Rolle. Im Folgenden finden Sie ein paar wenige Beispiele für die Unternehmenslösungen und -anwendungen, in denen InfoPath-Formulare verwendet werden:

  • Bei formulargesteuerten Anwendungen werden zunächst mithilfe eines Formulars Daten gesammelt und andere SharePoint-Funktionen zum Verarbeiten der Daten und zum Erstellen von Berichten für die Daten hinzugefügt. Zu diesen Funktionen zählen Workflows, Berichterstellung, benutzerdefinierte Webseiten und externe Listen. Beispiele hierfür sind eine Helpdeskwebsite, eine Beschaffungsstelle oder ein Mitarbeitereinstellungsbüro für eine Personalabteilung.

  • Mit Dokumentworkflowanwendungen werden dokumentbasierte Geschäftsprozesse automatisiert. Durch Hinzufügen von InfoPath-Formularen zu Workflows können Sie zu vordefinierten Zeiten im Lebenszyklus eines Workflows Informationen von den Benutzern sammeln und die Benutzer mit den Aufgaben für diesen Workflow interagieren lassen. Beispiele hierfür sind die Genehmigung von Verträgen, die Prüfung von technischen Spezifikationen oder die Bearbeitung juristischer Dokumente.

  • Bei Geschäftsdatenanwendungen werden zunächst Daten aus einem externen System in SharePoint Server über Business Connectivity Services verfügbar gemacht. Auf die Daten in den externen Systemen kann in SharePoint Server über externe Listen zugegriffen werden, und sie können mithilfe von InfoPath-Formularen hinzugefügt, angezeigt, aktualisiert und gelöscht werden. Beispiele hierfür sind das Kundenbeziehungsmanagement und die Unternehmensressourcenplanung.

  • Ad-hoc-Geschäftsprozesse können mithilfe von SharePoint-Listen verwaltet werden. Die zum Erstellen, Lesen und Aktualisieren von Elementen in diesen Listen verwendeten Formulare können mit InfoPath 2010 angepasst werden. Beispiele hierfür sind einfache Problemverfolgungs- oder Aufgabenlisten.

  • Für Dokumentinformationsbereiche werden InfoPath-Formulare zum Anzeigen von Dokumentmetadaten in einer das Microsoft Office System-Clientanwendung verwendet.

InfoPath-Formulartypen

In Abhängigkeit von der Organisation und deren Unternehmensressourcen und Anforderungen können Formulardesigner Spezialisten für das Entwerfen und Entwickeln von Formularen sein, oder andere Benutzer wie z. B. Information Worker, allgemeine Lösungsdesigner, Websitedesigner, Websitesammlungsadministratoren, Webentwickler oder Farmadministratoren, die andere primäre Aufgaben haben.

Der Formulartyp, den sie entwerfen, hängt von den Anforderungen der Unternehmenslösung ab.

InfoPath-Komponenten

InfoPath besteht aus den folgenden beiden Hauptkomponenten:

  • InfoPath 2010 ist eine das Office-System-Clientanwendung mit den folgenden beiden Modi:

    • Mit Microsoft InfoPath Designer 2010 werden Formularvorlagen erstellt. Formularvorlagen definieren die Datenstruktur, das Erscheinungsbild sowie das Verhalten eines Formulars. Nach Abschluss des Entwurfsvorgangs wird die Formularvorlage von den Formulardesignern in SharePoint Server veröffentlicht, damit die Benutzer mit dem Ausfüllen von Formularen anhand dieser Vorlage beginnen können.

    • Mit Microsoft InfoPath Filler 2010 werden Formulare ausgefüllt, die auf in SharePoint Designer erstellten Formularvorlagen basieren.

  • Mit InfoPath Forms Services in Microsoft SharePoint Server 2010 können Formulare im Webbrowser gerendert werden. Diese Anwendung ist als Enterprise-Feature von SharePoint Server 2010 verfügbar. Farmadministratoren konfigurieren Einstellungen für InfoPath Forms Services auf der Website für die SharePoint-Zentraladministration.

Webbrowserformulare und reine Filler-Formulare

Die erste Entwurfsentscheidung, die Formulardesigner treffen müssen, ist die Frage, ob ein Webbrowserformular oder ein reines Filler-Formular erstellt werden soll. Browserformulare können in einem Webbrowser ausgefüllt werden, reine Filler-Formulare dagegen nur in InfoPath Filler 2010.

Der wichtigste Vorteil von Browserformularen ist, dass Benutzer zum Ausfüllen der Formulare nicht InfoPath 2010 auf ihren Computern installiert haben müssen. Diese Formulare können im Browser ausgefüllt werden. Sie benötigen InfoPath Forms Services zum Veröffentlichen von Browserformularen in SharePoint Server und zum Rendern im Browser. Sie sollten jedoch unbedingt beachten, dass bestimmte Funktionen und Steuerelemente in Webbrowserformularen nicht unterstützt werden. Dies ist der häufigste Grund für das Erstellen eines reinen Filler-Formulars.

Webbrowserformulare

Es gibt die folgenden Browserformulartypen:

  • Listenformulare

  • Externe Listenformulare

  • Formularbibliotheksformulare

  • Workflowformulare

SharePoint-Listenformulare

In SharePoint Server 2010 können Sie nun mithilfe von InfoPath 2010 die Formulare erweitern und optimieren, die zum Erstellen, Bearbeiten und Anzeigen von Elementen in SharePoint-Listen verwendet werden. InfoPath-Formularvorlagen, die in SharePoint-Listen veröffentlicht werden, ersetzen das standardmäßige SharePoint-Listenformular.

Jeder Inhaltstyp für die Liste weist ein eigenes SharePoint-Listenformular auf, das in InfoPath Designer angepasst werden kann.

Durch Anpassen von Listenformularen in InfoPath Designer können Sie Ihre SharePoint-Listen optimieren, indem Sie die folgende Funktionalität hinzufügen, die in standardmäßigen SharePoint-Listenformularen nicht unterstützt wird:

  • Hinzufügen von Regeln zum Überprüfen von Daten, die Benutzer Formularen hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise Formulare zum Nachverfolgen von Bestellungen für eine Organisation verwenden, können Sie ein Ausgabelimit für einzelne Bestellungen erzwingen.

  • Hinzufügen von Regeln zum Formatieren von Daten basierend auf speziellen Bedingungen. Formulardesigner können Felder anzeigen oder ausblenden, Steuerelemente aktivieren oder deaktivieren, Ansichten wechseln oder Werte für Daten in einem Feld festlegen. Beispielsweise können Sie in einer Formularvorlage für die Inventarüberwachung einem Benutzer, der einen neuen Artikel anfordert, andere Informationen als dem Verwalter anzeigen, der einen neuen Artikel einkauft.

  • Abfragen von Daten aus anderen Quellen. Beispielsweise können Sie die Verfügbarkeit eines Artikels in einem externen System prüfen und die Benutzer sofort informieren, wenn ein bestimmter Artikel nicht verfügbar ist.

  • Ändern des Layouts und des Erscheinungsbilds von Formularen. Beispielsweise können Sie die erforderlichen Felder an eine besser sichtbare Position im Formular verschieben, um den Benutzern das Auffinden und Ausfüllen der Felder bzw. das Hinzufügen von Ansichten, die für unterschiedliche Aufgaben oder Benutzerberechtigungen optimiert sind, zu erleichtern.

Mit diesen Anpassungsoptionen und den integrierten Ansichten und Filteroptionen, die für SharePoint-Listen verfügbar sind, können Listenformulare in vielen verschiedenen Unternehmenslösungen verwendet werden, die von Ad-hoc-Prozessen bis hin zu komplexeren, strukturierten Geschäftsprozessen reichen.

SharePoint-Listenformularvorlagen dürfen keinen verwalteten Code oder wiederholte bzw. geschachtelte Daten enthalten. Falls die Gesamtlösung verwalteten Code oder komplexe Datenstrukturen in Formularen erfordert, müssen Sie eine Formularbibliothek verwenden.

Externe Listenformulare

Mit Business Connectivity Services können Sie Daten aus externen Systemen wie z. B. Datenbanken oder Webdiensten mithilfe von externen SharePoint-Listen bearbeiten. Externe Listen werden von externen Inhaltstypen erstellt. Wie bei regulären SharePoint-Listen können mit InfoPath 2010 die verwendeten Formulare angepasst werden, um Elemente in externen Listen zu erstellen, lesen, aktualisieren und löschen.

Formularbibliotheksformulare

Eine Formularbibliothek ist eine SharePoint-Dokumentbibliothek, die ein InfoPath-Formular als Standardinhaltstyp verwendet. Neue Formulare werden durch Klicken auf die Schaltfläche Neu in der Formularbibliothek erstellt, und einzelne Formular, die von Benutzern ausgefüllt werden, werden als XML-Dateien in der Bibliothek gespeichert.

Formularbibliotheksformulare sollten verwendet werden, wenn für Ihre Lösung eines der folgenden Features erforderlich ist:

  • Wiederholte oder geschachtelte Daten

  • Digitale Signaturen

  • Verwalteter Code

  • Im XML-Format gespeicherte Formulardaten

Workflowformulare

Formulardesigner können mit InfoPath Designer die Formulare anpassen, die Benutzer ausfüllen, um mit Aufgaben in SharePoint-Workflows zu interagieren.

Weitere Informationen zum Entwerfen von Formularvorlagen finden Sie unter Hilfe und Anleitungen zu InfoPath (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185225&clcid=0x407).

Weitere Informationen zum Entwerfen von Formularvorlagen mit benutzerdefiniertem Code finden Sie unter InfoPath Forms Services (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185226&clcid=0x407) im SharePoint Developer Center.

Bereitstellen von Formularen

Die Veröffentlichungsoptionen für Formularbibliotheksformulare hängen ab vom Vorhandensein von verwaltetem Code in der Formularvorlage, den Berechtigungen des Formulardesigners und den Einstellungen für InfoPath Forms Services.

Veröffentlichen von Browserformularen ohne Code

Webbrowserformulare ohne verwalteten Code können von jedem Formulardesigner mit der Berechtigungsstufe Entwerfen direkt in SharePoint Server veröffentlicht werden. Formulardesigner veröffentlichen Formularvorlagen mithilfe von InfoPath Designer.

Farmadministratoren können die Möglichkeit der Veröffentlichung von Browserformularen in SharePoint Server einschränken, indem sie das Veröffentlichen von browserfähigen Formularvorlagen auf der InfoPath Forms Services-Seite mit den Konfigurationsoptionen in der Zentraladministration deaktivieren. Diese Option gilt nur für Formularbibliotheksformulare. Organisationen, die eine zentralere Kontrolle über Formularvorlagen wünschen, können für das Veröffentlichen von Browserformularen in SharePoint Server verlangen, dass der Administrator diesen Vorgang vorher genehmigt. Mit dieser Option wird nicht verhindert, dass Benutzer reine Filler-Formulare in SharePoint Server veröffentlichen. Diese Formulare können nur mit InfoPath Filler ausgefüllt werden.

Veröffentlichen von Browserformularen mit Code

Formulardesigner können ihren Formularen mit Visual Studio Tools for Applications (VSTA) verwalteten Code hinzufügen. VSTA ist eine im Setup für InfoPath 2010 verfügbare optionale Installationskomponente. Es gibt die folgenden beiden Methoden, um Formularvorlagen mit verwaltetem Code zu veröffentlichen:

  • Sandkastenlösungen Websitesammlungsadministratoren können Formularvorlagen, die Code enthalten, als Sandkastenlösungen in Formularbibliotheken veröffentlichen.

  • Vom Administrator genehmigte Formulare Farmadministratoren können Formularvorlagen in eine Bibliothek in der Zentraladministration hochladen und anschließend die Formularvorlagen in Websitesammlungen als Websiteinhaltstypen aktivieren, die Benutzer mit der Berechtigungsstufe Entwerfen auswählen können.

Formularvorlagen als Sandkastenlösungen

Websitesammlungsadministratoren können Formularvorlagen, die Code enthalten, als Sandkastenlösungen in Formularbibliotheken veröffentlichen, falls der Microsoft SharePoint Foundation-Sandkasten-Codedienst in der Farm ausgeführt wird. Auf diese Weise kann ein Formulardesigner, der ein Websitesammlungsadministrator ist, Formulare veröffentlichen, ohne dass die Genehmigung durch den Farmadministrator erforderlich ist. Die Sandkastenlösungen werden in einer Umgebung ausgeführt, die Zugriff auf einen Teil des Serverobjektmodells hat. Der Farmadministrator kann Verwendungsgrenzwerte festlegen, um den Server vor bösartigem Code zu schützen.

Formularvorlagen mit Code, der zum Ausführen voll vertrauenswürdig sein muss, können nicht als Sandkastenlösungen veröffentlicht werden. Sie müssen von einem Farmadministrator genehmigt werden. Weitere Informationen zu Sandkastenlösungen finden Sie unter Übersicht über Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010).

Vom Administrator genehmigte Formularvorlagen

Farmadministratoren können Formularvorlagen mit Code (einschließlich Code, der zum Ausführen voll vertrauenswürdig sein muss) in eine Formularvorlagebibliothek in der Zentraladministration hochladen. Dies kann eine bevorzugte Option in Organisationen sein, die bereit sind, die einfache Bereitstellung für eine zentralere Kontrolle von Formularen und verwaltetem Code zu opfern. Formularvorlagen, die in die Formularvorlagenbibliothek in der Zentraladministration hochgeladen werden, werden als vom Administrator genehmigte Formularvorlagen bezeichnet.

Nach der Speicherung der Formularvorlage setzt sich der Formulardesigner mit dem Farmadministrator in Verbindung. Der Farmadministrator überprüft die Formularvorlage, um sicherzustellen, dass sie die Leistungs- und Sicherheitsstandards der Organisation erfüllt. Falls die Formularvorlage diese Standards erfüllt, wird sie vom Farmadministrator in die Formularvorlagenbibliothek in der Zentraladministration für die Farm hochgeladen.

Ein Farmadministrator muss eine Formularvorlage für eine bestimmte Websitesammlung aktivieren, bevor sie in der Websitesammlung verwendet werden kann. Durch das Aktivieren einer Formularvorlage wird sie in eine Bibliothek mit Formularvorlagen für die Website verschoben. Die Benutzer können dann die Formularvorlage einer Formularbibliothek als Inhaltstyp hinzufügen. Jeder Benutzer mit der Berechtigungsstufe Entwerfen kann einen Formularvorlagen-Inhaltstyp hinzufügen.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der vom Administrator genehmigten Formularvorlagen (SharePoint Server 2010).

Ausfüllen von Formularen

Nachdem eine Formularvorlage veröffentlicht wurde, können Benutzer mit dem Ausfüllen von Formularen beginnen, die auf dieser Formularvorlage basieren.

Browserformulare und Filler-Formulare

Es gibt in erster Linie zwei Umgebungen zum Ausfüllen von Formularen, nämlich den Webbrowser und InfoPath Filler. Jedes Formular kann in InfoPath Filler ausgefüllt werden. Nur browserfähige Formulare können in einem Webbrowser ausgefüllt werden.

Farmadministratoren können das Rendern von Formularen im Webbrowser deaktivieren, indem sie Einstellungen auf der InfoPath Forms Services-Konfigurationsseite in der Zentraladministration konfigurieren. Dies gilt nur für Benutzerformularvorlagen, die in Formularbibliotheken veröffentlicht wurden, jedoch nicht für vom Administrator genehmigte Formularvorlagen oder Formularvorlagen, die in Listen veröffentlicht wurden. Wenn das Rendern von Webbrowserformularen deaktiviert ist, werden Formulare in InfoPath Filler geöffnet, falls InfoPath auf dem Computer des Benutzers installiert ist.

Offlineausfüllen von Formularen

SharePoint-Listenformulare können mit SharePoint-Arbeitsbereich offline ausgefüllt werden. Formularbibliotheksformulare können mit InfoPath Filler offline ausgefüllt werden.

InfoPath-Webpart

InfoPath-Browserformulare können mit dem InfoPath-Webpart auch auf Webseiten gehostet werden. Weitere Informationen zum InfoPath-Webpart finden Sie unter Informationen zum InfoPath-Webpart (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187903&clcid=0x407).

See Also

Concepts

Planen von InfoPath Forms Services (SharePoint Server 2010)
Übersicht über Sandkastenlösungen (SharePoint Server 2010)