Planen von Benutzerprofilen in SharePoint Server

*GILT FÜR:yes-img-132013 yes-img-162016 yes-img-192019 yes-img-seSubscription Edition no-img-sopSharePoint in Microsoft 365

Ein Benutzerprofil ist eine Sammlung von Eigenschaften, die einen einzelnen Benutzer sowie die Richtlinien und anderen Einstellungen beschreibt, die jeder Eigenschaft zugeordnet sind. Benutzerprofile dienen zum Bestimmen von Verbindungen zwischen Benutzern in einem Großunternehmen, z. B. gemeinsame Vorgesetzte, Arbeitsgruppen, Gruppenmitgliedschaften und gemeinsame Websites. Ferner enthalten sind wichtige Informationen zu einem Benutzer, z. B. Projekte, an denen er beteiligt ist, seine Interessen und Fachkompetenzen sowie seine Position in der Organisationsstruktur. Durch das Verfügbarmachen dieser Informationen in Features wie "Meine Websites" bilden Benutzerprofile die Grundlage für soziale Unternehmensnetzwerke in SharePoint Server. Es folgen einige der Features für soziale Netzwerke im Unternehmen, die von Benutzerprofilen unterstützt werden:

  • Meine Websites

  • Profilseiten

  • Personensuche

  • Organigramme

  • Suche nach Kompetenzen

  • Thematische Kategorien

  • Benutzergruppen

Benutzerprofile werden auch bei der Authentifizierung zwischen Servern verwendet, sodass Server im Namen von Benutzern auf Ressourcen anderer Server zugreifen und diese anfordern können.

Übersicht der Benutzerprofile

Wie die folgende Abbildung zeigt, können Benutzerprofile aus Eigenschaften bestehen, die aus einem Verzeichnisdienst oder Geschäftssystemen importiert oder von Benutzern bereitgestellt werden. In SharePoint Server 2013 können Sie diesen Import mit der enthaltenen Version von Forefront Identity Manager durchführen. In SharePoint Server 2016 können Sie einen externen Identitäts-Manager wie Microsoft Identity Manager 2016 (MIM) verwenden.

Aufbau von SharePoint Server-Benutzerprofilen

Ein Verzeichnisdienst kann beispielsweise wichtige in der gesamten Organisation benötigte Informationen zum Benutzer bereitstellen, z. B. Kundennamen, geschäftliche Telefonnummern, Titel und geschäftliche E-Mail-Adressen. Aus Geschäftssystemen können geschäftsbezogene Informationen stammen, z. B. Kunden oder Produktlinien, die von den einzelnen Teammitgliedern betreut werden. Die Benutzer selbst können ergänzende Informationen hinzufügen, z. B. ihre Kompetenzfelder oder Hobbys.

Benutzerprofile unterscheiden sich von SharePoint Server-Benutzerkonten und sind in einem eigenen Datenspeicher gespeichert. Mithilfe von Benutzerkonten werden Objekten in SharePoint Server Sicherheits- und Zugriffsrechte erteilt. Benutzerprofile dienen zum Organisieren von Informationen zu Benutzern und zu Beziehungen unter Benutzern. Das Aktualisieren eines Benutzerprofils hat keine Auswirkung auf das Benutzerkonto des jeweiligen Benutzers.

Neue Benutzerprofile werden wie folgt erstellt:

  • Wenn ein authentifizierter Benutzer kein Benutzerprofil hat, wird ein neues Profil unter Verwendung von dem Verzeichnisdienst entnommenen Eigenschaften erstellt, wenn der jeweilige Benutzer erstmals auf seine Website vom Typ Meine Website zugreift.

  • Mithilfe der Profilsynchronisierung können ein oder mehrere Benutzerprofile erstellt werden.

  • Zum Erstellen von Benutzerprofilen kann eine benutzerdefinierte Lösung entwickelt werden.

Informationen zu Benutzerprofileigenschaften

Ein Benutzerprofil besteht aus verschiedenen Benutzereigenschaften. Jede Benutzereigenschaft enthält eine Information zu einem Benutzer. Benutzereigenschaftenwerte können aus Verzeichnisdiensten, Geschäftssystemen und Benutzereingaben stammen. Sie können verschiedene Eigenschaften so konfigurieren, dass sie in einen Verzeichnisdienst exportiert werden können. Viele der Entscheidungen, die Sie beim Planen von Benutzerprofilen treffen, drehen sich darum, welche Benutzereigenschaften einbezogen und wie ihre Werte festgelegt werden sollen.

Benutzerprofile enthalten eine Reihe von Standardbenutzerprofileigenschaften. Viele dieser Eigenschaften sind enthalten, da sie von sozialen Netzwerken oder Personalisierungsfeatures von SharePoint Server verwendet werden, und eine Teilmenge der Eigenschaften wird automatisch den entsprechenden Verzeichnisdienstattributen zugeordnet, nachdem Sie die Profilsynchronisierung ausgeführt haben.

SharePoint Server enthält ein Feature für verwaltete Metadaten. Bei verwalteten Metadaten handelt es sich um eine hierarchische Auflistung zentral verwalteter Ausdrücke, die Sie definieren und anschließend als Attribute für Elemente in SharePoint Server verwenden können. Eine Gruppe verwalteter Ausdrücke ist ein Ausdruckssatz. Sie können einen Ausdruckssatz einer bearbeitbaren Benutzerprofileigenschaft zuordnen. Auf diese Weise können Sie die Werte steuern, die dieser Eigenschaft zugeordnet werden, und Benutzern die Eingabe der für die Eigenschaft geeigneten Werte erleichtern. Durch Zuordnen eines Ausdruckssatzes, der zur Definition von Positionen in einem Großunternehmen dient, können Sie die einheitliche Verwendung dieser Positionen in Benutzerprofilen fördern.

Informationen zu Eigenschaftenrichtlinien

Wie zuvor beschrieben, werden Benutzerprofile in vielen SharePoint Server-Features für soziale Netzwerke verwendet. Sie können Richtlinien für jede Benutzereigenschaft in einem Benutzerprofil festlegen, um zu steuern, wie die Informationen in der jeweiligen Eigenschaft genutzt werden können. Sie können Folgendes angeben:

  • Ob eine Eigenschaft in Benutzerprofile einbezogen werden soll oder nicht

  • Ob die Eigenschaft erforderlich ist oder nicht

  • Ob Benutzer die Standardeinstellungen für den Datenschutz einer Eigenschaft ändern können

  • Unabhängig davon, ob eine Eigenschaft für andere Benutzer sichtbar ist.

In der folgenden Tabelle sind die einzelnen Richtlinieneinstellungsoptionen beschrieben.

Richtlinieneinstellungsoption Beschreibung
Aktiviert oder Deaktiviert
Sie können eine Eigenschaft so konfigurieren, dass sie in Features, die auf sie zurückgreifen, verfügbar ist, oder sie können die Verwendung dieser Eigenschaft deaktivieren.
Erforderlich
Sie können angeben, dass eine Eigenschaft Informationen enthalten muss.
Optional
Sie können angeben, dass eine Eigenschaft keinen Wert enthalten muss. Jeder Benutzer kann Werte für die Eigenschaft angeben oder sie leer lassen.
Standardeinstellung für den Datenschutz
Diese Einstellung bestimmt, wer die Informationen zu einer Eigenschaft anzeigen kann, wie folgt:
Jeder: Alle Benutzer mit Anzeige- oder höheren Berechtigungen für eine Website können die entsprechenden Informationen anzeigen.
Nur Eigenschaften mit der Datenschutzeinstellung Jeder werden von der Suchfunktion verwendet.
Privat: Nur der Benutzer kann die Informationen anzeigen.
Administratoren des Benutzerprofildiensts können stets die Informationen in einem Benutzerprofil ungeachtet seiner standardmäßigen Datenschutzeinstellung anzeigen.
Vom Benutzer überschreibbar
Wenn diese Option ausgewählt ist, können Benutzer die Standardeinstellung für den Datenschutz ändern. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, können nur Administratoren des Benutzerprofildiensts Standardeinstellungen für den Datenschutz ändern.
Replizierbar
Der Wert der Eigenschaft wird in Benutzerinformationslisten in anderen Websites repliziert, wenn sich ihr Wert ändert. Damit eine Eigenschaft repliziert wird, muss ihre Standardeinstellung für den Datenschutz auf "Jeder" festgelegt werden, und die Richtlinie "Vom Benutzer überschreibbar" darf nicht ausgewählt sein.

Neben dem Festlegen von Richtlinien für jede Benutzerprofileigenschaft können Sie ähnliche Richtlinien für einige SharePoint Server-Features festlegen, die profilbezogene Informationen in Listen, Webparts oder Websites bereitstellen. Die Personalisierungseinstellungen, auf die Sie Richtlinien festlegen können, sind u. a.:

  • Die Anzeige von SharePoint-Websitemitgliedschaften

  • Die Anzeige von Kollegen in Meine Websites

  • Automatische Auffüllung mit Kollegen basierend auf der Organisationshierarchie

  • Die Anzeige von Kollegenempfehlungen

  • Die Anzeige von Links in Meine Websites

  • Weitere an Meine Websites angeheftete Websites

Die folgenden Fragen helfen Ihnen bei der Bestimmung der geeigneten Richtlinien für Ihre Organisation:

  • Welche Eigenschaften müssen erforderlich sein? Einige Eigenschaften sind standardmäßige Pflichtangaben und können von Benutzern nicht überschrieben oder geändert werden. In den meisten Organisationen stellen diese Eigenschaften wichtige Voraussetzungen für die Zusammenarbeit und die Entwicklung von Beziehungen in der Organisation dar. In SharePoint Server werden viele dieser Eigenschaften auch verwendet, um andere Features, wie Kollegen und Zielgruppen, bereitzustellen.

  • Welche Eigenschaften müssen für jeden sichtbar sein? Die meisten Eigenschaften sind standardmäßig für jeden sichtbar, aber Sie können vertrauliche Informationen als eingeschränkt sichtbar konfigurieren. Für ein Unternehmen mit vielen Außendienstmitarbeitern kann es beispielsweise wichtig sein, dass Mobiltelefonnummern allen angezeigt werden. In anderen Organisationen werden möglicherweise keinerlei private Telefonnummern freigegeben.

  • Welche Richtlinien für Eigenschaften können von Benutzern geändert werden? Einige Richtlinien für Eigenschaften haben Einstellungen, die von Benutzern geändert werden können. Verschiedene Benutzer möchten beispielsweise nicht, dass die Kollegenliste automatisch aufgefüllt wird. Andere Benutzer möchten die Standardeinstellung der Sichtbarkeit für eine Eigenschaft ändern.

Berücksichtigen Sie bei der Planung der Richtlinieneinstellung für eine Eigenschaft oder ein Personalisierungsfeature die Faktoren in der folgenden Tabelle.

Bedingung Die Eigenschaft deaktivieren Die Eigenschaft als optional festlegen Die Eigenschaft als erforderlich festlegen
Die Eigenschaft wird von wichtigen Benutzerfeatures verwendet.
X
Die Eigenschaft ist zentralen Geschäftsdaten für Anwendungen in Microsoft Business Connectivity Services zugeordnet.
X
Die Eigenschaft wird beim Erstellen von Zielgruppen verwendet.
X
Administratoren des Benutzerprofildiensts erwarten konsistente und sinnvolle Werte für die Eigenschaft.
X
Die Eigenschaft wird nur selten verwendet.
X
Die Eigenschaft lenkt von wichtigeren Eigenschaften ab.
> [! HINWEIS]> Sie können die Anzeigeeinstellungen für Eigenschaften ändern, um sie auszublenden.
X
Sie beschließen, Standardwerte für Eigenschaften bereitzustellen, möchten jedoch, dass Benutzer diese Werte ändern oder entfernen können.
X

Berücksichtigen Sie bei den Standardeinstellungen für die Sichtbarkeit die Faktoren in der folgenden Tabelle.

Bedingung Aktion
Sie möchten die Eigenschaft bei der Suche verwenden, sodass Benutzer durch Suchen nach der Eigenschaft gefunden werden können.
Legen Sie die Standardzugriffsrichtlinie auf "Jeder" fest. Nur Eigenschaften mit der Richtlinieneinstellung Jeder werden von der Suchfunktion verwendet.
Die Eigenschaft wird in der Organisation arbeitsgruppen- oder abteilungsübergreifend verwendet und enthält keine vertraulichen Informationen.
Machen Sie die Eigenschaft für jeden sichtbar.
Die Eigenschaft ist privater oder vertraulicher Natur.
Machen Sie die Eigenschaft nur für Einzelbenutzer sichtbar.

Planen von Benutzerprofilen

Dieser Abschnitt enthält eine Anleitung zur Planung von Benutzerprofilen. Empfohlen wird, die Planungsaufgaben in der folgenden Reihenfolge zu erledigen.

  1. Bestimmen der Beteiligten

  2. Bestimmen, wie Profilinformationen genutzt werden sollen

  3. Bestimmen der Verzeichnisdienste und Geschäftssysteme

  4. Bestimmen der einzubeziehenden Eigenschaften

  5. Bestimmen von Eigenschaftendetails

  6. Bestimmen der Richtlinien für Personalisierungseinstellungen

  7. Planen der Kapazität

Bestimmen der Beteiligten

Benutzerprofile sind Teil der Informationsarchitektur eines Unternehmens und müssen die Anforderungen von Arbeitsgruppen erfüllen, die von den Profilinformationen abhängig sind. Entscheidungen zu den Eigenschaften, die in Profile einbezogen werden sollen, müssen auf Rückmeldungen der Beteiligten basieren, die die Arbeitsgruppen repräsentieren, die Meine Websites und andere Features für soziale Netzwerke nutzen.

Entscheidungen zu Benutzerprofilen müssen unter Berücksichtigung des Bedarfs der Organisation an Features für soziale Netzwerke sowie der Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Vorschrifteneinhaltung erfolgen. Deshalb müssen Entscheidungen dazu, welche Informationen in Benutzerprofilen verfügbar gemacht und welche Eigenschaften einbezogen werden sollen, unter Beteiligung der Geschäftsführung sowie der Rechts- und Personalabteilung erfolgen. So wird sichergestellt, dass die Nutzung von Profildaten im Einklang mit Unternehmensrichtlinien und Vorschriften erfolgt. Wenn sich die Lösung über mehrere geografische Regionen erstreckt, wird empfohlen, Repräsentanten der verschiedenen Regionen bei der Entscheidungsfindung hinzuzuziehen.

Bestimmen, wie Profilinformationen genutzt werden sollen

Die beabsichtigte Nutzung dieser Informationen in Ihrer SharePoint Server-Lösung ist der entscheidende Faktor bei der Planung von Benutzerprofileigenschaften. In Ihrem Pflichtenheft und Dokumenten zur Informationsarchitektur sollten Sie diese Informationen finden, die als Anleitung zum Entwerfen effektiver Benutzerprofile zur Erfüllung der Anforderungen der Benutzer dienen. Das Pflichtenheft Ihres Entwicklungsteams, Architekturdiagramme und andere Komponenten sind die wesentlichen Ressourcen beim Bestimmen der Anforderungen an Benutzerprofileigenschaften.

Bestimmen der Verzeichnisdienste und Geschäftssysteme

Die Daten in Benutzerprofilen stammen aus Verzeichnisdiensten und Geschäftssystemen. In Verzeichnisdiensten sind die Mitglieder der Benutzergemeinschaft und Informationen zu diesen Benutzern enthalten. Weitere Informationen können aus Geschäftssystemen wie externen Datenbanken oder Webdiensten importiert werden. Die zu verwendenden Verzeichnisdienste und Geschäftssysteme hängen von Ihrer Unternehmensumgebung ab.

Bestimmen der einzubeziehenden Eigenschaften

Die zugeordneten Eigenschaften unterstützen standardmäßig grundlegende SharePoint Server-Features für soziale Netzwerke und Personalisierung. Bestimmen Sie, welche zusätzlichen benutzerdefinierten Eigenschaften basierend auf Ihren Anforderungen an Features für soziale Netzwerke, dem Pflichtenheft der Lösung und den über Verzeichnisdienste und Geschäftssysteme zur Verfügung gestellten Daten einbezogen werden sollen.

Bestimmen von Eigenschaftendetails

Die folgende Tabelle beschreibt die Art der Informationen, um jede Eigenschaft zu erfassen, die Sie mit den Benutzerprofilen in SharePoint Server verwenden möchten.

Eigenschaft Benötigte Information
Quelle
Geben Sie die Quelle für die Eigenschaft an: ein Verzeichnisdienst, ein Unternehmenssystem, z. B. ein HR-System oder "Benutzereingaben" für ein beschreibbares Feld.
Typ
Geben Sie den Typ der Eigenschaft an.
Beschreibung
Definieren Sie die Eigenschaft, und beschreiben Sie den vorgesehenen Zweck.
Aktivieren
Geben Sie an, ob diese Eigenschaft aktiviert werden soll. Durch Aktivieren einer Eigenschaft steht sie in Features wie Meine Websites zur Verfügung. Deaktivierte Eigenschaften sind nur für Administratoren des Benutzerprofildiensts sichtbar.
Erforderlich
Geben Sie an, ob für die Eigenschaft ein Wert erforderlich ist.
Bearbeitbar
Geben Sie an, ob Benutzer den Wert dieser Eigenschaft ändern können.
Ausdruckssatz
Wenn diese Eigenschaft bearbeitbar ist, können Sie auch den Namen eines Ausdruckssatzes angeben, der zulässige Werte für die Eigenschaft enthält.
Standardrichtlinieneinstellung
Geben Sie an, wem Informationen zur Eigenschaft angezeigt werden: allen oder nur dem Benutzer.
Datenschutzeinstellung außer Kraft setzen
Geben Sie an, ob Benutzer die Standardeinstellung für den Datenschutz dieser Eigenschaft ändern können.
Anzeigeoptionen
Geben Sie an, ob der Wert dieser Eigenschaft an folgenden Stellen angezeigt werden soll:
Auf der Seite Mein Profil
Auf der Seite, auf der Benutzer ihre Profilinformationen bearbeiten
Im Newsfeed eines Benutzers, wenn sich der Eigenschaftswert ändert
Replikation
Geben Sie an, ob die Eigenschaft so konfiguriert werden kann, dass eine Replikation in die Benutzerinformationslisten anderer Websites erfolgt, sobald ein Benutzer ihren Wert ändert. Dies erfordert, dass die Standardeinstellung für den Datenschutz der Eigenschaft Jeder ist und dass Benutzer diese Standardeinstellung nicht ändern können.
Suchbezogene Attribute
Es gibt zwei suchbezogene Attribute:
Alias: Geben Sie an, ob der Wert der Eigenschaft bei Suchen als Entsprechung für den Namen des Benutzers behandelt werden soll.
Index: Geben Sie an, ob der Wert dieser Eigenschaft für Suchen indiziert werden soll.

Bestimmen der Richtlinien für Personalisierungseinstellungen

Neben dem Festlegen von Richtlinien für jede Benutzerprofileigenschaft in der Benutzerprofildienst-Anwendung können Sie ähnliche Richtlinien für einige SharePoint Server-Personalisierungsfeatures festlegen, die profilbezogene Informationen in Listen, Webparts und Websites bereitstellen. Dies erfolgt in der Benutzerprofildienst-Anwendung auf der Seite Richtlinien verwalten. Sie können Richtlinien einrichten,anhand derer die Bentuzer Funktionen in der folgenden Tabelle anzeigen können.

In der Arbeitsmappe zur Planung von Benutzerprofileigenschaften können Sie auf der Registerkarte Personalisierungseinstellung die Richtlinien für Personalisierungsfeatures eintragen.

Feature Benötigte Information
SharePoint-Websitemitgliedschaften
Aktivieren Sie diese Funktion, wenn die SharePoint-Websitemitgliedschaften des Benutzers in Meine Websites, Listen und Webparts angezeigt werden sollen.
Mitgliedschaft in Verteilerlisten
Aktivieren Sie diese Funktion, wenn die Verteilerlistenmitgliedschaften des Benutzers in Meine Websites, Listen und Webparts angezeigt werden sollen.
Kollegen
Aktivieren Sie diese Funktion, wenn die Kollegen des Benutzers in Meine Websites angezeigt werden sollen.
Automatische Auswahl von Kollegen aus Organisationen
Gibt an, ob die Kollegenliste des Benutzers basierend auf der Organisationshierarchie automatisch aufgefüllt werden soll.
Kollegenempfehlungen anzeigen
Gibt an, ob die Liste der Kollegenempfehlungen (basierend auf der E-Mail-Nutzung und anderen Faktoren) in Meine Websites, Listen und Webparts angezeigt werden soll.
Links in Meine Websites anzeigen
Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Links zu den vom Benutzer häufig besuchten Websites in Meine Websites angezeigt werden sollen.
Weitere an Meine Websites angeheftete Websites anzeigen
Gibt an, ob die Websites, die Benutzer an Meine Websites angeheftet haben, von anderen Benutzern angezeigt werden können.

Sie können Personalisierungsfeatures aktivieren oder deaktivieren und Datenschutzeinstellungen dafür konfigurieren. Zeichnen Sie in der Arbeitsmappe zur Planung von Benutzerprofileigenschaften die Einstellungen für Datenschutzrichtlinien für die einzelnen Personalisierungsfeatures auf (siehe folgende Tabelle).

Einstellung Benötigte Information
Aktivieren
Geben Sie an, ob dieses Personalisierungsfeature aktiviert werden soll. Durch die Aktivierung kann dieses Feature in Meine Websites verwendet werden.
Standardeinstellung für den Datenschutz
Geben Sie an, wem vom Feature bereitgestellte Informationen angezeigt werden: allen, Kollegen, Teammitgliedern, dem Vorgesetzten oder nur dem Benutzer.
Datenschutzeinstellung außer Kraft setzen
Geben Sie an, ob Benutzer die Standardeinstellung für den Datenschutz dieses Features ändern können.