Entwerfen einer direkten Datensatzverwaltung

Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

In Microsoft SharePoint Server 2010 können Sie Datensätze in einem Archiv verwalten, oder Sie können mit der direkten Datensatzverwaltung Datensätze im gleichen Dokumentrepository als aktive Dokumente verwalten. Mit der direkten Datensatzverwaltung verbleibt das Dokument, wenn es als Datensatz deklariert ist, am gleichen Ort, SharePoint Server 2010 verwaltet es jedoch als Datensatz.

Mit der direkten Datensatzverwaltung in SharePoint Server 2010 können Sie Folgendes festlegen:

1. Sie können entscheiden, welche Aktionen dazu führen können, dass ein aktives Dokument in einen Datensatz umgewandelt wird. Beispielsweise könnte ein Benutzer eine Option auswählen, um ein Dokument als Datensatz zu deklarieren. Denkbar ist auch, dass beispielsweise ein Workflow nach einem bestimmten Ereignis ausgeführt wird und dann ein aktives Dokument in einen Datensatz umwandelt. Sie können aber auch eine Aufbewahrungsrichtlinie definieren, mit deren Hilfe ein aktives Dokument nach einem bestimmten Zeitraum in einen Datensatz umgewandelt wird.

2. Sie können die Anzahl der Benutzer einschränken, die datensatzbezogene Vorgänge ausführen dürfen. Sie können beispielsweise angeben, dass jeder Benutzer ein Dokument als Datensatz deklarieren kann, jedoch nur Datensatzverwalter einen Datensatz ändern oder löschen können.

3. Sie können die Aktionen einschränken, die Benutzer für Datensätze ausführen können. So könnten Sie beispielsweise festlegen, dass Benutzern das Löschen oder sowohl das Ändern als auch Löschen von Datensätzen nicht erlaubt ist.

4. Sie können für aktive Dokumente und für Datensätze unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien angeben.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Vorteilen bei der Verwendung einer direkten Datensatzverwaltung oder von Datensatzarchiven finden Sie unter Verwenden eines Datensatzarchivs im Vergleich mit der direkten Verwaltung von Datensätzen (SharePoint Server 2010).

In diesem Artikel werden die Entscheidungsgrundlagen bei der Planung erörtert, die vorab getroffen werden müssen, wenn Sie die direkte Datensatzverwaltung implementieren. Die Implementierung der Entscheidungen wird nicht erläutert. Bevor Sie die einzelnen Schritte in diesem Artikel durcharbeiten, sollten Sie bereits einen Dateiplan erstellt haben.

Bei der direkten Datensatzverwaltung wird vorausgesetzt, dass Sie SharePoint Server ebenfalls für andere Zwecke verwenden, wie beispielsweise Websites für die Teamzusammenarbeit. (Sollte dies nicht der Fall sein, sollten Sie die Verwendung von Datensatzarchiven erwägen.) Die Inhaltstypen und Ordnerhierarchie in der vorhandenen Lösung sind Ihnen daher schon bekannt, oder Sie definieren diese parallel mit dem Entwurf Ihrer Datensatzverwaltungslösung, falls die andere SharePoint Server-Lösung zeitgleich entwickelt wird.

Inhalt dieses Artikels:

1. Übersicht zur Planung der direkten Datensatzverwaltung

2. Ordner oder Inhaltstypen?

3. Organisieren von Ordnern für die direkte Datensatzverwaltung

4. Organisieren von Ordnern für die direkte Datensatzverwaltung

5. Allgemeine Planungsaufgaben bei der direkten Datensatzverwaltung

6. Arbeitsblätter

Übersicht zur Planung der direkten Datensatzverwaltung

Sie können Aufbewahrungsrichtlinien für Datensätze einrichten, die entweder auf den Inhaltstypen oder auf dem Ordner, in dem ein Dokument gespeichert ist, basieren. Bei der Entscheidung, ob die Datensätze mithilfe des Inhaltstyps oder des Orts organisiert werden, handelt es sich um die primäre Entscheidung bei der Planung der direkten Datensatzverwaltung. Nachdem Sie festgelegt habe, wie die Datensätze organisiert werden, entwerfen Sie entweder die Inhaltstypen oder die Ordnerhierarchie. Danach definieren Sie weitere Aspekte der Datensatzverwaltung, wie beispielsweise die Überwachungsrichtlinien. Abschließend entscheiden Sie, welche Aktionen an einem Dokument durchgeführt werden können, nachdem es als Datensatz deklariert wurde.

Sollte Ihre Lösung sowohl die direkte Datensatzverwaltung als auch das Datensatzarchive verwenden, so müssen Sie nicht beide Aspekte gleichzeitig planen. Wenn Sie beispielsweise die direkte Datensatzlösung auf Inhaltstypen basierend planen, so müssen die Datensätze im Archiv nicht ebenfalls auf Inhaltstypen basieren.

Ordner oder Inhaltstypen?

Sie können Aufbewahrungsrichtlinien definieren, die auf dem Inhaltstyp eines Elements oder auf einem Ordner basieren, in dem sich das Element befindet. Sie müssen sich bei einer Bibliothek für eine der Möglichkeiten entscheiden. Aufbewahrungsrichtlinien können nicht auf einer Kombination von Inhaltstypen oder Ordnern innerhalb der gleichen Bibliothek basieren. Ihre Wahl hat entscheidenden Einfluss auf die Einrichtung der Website und auf die Verwendung durch die Benutzer dieser Website. Erfahrungsgemäß hat es sich als leichter erwiesen, Aufbewahrungsrichtlinien auf Inhaltstypen basierend zu erstellen, sofern dies für Ihre Situation zutreffend ist.

Mit Blick auf die Datensatztypen, die Sie in Ihrem Dateiplan identifiziert haben, sollten Sie die folgenden Heuristiken erwägen. Sie dienen dazu, genauer zu ermitteln, ob eine Organisation basierend auf den Inhaltstypen oder auf dem Ort sinnvoller ist. Wenden Sie die erste Heuristik an, die auf Ihre Situation zutrifft.

1. Wird auf alle Datensätze desselben Datensatztyps die gleiche Aufbewahrungsrichtlinie angewendet? Trifft dies zu, so verwenden Sie die auf Inhaltstypen basierende Organisation.

2. Beinhalten die meisten Datensatztypen Datensätze mit der gleichen Aufbewahrungsrichtlinie? Kommt es eher selten vor, dass ein Datensatztyp Datensätze mit verschiedenen Aufbewahrungsrichtlinien umfasst? Wenn dies zutrifft, können Sie spielend leicht logische Untertypen erstellen, sodass die gleiche Aufbewahrungsrichtlinie auf jeden Datensatz eines Untertyps angewendet werden kann? Triff dies zu, so verwenden Sie die auf Inhaltstypen basierende Organisation.

   Wenn beispielsweise Vertraulichkeitsvereinbarungen (Non-disclosure Agreement, NDA) für fünf Jahre beibehalten werden, Leases für 10 Jahre und Gesellschaftsverträge für 15 Jahre und alle Vertragsarten als rechtliche Vereinbarungen klassifiziert sind, so haben sie jedoch unterschiedliche Aufbewahrungsdauern. Wenn aber die rechtlichen Vereinbarungen in drei unterschiedliche Typen von Datensätzen für rechtliche Vereinbarungen unterteilen werden – NDAs, Leases und Gesellschaftsverträge –, dann können den Datensätzen des gleichen Typs die gleichen Aufbewahrungsdauern zugewiesen werden.

3. Hat jeder Datensatz allgemeine Attribute oder Metadaten, die die Aufbewahrungsdauer bestimmen? Triff dies zu, so verwenden Sie die auf dem Ort basierende Organisation.

   Wenn beispielsweise jeder Datensatz eine Art kundenspezifisches Attribut hat und die Datensätze für behördliche Kunden eine andere Aufbewahrungsdauer als die für Firmenkunden haben, verwenden Sie die auf dem Ort basierende Organisation.

4. Verfügt Ihre Organisation über eine Ordnerstruktur und kennen die Benutzer diese? Wird die gleiche Aufbewahrungsrichtlinie auf alle Datensätze in einem Ordner angewendet? Speichern die Benutzer standard- und gewohnheitsmäßig die Dokumente am richtigen Platz in der Ordnerstruktur? Falls diese Aspekte alle zutreffend sind, so verwenden Sie die auf dem Ort basierende Organisation.

Sollte keine der oben genannten Heuristiken zutreffen, dann ist eine Implementierung der direkten Datensatzverwaltung möglicherweise unpassend für Ihre Situation. In diesem Fall sollten Sie die Verwendung eines Datensatzarchivs erwägen. Wenn Sie den direkten Ansatz verwenden, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Die erste Möglichkeit besteht darin, zusätzliche Inhaltstypen zu erstellen, deren einziger Zweck darin besteht, Elemente mit unterschiedlichen Aufbewahrungsdauern voneinander zu unterscheiden. Die zweite Möglichkeit besteht in der bestmöglichen Organisierung von Elementen innerhalb von Ordnern, um dann Unterordner zu verwenden, in denen sich Elemente mit unterschiedlichen Aufbewahrungsdauern befinden. Jede dieser Möglichkeiten ist geeignet, den Benutzer zu verwirren.

Wenn Sie in Ihrer Organisation bereits SharePoint zum Verwalten von Dokumenten verwenden und Sie nun die Datensatzverwaltungsfunktionalität einsetzen möchten, dann sind Inhaltstypen und eine Ordnerstruktur schon vorhanden. Sollte davon nichts zu den Aufbewahrungsrichtlinien passen, so müssen Sie entweder einige Elemente in neue Inhaltstypen konvertieren oder einige Elemente in neue Ordner verschieben.

Definieren von Inhaltstypen

Für jeden Datensatztyp im Dateiplan müssen die Inhaltstypen bestimmt werden, die ein Datensatz dieses Typs haben kann. Sie können diese Informationen auf der Registerkarte records and content types im Arbeitsblatt für die Planung der direkten Datensätze eingeben.

Betrachten Sie nun jeden einzelnen Inhaltstyp. Wenn aus Dokumenten eines Inhaltstyps Datensätze werden, beachten Sie die Aufbewahrungsrichtlinie, die auch Datensätze des Inhaltstyps angewendet werden. Sie können die Registerkarte content types and retention des Arbeitsblatts für diesen Zweck verwenden. Wird in Ihrer Lösung ein Datensatzarchiv in Verbindung mit einer direkten Datensatzverwaltung verwendet, beachten Sie nur den Teil der Aufbewahrungsrichtlinie, der auf den Datensatz vor dem Verschieben ins Datensatzarchiv angewendet wird. Nachdem ein Element ins Datensatzarchiv verschoben worden ist, sind die Richtlinien des Elements gelöscht. Das Element nimmt dann die Richtlinien an, die für das Datensatzarchiv angegeben worden sind.

Sollte die vorherige Aufgabe in einem Inhaltstyp resultieren, der mehr als eine Aufbewahrungsrichtlinie hat, müssen Sie den Inhaltstyp teilen. Dabei sollte eine logische Teilungsmöglichkeit gewählt werden, mit dessen Hilfe der Inhaltstyp in verschiedene Untertypen geteilt wird, sodass jeder Untertyp eine einzelne Aufbewahrungsrichtlinie hat. Aktualisieren Sie die Zuordnung der Datensätze zu den Inhaltstypen, damit die neuen Inhaltstypen reflektiert werden.

Organisieren von Ordnern für die direkte Datensatzverwaltung

Sie werden die Ordner vermutlich abhängig davon organisieren, ob die Benutzer den Speicherort des Dokuments bestimmen werden oder ob Sie die Inhaltsorganisation zum Weiterleiten von Dokumenten an den richtigen Ort verwenden möchten. Diese Optionen sind in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Option 1: Die Benutzer entscheiden, an welchem Ort die Dokumente gespeichert werden sollen

Bleibt es den Benutzern überlassen, in welchem Ordner die Dokumente gespeichert werden, muss die Ordnerhierarchie intuitiv aufgebaut sein, sodass die korrekte Ablage erleichtert wird. Beginnen Sie mit der Ordnerstruktur der aktuellen SharePoint Server-Lösung oder mit der Ordnerstruktur, die Sie für die anderen Teile der SharePoint Server-Lösung entwerfen. Bestimmen Sie für jeden Ordner, der Datensätze enthalten könnte, die im Ordner potenziell enthaltenen Datensatztypen. Verwenden Sie dabei die Datensatztypen und den Dateiplan, um die Aufbewahrungsrichtlinien zu ermitteln, die auf die Elemente im Ordner angewendet werden können. Sie können diese Informationen auf der Registerkarte folders and retention des Arbeitsblatts eingeben.

Sollte die vorherige Aufgabe darin resultieren, dass ein Ordner mehr als eine Aufbewahrungsrichtlinie beinhaltet, müssen Sie Unterordner erstellen. Erstellen Sie für jeden Ordner, der Elemente mit unterschiedlichen Aufbewahrungsrichtlinien enthalten kann, einen Unterordner für jede Aufbewahrungsrichtlinie. Da die Benutzer entscheiden, an welchem Ort die Dokumente gespeichert werden, sollte den Benutzern eine einfache Erläuterung Verfügung gestellt werden, in welchem Unterordner welches Element gespeichert wird. Gibt es keine einfache Erläuterung, so ziehen Sie die Möglichkeit in Betracht, den Benutzern das Auswählen des Speicherorts eines Dokuments nicht zu gestatten. Alternativ dazu können Sie die Verwendung der Inhaltsorganisation erwägen. Aktualisieren Sie die Zuordnung der Datensatztypen zu den Ordnern, um die neuen Unterordner zu reflektieren.

Verfügen Sie bereits über eine SharePoint Server-Lösung, so müssen Sie möglicherweise einige vorhandene Dokumente in die Ordner mit den entsprechenden Aufbewahrungsrichtlinien verschieben.

Ermitteln Sie, auf welche Weise Sie die Benutzer schulen, Dokumente ordnungsgemäß zu speichern, und ob Sie die Ablage der Dokumente überwachen möchten. Die erfolgreiche Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien hängt davon ab, ob die Datensätze im richtigen Ordner gespeichert sind.

Option 2: Verwenden Sie die Inhaltsorganisation, um den Speicherort für Dokumente zu bestimmen

Wenn Sie die Inhaltsorganisation zur Weiterleitung von Dokumenten in den richtigen Ordner verwenden, muss die Ordnerhierarchie für die Benutzer nicht zwingend intuitiv organisiert sein. Sie können die Ordnerstruktur verbergen und eigens für die Benutzer Ansichten zum Navigieren erstellen. Da die Inhaltsorganisation Dokumente basierend auf Metadaten weiterleitet, muss eine eindeutige Kombination von Metadaten für jeden Ordner mit Dokumenten angewendet werden.

Prüfen Sie den Dateiplan und bestimmen Sie, welche Kombination von Attributen mit welcher Aufbewahrungsrichtlinie korrespondiert. Es ist dabei unerheblich, ob verschiedene Kombinationen von Metadaten die gleiche Aufbewahrungsrichtlinie haben. Jede eindeutige Kombination von Metadaten kann aber nur mit einer Aufbewahrungsrichtlinie korrespondieren. Sollte dies nicht der Fall sein, ermitteln Sie zusätzliche Metadaten, um zwischen den Aufbewahrungsrichtlinien zu unterscheiden. Sie können diese Informationen in den ersten beiden Spalten auf der Registerkarte metadata and folders im Arbeitsblatt für die Planung der direkten Datensätze eingeben.

Identifizieren Sie als Nächstes jeweils einen Ordner, der mit je einer Gruppe von Metadaten korrespondiert. Geben Sie den Namen des Ordners in die dritte Spalte der Registerkarte metadata and folders des Arbeitsblatts ein. Diese Informationen werden benötigt, wenn Sie die Regeln für die Inhaltsorganisation erstellen, damit die Dokumente an den richtigen Ort weitergeleitet werden. Die Inhaltsorganisation muss auch dafür aktiviert sein, dass alle hochgeladenen und neuen Dokumente zunächst zwingend in der Abgabebibliothek hinterlegt werden.

Verfügen Sie bereits über eine SharePoint Server-Lösung, so müssen Sie möglicherweise einige vorhandene Dokumente in die Ordner mit den entsprechenden Aufbewahrungsrichtlinien verschieben.

Ermitteln Sie, auf welche Weise Sie die Benutzer schulen, damit die entsprechenden Metadaten auf die Dokumente angewendet werden. Die erfolgreiche Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien hängt davon ab, dass alle Dokumente die richtigen Metadaten haben.

Allgemeine Planungsaufgaben bei der direkten Datensatzverwaltung

Sie werden beim Planen der Inhaltsstruktur für die direkte Datensatzverwaltung feststellen, dass die Mehrheit der verbleibenden Planungsaufgaben denen ähneln, die für ein Datensatzarchiv durchgeführt werden müssen. Beachten Sie die folgenden Datensatzverwaltungsentscheidungen.

Wie wird aus einem Dokument ein Datensatz?  Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument in einen Datensatz umzuwandeln:

1. Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie für aktive Dokumente definieren, die nach einer gewissen Zeitspanne automatisch ein aktives Dokument in einen Datensatz umwandelt.

2. Sie können einen Workflow erstellen, der ein aktives Dokument in einen Datensatz umwandelt, und der Workflow wird durch bestimmte Ereignisse ausgelöst.

3. Ein Benutzer kann ein Dokument manuell als Datensatz deklarieren.

4. Sie können die Bibliothek so konfigurieren, dass jedes Dokument in der Bibliothek in einen Datensatz konvertiert wird.

Wie soll aus aktiven Dokumenten in Ihrer Lösung Datensätze werden? Wenn ein erstelltes oder geändertes Dokument nach einer festgelegten Zeitspanne in einen Datensatz umgewandelt werden soll, stellt die Verwendung der Aufbewahrungsrichtlinie eine gute Lösung dar. Sie können beispielsweise angeben, dass ein Dokument sechs Monate nach einer Änderung in einen Datensatz umgewandelt wird. Eine Benutzeraktion ist hierbei nicht erforderlich, da dies automatisch geschieht.

Sollte keine Standardzeit in Ihrer Organisation festgelegt sein, wann Dokumente zu Datensätzen werden, gibt es zwei Möglichkeiten. Wenn Sie die Regeln angeben können, nach denen ein Dokument in einen Datensatz umgewandelt werden soll, können Sie einen Workflow erstellen. Mithilfe des Workflows wird dann ein bestimmtes Dokument anhand der Regeln überprüft, und dann wird das Dokument zum gegebenen Zeitpunkt als Datensatz deklariert. Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die den Workflow in regelmäßigen Abständen startet. Wenn jedoch nur die Benutzer wissen, wann ein Dokument in einen Datensatz umgewandelt werden soll, sollten Sie dem Benutzer eine manuelle Möglichkeit zum Deklarieren einrichten.

Wer kann etwas deklarieren und eine Deklaration aufheben? Sie können angeben, dass eine beliebige Person, nur Administratoren oder nur Aktionen von Richtlinien Dokumente als Datensätze deklarieren können. Wenn Sie die Option Nur Richtlinienaktionen auswählen, dann kann kein Benutzer manuell ein Dokument als Datensatz deklarieren. Dokumente können nur durch eine Regel in einer Aufbewahrungsrichtlinie als Datensatz deklariert werden.

Es stehen die jeweils gleichen Optionen sowohl für das Deklarieren als auch für das Aufheben einer Deklaration für einen Datensatz zur Verfügung.

Welche Aktionen kann ein Benutzer auf einem Datensatz ausführen?  Sie können die Benutzeraktionen auf Datensätze einschränken, und zwar ohne die Aktionen des Benutzers auf aktive Dokumente in derselben Bibliothek einzuschränken. Es gibt drei Stufen der Einschränkung, die Ihnen zur Verfügung stehen:

• Keine Einschränkungen. Benutzer können die gleichen Aktionen auf Datensätze wie auf aktive Dokumente ausführen.

• Löschen blockieren. Datensätze können bearbeitet werden, jedoch nicht gelöscht.

• Bearbeiten und Löschen sperren. Datensätze können weder bearbeitet noch gelöscht werden.

Aufbewahrungsrichtlinien Die Aufbewahrungsrichtlinien sollten bereits im Dateiplan definiert sein.

Überwachung Die gleichen Überwachungsrichtlinien werden sowohl auf Datensätze als auch auf aktive Dokumente angewendet. Bestimmen Sie, welche Benutzeraktionen für ein Dokument nachverfolgt werden sollen. Sie können die Überwachungsrichtlinie entweder auf Ordnerebene oder auf der Ebene der Inhaltstypen definieren. Das Definieren von Überwachungsrichtlinien, die auf Inhaltstypen basieren, führt dazu, dass weniger für die Nachverfolgung irrelevante Ereignisse protokolliert werden.

Workflows Werden Sie Workflows zum Nachverfolgen von beliebigen Aktionen verwenden, die für die Datensatzverwaltung spezifisch sind? Trifft dies zu, bestimmen Sie die Workflows näher und die Elementtypen, auf die sie angewendet werden. So können Sie beispielsweise einen Workflow erstellen, der Genehmigungen des Datensatzverwalters anfordert, wenn ein Benutzer versucht, ein Element als Datensatz zu deklarieren.

Arbeitsblätter

Sie können das folgende Arbeitsblatt zusammen mit diesem Artikel nutzen, um die direkte Datensatzverwaltung zu planen:

• Arbeitsblatt für die Planung der direkten Datensätze (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185011&clcid=0x407)

See Also

Concepts

Verwenden eines Datensatzarchivs im Vergleich mit der direkten Verwaltung von Datensätzen (SharePoint Server 2010)