Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens (SharePoint Foundation 2010)

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Gilt für: SharePoint Foundation 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2011-05-21

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auscheckvorgänge in Microsoft SharePoint Foundation 2010 geplant werden, um Dokumentversionen über ihren gesamten Lebenszyklus zu verwalten.

Inhalt dieses Artikels:

  • Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auscheckvorgänge

  • Planen der Versionsverwaltung

  • Planen der Inhaltsgenehmigung

  • Planen von Auscheck- und Eincheckvorgängen

Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auscheckvorgänge

SharePoint Foundation 2010 bietet die folgenden Features, mit denen Sie Dokumente in Dokumentbibliotheken verwalten können:

  • Versionsverwaltung ist das Verfahren, mit dem aufeinander folgende Iterationen eines Dokuments nummeriert und gespeichert werden.

  • Inhaltsgenehmigung ist das Verfahren, mit dem Websitemitglieder mit Genehmigungsberechtigung die Veröffentlichung von Inhalten steuern.

  • Auschecken und Einchecken sind die Verfahren, mit denen Benutzer den Zeitpunkt der Erstellung von neuen Dokumentversionen besser steuern und zudem Änderungen kommentieren können, die beim Einchecken eines Dokuments vorgenommen wurden.

Einstellungen für die in diesem Artikel behandelten Inhaltsverwaltungsfeatures werden in Dokumentbibliotheken konfiguriert. Wenn diese Einstellungen für Bibliotheken in der gesamten Lösung gelten sollen, können Sie Dokumentbibliotheksvorlagen erstellen, die die Inhaltsverwaltungseinstellungen enthalten. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Entscheidungen zur Inhaltsverwaltung auch in neue Bibliotheken gültig sind.

Planen der Versionsverwaltung

Die standardmäßige Versionsverwaltung für eine Dokumentbibliothek hängt von der Websitesammlungsvorlage ab. Sie können jedoch die Versionsverwaltung für eine Dokumentbibliothek entsprechend den jeweiligen Anforderungen konfigurieren. Für jede Dokumentbibliothek kann ein spezifische Versionsverwaltung konfiguriert sein, die dem Typ von Dokumenten in der Bibliothek optimal entspricht. SharePoint Foundation 2010 bietet drei Versionsverwaltungsoptionen:

  • Keine Versionsverwaltung: Hiermit wird festgelegt, dass keine früheren Versionen von Dokumenten gespeichert werden. Wenn keine Versionsverwaltung verwendet wird, können frühere Versionen von Dokumenten nicht abgerufen werden, und der Dokumentverlauf geht ebenfalls verloren, da Kommentare zu den einzelnen Iterationen eines Dokuments nicht gespeichert werden. Verwenden Sie diese Option für Dokumentbibliotheken, die unwichtige Inhalte enthalten oder deren Inhalte nie geändert werden.

  • Hauptversionen erstellen: Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten mithilfe eines einfachen Versionsverwaltungsschemas (z. B. 1, 2, 3) beibehalten werden. Wenn Sie die Auswirkungen auf den Speicherplatz steuern möchten, können Sie angeben, wie viele vorherige Versionen beibehalten werden sollen, wobei von der aktuellen Version ausgehend rückwärts gezählt wird.

    Bei der Hauptversionsverwaltung können alle Benutzer mit Berechtigungen für die Dokumentbibliothek die Inhalte anzeigen, wenn eine neue Version eines Dokuments gespeichert wird. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht zwischen Entwurfsversionen und veröffentlichten Versionen von Dokumenten unterscheiden möchten. Beispielsweise ist in einer Dokumentbibliothek, die von einer Arbeitsgruppe in einer Organisation verwendet wird, die Hauptversionsverwaltung eine gute Wahl, wenn sämtliche Teammitglieder in der Lage sein sollen, alle Iterationen der einzelnen Dokumente anzuzeigen.

  • Haupt- und Nebenversionen (Entwurf) erstellen: Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten mithilfe eines Schemas von Haupt- und Nebenversionen (z. B. 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1) beibehalten werden. Versionen, die auf .0 enden, sind Hauptversionen. Versionen, die mit Erweiterungen ungleich null enden, sind Nebenversionen. Frühere Haupt- und Nebenversionen von Dokumenten werden zusammen mit aktuellen Versionen gespeichert. Wenn Sie die Auswirkungen auf den Speicherplatz steuern möchten, können Sie angeben, wie viele vorherige Hauptversionen beibehalten werden sollen, wobei von der aktuellen Version ausgehend rückwärts gezählt wird. Sie können auch angeben, für wie viele Hauptversionen Nebenversionen beibehalten werden sollen. Wenn Sie beispielsweise angeben, dass Nebenversionen für zwei Hauptversionen beibehalten werden sollen, und die aktuelle Hauptversion 4.0 lautet, werden alle Nebenversionen ab 3.1 beibehalten.

    Bei der Haupt- und Nebenversionsverwaltung können alle Benutzer mit Leseberechtigungen Hauptversionen von Dokumenten anzeigen. Sie können angeben, welche Benutzer auch Nebenversionen anzeigen können. Im Allgemeinen sollten Sie Benutzern, die Elemente bearbeiten können, Berechtigungen zum Anzeigen und Verwenden von Nebenversionen erteilen, und Benutzern mit Leseberechtigungen ausschließlich das Anzeigen von Hauptversionen ermöglichen.

    Verwenden Sie die Haupt- und Nebenversionsverwaltung, wenn Sie zwischen veröffentlichten Inhalten, die von einer Zielgruppe angezeigt werden können, und Entwurfsinhalten, die noch nicht veröffentlicht werden können, unterscheiden möchten. Verwenden Sie beispielsweise auf einer Website für Personalwesen, auf der die Leistungen der Organisation beschrieben werden, die Haupt- und Nebenversionsverwaltung, um den Zugriff der Mitarbeiter auf die Beschreibungen der Leistungen einzuschränken, während die Beschreibungen überarbeitet werden.

Hinweis

Sie müssen ungeachtet der ausgewählten Option der Versionsverwaltung die Auswirkungen berücksichtigen, die das Aufbewahren mehrerer Versionen eines Dokuments auf den Speicherplatz haben kann.

Planen der Inhaltsgenehmigung

Verwenden Sie die Inhaltsgenehmigung, um den Prozess des Verfügbarmachens von Inhalten für eine Zielgruppe zu formalisieren und zu steuern. Beispielsweise benötigt ein Unternehmen, das als eines seiner Produkte oder Dienste Inhalte veröffentlicht, möglicherweise eine rechtliche Überprüfung und Genehmigung, bevor die Inhalte veröffentlicht werden. Die Inhaltsveröffentlichung kann auch entsprechend dem jeweiligen Dokumentstatus geplant werden.

Ein Dokumententwurf, für den eine Inhaltsgenehmigung ansteht, besitzt den Status Ausstehend. Wenn eine genehmigende Person das Dokument prüft und den Inhalt genehmigt, wird es zum Anzeigen durch Websitebenutzer mit Leseberechtigungen verfügbar. Der Besitzer einer Dokumentbibliothek kann die Inhaltsgenehmigung für eine Dokumentbibliothek aktivieren, und er kann der Bibliothek optional einen Workflow zuordnen, um den Genehmigungsprozess auszuführen.

Die Art des Sendens der Dokumente zur Genehmigung hängt von den Einstellungen für die Versionsverwaltung in der Dokumentbibliothek ab:

  • Keine Versionskontrolle: Wenn keine Versionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, ändert sich der Status des Dokuments in Ausstehend. In SharePoint Foundation 2010 wird die frühere Version des Dokuments beibehalten, sodass es von Benutzern mit Leseberechtigungen weiterhin angezeigt werden kann. Nachdem die ausstehenden Änderungen genehmigt wurden, wird die neue Version des Dokuments zum Anzeigen durch Benutzer mit Leseberechtigungen verfügbar gemacht, und die vorherige Version wird nicht beibehalten.

    Wenn keine Versionsverwaltung festgelegt ist und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird dieses der Bibliothek mit dem Status Ausstehend hinzugefügt, und es kann von Benutzern mit Leseberechtigung erst nach seiner Genehmigung angezeigt werden.

  • Hauptversionen erstellen: Wenn die Hauptversionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, ändert sich der Status des Dokuments in Ausstehend, und die vorherige Hauptversion des Dokuments wird zum Anzeigen durch Benutzer mit Leseberechtigungen verfügbar gemacht. Nachdem die Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und für Websitebenutzer mit Leseberechtigungen verfügbar gemacht, und die frühere Hauptversion wird in der Verlaufsliste des Dokuments gespeichert.

    Wenn die Versionsverwaltung mit Hauptversionen festgelegt ist und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird dieses der Bibliothek mit dem Status Ausstehend hinzugefügt und kann erst dann von Benutzern mit Leseberechtigung angezeigt werden, wenn es als Version 1 genehmigt wurde.

  • Haupt- und Nebenversionen (Entwurf) erstellen Wenn die Haupt- und Nebenversionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, kann der Autor auswählen, ob er eine neue Nebenversion des Dokuments als Entwurf speichert oder ob er eine neue Hauptversion erstellt, wobei der Status des Dokuments in Ausstehend geändert wird. Nachdem die Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und für Websitebenutzer mit Leseberechtigungen verfügbar gemacht. Bei der Haupt- und Nebenversionsverwaltung werden sowohl die Hauptversionen als auch die Nebenversionen von Dokumenten in der Verlaufsliste eines Dokuments beibehalten.

    Wenn die Haupt- und Nebenversionsverwaltung verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, kann es der Bibliothek im Status Entwurf als Version 0.1 hinzugefügt werden, oder der Autor kann umgehend die Genehmigung anfordern. In diesem Fall ändert sich der Status des Dokuments in Ausstehend.

Planen von Auscheck- und Eincheckvorgängen

Sie können festlegen, dass Benutzer Dokumente aus einer Dokumentbibliothek auschecken müssen, bevor sie sie bearbeiten. Dies empfiehlt sich in jedem Fall. Das obligatorische Auschecken und Einchecken von Dokumenten bietet folgende Vorteile:

  • Sie können besser steuern, wann Dokumentversionen erstellt werden. Wenn ein Dokument ausgecheckt wurde, kann es der Autor speichern, ohne es vorher einzuchecken. Andere Benutzer der Dokumentbibliothek können diese Änderungen nicht anzeigen, und es wird keine neue Version erstellt. Eine neue Version (die für andere Benutzer sichtbar ist) wird nur erstellt, wenn ein Dokument vom Autor eingecheckt wird. Dadurch verfügt der Autor über mehr Flexibilität und Kontrolle.

  • Metadaten können besser erfasst werden. Wenn ein Dokument eingecheckt wurde, kann der Autor Kommentare schreiben, die die am Dokument vorgenommenen Änderungen beschreiben. Dadurch kann ein Verlaufsdatensatz zu den Änderungen erstellt werden, die am Dokument vorgenommen werden.

Wenn in Ihrer Lösung gefordert wird, dass Benutzer Dokumente zur Bearbeitung ein- und auschecken, enthalten die Microsoft Office 2010-Clientanwendungen Features, mit denen diese Aktionen unterstützt werden. Die Benutzer können Dokumente auschecken, Auscheckvorgänge rückgängig machen und Dokumente aus Office 2010-Clientanwendungen einchecken.

Wenn ein Dokument ausgecheckt wird, wird es im Ordner Eigene Dateien des Benutzers im Unterordner SharePoint-Entwürfe gespeichert. Dieser Ordner wird in den Office 2010-Anwendungen angezeigt. Wenn das Dokument ausgecheckt ist, kann der Benutzer Änderungen nur in diesem lokalen Ordner speichern. Wenn der Benutzer bereit ist, das Dokument einzuchecken, wird das Dokument wieder am ursprünglichen Serverspeicherort gespeichert.

In Office 2010-Clientanwendungen können Benutzer auch festlegen, dass ausgecheckte Dokumente auf dem Server verbleiben sollen, indem sie die Inhaltsbearbeitungsoptionen ändern.

See Also

Concepts

Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Foundation 2010)