Übersicht über die auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung (SharePoint Server 2010)

Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung kann das Feature für die Inhaltsorganisation in Microsoft SharePoint Server 2010 im Rahmen einer Dokumentverwaltungslösung verwenden.

Dieser Artikel enthält Informationen, die Lösungsplaner und -designer bei der auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung mithilfe des Features „Inhaltsorganisation“ in Microsoft SharePoint Server 2010 im Rahmen einer umfassenden Dokumentverwaltungslösung unterstützen.

Inhalt dieses Artikels

• Informationen zur auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung

• Einstellungen der Inhaltsorganisation

• Regeln der Inhaltsorganisation

Informationen zur auf Metadaten basierenden Weiterleitung und Speicherung

Neu in SharePoint Server 2010 ist die auf Metadaten basierende Weiterleitung und Speicherung mithilfe der Inhaltsorganisation. Die Inhaltsorganisation basiert auf den Dokumentweiterleitungsfeatures, die in der Websitevorlage „Datenarchiv“ in SharePoint 2007 eingeführt wurden.

Mit der Inhaltsorganisation können Administratoren und Benutzer danke neuer Features auf Websiteebene Inhalt mithilfe von auf Metadaten basierenden Regeln einfacher klassifizieren, weiterleiten und speichern. Nachdem der Websiteadministrator das Feature „Inhaltsorganisation“ aktiviert und Einstellungen und Regeln konfiguriert hat, können Benutzer mithilfe einer der folgenden Methoden ein Dokument speichern, weiterleiten und Regel darauf anwenden, anstatt ein Dokument direkt in eine Bibliothek oder einen Ordner hochzuladen:

• Hochladen eines Dokuments in eine Abgabebibliothek. Eine Abgabebibliothek wird in jeder Website erstellt, in der das Feature „Inhaltsorganisation“ aktiviert wurde.

• Verwenden der Option Speichern unter in Word-, Excel- und PowerPoint-Clientanwendungen

• Verwenden der Option Senden an in anderen SharePoint-Websites

• Verwenden des Webdienstobjektmodells

• Verwenden einer E-Mail-Dropzone. Mit Exchange können Dokumente per E-Mail an die Website gesendet werden. Anschließend müssen Metadaten auf diese angewendet werden, bevor sie anhand von Regeln weitergeleitet werden.

• Senden an eine Datenarchivwebsite im Rahmen des Lebenszyklus oder des Ablaufs eines Dokuments. Beispielsweise im Rahmen einer Workflow- oder Aufbewahrungsrichtlinie.

Nachdem ein Dokument hochgeladen wurde, kann es mithilfe der Inhaltsorganisation und basierend auf dessen Metadaten an einen angegebenen Ordner weitergeleitet oder automatisch ein neuer Ordner erstellt werden. Beispiel:

• Ein neuer Ordner kann als Unterordner des Zielordners erstellt werden, da der Zielordner der Weiterleitungsregel zu umfangreich wurde.

• Ordner werden für jeden neuen Wert in einem Feld erstellt (muss ein Pflichtfeld für den Inhaltstyp sein). Bei einer Taxonomie mit 100 Begriffen können für jeden dieser 100 Begriffe automatisch Ordner erstellt werden. Dabei wird beim Erstellen der Ordner jeweils von der Inhaltsorganisation ein Dokument ausgewertet, das ein bestimmtes Tag aufweist.

Neue Ordner erben Einstellungen vom übergeordneten Ordner. Neue Ordner können dann auch zusätzliche Regeln aufweisen, mit denen zusätzliche Parameter definiert werden, wie z. B. Berechtigungen, Standardmetadaten, Aufbewahrungsrichtlinien und Workflows, die die darin enthaltenen Dokumente erben. Beispiel:

• Durch die Kennzeichnung eines Dokuments mit „Unternehmensangelegenheiten“ wird das Dokument an einen Ordner weitergeleitet, der eingeschränktere Berechtigungen als andere Dokumente in anderen Ordnern der Bibliothek aufweist. Auf diese Weise können mit Metadaten Berechtigungen effektiv auf ein Dokument in SharePoint angewendet werden.

• Durch die Kennzeichnung eines Dokuments mit „Buchhaltung“ wird das Dokument an einen Ordner weitergeleitet, für den eine Aufbewahrungsrichtlinie gilt, mit der sichergestellt wird, dass das Dokument gespeichert wird.

• Durch die Kennzeichnung eines Dokuments mit „Personalwesen“ wird das Dokument an einen Ordner weitergeleitet, in dem eine beliebige Anzahl zusätzlicher Metadatentags angewendet wird. Dadurch müssen Benutzer möglicherweise keine große Mengen von Metadatentags anwenden, wodurch der Zeitaufwand für das Tagging sowie potenzielle Fehler beim Tagging reduziert werden.

Durch die Kennzeichnung von Inhalt mit Metadaten in Kombination mit der Verwendung von Einstellungen und Regeln der Inhaltsorganisation können Sie für jedes Dokument in Ihrer Organisation zusätzliche Inhaltsparameter effektiv bestimmen, weiterleiten, speichern und anwenden.

Einstellungen der Inhaltsorganisation

Websiteadministratoren können Einstellungen der Inhaltsorganisation konfigurieren, die bestimmen, wie in die Website hochgeladener Inhalt weitergeleitet wird. Diese Einstellungen gelten für alle Inhalte, die mithilfe der Inhaltsorganisation weitergeleitet werden. Für die Inhaltsorganisation gibt es die folgenden Einstellungen:

• Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten   Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Benutzer an die Abgabebibliothek umgeleitet, falls Inhalte in eine Website hochgeladen werden, auf die eine oder mehrere Regeln der Inhaltsorganisation angewendet werden. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, können Benutzer die Verwendung der Inhaltsorganisation umgehen und Dateien direkt in eine Bibliothek oder einen Ordner hochladen. Diese Einstellung gilt nur für das Hochladen eines Dokuments mithilfe der Dokumentbibliothekseite oder mithilfe einer Clientanwendung.

• Sendevorgang an eine andere Website   Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Regeln erstellt werden, um Vorgänge zum Hochladen in der aktuellen Website an eine andere Website umzuleiten, für die ebenfalls das Feature „Inhaltsorganisation“ aktiviert ist.

• Ordnerpartitionierung   Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden beim Überschreiten einer angegebenen Anzahl von Ordnerelementen Unterordner erstellt.

• Doppelte Übermittlungen   Diese Option gibt an, ob die SharePoint-Versionsverwaltung verwendet wird oder ob eindeutige Zeichen an das Ende doppelter Dateinamen angefügt werden, falls ein Dokument hochgeladen wird, das denselben Namen wie ein bereits in der Zielbibliothek vorhandenes Dokument aufweist.

• Regel-Manager   Mit dieser Einstellung werden Benutzer angegeben, die Regeln erstellen können und hochgeladene Inhalte, die keiner Regel entsprechen, verwalten und auf diese reagieren.

• Übermittlungspunkte   Mit dieser nicht konfigurierbaren Einstellung werden ein Webdienst, eine URL und eine E-Mail-Adresse bereitgestellt, mit denen Sie andere Websites oder E-Mail-Messagingsoftware zum Senden von Inhalt an diese Website einrichten können. Beim Erstellen eines neuen „Senden an“-Speicherorts in der Zentraladministration ist dies die Dienst-URL, die Sie als Ziel für Dateien angeben, die an den Speicherort „Senden an“ übermittelt werden. „Senden an“-Speicherorte müssen konfiguriert sein, damit sie als Übermittlungspunkte aufgeführt werden.

Regeln der Inhaltsorganisation

Mit Regel-Managern können Regeln erstellt werden. Eine Regel bestimmt, ob die Regel auf das eingehende Dokument angewendet werden soll, und anschließend werden in der Regel angegebene Aktionen ausgeführt. Es gibt die folgenden Regeloptionen:

• Regelname   Der Name der Regel.

• Regelstatus und Priorität   Gibt die Priorität dieser Regel auf einer Skala zwischen 1 und 9 an, falls mehrere Regeln angewendet werden. Darüber hinaus können Sie angeben, dass diese Regel inaktiv ist und nicht auf eingehende Inhalte angewendet wird.

• Inhaltstyp für Übermittlung   Gibt die Inhaltstypgruppe an, wie z. B. Dokumentinhaltstypen, Inhaltstypen für die Veröffentlichung usw. Basierend auf der Inhaltstypgruppe können Sie zusätzlich einen Inhaltstyp für die Regel auswählen. Falls für einen Inhaltstyp in Ihrer Organisation ein anderer Name verwendet wird, können Sie einen alternativen Namen angeben.

• Bedingungen   Wendet zusätzliche eigenschaftsbasierte Filter für die zu verarbeitende Regel an.

• Zielspeicherort   Gibt den Speicherort für Inhalt an, der mit der Regel übereinstimmt.

• Übermittlungspunkte   Gibt den Speicherort für das Element an, das alle oben aufgeführten Kriterien erfüllt. Wenn Sie die Option „Sendevorgang an eine andere Website“ in den Einstellungen der Inhaltsorganisation aktiviert haben, wird ein Dropdownfeld mit einer Liste weiterer Speicherorte außerhalb der aktuellen Website angezeigt, an die ein Dokument weitergeleitet werden kann.

Aktivieren des Features „Inhaltsorganisation“ für eine Website

Das Feature „Inhaltsorganisation“ muss aktiviert werden, um die Inhaltsorganisation in einer Website verwenden zu können. Nach der Aktivierung werden auf der Seite „Websiteeinstellungen“ unter Websiteverwaltung die Optionen Einstellungen der Inhaltsorganisation und Regeln für die Inhaltsorganisation angezeigt.

So aktivieren Sie das Features „Inhaltsorganisation“ für eine Website

1. Klicken Sie auf der Seite „Websiteeinstellungen“ unter Websiteaktionen auf Websitefeatures verwalten.

2. Klicken Sie auf der Seite „Features“ für Inhaltsorganisation auf Aktivieren.

Nach der Aktivierung des Features „Inhaltsorganisation“ können Sie auf Metadaten basierende Regeln erstellen, um übermittelte Inhalte in eine Bibliothek oder einen Ordner zu verschieben.

See Also

Concepts

Metadatennavigation (Übersicht) (SharePoint Server 2010)

Other Resources

Ressourcencenter: Verwaltete Metadaten und Taxonomie in SharePoint Server 2010