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Gemeinsame Dokumenterstellung (Übersicht) (SharePoint Server 2010)

Veröffentlicht: 4. Juni 2010

In der heutigen von zahlreichen Verbindungen geprägten Arbeitsumgebung wird es zur Regel anstatt zur Ausnahme, dass Dokumente von mehreren Autoren, Bearbeitern und anderen Beteiligten erstellt werden. Organisationen möchten mithilfe der Kommunikations- und Zusammenarbeitsfunktionen von Microsoft SharePoint Server 2010 die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Endbenutzern fördern und gleichzeitig den dafür erforderlichen Verwaltungsaufwand reduzieren. In Microsoft Office 2010 wird dieser Trend mit der Funktionalität für die gemeinsame Dokumenterstellung für Microsoft PowerPoint 2010-, Microsoft Word 2010- und Microsoft OneNote 2010-Dokumente in SharePoint Server 2010 fortgesetzt.

Durch die gemeinsame Dokumenterstellung wird der Zugang zur serverbasierten Zusammenarbeit an Dokumenten erleichtert. Organisationen können den Aufwand reduzieren, der mit dem herkömmlichen Austausch von Dokumenten in Form von Anlagen verbunden ist. Die gemeinsame Dokumenterstellung vereinfacht die Zusammenarbeit, da mehrere Benutzer produktiv am gleichen Dokument arbeiten können, ohne sich gegenseitig zu stören oder zu behindern. Für diese Funktionalität, die den Standardzustand für in SharePoint Server 2010 gespeicherte Dokumente darstellt, müssen keine zusätzlichen Server eingerichtet werden. Die Funktionalität für die gemeinsame Dokumenterstellung wird mit den gleichen Tools und Technologien verwaltet, die bereits zum Verwalten von SharePoint verwendet werden. Auf diese Weise werden die Auswirkungen für die Administratoren minimiert.

Inhalt dieses Artikels

Funktionalität für die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint Server 2010

Bei der herkömmlichen Zusammenarbeit werden Dokumente in Form von E-Mail-Anlagen ausgetauscht. Die Nachverfolgung von Versionen und Bearbeitungen mehrerer Autoren ist für die Benutzer schwierig und Zeit raubend. E-Mail-Systeme müssen die Speicherung mehrerer Kopien des gleichen Dokuments bewältigen, ganz zu schweigen vom erhöhten Netzwerkverkehr durch das wiederholte Senden der Dokumente.

Durch die Verwendung von SharePoint zum Speichern von Dokumenten für die Zusammenarbeit können diese Probleme gemindert werden, da die Benutzer konsistent auf aktuelle Versionen von Dokumenten zugreifen, vorherige Versionen nachverfolgen und die Dokumente zentral verwalten können. Da anstelle zahlreicher Anlagen ein einziges Dokument gespeichert wird, wird auch der Aufwand für das Netzwerk und die Speicherung reduziert.

Diese Lösung ist jedoch nicht perfekt. Wenn ein Dokument bei einem Autor geöffnet ist, können andere Autoren nicht daran arbeiten. Wenn jemand vergisst, ein Dokument zu schließen oder einzuchecken, sind andere Benutzer möglicherweise auf unbegrenzte Zeit ausgesperrt. In dieser Situation kann das Problem oft nur durch einen Anruf bei der IT-Abteilung gelöst werden.

Mit der gemeinsamen Dokumenterstellung in SharePoint Server 2010 werden diese Probleme behoben, da mehrere Benutzer jederzeit an einem Dokument arbeiten können, ohne sich durch die Änderungen gegenseitig zu behindern. Mithilfe dieser Methode werden viele gängige Szenarien für die Zusammenarbeit an Dokumenten optimiert. Beispiele:

  • Zwei oder mehr Autoren arbeiten an verschiedenen Teilen eines zusammengesetzten Dokuments. Während ein Autor an seinem Abschnitt des Dokuments arbeitet, kann ein anderer Autor an einem anderen Abschnitt arbeiten, ohne dass sich beide bei der Arbeit gegenseitig behindern.

  • Mehrere Autoren arbeiten an einer zusammengesetzten Bildschirmpräsentation. Jeder Autor kann der Präsentation Folien hinzufügen und diese bearbeiten, anstatt isoliert zu arbeiten und gleichzeitig zu versuchen, verschiedene Dokumente zusammenzuführen, sodass diese konsistent sind.

  • Ein Dokument wird an mehrere Experten und andere Beteiligte gesendet, die jeweils Bearbeitungen und Hinzufügungen vornehmen. Dabei gehen keine Bearbeitungen eines Benutzers verloren, da alle Benutzer an einem zentralen auf einem Server gespeicherten Dokument arbeiten.

Grundlegendes zur Benutzerfreundlichkeit

Die gemeinsame Dokumenterstellung ist aus Sicht des Endbenutzers einfach zu verwenden. Wenn ein Benutzer an einem Dokument in Word 2010, PowerPoint 2010 oder OneNote 2010 arbeiten möchte, öffnet er das Dokument lediglich wie gewohnt über SharePoint Server. Wenn das Dokument bereits bei einem anderen Benutzer geöffnet ist, können beide Benutzer das Dokument gleichzeitig bearbeiten; es wird weder der Zugriff auf das Dokument blockiert noch ein Fehler angezeigt.

In Word 2010 und PowerPoint 2010 werden beim Speichern eines Dokuments andere Benutzer, die das Dokument anzeigen, benachrichtigt, dass neue Bearbeitungen vorhanden sind. Die Benutzer können dann die Ansicht sofort aktualisieren, um die Änderungen zu sehen, oder die Arbeit fortsetzen und später aktualisieren, um die neuesten Bearbeitungen zu sehen. Die Autoren können auch die Arbeit der anderen sehen, und jeder weiß, wer am Dokument arbeitet. Das Dokument wird durch die Versionsverwaltungs- und Nachverfolgungstools von SharePoint Server 2010 geschützt, sodass Autoren nicht gewünschte Änderungen zurücksetzen können. Wenn Office Communication Server verfügbar ist, können Benutzer den Onlinestatus anderer Autoren sehen und Instant Messaging-Unterhaltungen initiieren, ohne das Dokument zu verlassen.

Mithilfe von OneNote 2010 können Benutzer über freigegebene Notizbücher nahtlos Notizen austauschen. Wenn ein Benutzer eine Seite des Notizbuchs bearbeitet, werden diese Bearbeitungen automatisch mit anderen Benutzern des Notizbuchs synchronisiert, um sicherzustellen, dass jeder über die vollständigen Notizen verfügt. Bearbeitungen von mehreren Benutzern auf der gleichen Seite werden automatisch angezeigt und ermöglichen Zusammenarbeit nahezu in Echtzeit. Mithilfe der Versionsverwaltung und der anderen freigegebenen Features in OneNote können Benutzer Bearbeitungen zurücksetzen, neue Bearbeitungen anzeigen und ermitteln, von wem eine bestimmte Bearbeitung vorgenommen wurde.

Die gemeinsame Erstellung von Arbeitsmappen in SharePoint Server 2010 wird von der Excel 2010-Clientanwendung nicht unterstützt. In der Excel-Clientanwendung wird jedoch über das Feature Freigegebene Arbeitsmappe die gemeinsame Erstellung (nicht in Echtzeit) von Arbeitsmappen unterstützt, die lokal oder in Netzwerkpfaden (UNC) gespeichert sind. Die gemeinsame Erstellung von Arbeitsmappen in SharePoint wird über die Microsoft Excel-Webanwendung unterstützt, die im Lieferumfang von Office Web Apps enthalten ist. Office Web Apps steht Benutzern über Windows Live und Geschäftskunden über die Microsoft Office 2010-Volumenlizenzierung und über Dokumentverwaltungslösungen auf der Grundlage von Microsoft SharePoint 2010-Produkte zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Office Web Apps (Installed on SharePoint 2010 Products).

Wichtige Überlegungen

Administratoren sollten beim Planen der Verwendung der gemeinsamen Dokumenterstellung in einer Umgebung verschiedene Faktoren berücksichtigen.

Die Funktionalität für die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint wurde im Hinblick auf die einfache Einrichtung und die aufwandsarme Verwaltung entworfen. Beim Einrichten und Verwalten der gemeinsamen Dokumenterstellung sind jedoch verschiedene Punkte zu berücksichtigen:

  • Berechtigungen: Damit mehrere Benutzer das gleiche Dokument bearbeiten können, benötigen die Benutzer Berechtigungen für die Dokumentbibliothek, in der das Dokument gespeichert ist. Dies kann am einfachsten sichergestellt werden, indem Sie allen Benutzern Zugriff auf die SharePoint-Website gewähren, in der die Dokumente gespeichert werden. In Fällen, in denen nur eine Teilmenge der Benutzer über Berechtigungen für die gemeinsame Dokumenterstellung in einer bestimmten Bibliothek verfügen soll, kann der Zugriff mithilfe von SharePoint-Berechtigungen verwaltet werden.

  • Versionsverwaltung: Mit der Versionsverwaltung von SharePoint Server können Änderungen an Dokumenten während der Bearbeitung nachverfolgt werden. Außerdem werden vorherige Versionen zur Referenz gespeichert. Dieses Feature ist in SharePoint Server 2010 standardmäßig deaktiviert. In SharePoint Server 2010 werden zwei Arten der Versionsverwaltung unterstützt: Hauptversionen und Nebenversionen. Nebenversionen sollten für Dokumentbibliotheken, die für die gemeinsame Dokumenterstellung in OneNote verwendet werden, nicht aktiviert werden, da dies die im Produkt enthaltenen Synchronisierungs- und Versionsverwaltungsfunktionen behindern könnte. Diese Einschränkung gilt nur für Nebenversionen; Hauptversionen können in OneNote verwendet werden.

  • Anzahl der Versionen: Die Anzahl der beibehaltenen Dokumentversionen hat Auswirkungen auf die Speicheranforderungen auf dem Server. Diese Anzahl kann in den Einstellungen der Dokumentbibliothek optimiert werden, um die Anzahl der beibehaltenen Versionen zu begrenzen. Wenn OneNote-Notizbücher häufig aktualisiert werden, kann dies dazu führen, dass viele Versionen auf dem Server gespeichert werden. Es wird empfohlen, die unnötige Verwendung von Speicherplatz zu vermeiden, indem ein Administrator die maximale Anzahl der beibehaltenen Versionen für die zum Speichern von OneNote-Notizbüchern verwendeten Dokumentbibliotheken auf eine angemessene Anzahl festlegt.

  • Versionsverwaltungszeitraum: Mit dem Versionsverwaltungszeitraum bestimmen Sie, wie oft von SharePoint Server eine neue Version eines gemeinsam erstellten Word- oder PowerPoint-Dokuments erstellt wird. Wenn dieser Zeitraum auf einen niedrigen Wert festgelegt wird, werden häufiger Versionen erfasst, sodass die Versionen detaillierter nachverfolgt werden können. Dafür ist jedoch möglicherweise mehr Serverspeicher erforderlich. Der Versionsverwaltungszeitraum hat keine Auswirkungen auf OneNote-Notizbücher. Der Wert kann durch Anpassen der coAuthoringVersionPeriod-Eigenschaft auf dem Server geändert werden. Weitere Informationen zum Anpassen dieser Einstellung finden Sie unter Konfigurieren des Zeitraums für die Versionskontrolle der gemeinsamen Dokumenterstellung (SharePoint Server 2010).

  • Auschecken: Wenn ein Benutzer ein Dokument zur Bearbeitung auscheckt, wird das Dokument zur ausschließlichen Bearbeitung durch diesen Benutzer gesperrt, sodass die gemeinsame Arbeit am Dokument nicht möglich ist. Die Einstellung Auschecken erfordern sollte in Dokumentbibliotheken, in denen die gemeinsame Dokumenterstellung verwendet wird, nicht aktiviert werden. Standardmäßig ist Auschecken erfordern in SharePoint Server 2010 nicht aktiviert. Benutzer sollten Dokumente nicht manuell auschecken, wenn die gemeinsame Dokumenterstellung verwendet wird.

OneNote-Notizbücher

Anders als in Microsoft Word und Microsoft PowerPoint werden Versionsinformationen in Microsoft OneNote in der Datei selbst gespeichert. Aus diesem Grund sollten sich Administratoren an die folgenden Empfehlungen halten, wenn OneNote-Notizbücher in einer SharePoint Server-Dokumentbibliothek gespeichert werden:

  • Aktivieren Sie nicht die Verwaltung für Nebenversionen. Die Verwaltung von Nebenversionen ist in SharePoint Server 2010 standardmäßig nicht aktiviert.

  • Wenn die Verwaltung von Hauptversionen aktiviert wird, wird empfohlen, einen angemessenen Maximalwert für die Anzahl der zu speichernden Versionen festzulegen. Die Verwaltung von Hauptversionen ist in SharePoint Server 2010 standardmäßig nicht aktiviert.

Softwareversionsanforderungen

Damit Benutzer Dokumente mit Office 2010 gemeinsam erstellen können, müssen diese Dokumente in SharePoint Server 2010 oder SharePoint Foundation 2010 gespeichert sein. Soll die Funktion für die gemeinsame Dokumenterstellung genutzt werden können, muss Word 2010, PowerPoint 2010 oder OneNote 2010 installiert sein.

Ff718249.note(de-de,office.14).gifHinweis:

Die Funktion für die gemeinsame Dokumenterstellung in Office 2010 kann auch ohne SharePoint Server 2010 oder SharePoint Foundation 2010 verwendet werden, wenn die Benutzer über Windows Live SkyDrive-Konten verfügen. Die Verwendung der gemeinsamen Dokumenterstellung ohne SharePoint Server 2010 oder SharePoint Foundation 2010 ist nicht Gegenstand dieses Artikels.

Gemeinsame Dokumenterstellung in einer gemischten Office-Umgebung

Manche Organisationen möchten die gemeinsame Dokumenterstellung in einer Umgebung verwenden, in der die Benutzer unterschiedliche Versionen von Office verwenden.

Gemischte Umgebung mit Microsoft Office PowerPoint und Word 2007

Benutzer früherer Versionen von PowerPoint und Word können in SharePoint Server 2010 gespeicherte Dokumente genau wie in vorherigen Versionen von SharePoint gemeinsam nutzen und bearbeiten. Die Benutzer können jedoch nicht gleichzeitig mit der gemeinsamen Dokumenterstellung an diesen Dokumenten arbeiten. Für eine optimale Zusammenarbeit in PowerPoint und Word wird empfohlen, dass alle Benutzer mit Office 2010 arbeiten. Benutzer von Office PowerPoint und Word 2007 werden keinen wesentlichen Unterschied zwischen der Verwendung der bisherigen Version und der Verwendung von Office 2010 bemerken. Wenn Office 2007-Benutzer beispielsweise ein in Office 2010 gespeichertes Dokument öffnen, das zurzeit von einem anderen Benutzer bearbeitet wird, wird eine Meldung angezeigt, aus der hervorgeht, dass das Dokument verwendet wird, und die Benutzer können das Dokument nicht bearbeiten. Wenn das Dokument nicht von einem anderen Benutzer bearbeitet wird, können Office 2007-Benutzer das Dokument wie gewohnt öffnen. Wenn ein Office 2007-Benutzer ein Dokument öffnet, wird das Dokument gesperrt und kann von Benutzern von Office 2010 nicht mit der gemeinsamen Dokumenterstellung bearbeitet werden. Dieses Verhalten entspricht früheren Versionen von SharePoint.

Gemischte Umgebung mit Microsoft Office OneNote 2007

OneNote 2010 ist mit dem Office OneNote 2007-Dateiformat abwärtskompatibel und unterstützt die gemeinsame Dokumenterstellung mit Benutzern von OneNote 2007. In gemischten Umgebungen müssen Notizbücher im OneNote 2007-Dateiformat gespeichert werden, damit Benutzer von OneNote 2007 und OneNote 2010 gemeinsam am Notizbuch arbeiten können. Durch die Aktualisierung auf das OneNote 2010-Dateiformat erhalten die Benutzer jedoch Zugriff auf eine Reihe zentraler Features, einschließlich der Kompatibilität mit Microsoft OneNote Web App, wodurch auch den Benutzern, auf deren Computern keine Version von OneNote installiert ist, die Bearbeitung und gemeinsame Erstellung von Notizbüchern ermöglicht wird.

OneNote 2010 bietet die Möglichkeit, OneNote 2007-Dateien jederzeit auf OneNote 2010-Dateien zu aktualisieren. Organisationen, die von einer gemischten Umgebung auf eine einheitliche Umgebung mit Office 2010 umstellen, steht somit ein einfacher Upgradepfad zur Verfügung.

Leistung und Skalierbarkeit

Die SharePoint Server 2010- und Office 2010-Anwendungen wurden im Hinblick auf die Minimierung der Auswirkungen der gemeinsamen Dokumenterstellung auf die Leistung und Skalierbarkeit in einer Umgebung entworfen. In Office-Clients werden nur dann Informationen zur gemeinsamen Dokumenterstellung an den Server gesendet oder vom Server heruntergeladen, wenn mehr als ein Autor das Dokument bearbeitet. Wenn ein einziger Benutzer ein Dokument bearbeitet, ist die Auswirkung auf die Leistung mit der vorheriger Versionen von SharePoint Server vergleichbar.

Die Office-Clients sind so konfiguriert, dass die Auswirkungen auf den Server reduziert werden. Hierzu wird die Häufigkeit der Synchronisierungsaktionen im Zusammenhang mit der gemeinsamen Dokumenterstellung reduziert, wenn der Server stark ausgelastet ist oder wenn der Benutzer das Dokument nicht aktiv bearbeitet. Dadurch werden die allgemeinen Auswirkungen auf die Leistung weiter reduziert.

Änderungsverlauf

Datum Beschreibung

2010/05/29

Erstveröffentlichung

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