Übersicht über die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint 2013

 

**Gilt für:**SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online, SharePoint Server 2013

**Letztes Änderungsdatum des Themas:**2018-03-07

Zusammenfassung: Enthält Informationen zur gemeinsamen Dokumenterstellung sowie zu den Berechtigungen und Softwareversionen, die für die gemeinsame Erstellung in SharePoint 2013 und SharePoint Online erforderlich sind.

Zielgruppe: IT-Spezialisten

verwenden Sie das Feature der gemeinsamen Dokumenterstellung in SharePoint Server 2013 oder SharePoint Online, um mehreren Benutzern jederzeit die Arbeit an einem Dokument zu ermöglichen, ohne jeweils in Konflikt mit den Änderungen der anderen Benutzer zu geraten. Die gemeinsame Dokumenterstellung beseitigt Hindernisse bei der Zusammenarbeit an serverbasierten Dokumenten und unterstützt Organisationen dabei, Gemeinkosten in Verbindung mit der herkömmlichen Dokumentfreigabe durch Austausch von Anhängen zu verringern. Diese Funktion erfordert kein zusätzliches Serversetup und ist der standardmäßige Zustand von Dokumenten in SharePoint Server 2013 und SharePoint Online. Die Funktion der gemeinsamen Dokumenterstellung wird durch Verwendung derselben Tools und Technologien gehandhabt, die bereits für SharePoint zur Verfügung stehen. Sie sollen den Aufwand der Administratoren verringern.

Office stellt eine Funktion zur gemeinsamen Dokumenterstellung für Word, PowerPoint, OneNote und Visio bereit. Wenn Sie SharePoint Online verwenden oder SharePoint Server 2013 für die Verwendung von Office Web Apps Server konfiguriert haben, können Benutzer Dokumente gemeinsam in Word, PowerPoint, Excel und OneNote Web Apps erstellen.

Wichtig

Dieser Artikel wendet sich an IT-Experten. Er soll bei der Planung einer gemeinsamen Dokumenterstellung in einer Organisation helfen.
Benötigen Sie Hilfe bei der gemeinsamen Dokumenterstellung? Navigieren Sie zu Zusammenarbeit an Dokumenten und gemeinsame Dokumenterstellung. Hier finden Sie weitere Informationen zur Verwendung der Funktionen zur gemeinsamen Dokumenterstellung und Versionsverwaltung in SharePoint Server 2013.

Inhalt dieses Artikels:

  • Gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint Server 2013 und SharePoint Online

  • Benutzerfreundlichkeit bei der gemeinsamen Dokumenterstellung in SharePoint 2013 und SharePoint Online

  • Wichtige Planungsüberlegungen für die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint 2013 and SharePoint Online

  • Planungsüberlegungen für die gemeinsame Dokumenterstellung in OneNote-Notizbüchern

  • Überlegungen zu Leistung und Skalierbarkeit bei der gemeinsamen Dokumenterstellung in SharePoint 2013 und SharePoint Online

Gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint Server 2013 und SharePoint Online

Bei der herkömmlichen Zusammenarbeit werden Dokumente über E-Mail-Anhänge freigegeben. Die Verfolgung von Versionen und Bearbeitungen durch mehrere Autoren ist für die Benutzer schwierig und zeitraubend. E-Mail-Systeme müssen mehrere Kopien eines Dokuments speichern, und erhöhter Netzwerkverkehr ist die Folge der wiederholten Versendung von Dokumenten.

Dank eines ständigen Zugriffs auf aktuelle Dokumentversionen, der Möglichkeit der Verfolgung früherer Versionen und einer zentralisierten Verwaltung konnte SharePoint diese Probleme beim Speichern von Dokumenten für die Zusammenarbeit verringern.

Aber diese Lösung war noch nicht perfekt. Ist ein Dokument bei einem Autor geöffnet, können andere Autoren dieses nicht bearbeiten. Vergisst ein Autor, das Dokument zu schließen oder es einzuchecken, werden andere Benutzer auf unabsehbare Zeit ausgesperrt. Dies ist eine Situation, die häufig die Hilfe durch die IT-Abteilung verlangt.

Die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint Server 2013 behebt diese Probleme, indem es die Möglichkeit bereitstellt, dass mehrere Benutzer jederzeit an einem Dokument arbeiten können, ohne dass es zu Konflikten mit den Änderungen durch die anderen Autoren kommt. Beispiel:

  • Mindestens zwei Autoren arbeiten an unterschiedlichen Teilen eines Verbunddokuments. Während ein Autor seinen Abschnitt des Dokuments bearbeitet, arbeitet der anderen an seinem Teil, ohne sich gegenseitig zu unterbrechen.

  • Mehrere Autoren arbeiten an einer Verbundbildschirmpräsentation. Jeder Autor kann der Präsentation Folien hinzufügen und diese bearbeiten, anstatt separat zu arbeiten und zu versuchen, mehrere Dokumente zusammenzuführen und sie immer konsistent zu halten.

  • Ein Dokument wird an mehrere Fachleute und Beteiligte ausgegeben, und jede dieser externen Personen bearbeitet oder ergänzt das Dokument. Keine dieser Bearbeitungen geht verloren, da alle Personen an einem zentralen Dokument arbeiten, das auf einem Server hinterlegt ist.

Benutzerfreundlichkeit bei der gemeinsamen Dokumenterstellung in SharePoint 2013 und SharePoint Online

Die gemeinsame Dokumenterstellung ist aus Sicht des Endbenutzers eine einfache Sache. Wenn ein Benutzer ein Dokument in Word, PowerPoint, OneNote, Visio oder einer der Office Web Apps bearbeiten möchte, öffnet er es einfach wie immer in SharePoint Server 2013 oder SharePoint Online. Falls ein anderer Benutzer dieses Dokument bereits geöffnet hat, könne beide Benutzer das Dokument gleichzeitig bearbeiten. Die einzige Ausnahme ist, dass Benutzer in Excel Web App nur gemeinsam ein Dokument bearbeiten können, wenn jeder Benutzer über Excel Web App auf die Arbeitsmappe zugreift. Falls einer der beiden Excel (die Clientanwendung) für den Zugriff auf die Arbeitsmappe verwendet, wird die gemeinsame Dokumenterstellung in Excel Web App für diese Arbeitsmappe solange deaktiviert. wie sie in der Clientanwendung geöffnet ist.

Wenn ein Benutzer ein Word-, PowerPoint- oder Word Online-Dokument speichert, werden die anderen Benutzer, die gleichzeitig am Dokument arbeiten, von den neuen Bearbeitungen unterrichtet. Diese Benutzer können dann die Ansicht unmittelbar aktualisieren, um die Änderungen anzuzeigen, oder sie setzen ihre Arbeit fort und sehen sich später die Änderungen an. PowerPoint Web App und Excel Web App speichern automatisch. Die Benutzer können so automatisch alle Änderungen sehen. Die Autoren können die Arbeit des jeweils anderen sehen, und jeder weiß, wer am Dokument arbeitet. Die Versionsverwaltungs- und Verfolgungstools von SharePoint Server 2013 und SharePoint Online schützen das Dokument, sodass Autoren einen Rollback bei nicht gewünschten Änderungen vornehmen können. Wenn Skype for Business aktiviert ist, können die Benutzer den Onlinestatus von gleichzeitigen Autoren sehen und Chats mit den Kollegen starten, ohne das Dokument verlassen zu müssen.

In OneNote und OneNote Web App könne Benutzer über freigegebene Notizbücher unmittelbar Notizen gemeinsam nutzen. Wenn ein Benutzer eine Seite des Notizbuchs bearbeitet, werden diese Änderungen automatisch bei den anderen Benutzern des Notizbuchs synchronisiert, sodass jeder alle Notiz vorliegen hat. Änderungen einer Notizbuchseite durch mehrere Benutzer werden automatisch angezeigt. Dies ermöglicht eine Zusammenarbeit nahezu in Echtzeit. Mit Versionsverwaltung und anderen freigegebenen Funktionen in OneNote können Benutzer Bearbeitungen zurücksetzen, neue Bearbeitungen anzeigen und ermitteln, wer eine bestimmte Änderungen vorgenommen hat.

Die Excel-Clientanwendung unterstützt die gemeinsame Arbeitsmappenerstellung in SharePoint Server 2013 oder SharePoint Online nicht. Die Excel-Clientanwendung verwendet aber die Funktion der freigegebenen Arbeitsmappen, um in Quasiechtzeit eine gemeinsame Erstellung von Arbeitsmappen zu unterstützen, die lokal oder in Netzwerkpfaden (UNC-Pfaden) abgelegt sind. Die gemeinsame Arbeitsmappenerstellung in SharePoint wird durch Verwendung von Excel Web App unterstützt.

Wichtige Planungsüberlegungen für die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint 2013 and SharePoint Online

Es gibt mehrere Aspekte, die Administratoren bei der Planung, wie gemeinsame Dokumenterstellung in ihrer Umgebung einzusetzen ist, berücksichtigen sollten.

Die Funktion der gemeinsamen Dokumenterstellung in SharePoint ist einfach einzurichten und verlangt minimalen Verwaltungsaufwand, aber es sind mehrere Faktoren beim Einrichten und Verwalten zu bedenken:

  • Berechtigungen – Damit mehrere Benutzern dasselbe Dokument bearbeiten können, müssen die Benutzer Bearbeitungsberechtigungen für die Dokumentbibliothek, in der das Dokument gespeichert ist, haben. Am einfachsten ist es, allen Benutzern Zugriff auf die SharePoint-Website, auf der die Dokument liegen, zu erteilen. In den Fällen, in denen nur eine bestimmte Gruppe der Benutzer die Berechtigung haben soll, Dokumente einer bestimmten Bibliothek gemeinsam zu erstellen, kann der Zugriff über SharePoint-Berechtigungen gesteuert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Websiteberechtigungen in SharePoint 2013.

  • Versionsverwaltung –SharePoint Server 2013-Versionsverwaltung verfolgt die Änderungen an Dokumenten, während diese bearbeitet werden, und speichert frühere Versionen zu Referenzzwecken. Diese Funktion ist standardmäßig in SharePoint Server 2013 deaktiviert. SharePoint Server 2013 unterstützt zwei der Arten der Versionsverwaltung: Haupt- und Nebenversionen. Die Verwaltung von Nebenversionen sollte für Dokumentbibliotheken deaktiviert sein, die für die gemeinsame Dokumenterstellung in OneNote verwendet werden, da sie mit den Synchronisierungs- und Versionierungsfunktionen des Produkts in Konflikt geraten könnte. Diese Einschränkung gilt nur für die Verwaltung von Nebenversionen. Hauptversionen können zusammen mit OneNote verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in Wie funktioniert die Versionsverwaltung in einer Liste oder Bibliothek?.

  • Anzahl von Versionen – Die Anzahl der archivierten Dokumentversionen hat Auswirkungen auf die Speicheranforderungen des Servers. Diese Anzahl kann in den Dokumentbibliothekseinstellungen angepasst werden, um die Anzahl archivierter Dokumente zu begrenzen. OneNote-Notizbücher, die häufig aktualisiert werden, führen zu einer Vielzahl von auf dem Server gespeicherten Versionen. Um nicht unnötig Speicherplatz zu vergeuden, sollte der Administrator die maximale Anzahl archivierter Versionen auf eine angemessene Anzahl in Dokumentbibliotheken beschränken, die zum Speichern von OneNote-Notizbüchern verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek

  • Versionierungszeitraum – Der Zeitraum der Versionsverwaltung bestimmt, wie oft SharePoint Server 2013 eine Version eines Word- oder PowerPoint-Dokuments erstellt, das gemeinsam bearbeitet wird. Wenn Sie den Zeitraum auf einen kleinen Wert einstellen, werden Versionen für eine detaillierte Versionsverfolgung häufiger erfasst, erfordern aber auch mehr Speicherplatz auf dem Server. Der Versionierungszeitraum hat keine Auswirkungen auf OneNote-Notizbücher. Sie können diesen Wert durch Anpassen der Eigenschaft "coAuthoringVersionPeriod" auf dem Server ändern. Weitere Informationen zum Anpassen dieser Einstellung finden Sie unter Konfigurieren der Versionsverwaltungsperiode für die gemeinsame Dokumenterstellung in SharePoint 2013.

  • Auschecken – Wenn ein Benutzer ein Dokument für eine Bearbeitung auscheckt, ist es durch diesen Benutzer gesperrt. Dies unterbindet eine gemeinsame Dokumentbearbeitung. Aktivieren Sie nicht die Funktion Auschecken erfordern in Dokumentbibliotheken, in denen gemeinsame Dokumenterstellung verwendet wird. Auschecken erfordern ist in SharePoint Server 2013 standardmäßig nicht aktiviert. Benutzer dürfen Dokumente nicht manuell auschecken, wenn die gemeinsame Dokumenterstellung verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie in Einrichten einer Websitebibliothek für das Anfordern des Auscheckens von Dateien.

Planungsüberlegungen für die gemeinsame Dokumenterstellung in OneNote-Notizbüchern

Anders als Word und PowerPoint speichert OneNote Versionsinformationen in der Datei selbst. Aus diesem Grund müssen Administratoren dise Empfehlungen beachten, wenn Sie OneNote-Notizbücher in einer SharePoint Server 2013-Dokumentbibliothek speichern:

  • Aktivieren Sie nicht die Nebenversionsverwaltung. Die Nebenversionsverwaltung ist in SharePoint Server 2013 standardmäßig nicht aktiviert.

  • Wenn die Hauptversionsverwaltung aktiviert ist, legen Sie eine angemessene maximale Anzahl zu speichernder Versionen fest. Die Hauptversionsverwaltung ist in SharePoint Server 2013 standardmäßig nicht aktiviert.

Überlegungen zu Leistung und Skalierbarkeit bei der gemeinsamen Dokumenterstellung in SharePoint 2013 und SharePoint Online

SharePoint Server 2013- und Office 2016-Anwendungen minimieren die Auswirkungen auf Leistung und Skalierbarkeit, die bei der gemeinsamen Dokumenterstellung in der Umgebung auftreten können. Office-Clients senden oder downloaden erst Informationen über gemeinsame Dokumenterstellung vom Server, wenn mindestens zwei Autoren ein Dokument gemeinsam bearbeiten. Wenn ein einziger Benutzer ein Dokument bearbeitet, gleicht die Leistungseinbuße der früherer Versionen von SharePoint.

Office-Clients werden so konfiguriert, dass sie Serverauswirkungen verringern, indem die Häufigkeit der Synchronisierungsvorgänge in Verbindung mit der gemeinsamen Dokumenterstellung reduziert werden, wenn die Serverauslastung hoch ist oder wenn ein Benutzer nicht aktiv ein Dokument bearbeitet. Dies reduziert die Gesamtleistungseinbußen.

See also

Verwaltung der gemeinsamen Dokumenterstellung in SharePoint 2013

Planen der Steuerelemente für Dokumentversionierung, Inhaltsgenehmigung und Auscheckvorgängen in SharePoint 2013