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Planen der Einhaltung von Vorschriften und der Archivierung in Outlook 2010

Office 2010

Aktualisiert: 17. März 2011

Die Features der Aufbewahrungsrichtlinie und des persönlichen Archivs von Microsoft Outlook 2010 und Exchange Server 2010 bieten Benutzern die Möglichkeit, Vorschriften zur Aufbewahrung von E-Mails einzuhalten. Gleichzeitig verfügen sie über genügend Platz, um ihre unternehmenswichtigen Informationen zu speichern. Der vorliegende Artikel soll Sie beim Planen der Bereitstellung beider Features unterstützen.

Selbst wenn Ihre Organisation die Einhaltung der Vorschriften nicht vollständig durchsetzt, ist das persönliche Archiv eine hervorragende Lösung zum Migrieren Ihrer Organisation weg von persönlichen Microsoft Outlook-Datendateien (PST) oder Archivierungslösungen von Drittanbietern. Mit dem persönlichen Archiv können Benutzer ihre E-Mail-Nachrichten für die Sicherung, Datenwiederherstellung und Einhaltung von Vorschriften in einem verwalteten Speicherort archivieren.

Archivrichtlinien sind nur verfügbar, wenn Sie Outlook 2010 im Rahmen von Microsoft Office Professional Plus 2010 mit einem Exchange Server 2010-Konto verwenden und der Exchange-Administrator das persönliche Archiv aktiviert hat. Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzanforderungen für persönliches Archiv und Aufbewahrungsrichtlinien (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=213850&clcid=0x407).

Inhalt dieses Artikels:

Planen der Bereitstellung einer Aufbewahrungsrichtlinie

Eine Aufbewahrungsrichtlinie ist eine effektive Methode, um E-Mail -Aufbewahrungsrichtlinien für Nachrichten zu erzwingen, die auf einem Server mit Exchange Server 2010 gespeichert sind. Darüber hinaus kann die Aufbewahrungsrichtlinie den Benutzern dabei helfen, ihr Postfachkontingent nicht zu überschreiten. Die Aufbewahrungsrichtlinie kann auf der Postfach-, Ordner- und E-Mail-Ebene verwendet werden und wird nur für E-Mail-Nachrichten unterstützt. Andere Nachrichtentypen wie z. B. Kalender- oder Aufgabenelemente werden für Outlook 2010 und Exchange Server 2010 nicht unterstützt. Zum Erzwingen einer Aufbewahrungsrichtlinie müssen E-Mail-Nachrichten in einem Postfach oder persönlichen Archiv auf einem Computer mit Exchange Server gespeichert werden.

Berücksichtigen Sie bei der Planung der Bereitstellung einer Aufbewahrungsrichtlinie die folgenden wichtigen Schritte:

  • Definieren Sie Richtlinien in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung oder der Abteilung für die Einhaltung von Vorschriften Ihres Unternehmens.

  • Bestimmen Sie ein geeignete Kombination aus Postfach-, Ordner- und Benutzerrichtlinien.

  • Upgraden Sie die Benutzer auf die Aufbewahrungsrichtlinie.

  • Informieren Sie die Benutzer über die Aufbewahrungsrichtlinie.

  • Aktivieren Sie für Benutzer, die überprüft werden, das Anhalten der Aufbewahrungszeit oder der rechtlichen Aufbewahrungspflicht.

Definieren der Aufbewahrungsrichtlinien

Die Festlegung der Aufbewahrungsrichtlinien für Ihre Organisation, Abteilungen und Benutzer sollte in Abstimmung mit Ihrer Rechtsabteilung oder der Abteilung für die Einhaltung von Vorschriften Ihres Unternehmens erfolgen. Für Ihr Unternehmen gelten möglicherweise staatliche oder sonstige Bestimmungen, die mithilfe von Aufbewahrungsrichtlinien erzwungen werden können. Für Abteilungen können unterschiedliche Bestimmungen gelten, weshalb Sie Ihre Richtlinien in logischen, einfach zu verwaltenden Gruppen anordnen sollten. Wenn Sie die Richtlinien kennen, die Ihr Unternehmen einhalten muss, können Sie bestimmen, wie diese Richtlinien am besten implementiert werden.

Persönliche Tags sind die Richtlinien, die Sie Benutzern erteilen können, um sie auf einzelne von ihnen erstellte Nachrichten und Ordner anzuwenden. Bei der Definition der Richtlinien, die Benutzer einhalten müssen, wird empfohlen, nicht mehr als 10 persönliche Tags zu verwenden. Durch mehr Tags könnten die Benutzer überfordert werden. Darüber hinaus werden im Menüband im Katalog Richtlinie zuweisen von Outlook jeweils immer nur 10 persönliche Tags angezeigt. Falls ein Benutzer auf mehr als 10 persönliche Tags zugreifen muss, kann er die Option Weitere Aufbewahrungsrichtlinie im Katalog Richtlinie zuweisen auswählen.

Bestimmen der zu erstellenden Richtlinientypen

Nachdem Sie nun wissen, welche Benutzergruppen welche Aufbewahrungsrichtlinien benötigen, können Sie bestimmen, wie diese Richtlinien implementiert werden sollen.

Es gibt drei Haupttypen von Aufbewahrungsrichtlinien.

  1. Standardrichtlinien-Tag   Diese Richtlinie wird vom Exchange-Administrator bereitgestellt und auf alle vom Benutzer erstellte Ordner und E-Mail-Nachrichten im Postfach eines Benutzers angewendet. Diese Richtlinie kann vom Benutzer nicht geändert werden. Dies ist der einzige Richtlinientyp, der garantiert, dass auf alle E-Mail-Nachrichten mindestens eine Richtlinie angewendet wird.

  2. Aufbewahrungsrichtlinien-Tag   Dieser Richtlinientyp kann auf die folgenden Spezialordner im Postfach des Benutzers angewendet werden:

    • Posteingang

    • Entwürfe

    • Gesendete Elemente

    • Gelöschte Elemente

    • Junk-E-Mail

    • Postausgang

    • RSS-Feeds

    • Synchronisierungsprobleme

    • Aufgezeichnete Unterhaltungen

    Ff800883.note(de-de,office.14).gifHinweis:

    Die Richtlinien in diesen Spezialordnern können nicht vom Benutzer geändert werden, selbst wenn kein Aufbewahrungsrichtlinien-Tag auf den Ordner angewendet ist.

  3. Persönliches Tag   Dieser Richtlinientyp wird dem Benutzer in der Benutzeroberfläche für Aufbewahrungsrichtlinien angezeigt, den er auf von ihm erstellte Ordner und auf einzelne E-Mail-Nachrichten anwenden kann.

    1. Die Benutzer können diese Richtlinien nicht auf die weiter oben in diesem im Abschnitt unter "Aufbewahrungsrichtlinien-Tag" aufgelisteten Spezialordner anwenden.

    2. Die Benutzer können diese Richtlinien auf E-Mail-Nachrichten in Spezialordnern, aber nicht auf den Ordner selbst anwenden.

    3. Die Benutzer können diese Richtlinien auf die von ihnen erstellten eigenen Ordner anwenden.

    Ff800883.note(de-de,office.14).gifHinweis:

    Aufbewahrungsrichtlinien werden von Suchordnern nicht unterstützt, da sie keine E-Mail-Nachrichten enthalten.

Persönliche Tags

Wenn Benutzer eine Aufbewahrungsrichtlinie für einen Ordner oder eine E-Mail-Nachricht festlegen möchten, muss ihnen mindestens ein persönliches Tag bereitgestellt werden. Standardmäßig werden im Menüband im Katalog Richtlinie zuweisen die ersten 10 Richtlinien (persönliche Tags) in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Diese Menüliste enthält die zuletzt verwendeten Richtlinien. Wenn allerdings zusätzliche Richtlinien verwendet werden, werden diese in alphabetischer Reihenfolge im Menüband angezeigt. Wenn ein Benutzer mithilfe des Dialogfelds Ordnereigenschaften eine Richtlinie auf einen Ordner anwendet, wird die komplette Liste verfügbarer persönlicher Tags angezeigt.

Für die für den Benutzer erstellten persönlichen Tags sollten Namen verwendet werden, die den Inhalt, für den diese Richtlinie erforderlich ist, eindeutig beschreiben. Angenommen, E-Mail-Nachrichten, in denen ein Patent erwähnt wird, müssen 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Erstellen Sie in diesem Fall die Richtlinie "Patentinformationen", und legen Sie 2.555 Tage dafür fest. Die Anzahl der Tage wird von Outlook automatisch in ein lesbares Format übersetzt, und der Aufbewahrungszeitraum wird an den Titel angefügt. In Outlook wird die Richtlinie demnach als Patentinformationen (7 Jahre) angezeigt.

Sie sollten auch eine Beschreibung der Richtlinie hinzufügen, damit für die Benutzer erkennbar ist, welche E-Mail-Nachrichten für dieses persönliche Tag vorhanden sind. Die Beschreibung sollte detaillierte Angaben zur Art des Inhalts für diese Richtlinie enthalten. Beispiel:
Richtlinie: Patentinformationen (7 Jahre)
Beschreibung: Alle E-Mail-Nachrichten im Zusammenhang mit einem Patent.

Eine Richtlinie wird in der folgenden Reihenfolge auf eine E-Mail-Nachricht angewendet:

  1. Richtlinie in der E-Mail (persönliches Tag)

  2. Richtlinie im Ordner, der die E-Mail enthält

  3. Richtlinie in übergeordneten Ordnern

  4. Richtlinie im Postfach (Standardrichtlinien-Tag)

Beispiel: Ein Benutzer verfügt über den Ordner Finanzdokumente, auf den die Aufbewahrungsrichtlinie Finanzen (– 3 Jahre) angewendet wird. Eine der E-Mail-Nachrichten im Ordner beschreibt Finanzabteilungsrichtlinien und befindet sich zur einfachen Auffindbarkeit im Ordner Finanzdokumente. Der Benutzer kann diese E-Mail-Nachricht mit der Aufbewahrungsrichtlinie Referenz (– Nie) markieren, damit die E-Mail-Nachrichten niemals gelöscht werden, auch wenn die Ordnerrichtlinie Finanzen (– 3 Jahre) lautet.

Verteilerlisten

Wenn in Ihrer Organisation Verteilerlisten verwendet werden, kann die Verwendung eines persönlichen Tags, mit dem E-Mail-Nachrichten nach 1 bis 4 Wochen gelöscht werden, den Benutzern die Verwaltung ihres Postfachkontingents erleichtern. Die Benutzer können eine Outlook-Regel erstellen, um die Richtlinie automatisch auf E-Mail-Nachrichten anzuwenden oder um Nachrichten an einen Ordner zu senden, auf den die Richtlinie angewendet wird.

Vorlaufphase und Schulung für Aufbewahrungsrichtlinien

Die Schulung der Benutzer im Hinblick auf Aufbewahrungsrichtlinien spielt eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass sie sich mit der ordnungsgemäßen Verwendung des Systems auskennen und wissen, wann und weshalb ihre E-Mail-Nachrichten gelöscht werden. Sie sollten darauf achten, dass die Benutzer verstehen, weshalb die Daten aufbewahrt oder gelöscht werden, damit sie persönliche Tags ordnungsgemäß anwenden können und wissen, welche Inhalte nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden.

Empfohlene Schritte:

  1. Weisen Sie den Postfächern der Benutzer Richtlinien zu, und aktivieren Sie für ihre Postfächer Anhalten der Aufbewahrungszeit. Dadurch wird verhindert, dass E-Mail-Nachrichten durch Richtlinien gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Anhalten der Aufbewahrungszeit für ein Postfach (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195158&clcid=0x407).

  2. Geben Sie den Benutzern Anweisungen zur Verwendung der Aufbewahrungsrichtlinien. Erklären Sie, dass die Benutzer während der Vorlaufphase Richtlinien auf Ordner und Nachrichten anwenden müssen, da andernfalls alte Nachrichten möglicherweise gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Zuweisen von Aufbewahrungsrichtlinien zu E-Mail-Nachrichten (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157&clcid=0x407).

  3. Erinnern Sie die Benutzer einige Tage vor Ablauf der Vorlaufphase an den Termin für das Ende der Vorlaufphase.

  4. Deaktivieren Sie zu diesem Termin das Anhalten der Aufbewahrungszeit für die Benutzer.

Es kann eine Weile dauern, bis sich Benutzer an ein neues System gewöhnen. Deshalb spielt das Einrichten einer Vorlaufphase, in der sich die Benutzer mit Aufbewahrungsrichtlinien vertraut machen können, eine sehr wichtige Rolle. Die Benutzer müssen die richtigen persönlichen Tags auf die entsprechenden Ordner anwenden können und sich daran gewöhnen, dass ihre Informationen automatisch gelöscht werden. Es wird empfohlen, dass sich die Benutzer mindestens 3 Monate lang mit der Verwendung von Aufbewahrungsrichtlinien für ihre E-Mail vertraut machen, bevor Sie das Anhalten der Aufbewahrungszeit für die Postfächer der Benutzer deaktivieren. Auf diese Weise können die Benutzer die Features für Aufbewahrungsrichtlinien einsehen und darauf zugreifen, bevor irgendwelche Informationen gelöscht werden. Auf diese Weise können die Benutzer Aufbewahrungsrichtlinien einfacher in ihren Workflow integrieren und besser nachvollziehen, was mit ihren E-Mail-Nachrichten passiert.

Ff800883.Warning(de-de,office.14).gifWarnung:

Ohne Vorlaufphase könnten wichtige E-Mail-Nachrichten gelöscht werden, bevor der Benutzer eine längere Richtlinie anwenden konnte.

Entsprechend sollte während jedes Zeitraums, in dem Benutzer ihre E-Mail-Nachrichten nicht überwachen werden (z. B. bei Abwesenheit während eines längeren Urlaubs oder bei Erziehungsurlaub), für ihre Postfächer das Anhalten der Aufbewahrungszeit aktiviert werden. Dadurch wird verhindert, dass ihre Informationen versehentlich gelöscht werden. Wenn sie wieder an den Arbeitsplatz zurückkehren und ausreichend Zeit zum Überprüfen ihrer E-Mail-Nachrichten hatten, deaktivieren Sie das Anhalten der Aufbewahrungszeit.

Ff800883.Important(de-de,office.14).gifWichtig:

Wenn Sie ein Standardrichtlinien-Tag oder ein Aufbewahrungsrichtlinien-Tag für das Postfach oder für Spezialordner des Benutzers verwenden und der Benutzer mithilfe des Cache-Modus eine Verbindung mit Exchange herstellt, verzeichnet Outlook zunächst einen Leistungsabfall, während die Richtlinieninformationen für das Outlook-Profil aktualisiert werden. Die erforderliche Zeit zum Verarbeiten der Datendatei hängt von deren Größe und der Geschwindigkeit des Computers ab. Die Benutzer sollten über die Leistungsbeeinträchtigung beim Aktualisieren ihres Postfachs informiert werden.

Sie können aber auch das Outlook-Profil des Benutzers löschen und ein neues Profil für dieses Konto erstellen. Wenn der Benutzer Outlook startet, werden von Outlook die E-Mail-Nachrichten mit bereits hinzugefügten Richtlinieninformationen heruntergeladen. In Abhängigkeit von der Postfachgröße des Kontos könnte dies schneller sein als das Aktualisieren des vorhandenen Kontos. Nachdem Sie ein neues Profil mit diesem Konto erstellt haben, müssen alle Nachrichten erneut indiziert werden, um das Suchen in Outlook zu ermöglichen.

Informieren der Benutzer über die Aufbewahrungsrichtlinie

Die Benutzer sollten über die folgenden Aspekte von Aufbewahrungsrichtlinien informiert werden, da dies Auswirkungen auf ihre Arbeitsweise und letztlich die Effektivität der Aufbewahrungsrichtlinien Ihres Unternehmens hat. Weitere Informationen finden Sie unter Zuweisen von Aufbewahrungsrichtlinien zu E-Mail-Nachrichten (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157&clcid=0x407).

  • Die Benutzer sollten die Aufbewahrungsrichtlinien für ihre Ordner überprüfen und ggf. ändern, damit am Ende der Vorlaufphase Nachrichten nicht versehentlich gelöscht werden.

  • Während der Vorlaufphase werden Nachrichten nicht automatisch von den Aufbewahrungsrichtlinien gelöscht.

  • Mit dem Standardrichtlinien-Tag werden alle E-Mail-Nachrichten gelöscht, die älter als die Richtliniendauer sind, außer die Benutzer ändern die Aufbewahrungsrichtlinie für ihre Ordner oder für einzelne E-Mail-Nachrichten. Der Aufbewahrungszeitraum des Standardrichtlinien-Tags sollte eindeutig angegeben werden.

  • Die Benutzer können die Ordnerrichtlinien nicht für Spezialordner wie z. B. die Ordner Posteingang, Gesendete Elemente, und Gelöschte Elemente ändern. Falls eine Richtlinie für die Spezialordner vorhanden ist, sollte sie eindeutig angegeben werden.

  • Wenn die Benutzer eine andere Richtlinie für Nachrichten in einem Spezialordner wünschen, können sie ein persönliches Tag manuell auf diese Nachrichten anwenden.

  • Falls ein Benutzer einer E-Mail-Nachricht ein persönliches Tag hinzufügt, hat dieses persönliche Tag Vorrang vor der Ordnerrichtlinie bzw. dem Standardrichtlinien-Tag.

  • Eine Aufbewahrungsrichtlinie gilt nur für E-Mail-Nachrichten. Deshalb werden alle Besprechungen und Termine in ihren Kalendern nicht gelöscht.

  • Unterordner erben die Aufbewahrungsrichtlinie des übergeordneten Ordners.

  • Nachrichten in Outlook-Datendateien (PST) werden von der Aufbewahrungsrichtlinie nicht gelöscht.

  • Die Benutzer können mithilfe des Katalogs Richtlinie zuweisen im Menüband eine Aufbewahrungsrichtlinie auf eine Nachricht anwenden.

  • Die Benutzer können mithilfe von Ordnerrichtlinie festlegen im Katalog Richtlinie zuweisen eine Aufbewahrungsrichtlinie auf Ordner anwenden.

  • Die Benutzer können eine Liste aller Nachrichten abrufen, die innerhalb von 30 Tagen ablaufen, indem sie Elemente anzeigen, die bald ablaufen im Katalog Richtlinie zuweisen auswählen.

  • Die Benutzer können bestimmen, welche Aufbewahrungsrichtlinie auf eine Nachricht angewendet wird, indem sie den Eintrag unter der CC-Zeile des Lesebereichs oder unten im Inspektor überprüfen.

Benutzer, für die die rechtliche Aufbewahrungspflicht aktiviert ist oder die überprüft werden

Für die rechtliche Aufbewahrungspflicht gibt es in Outlook 2010 und Exchange Server 2010 zwei Optionen, nämlich das Anhalten der Aufbewahrungszeit und das Anhalten aufgrund von Rechtsstreitigkeiten. Beim Anhalten der Aufbewahrungszeit ist es für den Benutzer offensichtlich, dass das Postfach angehalten wurde. Das Anhalten aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erfolgt im Hintergrund, und für den Benutzer ist nicht erkennbar, dass das Postfach überprüft wird.

In der folgenden Tabelle ist zusammengefasst, welche Features für das Anhalten der Aufbewahrungszeit und das Anhalten aufgrund von Rechtsstreitigkeiten verfügbar sind. Die Features Wiederherstellbare Elemente und Kopie bei Schreibvorgang werden in den folgenden Abschnitten erläutert.

Feature Anhalten der Aufbewahrungszeit Anhalten aufgrund von Rechtsstreitigkeiten

Aufbewahrungsrichtlinien werden auf dem Server erzwungen

Nein

Ja. Gelöschte Elemente werden in einem verborgenen Ordner im Postfach des Benutzers erfasst, damit sie nicht vernichtet werden.

Archivrichtlinien werden auf dem Server erzwungen

Nein

Ja

Der Container Wiederherstellbare Elemente kann sich selbst leeren

Ja

Nein

Kopie bei Schreibvorgang ist aktiviert

Nein

Ja

Wiederherstellen gelöschter Elemente

Der Ordner Gelöschte Elemente wiederherstellen in Exchange, der zuvor als Dumpster bezeichnet wurde, stellt einen Speicherbereich für Elemente dar, die vom Benutzer in Outlook, Microsoft Outlook Web Access (OWA) und anderen E-Mail-Clients gelöscht werden. Die Benutzer können in Outlook und OWA gelöschte Elemente wiederherstellen, indem sie auf den Ordner Gelöschte Elemente wiederherstellen zugreifen. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederherstellen gelöschter Elemente (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195172&clcid=0x407).

Standardmäßig werden im Ordner Gelöschte Elemente wiederherstellen gelöschte Elemente 14 Tage lang aufbewahrt oder bis das Speicherkontingent für den Ordner erreicht wird. Im Ordner Gelöschte Elemente wiederherstellen werden Elemente nach dem FIFO-Prinzip (first in, first out) entfernt, falls das Speicherkontingent des Ordners überschritten wird. Wenn das Anhalten aufgrund von Rechtsstreitigkeiten für das Postfach eines Benutzers aktiviert ist, kann der Ordner Gelöschte Elemente wiederherstellen nicht mit diesen Methoden gelöscht werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die gelöschten Daten gesucht und wiederhergestellt werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Grundlegendes zur rechtlichen Aufbewahrungspflicht (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x407).

Kopie bei Schreibvorgang

In Exchange Server 2010 können Sie mit dem Feature Kopie bei Schreibvorgang sicherstellen, dass alle Versionen einer E-Mail-Nachricht gespeichert werden. Mit diesem Feature wird die ursprüngliche Version einer E-Mail-Nachricht kopiert, die geändert und im verborgenen Ordner Versions gespeichert wurde. Die Eigenschaften einer E-Mail-Nachricht, die einen Kopiervorgang auslösen können, finden Sie unter Grundlegendes zur rechtlichen Aufbewahrungspflicht (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x407). Diese Funktionalität wird bei Verwendung des Anhaltens aufgrund von Rechtsstreitigkeiten automatisch aktiviert.

Verwenden des Anhaltens der Aufbewahrungszeit

Wenn ein Benutzer vorhanden ist, dessen E-Mail-Nachrichten überprüft werden und nicht gelöscht werden sollen, kann das Anhalten der Aufbewahrungszeit für das Postfach dieses Benutzers aktiviert werden. Mit dem Anhalten der Aufbewahrungszeit können Sie einen Kommentar in der Backstage-Ansicht anzeigen, mit dem der Benutzer über den Status des Anhaltens der Aufbewahrungszeit informiert wird. Falls Benutzer ein persönliches Archiv verwenden, müssen sie Nachrichten manuell in das Archiv verschieben. Das Anhalten der Aufbewahrungszeit verhindert, dass auf dem Server Nachrichten durch Aufbewahrungs- und Archivrichtlinien gelöscht oder verschoben werden.

Während für das Postfach eines Benutzers das Anhalten der Aufbewahrungszeit aktiviert ist, sollte das Postfachkontingent dieses Benutzers erhöht werden, damit für die Überprüfung relevante E-Mail-Nachrichten beibehalten werden.

Wenn für einen Benutzer das Anhalten der Aufbewahrungszeit aktiviert wird, sollte er über Folgendes informiert werden:

  • Nachrichten werden durch Aufbewahrungs- und Archivrichtlinien nicht mehr gelöscht oder verschoben.

  • Der Benutzer kann Nachrichten manuell in das persönliche Archiv (soweit vorhanden) verschieben.

Verwenden des Anhaltens aufgrund von Rechtsstreitigkeiten

Wenn ein Benutzer vorhanden ist, für den häufig eine rechtliche Überprüfung vorgenommen wird oder der gleichzeitig an vielen Überprüfungen beteiligt ist, können Sie mit dem Anhalten aufgrund von Rechtsstreitigkeiten sicherstellen, dass die E-Mail-Nachrichten aller Benutzer beibehalten werden, ohne dass der Benutzer beim Arbeiten mit E-Mail eingeschränkt wird. Beim Anhalten aufgrund von Rechtsstreitigkeiten wird der Benutzer nicht durch Outlook informiert, dass das Postfach dieses Benutzers angehalten ist. Dies kann bei internen Untersuchungen hilfreich sein.

Mit Aufbewahrungs- und Archivrichtlinien können Benutzer Nachrichten löschen und verschieben, weshalb der Benutzer mit dem Anhalten aufgrund von Rechtsstreitigkeiten so arbeiten kann, als ob er nicht überprüft würde. Im Ordner Gelöschte Elemente wiederherstellen werden alle gelöschten Elemente erfasst, und mit dem Feature Kopie bei Schreibvorgang werden alle Versionen von E-Mail-Nachrichten erfasst. Durch die Kombination dieser Features wird der Aufwand für die Verwaltung von Informationen im Zusammenhang mit einer rechtlichen Überprüfung reduziert. Weitere Informationen finden Sie unter Grundlegendes zur rechtlichen Aufbewahrungspflicht (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x407).

Planen der Bereitstellung eines persönlichen Archivs

Mit einem persönlichen Archiv können Outlook-Datendateien (PST) ersetzt werden, die zum Archivieren von E-Mail-Nachrichten in Ihrer Organisation verwendet werden. Darüber hinaus erhalten die Benutzer zusätzlichen Speicherplatz für E-Mail-Nachrichten, die aufgrund der Einhaltung von Vorschriften aufbewahrt werden müssen.

Berücksichtigen Sie bei der Planung der Bereitstellung eines persönlichen Archivs die folgenden wichtigen Schritte:

  • Bestimmen Sie die Archivrichtlinien Ihrer Organisation.

  • Informieren Sie die Benutzer über das persönliche Archiv.

  • Verwalten Sie die Outlook-Datendateien (PST) in Ihrer Organisation.

Bestimmen der Archivrichtlinien

Standardmäßig werden die folgenden Archivrichtlinien für einen Benutzer erstellt, wenn er ein persönliches Archiv erhält:

  • Default Policy (– 2 years) (Standardrichtlinie (– 2 Jahre)   Die Standardarchivrichtlinie gilt für das gesamte Postfach eines Benutzers. Hiermit werden alle E-Mail-Nachrichten archiviert, deren Empfangsdatum älter als 2 Jahre ist.

  • Personal Tags (persönliche Tags)   Standardmäßig erhalten Benutzer die folgenden persönlichen Tags für ihre Ordner und E-Mail-Nachrichten.

    • 6 Monate

    • 1 Jahr

    • 2 Jahre

    • 5 Jahre

    • Nie

Archivrichtlinien können nicht mithilfe von Exchange auf Spezialordner im Postfach des Benutzers angewendet werden, wie z. B. die Ordner Posteingang und Gesendete Elemente. Standardmäßig erben alle Ordner im Postfach des Benutzers die Standardrichtlinie. Der Benutzer kann jedoch mithilfe von persönlichen Tags die Richtlinie für jeden Ordner oder jede E-Mail-Nachricht ändern.

Informieren der Benutzer über das persönliche Archiv

Die Benutzer sollten über die folgenden Aspekte des persönlichen Archivs informiert werden, da dies Auswirkungen auf ihre Arbeitsweise und die Verwendung dieses Features hat. Wir empfehlen eine Vorlaufphase, in der Archivrichtlinien für die Postfachordner der Benutzer festgelegt werden. Die Benutzer sind dann nicht überrascht, wenn E-Mail-Nachrichten über Nacht in das Archiv verschoben werden.

  • Das persönliche Archiv kann nicht verwendet werden, wenn der Benutzer offline ist oder wenn mit dem Computer mit Exchange Server keine Verbindung hergestellt werden kann.

  • In einem 24-stündigen Zeitfenster werden E-Mail-Nachrichten, die für die Archivierung bereit sind, von Exchange Server automatisch verschoben. Deshalb bemerken Benutzer, die eine Archivrichtlinie für einen Ordner festlegen, keine unmittelbaren Auswirkungen dieser Aktion.

  • Für den Benutzer gibt es keine Möglichkeit, Nachrichten sofort mithilfe von Exchange Server zu archivieren. Nachrichten, die sofort archiviert werden müssen, müssen vom Benutzer in das Archiv verschoben werden.

  • Die AutoArchivierung ist für den Benutzer nicht verfügbar und archiviert keine Nachrichten. Falls Benutzer die AutoArchivierung zum Löschen von Nachrichten oder zum Verschieben von Nachrichten in eine Outlook-Datendatei (PST) eingerichtet haben, müssen sie die entsprechenden Aufbewahrungs- und Archivrichtlinien anwenden, um den gleichen Effekt zu erzielen.

  • Ordner, die im Archiv erstellt werden, weisen dieselbe Aufbewahrungsrichtlinie wie im Postfach auf. Entsprechend weisen Nachrichten im Archiv dieselbe Aufbewahrungsrichtlinie (falls eine solche Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wurde) wie im Postfach auf. Nachrichten mit einer Aufbewahrungsrichtlinie laufen im persönlichen Archiv ab.

Verwalten von Outlook-Datendateien (PST) in Ihrer Organisation

Sie können den Registrierungsschlüssel DisableCrossAccountCopy bereitstellen, wenn Sie sicherstellen möchten, dass die E-Mails Ihrer Organisation nicht aus dem Postfach des Benutzers oder aus der Infrastruktur für die Einhaltung von Vorschriften Ihrer Organisation verschoben werden. Dadurch wird verhindert, dass der Benutzer die Informationen in einer Outlook-Datendatei (PST) speichert oder diese in ein anderes E-Mail-Konto in Outlook kopiert. Diesen Registrierungsschlüssel können Sie bereitstellen, indem Sie ihn manuell der Registrierung des Benutzers hinzufügen oder indem Sie die Einstellung Kopieren und Verschieben von Elementen zwischen Konten verhindern in der Gruppenrichtlinie verwenden.

Dieser Registrierungsschlüssel ermöglicht mehr Kontrolle als die beiden üblicherweise verwendeten Registrierungsschlüssel DisablePST und PSTDisableGrow in Outlook 2010. Da damit verhindert wird, dass Benutzer Daten aus eingeschränkten Konten verschieben, ohne die PST-Verwendung zu begrenzen, können Benutzer persönliche E-Mail-Konten in Outlook verwenden, mit denen E-Mail-Nachrichten an eine PST-Datei übermittelt werden können. Außerdem können Sie Nachrichten in der vorhandenen PST-Datei lesen und aus dieser kopieren. Der Registrierungsschlüssel DisableCrossAccountCopy wird empfohlen, um DisablePST und PSTDisableGrow aus diesen Gründen vollständig überflüssig zu machen. Optional können Sie auch verhindern, dass Benutzer Daten aus ihren synchronisierten Listen in Microsoft SharePoint 2010-Produkte kopieren.

Der Registrierungsschlüssel DisableCrossAccountCopy befindet sich unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\.

Registrierungseintrag Typ Wert Beschreibung Bereitstellung

DisableCrossAccountCopy

REG_MULTI_SZ

Für diesen Registrierungsschlüssel können drei Zeichenfolgenwerte definiert werden:

  1. Mit einem Sternchen (*) wird das Kopieren oder Verschieben von Nachrichten aus einem beliebigen Konto oder einer beliebigen Outlook-Datendatei (PST) eingeschränkt.

  2. Der Domänenname des einzuschränkenden E-Mail-Kontos. Sie können die Domäne der Konten angeben, die Sie einschränken möchten. Beispielsweise contoso.com.

  3. SharePoint   Mit dieser Zeichenfolge wird das Kopieren oder Verschieben von Daten aus allen SharePoint-Listen eingeschränkt.

Definiert Konten oder Outlook-Datendateien (PST), für die das Verschieben oder Kopieren von Daten aus diesem Speicherort nicht zulässig ist.

Diesen Registrierungsschlüssel können Sie bereitstellen, indem Sie ihn manuell der Registrierung des Benutzers hinzufügen oder indem Sie die Einstellung Kopieren und Verschieben von Elementen zwischen Konten verhindern in der Gruppenrichtlinie verwenden.

Sie können aber auch DisableCrossAccountCopy in den Gruppenrichtlinien verwenden, indem Sie die Einstellung Kopieren und Verschieben von Elementen zwischen Konten verhindern unter Benutzerkonfiguration\Administrative Vorlagen\Microsoft Outlook 2010\Kontoeinstellungen\Exchange aktivieren.

Falls in Ihrer Organisation der Registrierungsschlüssel DisablePST oder PSTDisableGrow bereits bereitgestellt wurde, hat dies keine Auswirkungen auf das Verhalten des Registrierungsschlüssels DisableCrossAccountCopy. Wenn der Registrierungsschlüssel DisableCrossAccountCopy mit Outlook 2010 konfiguriert wurde, ignoriert Outlook die Registrierungsschlüssel DisablePST und PSTDisableGrow. In einem solchen Szenario können Outlook-Datendateien (PST-Dateien) nicht vollständig gelöscht werden. Es können jedoch keine Unternehmensdaten in Outlook-Datendateien (PST-Dateien) verschoben werden, wenn der Schlüssel DisableCrossAccountCopy festgelegt ist.

Wenn einige Ihrer Benutzer nicht mit Outlook 2010 arbeiten, können alle drei Schlüssel gleichzeitig bereitgestellt werden. Für die meisten Organisationen sind die Registrierungsschlüssel DisablePST und PSTDisableGrow jedoch nicht erforderlich.

Im Folgenden werden die Methoden aufgelistet, mit denen das Kopieren oder Verschieben von E-Mail-Nachrichten aus einem Konto oder aus einer Outlook-Datendatei (PST) eingeschränkt wird:

  • Benutzer können Nachrichten nicht per Drag & Drop aus einem eingeschränkten Konto in ein anderes Konto oder eine Outlook-Datendatei (PST) kopieren.

  • Benutzer können Nachrichten nicht mit dem Menü Verschieben aus einem eingeschränkten Konto in ein anderes Konto oder eine Outlook-Datendatei (PST) verschieben oder kopieren.

  • Bei Verwendung der AutoArchivierung können für alle Konten, die eingeschränkt wurden, keine Daten archiviert werden.

  • Im Menü Postfach aufräumen der Backstage-Ansicht werden für die Archivierungsoption keine eingeschränkten Konten als Option für die Archivierung aufgelistet.

  • Mit Regeln werden Nachrichten aus den eingeschränkten Konten verschoben.

  • Benutzer können Nachrichten nicht aus eingeschränkten Konten exportieren.

  • Mit dem Feature zum Aufräumen werden redundante Komponenten von E-Mail-Konversationen in eingeschränkten Konten nicht gelöscht.

Sie können den Registrierungsschlüssel DisableCopyToFileSystem bereitstellen, wenn Sie verhindern möchten, dass Benutzer Nachrichten aus eingeschränkten Konten auf ihre Computer verschieben oder kopieren.

Der Registrierungsschlüssel DisableCopyToFileSystem befindet sich unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\.

Registrierungseintrag Typ Wert Beschreibung Bereitstellung

DisableCopyToFileSystem

REG_MULTI_SZ

Für diesen Registrierungsschlüssel können drei Zeichenfolgenwerte definiert werden:

  1. Mit einem Sternchen (*) wird verhindert, dass der Benutzer Nachrichten aus einem beliebigen Konto oder einer beliebigen Outlook-Datendatei (PST) auf den Computer zieht.

  2. Der Domänenname des einzuschränkenden E-Mail-Kontos. Sie können die Domäne der Konten angeben, die Sie einschränken möchten. Beispielsweise contoso.com.

  3. SharePoint   Mit dieser Zeichenfolge wird das Ziehen von Daten aus allen SharePoint-Listen auf den Computer eingeschränkt.

Definiert Konten oder Outlook-Datendateien (PST), für die das Ziehen von Nachrichten auf den Computer nicht zulässig ist.

Diesen Registrierungsschlüssel können Sie bereitstellen, indem Sie ihn manuell der Registrierung des Benutzers hinzufügen.

Änderungsverlauf

Datum Beschreibung

17. März 2011

2011/03/14

2012/05/16

Erstveröffentlichung

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