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Neuigkeiten in eDiscovery in SharePoint Server 2013

SharePoint 2013
 

Gilt für: SharePoint Server 2013

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2014-06-05

Zusammenfassung: Hier erhalten Sie eine kurze Einführung in eDiscovery- und Compliance-Archiv-Funktionen in SharePoint Server 2013.

Die eDiscovery-Funktionalität in SharePoint Server 2013 bietet verbesserte Methoden zum Schutz Ihres Geschäfts. SharePoint Server 2013 umfasst Folgendes:

  • Eine Websitesammlung, von der aus Sie eDiscovery-Abfragen in mehreren SharePoint-Farmen und Exchange-Servern durchführen und die gefundenen Elemente aufbewahren können.

  • Direktes Beibehalten von Exchange-Postfächern und SharePoint-Websites – einschließlich SharePoint-Listenelemente und SharePoint-Seiten – während Benutzer dennoch mit Websiteinhalten arbeiten können.

  • Unterstützung für das Durchsuchen und Exportieren von Inhalten aus Dateifreigaben.

  • Die Möglichkeit zum Exportieren von ermitteltem Inhalt aus Exchange Server 2013 und SharePoint Server 2013.

In den folgenden Abschnitten wird die neue Funktionalität beschrieben:

In SharePoint Server 2013 wird eine neue Website für die Verwaltung von Suchfällen und -archiven eingeführt. Die Websitevorlage eDiscovery Center erstellt ein Portal, über das Sie auf Suchfälle zugreifen können, um Suchen durchzuführen, Inhalte zu archivieren und zu exportieren. Sie erstellen für jeden Fall eine neue Website, die die Websitevorlage eDiscovery Case verwendet. Jeder Fall ist eine Website für die Zusammenarbeit, die eine Dokumentbibliothek, in der Sie Dokumente zur Verwaltung des Falls speichern können. Außerdem können Sie jedem Fall Folgendes zuordnen:

  • Quellen: Exchange-Postfächer. SharePoint-Websites oder Dateifreigaben, in denen nach Inhalt gesucht werden kann.

  • eDiscovery-Sätze: Kombinationen aus Quellen, Filtern und Informationen dazu, ob Inhalte beibehalten werden sollen. eDiscovery-Sätze werden zum Identifizieren und Beibehalten von Inhalten verwendet.

  • Abfragen: Die Suchkriterien wie z. B. Verfasser, Datumsbereich, Ausdrücke in Freitextabfrage und Suchbereich. Abfragen werden zum Identifizieren von zu exportierenden Inhalten verwendet.

  • Exporte: Eine Liste mit allen erstellten Exporten, die sich auf den Fall beziehen.

Wenn eine neue Suche erforderlich ist, z. B. aufgrund eines Rechtsfalls oder einer Überwachung, kann ein Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen einen neuen Fall und eDiscovery-Sätze erstellen, um das bestimmte zu suchende Material zu identifizieren und dann die Websites und Postfächer beizubehalten, in denen der Inhalt gefunden wurde. Anschließend kann der Benutzer Abfragen erstellen, um den relevanten Inhalt weiter einzuschränken, eine Vorschau des Inhalts anzuzeigen und diesen zu exportieren. Wenn der Fall geschlossen ist, werden alle Archive freigegeben, die sich auf den Fall beziehen.

In SharePoint Server 2013 werden Inhalte in Archiven beibehalten, können jedoch von Benutzern noch geändert werden. Der Zustand des Inhalts zur Zeit der Beibehaltung wird aufgezeichnet. Wenn ein Benutzer den Inhalt ändert oder sogar löscht, ist die ursprüngliche beibehaltene Version immer noch verfügbar. Reguläre Benutzer sehen die aktuelle Version des Inhalts. Compliance Officers, die zur Verwendung der eDiscovery-Features von SharePoint Server 2013 berechtigt sind, können auf die ursprüngliche, beibehaltene Version zugreifen.

Compliance-Archive in SharePoint Server 2013 bieten Verbesserungen gegenüber der Archivfunktionalität in früheren Versionen von SharePoint Server. Die folgenden Verbesserungen wurden vorgenommen:

  • Dokumente, Listenelemente, Seiten und Exchange Server 2013-Postfächer können beibehalten werden.

  • Das Beibehalten wird auf der Ebene einer Website vorgenommen. Durch Beibehalten einer Website werden die Inhalte dieser Website beibehalten.

  • Benutzer können weiterhin mit beibehaltenen Inhalten arbeiten. Die Inhalte bleiben am selben Speicherort, und Benutzer können sie bearbeiten, löschen und neuen Inhalt hinzufügen.

  • Ein Benutzer mit Berechtigung zum Ausführen von eDiscovery kann auf die Originalversion von beibehaltenem Inhalt zugreifen.

  • Eine Website oder ein Postfach muss nicht vollständig beibehalten werden. Sie können einen Abfragefilter festlegen, um den Beibehaltungsbereich zu definieren, und nur den Inhalt beibehalten, der dem Abfragefilter entspricht.

In SharePoint Server 2013 können Sie die Ergebnisse einer eDiscovery-Suche für den späteren Import in ein Überprüfungstool exportieren. Sie können den gesamten Inhalt exportieren, der einem eDiscovery-Fall zugeordnet ist. Dazu gehört Folgendes:

  • Dokumente: Dokumente werden aus Dateifreigaben exportiert. Dokumente und zugehörige Versionen werden aus SharePoint Server 2013 exportiert.

  • Listen: Wenn ein Listenelement in den eDiscovery-Abfrageergebnissen enthalten war, wird die vollständige Liste als Datei mit kommagetrennten Werten (CSV) exportiert.

  • Seiten: SharePoint-Seiten wie z. B. Wikiseiten oder Blogs werden als MIME HTML (MHT)-Dateien gespeichert.

  • Exchange-Objekte: Elemente in einem Exchange Server 2013-Postfach wie z. B. Aufgaben, Kalendereinträge, Kontakte, E-Mail-Nachrichten und Anhänge werden als PST-Datei exportiert.

Ein XML-Manifest, das den Anforderungen des Electronic Discovery Reference Model (EDRM) entspricht, bietet einen Überblick über die exportierten Informationen.

In SharePoint Server 2013 können Sie eDiscovery für SharePoint-Farmen, Exchange-Server und Dateifreigaben zentral verwalten. In einem eDiscovery Center stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Erstellen Sie einen Fall, definieren Sie eine Abfrage, und durchsuchen Sie dann SharePoint Server 2013, Exchange Server 2013 und Dateifreigaben nach Inhalten, die mit der Abfrage übereinstimmen.

  • Exportieren Sie den gesamten identifizierten Inhalt.

  • Behalten Sie Elemente in SharePoint Server 2013 oder Exchange Server 2013 direkt bei.

  • Verfolgen Sie Statistiken nach, die sich auf den Fall beziehen.

Zum Implementieren von eDiscovery im gesamten Unternehmen konfigurieren Sie die SharePoint Server 2013-Suchen so, dass sie alle Dateifreigaben und Websites durchforsten, die auffindbaren Inhalt enthalten. Die zentrale Suchdienstanwendung konfigurieren Sie so, dass sie Ergebnisse aus Exchange Server 2013 enthält. Alle Inhalte aus SharePoint Server 2013, Exchange Server 2013, einer Dateifreigabe oder einer Website, die von der Suche oder Exchange Server 2013 indiziert werden, können im eDiscovery Center gefunden werden.

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