Vorteile des Exchange Hosted Archives

Letzte Änderung des Themas: 2011-05-12

EHA bietet in verschiedenen wesentlichen Bereichen außergewöhnliche Vorteile:

• Die Annehmlichkeiten eines gehosteten Diensts: EHA bietet eine vollständige Nachrichtenarchivierung für Ihre Organisation mit geringen Gesamtbetriebskosten und ohne Investitionen in Hard- oder Software.

• Automatischer Aufbewahrungs- und Kompatibilitätsworkflow EHA wurde entwickelt, um Kunden zu unterstützen, die aufgrund von Unternehmensführungspraktiken (Corporate-Governance-Praktiken) oder Branchenverordnungen elektronische Nachrichten aufbewahren müssen. EHA umfasst vollständig integrierte Workflowtools für die Kompatibilitätsüberwachung, Betriebsprüfung und Berichterstellung.

• Integriertes Suchen und Abrufen von Nachrichten: EHA bietet rollenbasierten Self-Service-Zugriff auf ein zentralisiertes Datenrepository. EHA beinhaltet Tools, mit denen Benutzer Nachrichten suchen, organisieren und wiederherstellen können. Alle Nachrichten sind volltextindiziert, sodass sie bei Bedarf abgerufen, wiederhergestellt oder exportiert werden können.

• Intuitive webbasierte Benutzeroberfläche: Alle Aspekte des Systems – von den Benutzerinteraktionen bis zu administrativen und Überwachungsaufgaben – werden mithilfe einer vertrauten, benutzerfreundlichen Weboberfläche gehandhabt, die den Bedarf an umfangreicher Administration und Benutzerschulung minimiert.

Die einfachen und erweiterten Suchfunktionen in EHA können Ihnen helfen, schnell auf Geschäftsanforderungen zu reagieren, z. B. e-Discovery-Anforderungen, Nachrichtenabruf zum Wiederherstellen von Geschäftsdaten oder interne Untersuchungen.

Einfache Suchen können Datumsangaben, Datumsbereiche und Schlüsselwörter in der Betreffzeile, im Nachrichtentext und in den Anlagen einschließen. Diese Suchen können auf bestimmte Nachrichtengrößen oder Dateitypanlagen oder auf einzelne oder mehrere Absender-/Empfänger-E-Mail-Adressen, Domänen oder Namen beschränkt sein.

EHA umfasst auch eine erweiterte Operatorfunktionalität zum Durchführen von komplexen Suchen. Der Bereich der angezeigten Suchergebnisse hängt von den zugewiesenen Rollen ab. Zum Beispiel können Benutzer, denen die Mitarbeiterrolle zugewiesen ist, nur eigene Archive durchsuchen und Nachrichten anzeigen, die von ihnen oder an sie gesendet wurden.

Für eine einfache Organisation können Sie Suchergebnisse oder bestimmte Nachrichten in vom Benutzer erstellten Ordnern innerhalb des Archivs speichern. Einem bestimmten Ordner können Suchen zugewiesen werden, um die Ergebnisse weiter zu verfeinern. Sie können Ihre Ordner auch für andere freigeben. Beispielsweise können Mitglieder eines Teams, das an einer Untersuchung arbeitet, Ordner untereinander freigeben, um Daten nochmals zu überprüfen. Sie können im Archiv sogar ein Konto für einen externen Benutzer erstellen, z. B. für einen externen Anwalt oder Revisor, und nur die in einem Ordner organisierten Daten für den externen Benutzer freigeben. So kann der Bereich eingeschränkt werden, auf den der externe Benutzer Zugriff hat, und der Umfang der zu überprüfenden Nachrichten reduziert werden.

Mit EHA können Sie die laufende Geschäftskommunikation überwachen, um die Kompatibilitäts- oder Qualitätskontrollrichtlinien in regelmäßigen Abständen zu erzwingen. Viele in den USA ansässige Finanzdienstleistungsunternehmen unterliegen den Vorschriften der Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) und der Security and Exchange Commission (SEC). Eine der Vorgaben der Regel 3010 der FINRA (früher die National Association of Securities Dealers [NASD]) ist, dass Unternehmen die Geschäftskommunikation ihrer Mitarbeiter überprüfen, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Personal, Kompatibilitäts-Verantwortliche und andere Unternehmensbereiche können die EHA-Überwachungsfunktionalität auch nutzen, um sicherzustellen, dass Abteilungen und Mitarbeiter die internen Richtlinien zur Unternehmensführung befolgen, z. B. Einstellungspraktiken und allgemeines Geschäftsgebaren. Organisationen können auch die E-Mails, die von Kundendienstmitarbeitern an Kunden gesendet werden, im Hinblick auf die Qualitätssicherung überwachen.

Mit der EHA-Aufsichtsfunktion können Sie Supervisor- und Mitarbeiterbeziehungen festlegen und einen Workflow für Nachrichten einrichten, damit diese nach dem Senden von einem Supervisor überprüft werden. EHA stellt die folgenden Mechanismen zum Erfassen von Nachrichten zwecks Prüfung bereit:

• Übereinstimmende Schlüsselwörter/Ausdrücke in E-Mails, Sofortnachrichten und Bloomberg-Nachrichten – das Bloomberg-Messagingsystem ist ein Standardkommunikationstool innerhalb der Finanzmarkt-Community

• Zufällige Stichprobenentnahme (Sampling) bei Nachrichten auf Grundlage eines angegebenen Prozentsatzes

• Sowohl Schlüsselwortabfragen als auch Sampling

Die Organisation kann benutzerdefinierte Wörterbücher für verschiedene Geschäftsanforderungen erstellen, zusätzliche Listen einschließen und neue Schlüsselwörter hinzufügen, um übereinstimmende Nachrichten zu erfassen. Sie können für Einzelpersonen auch verschiedene Samplingprozentsätze für ein- und ausgehende E-Mails, Sofortnachrichten und Bloomberg-Nachrichten festlegen. Sie können sogar Kompatibilitätssuchen zu Testzwecken ausführen, um zu prüfen, ob mit den vorgeschlagenen Samplingkriterien die erwarteten Ergebnisse bereitgestellt werden, oder eine bestimmte Kompatibilitätssuche ausführen.