Erstellen und Verwalten von Ordnern
Letzte Änderung des Themas: 2011-04-07
Ordner ermöglichen das schnelle Organisieren und Finden von Nachrichten. Sie können neue Ordner im Bereich Nachrichten unter Eigene Ordner auf den Registerkarten Nachrichten, Überprüfen und Suche erstellen. Sie können in diese Ordner auch Nachrichten kopieren, Nachrichten gemäß eigenen Workflowanforderungen organisieren sowie Ordner und deren Inhalt für andere Benutzer freigeben.
Erstellen von Ordnern
Klicken Sie in der Archivanzeige im Bereich Nachrichten einer beliebigen Registerkarte mit der rechten Maustaste auf den Ordner Eigene Ordner, und klicken Sie dann auf Neuer Ordner.
Geben Sie im Dialogfeld Ordner erstellen den Namen des zu erstellenden Ordners ein, und klicken Sie dann auf OK.
Umbenennen von Ordnern
Sie können den Namen eines im Ordner Eigene Ordner vorhandenen Ordners ändern. Sie können nur die Ordner umbenennen, die Sie unter Eigene Ordner erstellen. Standardordner wie Eigene Nachrichten oder Eigene Überprüfungen können nicht umbenannt werden. Falls Sie einen für andere Benutzer freigegebenen Ordner umbenennen, gilt diese Änderung automatisch für jeden Benutzer, der zur Anzeige dieses Ordners und seines Inhalts berechtigt ist. Sie können keine Ordner umbenennen, die von anderen Benutzern für Sie freigegeben wurden.
So benennen Sie einen Ordner um
Klicken Sie in der Archivanzeige im Bereich Nachrichten einer beliebigen Registerkarte unter dem Ordner Eigene Ordner mit der rechten Maustaste auf den umzubenennenden Ordner, und klicken Sie dann auf Ordner umbenennen.
Geben Sie im Dialogfeld Ordner umbenennen den neuen Namen ein, und klicken Sie dann auf OK.
Löschen von Ordnern
Sie können alle Ordner löschen, die Sie unter dem Ordner Eigene Ordner im Bereich Nachrichten erstellt haben. Wenn Sie einen Ordner löschen, löschen Sie auch alle Nachrichtenkopien in diesem Ordner. Beachten Sie, dass die Originalnachrichten im ursprünglichen Ordner beibehalten werden. Wenn Sie einen Ordner löschen, den Sie für andere Benutzer freigegeben haben, haben diese Benutzer keinen Zugriff mehr auf den Ordner und dessen Inhalt.
So löschen Sie einen Ordner
Klicken Sie in der Archivanzeige im Bereich Nachrichten einer beliebigen Registerkarte unter dem Ordner Eigene Ordner mit der rechten Maustaste auf den zu löschenden Ordner, und klicken Sie dann auf Ordner löschen.
Klicken Sie auf OK, um den Ordner unwiderruflich zu löschen.
Freigeben von Ordnern
Freigegebene Ordner stellen in der Archivanzeige eine Methode zum Sammeln, Organisieren und Freigeben von Informationen für andere Benutzer im Unternehmen bereit. Sie können unter dem Ordner Eigene Ordner neue Ordner anlegen, Kopien der Nachrichten in jedem Ordner erstellen und diese Kopien dann für andere freigeben.
Sie können die Ordner, die Sie unter dem Ordner Eigene Ordner erstellen, für einen oder mehrere Benutzer freigeben. Alle Nachrichten, die Sie in einen freigegebenen Ordner kopieren, sind für die festgelegten Benutzer verfügbar. Es ist nicht möglich, die Standardordner in der Archivanzeige, z. B. Eigene Nachrichten oder Eigene Überprüfungen, freizugeben.
So geben Sie einen Ordner frei
Klicken Sie in der Archivanzeige im Bereich Nachrichten unter dem Ordner Eigene Ordner mit der rechten Maustaste auf den freizugebenden Ordner, und klicken Sie dann auf Ordner freigeben.
Klicken Sie im Dialogfeld Ordner freigeben auf Benutzer hinzufügen.
Wählen Sie im Dialogfeld Benutzerkonten auswählen die Benutzer aus, für die Sie den Ordner freigeben möchten.
Hinweis
Sie können anhand des Vornamens, Nachnamens oder E-Mail-Alias nach Benutzern suchen und die Ergebnisse in auf- oder absteigender Reihenfolge sortieren. Sie können den Ordner auch für einen oder mehrere Benutzer freigeben.
Klicken Sie auf Auswählen, und klicken Sie dann auf Schließen.
Entfernen von Freigaberechten für Ordner
Sie können den Zugriff anderer Benutzer auf Ihre Ordner jederzeit aufheben. Wenn Sie den Freigabezugriff für einen Benutzer aufheben, ist der freigegebene Ordner nicht mehr für den Benutzer verfügbar, und er kann die Nachrichten, die Sie in diesen Ordner kopieren, nicht anzeigen.
So heben Sie die Freigabe eines Ordners auf
Klicken Sie in der Archivanzeige unter dem Ordner Eigene Ordner mit der rechten Maustaste auf den Ordner, für den Sie die Freigabe aufheben möchten, und klicken Sie dann auf Ordner freigeben.
Wählen Sie im Dialogfeld Ordner freigeben die Benutzer aus, für die Sie den Zugriff aufheben möchten, und klicken Sie dann auf das Symbol Löschen.
Klicken Sie im Dialogfeld Ordner freigeben auf OK.
Anzeigen von freigegebenen Ordnern
Sie können Nachrichten in jedem Ordner anzeigen, der von einem anderen Benutzer für Sie freigegeben wurde. Freigegebene Ordner werden in der Archivanzeige im Bereich Nachrichten auf den Registerkarten Nachrichten und Suche im Ordner Ordner anderer Personen angezeigt.
So zeigen Sie freigegebene Nachrichten an
Erweitern Sie in der Archivanzeige den Ordner Ordner anderer Personen, um die Ordner anzuzeigen, die von anderen Benutzern für Sie freigegeben wurden.
Klicken Sie auf den gewünschten Ordner.
Doppelklicken Sie im zentralen Bereich auf die gewünschte Nachricht.
Kopieren von Nachrichten in Ordner
Sie können Nachrichten in beliebige Ordner kopieren, die Sie im Ordner Eigene Ordner erstellen, damit Sie (oder andere Benutzer) diese Nachrichten später lesen oder exportieren können.
So kopieren Sie Nachrichten
Aktivieren Sie in der Archivanzeige auf der Registerkarte Nachrichten oder Suche im zentralen Bereich die Kontrollkästchen neben den Nachrichten, die Sie kopieren möchten.
Klicken Sie im Bereich Aufgaben auf In Ordner kopieren.
Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
Wählen Sie einen Ordner aus, in den die ausgewählten Nachrichten kopiert werden sollen.
Erstellen Sie einen neuen Ordner.
Klicken Sie auf Auswählen.