Info zu Reise- und Spesenworkflows

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Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Mithilfe des Workflowsystems in Microsoft Dynamics AX können Sie einen Prüfprozess für Spesenabrechnungen in Reisekosten und Spesen einrichten. Sie können einen Workflow einrichten, um zu bestimmen, wer Spesenabrechnungen unter den folgenden Kriterien genehmigt:

  • Die Mitarbeiterunterstellungshierarchie und die vordefinierten Genehmigungslimits

  • Finanzdimensionen und Projektzuständigkeit

  • Zuweisung zu bestimmten Benutzern oder Benutzergruppen

Workflowgenehmigungen können für Spesenabrechnungen, Reiseanforderungen, Barvorschüsse, Kreditkartenstreitigkeiten und Mehrwertsteuer (MwSt.)-Beitreibung erstellt werden.

Beispiel

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für einen Spesenverwaltungsworkflow für eine Spesenabrechnung:

  1. Ein Mitarbeiter erstellt und speichert eine Spesenabrechnung.

  2. Der Mitarbeiter übermittelt die Spesenabrechnung zur Genehmigung. Die genehmigende Person wird basierend auf den Regeln identifiziert, die definiert wurden, als der Standardworkflow eingerichtet wurde.

  3. Die genehmigende Person wird benachrichtigt, dass eine zu genehmigende Spesenabrechnung vorliegt. Die genehmigende Person prüft die Spesenabrechnung und überprüft, dass die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

    • Die Ausgaben verstoßen nicht gegen Ausgabenrichtlinien. Wenn Ausgaben eine Richtlinie verletzen, überprüft die genehmigende Person, dass eine gültiger Geschäftsbegründung im Bericht enthalten ist.

    • Der Spesenabrechnung sind elektronische Belege angefügt.

  4. Die genehmigende Person genehmigt die Spesenabrechnung.

  5. Die Spesenabrechnung wird dem Kreditorenkoordinator zur Buchung zugewiesen.

    • Wenn die automatische Buchungen konfiguriert ist, wird die Spesenabrechnung für die Zahlung verarbeitet, und der Status der Spesenabrechnung wird aktualisiert.

    • Wenn die automatische Buchung nicht konfiguriert ist, überprüft der Kreditorenkoordinator, dass alle ursprünglichen Zugänge gesendet wurden und dass die Zugänge den Ausgaben in der Spesenabrechnung entsprechen. Alle Steuercodes, die auf der Spesenabrechnung eingegeben werden, müssen ebenfalls auf Korrektheit geprüft werden. Nachdem diese Anforderungen überprüft wurden, wird die Spesenabrechnung gebucht.

Nachdem die Spesenabrechnung gebucht wurde, wird die Zahlung für die Spesenabrechnung autorisiert und dem Mitarbeiter erstattet.