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Planen der Dokumentkonvertierung für Office 2010

Office 2010

Veröffentlicht: 2012/05/16

Da Ihr Unternehmen von den Inhalten abhängt, die es tagtäglich erstellt, bearbeitet und nutzt, müssen Sie die möglichen Auswirkungen einer Microsoft Office 2010-Migration auf diese Inhalte kennen. Eine wichtige Frage, die beantwortet werden muss, lautet, ob einige oder alle binären Office-Dateien in das Open XML-Format konvertiert werden sollen. In vielen Fällen können Organisationen ein Konvertierungsprojekt auf geschäftswichtige Dateien begrenzen und für die restlichen Dateien den Kompatibilitätsmodus nutzen. Dagegen haben Organisationen mit vorgeschriebenen Dokumentverwaltungsprozessen und geltenden Aufbewahrungs-, Überwachungs- und Klassifizierungsrichtlinien ggf. geschäftliche Anforderungen, die eine umfassende Konvertierung nötig machen. Organisationen, die mit 2007 Office System arbeiten und das Open XML-Dateiformat bereits als Standard eingeführt haben, müssen vorhandene Open XML-Dateien für den Einsatz mit Office 2010 nicht konvertieren oder anpassen.

Inhalt dieses Artikels:

Übersicht über die Dateikonvertierung in Office 2010

Bei der Planung der Migration zu Office 2010 müssen Sie erwägen, ob einige oder alle binären Office-Dateien, z. B. DOC-, PPT- und XLS-Dateien, in Ihrer Organisation in das Open XML-Format konvertiert werden sollen. Das Open XML-Format, das mit dem 2007 Office System eingeführt wurde, ist ein auf XML basierendes Dateiformat, das im Vergleich zu Binärdateien Vorteile wie eine geringere Dateigröße und höhere Informationssicherheit bietet. Eine auf Office 2010 und dem Open XML-Format basierende Standardisierung dient zur Behebung von Kompatibilitätsproblemen, die auftreten können, wenn Benutzer mit unterschiedlichen Dateiformaten und Office-Versionen arbeiten. Die meisten Dateien werden jedoch wie erwartet in Office 2010 geöffnet, wenn Benutzer den Kompatibilitätsmodus nutzen. Deshalb muss nicht jede Datei konvertiert werden. Wenn der Kompatibilitätsmodus Ihre geschäftlichen Anforderungen bei den meisten Dateien erfüllt, können Sie den für die Konvertierung erforderlichen Aufwand verringern, indem Sie sich auf geschäftswichtige Dateien sowie Dateien konzentrieren, bei denen potenzielle Kompatibilitätsprobleme festgestellt wurden.

Nach Abwägen, ob eine vollständige Konvertierung erfolgen oder der Kompatibilitätsmodus genutzt werden soll, stellen viele Organisationen fest, dass die Kompatibilitätsfunktionen in Office 2010 für ihre Anforderungen ausreichen, sodass der Massenkonvertierungsprozess nicht in Frage kommt. Im weiteren Verlauf der Migration haben Office 2010-Benutzer in diesen Organisationen die Möglichkeit, neue Dateien im Open XML-Format zu speichern und binäre Dateien bei der Bearbeitung zu konvertieren. Benutzer, die noch keine Migration zu Office 2010 durchgeführt haben, können Open XML-Dateien mithilfe des Compatibility Packs weiter bearbeiten. Bei dieser offenen Konvertierungsmethode werden die am meisten genutzten Dateien letztlich von den Benutzern in das Open XML-Format konvertiert, während ältere, nicht genutzte Dateien das Binärformat behalten.

Doch die parallele Nutzung von Binär- und Open XML-Dateien ist nicht für alle Organisationen die beste Lösung. Einige Organisationen sollten eine Konvertierung ernsthaft in Betracht ziehen, insbesondere wenn die Migration zu Office 2010 spezifisch für neue Funktionen erfolgt ist. Dies gilt vor allem für Organisationen mit den folgenden Merkmalen:

  • Dokumentverwaltungsprodukte kommen zum Einsatz, und der Speicherort und die Art der Dateien, die von diesen Produkten verwaltet werden, sind bekannt.

  • Dokumente werden mithilfe von Aufbewahrungs-, Kompatibilitäts-, Informationsrechteverwaltungs- oder Überwachungsrichtlinien verwaltet.

  • Geschäftswichtige Dokumente spielen eine zentrale Rolle, deren Verwaltung verbessert werden könnte, indem die IT-Abteilung die Dateien proaktiv konvertiert.

  • Die geringere Dateigröße von Open XML-Dateien (im Vergleich zu Binärdateien) diente als Rechtfertigung für die Migration zu Office 2010.

Der Konvertierungsprozess umfasst das Bestimmen und Bewerten der zu konvertierenden Dateien, die Konvertierung selbst und das Korrigieren von Formatierungs- und anderen Problemen in konvertierten Dokumenten. Microsoft stellt den Office 2010 Migration Planning Manager (OMPM) zur Verfügung, der den Bewertungs- und Konvertierungsprozess unterstützt. Mit den OMPM-Tools können Sie Office 97- bis Office-Dateien auf Konvertierungsprobleme untersuchen, Berichte zur Unterstützung der Analyse der Überprüfungsdaten erstellen, die Überprüfungsdaten speichern und (optional) binäre Office-Dateien in die Open XML-Dateiformate konvertieren. Dieser Artikel enthält Anleitungen zum Bewerten von OMPM und dessen Einsatz in großen Umgebungen. Weitere Informationen zu OMPM finden Sie unter Übersicht über Office Migration Planning Manager für Office 2010. Im Microsoft Download Center (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204300&clcid=0x407) steht OMPM zum Download bereit.

Ist eine Konvertierung für Ihre Organisation das Richtige?

Manche Organisationen verfügen über Tausende oder gar Millionen von Office-Dokumenten im Binärformat. Es müssen überzeugende wirtschaftliche Gründe vorliegen, bevor Sie ein Konvertierungsprojekt dieser Größe auf den Weg bringen. Darüber hinaus müssen Sie damit vertraut sein, wo und in welchen Formaten Dateien gespeichert werden. Wenn die geschäftlichen Anforderungen und der Umfang des Projekts unklar sind, sollten Sie zunächst prüfen, ob das Arbeiten im Kompatibilitätsmodus die geschäftlichen Anforderungen für einige oder alle Dateien in Ihrer Organisation erfüllt. Die folgenden Informationsquellen können Sie bei Ihrer Entscheidung unterstützen:

Die Wahl des Zeitpunkts und Dauer des Office 2010-Migrationsprojekts können sich auch auf den geschäftlichen Nutzen auswirken, den Sie durch eine Konvertierung von Dateien erzielen. Der Nutzen einer Konvertierung von Binärdateien in Open XML im Verlauf einer lang andauernde Migration ist gering, wenn nur wenige Benutzer mit Office 2010 arbeiten. Bei einer lang andauernden Migration können auch mehrere Konvertierungen erforderlich sein, da einige Benutzer früherer Versionen von Office weiter Dateien im Binärformat erstellen. Wenn die geschäftlichen Anforderungen eine Konvertierung erforderlich machen, wird empfohlen, die Benutzer zu bestimmen, die Dokumente gemeinsam nutzen und sie so eng wie möglich gemeinsam zu migrieren. Benutzer von Office 2003 und früheren Versionen müssen zum Anzeigen und Bearbeiten von Open XML-Dateien das Compatibility Pack verwenden. Besuchen Sie zum Überprüfen der Systemanforderungen und Herunterladen des Compatibility Packs das Microsoft Download Center (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204348&clcid=0x407).

Ist OMPM das geeignete Tool für Ihre Organisation?

Wenn Sie sich für das Konvertieren von Office-Binärdateien in das Open XML-Format entscheiden, müssen Sie das Tool bestimmen, mit dem die Bewertung und Konvertierung erfolgen soll. Microsoft bietet für Office 2010 das Tool Office Migration Planning Manager (OMPM) zum Bewerten und Durchführen von Massenkonvertierungen von Binärdateien in das Open XML-Format. Lösungen von Drittanbietern stehen ebenfalls zur Verfügung. Anhand der folgenden Informationen zu OMPM können Sie feststellen, ob OMPM das geeignete Tool für Ihre Organisation ist.

OMPM-Komponenten

OMPM umfasst die folgenden Komponenten:

  • File Scanner   Der OMPM File Scanner (Offscan.exe) ist ein Befehlszeilentool zum Untersuchen von Dateien auf Konvertierungsprobleme auf Clients, Servern und in Dokumentspeichern, auf die über WebDAV zugegriffen werden kann. OMPM bietet zwei Arten von Überprüfungen:

    • Eine intensive Überprüfung, die Sie für Office-Dokumente ausführen können, um Dokumenteigenschaften auf Indikatoren für potenzielle Konvertierungsprobleme zu durchforsten. Dies ist die Standardüberprüfung.

    • Eine oberflächliche Überprüfung, bei der rasch die Office-Dokumente auf dem Computer eines Benutzers oder im Netzwerkdateisystem identifiziert werden.

  • Datenbankunterstützung   OMPM bietet mehrere Batchdateien, mit deren Hilfe Sie die vom OMPM File Scanner generierten XML-Protokolldateien importieren können. Die von OMPM unterstützten Datenbanken sind unter Anforderungen für administrative Computer beschrieben.

  • Berichterstellung   OMPM bietet eine auf Microsoft Access 2010 basierende Berichterstellungslösung mit verschiedenen Berichten zur Analyse und Möglichkeiten zum Definieren von Dateigruppen zur automatischen Verarbeitung.

  • Massenkonvertierung   OMPM enthält mit Office File Converter (OFC) ein Befehlszeilentool zur Massenkonvertierung bestimmter Dateien in die Office 2010-Dateiformate.

  • Versionsextrahierung   OMPM bietet mit dem Version Extraction Tool (VET) ein Befehlszeilentool zum Extrahieren mehrerer gespeicherter Versionen eines Dokuments im Word 97–2003-Format in einzelne Versionsdateien in Office 2010.

Weiterentwicklungen an OMPM 2010

OMPM wurde für Office 2010 mit den folgenden Verbesserungen weiterentwickelt:

  • Massenüberprüfung von Makros auf Kompatibilität   Diese Funktion arbeitet mit vom Tool Office Code Compatibility Inspector (OCCI) bereitgestellter Logik zum Ermitteln der Anzahl potenzieller VBA-Probleme aufgrund von Änderungen am Objektmodell. Eine neue Option in der Datei offscan.ini ermöglicht diese Überprüfung.

  • Massenüberprüfung auf 64-Bit-Kompatibilität   Diese Funktion arbeitet mit von OCCI bereitgestellter Logik zum Ermitteln der Anzahl potenzieller VBA-64-Bit-Deklarierungsprobleme aufgrund der Nutzung von 64-Bit-Office. Eine neue Option in der Datei offscan.ini ermöglicht diese Überprüfung.

  • Datumsfilterung für Überprüfungen   Diese Funktion ermöglicht das Ausschließen der Überprüfung von Dateien, die im angegebenen Zeitraum nicht geöffnet oder geändert wurden.

  • Unterstützung von SQL Server 2008 und SQL Server 2008 R2   Weitere Voraussetzungen für die Nutzung von SQL Server 2008 R2 finden Sie unter Anforderungen für administrative Computer.

Aspekte bei der Entscheidung für OMPM

Wenn Sie den Einsatz von OMPM erwägen, überprüfen Sie die folgenden Details zu OMPM, um zu entscheiden, ob Sie dieses Tool einsetzen möchten oder auf Konvertierungstools von Drittanbietern zurückgreifen.

Von OMPM überprüfte Dateien

OMPM kann eine Überprüfung auf Dateien durchführen, die mit den folgenden Microsoft Office-Anwendungen erstellt werden:

  • Access

  • Excel

  • PowerPoint

  • Project

  • Publisher

  • Visio

  • Word

Eine vollständige Liste der Dateitypen, die für diese Anwendungen überprüft werden, finden Sie im Abschnitt "Von OMPM File Scanner überprüfte Dateien" unter Einrichten von Office Migration Planning Manager File Scanner für Office 2010.

Von OMPM nicht überprüfte Dateien

OMPM überprüft keine PDF-Dateien bzw. keine Dateien, die mit den folgenden Microsoft Office-Anwendungen erstellt wurden:

  • Outlook

  • FrontPage

  • OneNote

  • InfoPath

OMPM überprüft keine Dokumente, die mit einem Kennwort oder mit IRM (Information Rights Management, Verwaltung von Informationsrechte) geschützt sind. Zudem werden in Dokumente eingebettete Objekte von OMPM File Scanner nicht überprüft. Gemeldet wird jedoch, dass das Dokument eingebettete Objekte enthält.

Aspekte bei der Berichterstellung und Korrektur

Für jede überprüfte Datei meldet OMPM den Status No Issue, Grün, Gelb oder Rot. Mit No Issue gekennzeichnete Dokumente sind geeignete Kandidaten für eine Konvertierung. Mit Grün gekennzeichnete Dokumente sind ebenfalls geeignete Kandidaten für eine Konvertierung, da sie nur geringfügige, kosmetische Konvertierungsprobleme aufweisen. Dokumente mit dem Status Gelb oder Rot weisen bekannte Kompatibilitätsprobleme auf, die bewirken, dass veraltete Objekte oder Informationen nicht bzw. nicht wie erwartet konvertiert werden.

Anhand der OMPM-Überprüfungsergebnisse wird deutlich, ob Office-Binärdateien bei einer Konvertierung in das Open XML-Dateiformat Probleme aufweisen. Für jeden überprüften Dateityp zeigt OMPM den Typ und eine kurze Beschreibung des Problems an, das bei einer Konvertierung der Datei auftreten kann. OMPM bietet keine spezifischen Informationen zu potenziellen Kompatibilitätsproblemen, wenn Office-Dateien ihr Binärformat (97-2003 oder älter) behalten oder im Kompatibilitätsmodus geöffnet werden.

OMPM nimmt keine Änderungen vor, um Kompatibilitätsprobleme zu beheben. Der Zweck von OMPM ist nicht die Fehlersuche, sondern das Bestimmen von Kompatibilitätsproblemen, die auftreten können, wenn eine Datei unter Berücksichtigung von Anwendungsfunktionen, die wesentlich geändert oder entfernt wurden, in das Open XML-Format konvertiert wird.

Bei der Überprüfung einer Datei auf Makros gleicht OMPM die Datei mit allen Office-Programmen ab, um zu bestimmen, bei welchen Programmen ggf. Kompatibilitätsprobleme mit der Datei vorliegen. Dies kann auf der Registerkarte Macro Summary in der Spalte Functionality Issue Count zu einer unerwartete großen Anzahl von Problemen führen. Wenngleich die Anzahl überhöht ist, können sie dennoch diese Ergebnisse nutzen, um die Dateien zu bestimmen, die nach einer Konvertierung die meisten Probleme aufweisen. Eine genauere Anzahl von Makroproblemen bei einer gegebenen Datei liefert der Office Code Compatibility Inspector, der auf der Microsoft Technet-Website unter Kompatibilität mit Microsoft Office 2010 zur Verfügung steht.

Vor einer Massenkonvertierung sollten Sie eine Testkonvertierung einiger Beispieldateien durchführen. Ein Benutzer muss die Beispiele nacheinander untersuchen und mit dem Original vergleichen, um festzustellen, ob die Konvertierung zu Darstellungs- oder anderen Problemen geführt hat. Sie müssen auch eine zusätzliche Korrektur für fehlerhafte Makros und Links in konvertierten Dateien einplanen, da OMPM diese Probleme nicht im Rahmen der Konvertierung behebt. Wenn eine automatische Korrektur im Rahmen des Massenkonvertierungsprozesses erforderlich ist, wird empfohlen, Konvertierungslösungen von Drittanbietern ins Auge zu fassen.

Planungsanleitung für den Einsatz von OMPM in großen Umgebungen

Wenn Sie ein Administrator sind, der den Einsatz von OMPM in einer großen Umgebung plant, sind die folgenden Anleitungen hilfreich.

Bestimmen der mit OMPM zu überprüfenden Dateien und diese mit Prioritäten versehen

Arbeiten Sie mit den Geschäftsbereichsverantwortlichen zusammen, um Clients, Server und Dokumentspeicher zu bestimmen, die mit OMPM überprüft werden sollen. Die Geschäftsbereiche müssen außerdem jede Dateigruppe mit einer Priorität oder Bedeutung versehen, damit Sie die Reihenfolge bestimmen können, in der die Überprüfung erfolgen soll. Dateigruppen mit niedriger Priorität können zuletzt, sofern es die Zeit erlaubt, oder gar nicht überprüft werden. Sie können die Benutzer auch über den Überprüfungsvorgang informieren und sie bitten, die Dateien zu kennzeichnen, die konvertiert werden sollten. Indem Sie die Benutzer direkt fragen, können Sie sie über die anstehende Konvertierung informieren und die Anzahl der zu überprüfenden Dateien verringern.

Ggf. ist es einfacher, alle Dateien zu überprüfen und die Dateien anschließend anhand der OMPM-Ergebnisse mit Prioritäten zu versehen. Ein gängiger Zweck von OMPM ist die Ermittlung der Quantität, des Speicherorts, potenzieller Office-Dateikonvertierungsprobleme und des Datums der letzten Änderung von Dateien. Das Datum der letzten Änderung von Dateien von Office-Dateien kann für Entscheider besonders nützlich sein, da sie ggf. feststellen, dass auf die meisten Office-Dateien sehr lange nicht mehr zugegriffen wurde. Dies kann ein Grund sein, die Dateien nicht länger aufzubewahren. In diesem Fall können Sie Netzwerkfreigaben bereinigen, indem veraltete Office-Dateien archiviert werden, um umfassend Speicherplatz freizugeben.

Vorbereiten von Benutzern auf das Arbeiten mit konvertierten Dateien

Microsoft bietet die folgenden Ressourcen, mit deren Hilfe sich Endbenutzer mit der neuen Benutzeroberfläche und neuen Funktionen in Office 2010 vertraut machen können:

  • Schulungsressourcen   Unter Benutzervorbereitung und Schulung (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=202000&clcid=0x407) auf der TechNet-Website finden Sie eine aktuelle Liste mit Schulungsressourcen wie interaktiven Anleitungen, Anleitungen zum Office-Menüband, E-Learning-Kurse usw.

  • Artikel mit Vorgehensweisen   Unter dem Thema Referenz zur Dokumentkompatibilität für Excel 2010, PowerPoint 2010 und Word 2010 in der Office 2010 Resource Kit finden Sie Artikel für Endbenutzer zu Excel 2010, PowerPoint 2010 und Word 2010. Folgende Themen werden behandelt:

    • Aktivieren des Kompatibilitätsmodus

    • Konvertieren von Dateien in das Office 2010-Format (Beenden des Kompatibilitätsmodus)

    • Ausführen der Kompatibilitätsprüfung

    • Funktionen, die sich beim Öffnen einer Office 2010-Datei in einer früheren Version von Office ändern

Tipps zum Überprüfen sehr vieler Dateien mithilfe von OMPM

Der Artikel Office Migration Planning Manager (OMPM) für Office 2010 dient als Ausgangspunkt für den eigentlichen Dateiüberprüfungsprozess. Wenn Sie Millionen Dateien überprüfen möchten, befolgen Sie die folgende Anleitung zum Vereinfachen des Überprüfungsprozesses.

  • Räumen Sie alte Dateien auf, bevor Sie sie überprüfen. Dies ist eine gute Gelegenheit, Ihre Dateifreigaben aufzuräumen und überflüssige Dateien zu archivieren bzw. zu entfernen.

  • Überprüfen Sie keine Dateien, die in den letzten sechs bis zwölf Monaten nicht geändert wurden.   OMPM 2010 unterstützt das Ausschließen von Dateien, die in einem angegebenen Zeitraum weder geöffnet noch bearbeitet wurden. Bestimmen Sie zusammen mit den Geschäftsbereichen, ob die Überprüfung alter Dateien erforderlich ist. Falls nicht, schließen Sie diese Dateien von der Überprüfung und Konvertierung aus. Erstellen Sie nach Abschluss der Migration zu Office 2010 einen Plan zum Entfernen oder Sichern von Dokumenten mit alten Dateiformaten.

  • Konzentrieren Sie sich auf geschäftswichtige Dateien, insbesondere von Gruppen, die komplexe Dokumente erstellen. Bestimmen Sie zusammen mit den Geschäftsbereichen, welche Dokumente als geschäftswichtig gelten und zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften konvertiert werden müssen. Nutzen Sie, falls zutreffend, die Dokumentkomplexität als Grundlage der Prioritäten bei der Dateiüberprüfung. Bestimmte Geschäftsbereiche, z. B. die Finanzabteilung, verfügen zumeist über komplexere Dokumente, die eine sorgfältige Überprüfung und Tests erfordern.

  • Überprüfen Sie freigegebene Ordner zuerst.   Die Dateien in freigegebenen Ordnern sind zentralisierter, und die Ergebnisse können ein gutes Beispiel sein, mit dessen Hilfe Sie bestimmen können, ob weitere Überprüfungen erforderlich sind. Wenn die Dateien beispielsweise älter als ein Jahr sind, können Sie diese Dateien von der Konvertierung ausschließen.

  • Führen Sie mehrere Instanzen von "offscan.exe" aus.   Es wird empfohlen, mehrere Instanzen von File Scanner (horizontale Skalierung) auszuführen, indem eine eindeutige RunID (entsprechend der Festlegung in der Datei offscan.ini) pro Überprüfung verwendet wird. Abgeraten wird vom Einrichten einer einzelnen Instanz von "offscan.exe" zur Anwendung auf eine große Anzahl von Dateien (Vielfache von 10.000).

  • Überprüfen Sie nach Ordnerstruktur.   Verwenden Sie die Ordnerstruktur als logische Dateieinheit, gemäß der die Überprüfung erfolgt. Wenn z. B. ein freigegebener Ordner einen Ordner auf oberster Ebene und Unterordner hat, führen Sie einzelne Überprüfungen der Unterordner aus, anstatt zu versuchen, die Überprüfung des gesamten freigegebenen Ordners auszuführen.

  • Führen Sie "offscan.exe" für mehrere Clients aus. Führen Sie zur horizontalen Skalierung der Anzahl gleichzeitiger Überprüfungen offscan.exe für mehrere Clients aus. Dies ist ein geeigneter Ansatz, da es wahrscheinlich ist, dass kein einzelner Administrator Berechtigungen für die Speicherorte aller freigegebenen Ordner hat. Bei Befolgen dieses Ansatzes können Sie Millionen von Office-Dateien in mehreren Tagen überprüfen.

  • Führen Sie keine vertikale Skalierung mithilfe weiterer Server zur Ausführung von OMPM durch.   Die Konzeption von Offscan.exe unterstützt keine vertikale Skalierung, z. B. den Einsatz leistungsstärkerer Hardware.

  • Überprüfen Sie Clients mit System Center Configuration Manager (SCCM).   Das OMPM-Benutzerhandbuch enthält weitere Einzelheiten zur Bereitstellung von offscan.exe mithilfe von SCCM, zur Ausführung der Überprüfung und zum Erfassen der XML-Protokolldatei der Überprüfung. Weitere Informationen finden Sie unter Ausführen von Office Migration Planning Manager File Scanner für Office 2010.

Tipps für das Auswerten von Millionen von OMPM-Überprüfungsergebnissen

Wenngleich bei der ersten OMPM-Bewertung ggf. Millionen von Dateien gefunden werden, berichten OMPM-Kunden von Microsoft, dass nur 1-2 % dieser Dateien mit potenziellen Konvertierungsproblemen gekennzeichnet werden. Es folgen verschiedene Tipps zum einfacheren Umgang mit den Ergebnissen. Weitere Informationen finden Sie im Thema Analysieren von Office Migration Planning Manager Reports für Office 2010

  • Stellen Sie sicher, dass der Projektplan ausreichend Zeit für die Analyse von OMPM-Ergebnissen vorsieht.   Seien Sie sich bei der Überprüfung im Klaren, dass der OMPM-Bericht für potenzielle Probleme den ungünstigsten Fall darstellt, doch die meisten Warnungen sind nicht schwerwiegend genug, um eine Konvertierung zu verhindern.

  • Das auf Access basierende Berichterstellungstool kann nur Datenbanken bis maximal 1 Mio. Datensätzen anzeigen.   Wenn Sie über mehr Dateien verfügen, werden die folgenden Lösungen in der folgenden Reihenfolge empfohlen:

    • Unterteilen Sie die Überprüfung in mehrere kleine Überprüfungen.

    • Importieren Sie OMPM-Überprüfungsdaten in eine einzelne große Datenbank, und fragen Sie diese direkt ab, anstatt den auf Access basierenden Bericht zu verwenden.

    • Führen Sie eine große Überprüfung durch, doch importieren Sie Untermengen der Dateien in gesonderte Datenbanken.

  • In den Berichten werden keine Duplikate bestimmt.   Versuchen Sie deshalb, die duplizierten Dateien zu entfernen und die Masterdatei zu bestimmen.

  • Untersuchen Sie große Excel- und alte Access-Dateien.   Können für diese Dateien neuere Excel- und Access Services-Funktionen verwendet werden? Müssen diese Dateien zu SQL Server migriert werden?

  • Achten Sie besonders auf Dateien mit enthaltenen Links (und auch auf die untergeordneten Dateien).  Links zu anderen Dokumenten funktionieren ggf. nicht mehr, nachdem die Dateien konvertiert wurden, da sich Dateinamenerweiterungen im Rahmen des Konvertierungsprozesses ändern.

  • Wenn Ihre Organisation mit SharePoint Server arbeitet, erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter, der Sie bei der Migration Ihrer geschäftswichtigen Dateien auf eine SharePoint-Website unterstützt.   Der Anbieter kann Ihre Benutzer auch dafür schulen, Dokumente auf SharePoint-Websites freizugeben, anstatt sie per E-Mail zu versenden.

Änderungsverlauf

Datum Beschreibung

2012/05/16

Erstveröffentlichung

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