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Erstellen von Berichten und Formularen für BI-Planungslösungen und -Szenarien

SharePoint 2010
 

Gilt für: SharePoint Server 2010 Enterprise

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2011-01-25

Finanzierungsplanungsformulare und -berichte können anhand von mehrdimensionalen Datenmodellen mithilfe von Microsoft Excel 2010-PivotTables erstellt werden. Wir werden Formulare als Planungs-PivotTables erstellen, mit denen Plandaten erfasst werden, während Berichte schreibgeschützte PivotTables sind und in erster Linie für die Berichterstellung verwendet werden. Das Hauptaugenmerk hier liegt bei Planungsformularen. Sie sollten unbedingt darauf achten, dass es zwei Arten von PivotTables gibt, nämlich eine systemeigene PivotTable in Excel 2010 und eine PivotTable, die Bestandteil des PowerPivot-Add-Ins ist. In diesem Fall werden wir die ganzheitlichen Vorteile beider Arten von PivotTables betrachten. Das Erstellen von Formularen und Berichten in Excel 2010 bietet die folgenden Vorteile:

  • Information Worker (IW) können mithilfe von PivotTables, für die das Zurückschreiben unterstützt wird, Aktualisierungen an SQL Server Analysis Services-Cubes veröffentlichen.

  • Mit der "Was-wäre-wenn-Analyse" können Information Worker Änderungen an SSAS-Cubes schnell bewerten.

  • Zuweisungs- und Zuordnungseingabe für SSAS-Cubes.

  • PivotTable-Gruppen zum Erstellen gängiger Achsendefinitionen (Zeile, Spalte usw.) für die einfache Wiederverwendung in anderen Formularen und Berichten.

  • MDX-Unterstützung für SSAS-Cubes beim Definieren von PivotTable-Gruppen.

  • Veröffentlichen in SharePoint für die Webberichterstellung.

  • Vollständiger Zugriff auf systemeigene Excel-Formatierungsfunktionen.

  • Vertraute Excel-Umgebung für Information Worker.

Sie sollten jedoch Folgendes beachten:

  • Das Zurückschreiben bei PivotTables bietet wenig Kontrolle über die Bereiche, die für die Eingabe verfügbar sein sollten. Designer müssen möglicherweise Bereiche in der PivotTable manuell aktualisieren, um die Eingabeverfügbarkeit anzuzeigen, können jedoch die Dateneingabe in diesen Bereichen nur verhindern, wenn die SSAS-Sicherheit verwendet wird.

  • Durch die Verwendung der Sicherheit zum Definieren aktualisierbarer Datenbereiche in einer PivotTable kann die Verwaltung von Sicherheitssetups erschwert werden.

  • Das Erstellen von dynamischen Ausdrücken für Zeilen- und Spaltendefinitionen kann sich als schwierig erweisen. Die Auswahl einzelner Member für Dimensionen kann aufwändig und mühsam sein.

  • Information Worker können nicht alle am Datenmodell aktuell vorgenommenen Änderungen anzeigen, was zu Missverständnissen darüber führen kann, was letztlich veröffentlicht wird.

  • Anmerkungen können nicht zusammen mit Finanzdatenaktualisierungen gesendet werden.

In diesem Abschnitt werden wir ein Beispielformular erstellen, um die Flexibilität des PivotTable-Designers von Excel zu veranschaulichen. Dabei wird wie folgt vorgegangen:

PivotTable-Erstellung

  1. Herstellen einer Verbindung mit dem Datenmodell

  2. Erstellen der PivotTable

  3. Entwerfen von Gruppen mithilfe von MDX

  4. Entwerfen des Layouts

  5. Veröffentlichen in SharePoint

  1. Bevor Sie ein Formular erstellen, müssen Sie eine Verbindung mit dem Datenmodell einrichten. Stellen Sie in Excel eine Verbindung mit dem Server mit SQL Server 2008 Analysis Services her, und zeigen Sie die verfügbaren Cubes an, die Sie für die Planung verwenden können.

  2. Für das Beispielformular stellen Sie eine Verbindung mit dem Forecast-Cube in der AdventureWorks Planning-Datenbank her.

Zum Erstellen des Formulars können wir auch eine Verbindung mit dem PowerPivot-Modell herstellen. Öffnen Sie zunächst die Arbeitsmappendatei, in der das PowerPivot-Modell gespeichert ist, also entweder auf dem lokalen Clientcomputer oder in einem SharePoint PowerPivot-Katalog. Fügen Sie an der gewünschten Position der Kalkulationstabelle eine PivotTable ein. Wählen Sie dann Vorhandene Verbindungen aus. Hier können Sie auswählen, von welchem lokalen PowerPivot-Modell ein Formular erstellt werden soll. Anschließend können wir mit dem Erstellen des Formulars beginnen.

Eine PivotTable wird durch Definieren der Achsen erstellt. Zu den Achsen einer PivotTable zählen Zeile, Spalte, Filter und Daten. Zunächst wählen wir in unserem Datenmodell mithilfe der PivotTable-Feldliste die entsprechenden Dimensionen und Eigenschaften aus, die auf den einzelnen Achsen positioniert werden sollen. Für unser Beispielformular sind die in der folgenden Tabelle aufgeführten Daten vorhanden.

 

Zeile Spalte Filter Daten

Product.ProductGroup

Time

Geography

Value

Product.ProductSubGroup

 

Scenario

 

Product.MemberName

 

Account

 

Überlegungen beim Erstellen eines Planungsformulars:

  • Verwenden Sie für Berichtslayout die Option In Tabellenformat anzeigen. Dies ermöglicht eine deutliche Beschriftung der Zeilenüberschriften sowie ein kompaktes Format der im Formular angezeigten Daten.

  • Verwenden Sie PivotTable-Gruppen zum Erstellen asymmetrischer Layouts wie z. B. in Spalten, wo Actual für die ersten drei Monate und Forecast für die restlichen Monate des Jahrs steht. Das Speichern der Spaltendefinition als Gruppen ermöglicht die einfache Wiederverwendung durch andere Formulare.

  • Unterdrücken Sie mithilfe der PivotTable-Optionen leere Zeilen, indem Sie Elemente ohne Daten in den Zeilen anzeigen deaktivieren.

  • Als allgemeine Formularentwurfsregel gilt, dass große zusammenhängende Eingabebereiche zusammengehalten werden sollten, anstatt sie in mehrere Abschnitte mit viel Leerraum dazwischen aufzuteilen. Dies gilt insbesondere, wenn die Plandaten zusammenhängende Datenbereiche mit ähnlicher Berechnungslogik aufweisen. Warum spielt dies eine wichtige Rolle? Information Worker verwenden beim Ausfüllen der Formeln im Arbeitsblatt oft die Zieh- und Auffülltechnik von Excel. Und durch das Zusammenhalten zusammenhängender Eingabebereiche wird die Verwendung durch Information Worker erleichtert.

IT-Spezialisten können MDX zum Entwickeln eines Formulars mithilfe von PivotTable-Gruppen verwenden, um mithilfe der Analysis Services-Cubes angepasstere Berichte zu erstellen. Für PivotTable-Gruppen wählen wir zunächst in PivotTable-Tools unter Berechnungen die Option Felder, Elemente und Gruppen und dann Gruppen verwalten aus. Hier kann durch Einfügen des vordefinierten MDX eine neue Gruppe für Zeilen, Spalten und Filter erstellt werden.

Nachdem die Gruppen erstellt wurden, können wir wieder zur PivotTable-Feldliste wechseln und mithilfe dieser Gruppen die Felder Zeile, Spalte und Filter definieren.

Mit PivotTable Design können benutzerdefinierte formatierte Formulare erstellt werden, mit denen die Daten im geeignetsten Format für die Eingabe angezeigt werden. Für unser Planungsszenario werden die schreibgeschützten Abschnitte weiß, Abschnitte für die Planungseingabe gelb und berechnete Abschnitte grau farbig hervorgehoben.

In Excel 2010 gibt es einen umfangreichen Format-Editor, mit dem verschiedene Formatierungsfunktionen ausgeführt werden können.

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