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Leitfaden zum Entwickeln von Planungsfunktionen für BI-Planungslösungen und -Szenarien

SharePoint 2010

Veröffentlicht: 27. Januar 2011

Leitfaden zum Entwickeln von Planungsfunktionen

Erstellen von Planungsformularen mithilfe von SharePoint-Listen

Eine SharePoint-Liste ist für die Erfassung von Daten von Information Workern nützlich. Daten, die in eine SharePoint-Liste eingegeben wurden, können mit einem ETL-Prozess (Extrahieren, Transformieren und Laden) übersetzt und in andere Teile des Datenmodells geladen werden.

Zum Erstellen einer SharePoint-Liste benötigen Sie die entsprechenden Berechtigungen zum Erstellen von Listen, Dokumenten usw. Klicken Sie auf der Homepage von Microsoft SharePoint Server 2010 auf Listen und dann auf Erstellen. Hier stehen verschiedene Listentypen zur Auswahl, für unsere Beispielanwendung verwenden wir jedoch den Typ Benutzerdefinierte Liste.

Auf der Hauptlistenseite können Sie damit beginnen, Spalten für das Formular zu erstellen. Klicken Sie unter Ansichten verwalten auf Spalte erstellen, um die Regel für die Überschrift, den Datentyp, die Spalteneinstellungen und die Spaltengültigkeitsprüfung zu erstellen.

Sobald alle Spalten erstellt sind, können Sie die Liste veröffentlichen und zur Erfassung von Daten für die Benutzer in einer Benutzergruppe freigeben. In diesem Beispiel haben wir einen HR-Vergütungsplan angelegt, in dem die Benutzer neue Zeilen hinzufügen können und ihre zu erwartende Vergütung für eine Position berechnen können. Der Benutzer kann die Daten per formularbasierter Eingabe erfassen. SharePoint-Listen sind darüber hinaus in Microsoft InfoPath integrierbar, sodass zusätzliche individuell angepasste Formulare für die Eingabe erstellt werden können.

Einrichten eines Planungsworkflows (eine Stufe)

Schritt 1: Zum Erstellen eines neuen Workflows klicken Sie im Menü auf Websiteaktionen auf Website in SharePoint Designer bearbeiten. Dadurch wird die Hauptseite von SharePoint Designer geöffnet. Navigieren Sie im Navigationsbereich zu Workflows, und klicken Sie dann unter Neu auf Wieder verwendbarer Workflow.

Schritt 1a: Für SharePoint-Listen können Workflows nach einer ähnlichen Methode erstellt werden. Allerdings müssen Sie hierzu einige zusätzliche Schritte ausführen. Zum Erstellen eines neuen Workflows für eine Liste klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Website in SharePoint Designer bearbeiten. Dadurch wird die Hauptseite von SharePoint Designer geöffnet. Navigieren Sie im Navigationsbereich zu Workflows, und klicken Sie auf Listen und Bibliotheken. Wählen Sie unter Erweiterte Einstellungen die Option Genehmigung von Inhalten für abgesendete Elemente erforderlich für Änderungen an der Liste aus. Anschließend können Sie einen neuen Workflow erstellen, indem Sie unter den Workflows für diese Liste auf Erstellen klicken.

Schritt 2: Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für diesen Workflow ein.

Schritt 3: Beginnend mit dem Workflow Schritt 1 (Name: Erste Stufe Aufgabe zugewiesen), wählen Sie unter Aktionen die Option Daten von einem Benutzer sammeln aus. Durch Klicken auf die markierte Option Daten öffnen Sie den Aufgaben-Assistenten. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Aufgabe ein, und fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld für Prüfstatus hinzu. Dieses Feld können Sie als Dropdownliste mit den beiden Statusangaben Genehmigt und Abgelehnt anlegen.

Sie können auch ein mehrzeiliges Feld mit der Bezeichnung Prüfkommentare erstellen.

Schritt 4: Nachdem Sie das Feld Daten konfiguriert haben, können Sie die Benutzergruppe Benutzer zu genehmigenden Personen (oder eine/n andere/n vorkonfigurierte/n Benutzer oder Gruppe) einrichten. Anschließend müssen Sie eine neue Variable für die Ausgabe der Datenerfassung erstellen. Für das aktuelle Beispiel verwenden Sie den Namen Dokumentüberprüfungs-ID und behalten den Typ Listenelement-ID bei. Danach werden die Workflowvariablen für Prüfstatus und Prüfkommentare festgelegt.

Schritt 5: Für Prüfstatus klicken Sie unter Aktion auf Workflowvariable festlegen. Geben Sie dann Prüfstatus als Variablennamen an, und wählen Sie den Zeichenfolgenwert wie folgt aus:

  • Zuordnung: Aufgabenliste als Datenquelle

  • Prüfstatus als Quellenfeld

  • ID als Feld

  • Variable: Dokumentüberprüfungs-ID als Wert

Schritt 6: Für Prüfkommentare klicken Sie wieder unter Aktion auf Workflowvariable festlegen. Legen Sie dann Prüfkommentare als Variablennamen fest, und wählen Sie den Zeichenfolgenwert wie folgt aus:

  • Zuordnung: Aufgabenliste als Datenquelle

  • Prüfkommentare als Quellenfeld

  • Als Zeichenfolge für Feld zurückgeben als

  • ID als Feld

  • Variable: Dokumentüberprüfungs-ID als Wert

Nachdem Sie Schritt 1 für diesen Workflow nun abgeschlossen haben, fahren Sie mit Schritt 2 (Name: Genehmigung letzte Stufe) für E-Mail-Benachrichtigungen fort.

Schritt 7: Sie legen als Erstes eine Bedingung für Schritt 2 fest. Für die erste "if"-Klausel legen Sie Folgendes fest:

  • Workflowvariablen und -parameter für Datenquelle

  • Variable: Prüfstatus für Quellenfeld

Den Wert für equals legen Sie jeweils auf Genehmigt fest. Anschließend wählen Sie als Aktion E-Mail senden aus. Sie können für die E-Mail eine beliebige Vorlage auswählen. Für das aktuelle Beispiel legen Sie in der Vorlage Folgendes fest:

  • Benutzer, der den aktuellen Eintrag erstellt hat im Feld An

  • Titel des aktuellen Eintrags im Feld Betreff

  • Das Dokument wurde genehmigt für Textkörper

Schritt 8: Als Nächstes legen Sie eine else-If-Anweisung für eine neue Bedingung für den Status Abgelehnt an. Dazu führen Sie die Anleitung in Schritt 7 aus, legen jedoch die equals-Bedingung auf Abgelehnt fest. In der E-Mail-Vorlage kann der Text so geändert werden, dass er den Status Abgelehnt wiedergibt. Zusätzlich können Sie ein Nachschlagefeld für die Variable Prüfkommentare hinzufügen, um die vom Bearbeiter eingegebenen Kommentare anzuzeigen.

Schritt 9: Jetzt können Sie den Workflow in seiner endgültigen Form speichern.

Einrichten eines Planungsworkflows (mehrere Stufen)

Zwischen dem ersten Genehmigungsschritt und dem abschließenden Schritt (E-Mail-Benachrichtigung) können Sie mehrere Stufen von Genehmigungen einrichten. Dies empfiehlt sich, wenn der Planungsprozess einen mehrstufigen Genehmigungsprozess beinhaltet.

Schritt 10: Legen Sie eine neue Stufe nach Erste Stufe Aufgabe zugewiesen an, und nennen Sie sie Genehmigung erste Stufe & zweite Stufe zugewiesen. Führen Sie zuerst die Schritte 7 und 8 aus, um E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigende Personen zweite Stufe zu konfigurieren.

Schritt 11: Wenn der PrüfstatusGenehmigt lautet, erfolgt die Weiterleitung an die genehmigenden Personen auf der nächsten Stufe. Jetzt erfassen Sie den Genehmigungsstatus und die Kommentare für den Status Genehmigt auf der nächsten Stufe. Führen Sie unter der letzten Aktion innerhalb der Bedingung Genehmigt die Schritte 3 bis einschließlich 6 aus, um den Genehmigungsstatus und die Kommentare festzulegen.

Zum Erfassen der Daten von den genehmigenden Personen auf der zweiten Stufe benötigen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe, der bzw. die für diese Rolle definiert wurde. Im aktuellen Beispiel legen Sie einen Namen und eine Beschreibung für das neue Dataset Genehmigung Manager zweite Stufe aus einer Gruppe mit dem Namen Manager zweite Stufe fest. Außerdem richten Sie neue Namen für die benutzerdefinierten Formularfelder ein, die der Benutzer ausfüllt:

Genehmigung zweite Stufe: Legen Sie dieses Feld als Dropdownliste mit den beiden Statusangaben Genehmigt und Abgelehnt an.

Kommentare zweite Stufe: Legen Sie dieses Feld als mehrzeiliges Textfeld an.

Diese zwei Formularfelder werden dann verwendet, um den Prüfstatus und die Prüfkommentare anzugeben, falls eine Genehmigung erteilt wurde.

Wenn der eingesendete Workflow abgelehnt wird, erhält der Besitzer, von dem die letzte Einsendung stammt, nur eine E-Mail-Benachrichtigung. Der Mitwirkende sendet dann den Workflow so lange erneut an die genehmigende Person auf der gleichen Stufe, bis eine Genehmigung erteilt wird.

Schritt 12: Werden innerhalb dieses Workflows weitere Genehmigungsstufen benötigt, wiederholen Sie die Schritte 19 und 11 für die entsprechenden Benutzer und Gruppen.

Schritt 13: Sobald Sie den Workflow den verfügbaren Workflows in der SharePoint-Umgebung hinzugefügt haben, können Sie ihn für die Dokumentbibliothek auswählen. Gehen Sie in der Dokumentbibliothek zu Workfloweinstellungen, dann zu Bibliothek, und fügen Sie der Bibliothek einen neuen Workflow hinzu.

Schritt 14: Wählen Sie den neu erstellten Workflow aus, geben Sie einen eindeutigen Workflownamen ein, und aktivieren Sie den Workflow, sodass er für alle neu erstellten Dokumente gestartet wird. Dadurch wird der neu erstellte Workflow für alle Dokumente innerhalb dieser Bibliothek gestartet.

Innerhalb des Workflows lassen sich zahlreiche Komponenten individuell an eine Benutzerumgebung anpassen. Das aktuelle Beispiel soll jedoch einen einfachen, typischen Planungs-, Budgetierungs- und Prognoseerstellungsprozess für einen Genehmigungs- und Ablehnungszyklus veranschaulichen.

Hinzufügen von neuen Zeilen

Das Hinzufügen von neuen Zeilen ist bei der Budgetierung eine gängige Aufgabe für Information Worker. In vielen Fällen decken die vorkonfigurierten Eingabeformulare nicht alle vorliegenden Daten ab, die der Information Worker eingeben möchte. Beispielsweise kann es sein, dass das Budget und der Plan für das kommende Geschäftsjahr mehrere neue Beschäftigte einschließen muss, das Eingabeformular aber keine Bereiche enthält, in denen diese Daten erfasst werden können. Neue Dimensionselemente müssten idealerweise dynamisch erstellt und dem Datenmodell für das Budget hinzugefügt werden. Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile zweier verschiedener Vorgehensweisen dazu gegeneinander abgewogen.

Platzhalter (einfache Methode) – keine Anpassung Dynamische Elemente (komplexere Methode) – erfordert Anpassung

Einfache Implementierung

Komplexe Implementierung

Keine Verarbeitung der OLAP-Dimension erforderlich

Verarbeitung der OLAP-Dimension erforderlich

Keine zusätzlichen Änderungen der relationalen Datenbank

Informationen zu den neuen Elementen müssen in der relationalen Datenbank gespeichert werden

Information Worker muss verfügbare Platzhalter verwenden

Information Worker kann neue Elemente nach Bedarf hinzufügen

Platzhaltereigenschaften können nicht geändert werden

Information Worker kann neue Elemente mit zugeordneten Eigenschaften hinzufügen

Einfache Methode

In der Employee-Dimension erstellen Sie eine feste Anzahl von Platzhalterelementen. In der vorliegenden Lösung haben Sie eine Serie von Elementen, die mit TBH (to be hired) beginnen, zur Verwendung bei der Budgetierung für neu eingestellte Mitarbeiter generiert.

Wie Sie sehen, werden nur die gültigen Mitarbeiter für Northeast Division im Budgetformular angezeigt. Dies erreichen Sie, indem Sie in der zugrunde liegenden MDX definieren, dass leere Zeilen verborgen werden. Beachten Sie, dass NED in der MDX-Abfrage für Northeast Division in der Geography-Dimension steht.

NON EMPTY

{
   {[Geography].[Geographies].[NED]} 
   *{ HIERARCHIZE (DESCENDANTS([Employee].[Employees].[All Employees], 0, AFTER), POST)}
   ,
   {[Geography].[Geographies].[NED]} 
   *{[Employee].[Employees].[All]}   

} ON ROWS

Da leere Zeilen verborgen werden, ist es wichtig, Daten in die Platzhalterelemente einzugeben, damit die Zeilen für die Platzhalterelemente bei der Ausführung der Abfrage auch zurückgegeben werden.

Komplexere Methode

Für die komplexere Methode muss eine Anpassung auf der Plattform erstellt werden, damit die Anforderungen der Information Worker erfüllt werden. Diese Anpassung umfasst die folgenden Komponenten:

  • Eine SharePoint-Liste, die auf einem externen Inhaltstyp basiert, zum Erfassen der neuen Beschäftigten und deren Eigenschaften. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Vorgehensweise: Erstellen von externen Inhaltstypen. Die SharePoint-Funktion Externer Inhaltstyp eignet sich ideal, um Anwendungsdaten, z. B. Dimensions- und Hierarchietabellen, Information Workern direkt verfügbar zu machen.

  • VBA in Excel zur Verarbeitung der Analysis Services-Dimension. (Hinweis: Der Benutzer benötigt Verarbeitungsberechtigung für die Analysis Services-Datenbank.)

Der Information Worker führt dann die folgenden Schritte aus, wenn Sie neue Zeilen hinzufügen:

  • Er wechselt zu SharePoint und fügt die neuen Beschäftigten und die zugehörigen Details hinzu.

  • Vom Excel-Formular aus führt er den VBA-Code für die Dimensionsverarbeitung aus.

  • In der Excel-PivotTable setzt er die Erstellung des Budgets fort.

Im vorliegenden Beispiel wird durch das Hinzufügen eines neuen Listenelements über die SharePoint-Liste ein neuer Tabellendatensatz in der Dimensionstabelle aus dem Datenspeicher erstellt. Gemäß der Konfiguration der Hierarchiedefinition in SQL Server Analysis Services (SSAS) wird dieser neue Datensatz dann nach Ausführung eines Verarbeitungsbefehls für die SSAS-Dimension automatisch zu einem Element einer Hierarchie verarbeitet. Im Prinzip können Sie Information Workern erlauben, die erforderlichen Aktualisierungen von Datensätzen, mit denen sie vertraut sind, direkt durchzuführen. Dies wirkt sich dann direkt auf die Anzeige der Daten aus PivotTables und anderen Clienttools aus.

Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass Aktualisierungen in einer flachen Liste von Elemente ausgeführt werden, wobei die SSAS-Hierarchiestruktur aus den Eigenschaftenfeldern dieser Elemente abgeleitet wird. Dies gilt sowohl für PC- als auch für stufenbasierte Hierarchien.

Dimensionsverarbeitung in VBA für Analysis Services

Im Folgenden ein Beispiel für die Verarbeitung von neuen Dimensionselementen aus einem in einer Excel 2010-Arbeitsmappe definierten Makro. Das Makro stellt eine Verbindung zu einer Instanz von SSAS-Server her und gibt einen XMLA-Befehl für die Dimensionsverarbeitung aus. Wie Sie sehen, wurde der Prozesstyp ProcessAdd verwendet. Dies ist wichtig, weil dies die schnellste Möglichkeit zum Hinzufügen von neuen Elementen zu einer Dimension ist. Vermeiden Sie es am besten, ProcessFull zu verwenden, da hiermit die zugehörigen Cubes verarbeitet werden.

Sub ProcessAddEmployee()

 Dim connection As New ADODB.connection
 Dim xmlaCommand As New ADODB.Command

 Dim ServerName As String
 Dim DatabaseName As String
 Dim DimensionName As String

 ServerName = "kepion02"
 DatabaseName = "AdventureWorks Planning"
 DimensionName = "Employee_All_Employee"

 connection.Open("Provider=MSOLAP;Data Source=" & ServerName _
       & ";Initial Catalog=" & DatabaseName & ";" _
       & "Integrated Security = SSPI;")

 xmlaCommand.ActiveConnection = connection
 xmlaCommand.CommandTimeout = 120 ' 120 seconds

 xmlaCommand.CommandText = _
 "<Batch xmlns=""http://schemas.microsoft.com/analysisservices/2003/engine"">" & _
 "<Parallel>" & _
  "<Process>" & _
   "<Object>" & _
    "<DatabaseID>" & DatabaseName & "</DatabaseID>" & _
    "<DimensionID>" & DimensionName & "</DimensionID>" & _
   "</Object>" & _
   "<Type>ProcessAdd</Type>" & _
   "<WriteBackTableCreation>UseExisting</WriteBackTableCreation>" & _
  "</Process>" & _
 "</Parallel>" & _
 "</Batch>"

 xmlaCommand.Execute()
 connection.Close()

End Sub

Dieses Makro kann auch einer Schaltfläche auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff in Excel zugeordnet werden. Dadurch ermöglichen Sie es dem Benutzer, das Makro beim Planen und Budgetieren rasch zu finden.

Änderungsverlauf

Datum Beschreibung

27. Januar 2011

Erstveröffentlichung

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