Überprüfen und Nachverfolgen von Arbeitsmappen in einem PowerPivot-Katalog unter Verwendung von SharePoint-Genehmigungsworkflows

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Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Sie können Microsoft SQL Server 2008 R2 PowerPivot für Microsoft SharePoint 2010 und PowerPivot für Excel 2010 verwenden, um Genehmigungsworkflows zu generieren, die PowerPivot-Arbeitsmappen nachverfolgen, wenn diese in einem PowerPivot-Katalog veröffentlicht werden.

In diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass Sie PowerPivot für SharePoint 2010 und PowerPivot für Excel 2010 installiert haben und einen PowerPivot-Katalog auf Ihrer PowerPivot für SharePoint-Website verwenden. Wenn PowerPivot für SharePoint 2010 nicht installiert ist, oder in Ihrer Bereitstellung von SharePoint Server 2010 kein PowerPivot-Katalog erstellt wurde, finden Sie in den folgenden Microsoft TechNet-Artikeln weitere Informationen:

PowerPivot-Katalog

Der PowerPivot-Katalog in PowerPivot für SharePoint 2010 ist eine Dokumentbibliothek, und somit können Genehmigungsworkflows in diesem Katalog verwaltet werden. Sie müssen Mitglied der Gruppen Administratoren oder Besitzer in SharePoint Server oder Mitglied der Gruppe Besitzer in SharePoint Server auf der PowerPivot-Website sein, um die in diesem Artikel erläuterten Verfahren verwenden zu können.

Erstellen von Genehmigungsworkflows in SharePoint Server 2010

SharePoint Server 2010 stellt mehrere Workflowvorlagen bereit, die Sie zum Erstellen und Hochladen zu einer Dokumentbibliothek verwenden können. In diesem Artikel verwenden wir einen PowerPivot-Katalog als Dokumentbibliothek. Wir verwenden in diesem Artikel außerdem die Workflowvorlage Genehmigung - SharePoint 2010. Zunächst müssen Sie Workflows auf der obersten Ebene der Websitesammlung aktivieren, in der Ihr PowerPivot-Katalog in SharePoint Server 2010 gespeichert ist. Anschließend müssen Sie dem Katalog den Workflow Genehmigung - SharePoint 2010 hinzufügen. Wenn Sie dies abgeschlossen haben, verfügen alle neuen PowerPivot-Arbeitsmappen, die Sie in Ihrem Katalog speichern, ebenfalls über einen angefügten Genehmigungsworkflow. Auf diese Weise kann die IT-Abteilung oder Ihr Teammanager alle Arbeitsmappen überprüfen.

So aktivieren Sie Workflows für eine Websitesammlung

  1. Öffnen Sie die oberste Ebene der Websitesammlung, in der der PowerPivot-Katalog in SharePoint Server 2010 gehostet wird.

  2. Klicken Sie auf der obersten Ebene der Websitesammlung im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungs-Features.

  4. Klicken Sie auf der Seite Features neben dem Workflowfeature, das Sie aktivieren möchten, auf Aktivieren.

    in der Spalte Status wird Aktiv angezeigt, wenn dieses Feature aktiviert ist.

So fügen Sie dem PowerPivotKatalog den Workflow "Genehmigung - SharePoint 2010" hinzu

  1. Klicken Sie auf der Website des PowerPivot-Katalogs auf der Registerkarte Bibliothekstools auf Bibliothek.

  2. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen, und klicken Sie anschließend auf Workflow hinzufügen.

  3. Wählen Sie auf der Seite Workflow hinzufügen im Abschnitt Workflow die Workflowvorlage aus, die Sie dem PowerPivot-Katalog zuordnen möchten. In diesem Fall wählen Sie die die Vorlage Genehmigung - SharePoint 2010 aus.

  4. Geben Sie im Abschnitt Name einen Namen für diesen Workflow ein, beispielsweise PowerPivot-Genehmigung.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Aufgabenliste die Option Neue Aufgabenliste aus, bzw. wählen Sie eine vorhandene Aufgabenliste aus, wenn eine solche vorhanden ist.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste die Option Neue Verlaufsliste aus, bzw. wählen Sie eine vorhandene Verlaufsliste aus, wenn eine solche vorhanden ist.

  7. Klicken Sie im Abschnitt Startoptionen auf die Option, die Sie zum Starten dieses Workflows verwenden möchten. In diesem Fall soll der Workflow gestartet werden, wenn eine neue PowerPivot-Arbeitsmappe im Katalog veröffentlicht wird. Wählen Sie daher die Option Diesen Workflow starten, wenn ein neues Element erstellt wird. aus.

  8. Wenn Sie die Einrichtung des Workflows fertiggestellt haben, klicken Sie auf Weiter.

    Auf der Seite Workflow anpassen können Sie genehmigende Personen für den Workflow zuweisen, festlegen, wie Aufgaben weitergeleitet werden, ein Fälligkeitsdatum auswählen, und festlegen, wie lange der Workflow aktiv sein soll. Die einzige erforderliche Einstellung auf dieser Seite erfolgt im Abschnitt Genehmigende Personen, in dem Sie den Workflow einer Person oder Gruppe zuweisen. Die restlichen Einstellungen sind für dieses Szenario optional.

  9. Geben Sie im Abschnitt Genehmigende Personen die Namen der Personen oder Gruppen ein, denen der Workflow Aufgaben zuweisen soll, und wählen Sie gegebenenfalls die Reihenfolge aus, in der diese Aufgaben zugewiesen werden sollen.

    Wie bereits erwähnt, sind die restlichen Abschnitte auf dieser Seite für dieses Szenario optional. Wenn Sie die Genehmigungsworkflows für die Website Ihres PowerPivot-Katalogs anpassen möchten, finden Sie weitere Informationen unter Verwenden eines Genehmigungsworkflows (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=211508&clcid=0x407).

    Hinweis

    Auf der Seite Workflow anpassen können Sie die Option CC verwenden, um bestimmte Personen zu benachrichtigen, wenn der Workflow startet und beendet wird, ohne diesen Aufgaben zuzuweisen. Wenn Sie benutzerdefinierte Workflows mithilfe von Microsoft SharePoint Designer 2010 oder Microsoft Visio Premium 2010 entwerfen, können Sie festlegen, dass der Workflow an an einer beliebigen Position im Workflowzyklus eine E-Mail an bestimmte Personen sendet. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden des Aufgabenvorgangs-Editors für Genehmigungsworkflows (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=211034&clcid=0x407) und unter Erstellen, Importieren und Exportieren von SharePoint-Workflows in Visio (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=211032&clcid=0x407).

  10. Klicken Sie auf Speichern wenn Sie den Genehmigungsworkflow fertiggestellt haben.

  11. Auf der Seite Workflows werden alle Workflows des PowerPivot-Katalogs aufgeführt, einschließlich der Gesamtinstanzen aller aktiven Workflows. Auf dieser Seite können Sie neue Workflows hinzufügen, Workflows entfernen oder Workflowberichte für den PowerPivot-Katalog anzeigen.

Wenn jetzt eine neue Arbeitsmappe oder ein neues Dokument zu Ihrem PowerPivot-Katalog hochgeladen oder in diesem veröffentlicht oder gespeichert wird, wird der PowerPivot-Genehmigungsworkflow gestartet.

So zeigen Sie die PowerPivot-Katalogarbeitsmappen an

  1. Klicken Sie auf der Website des PowerPivot-Katalogs im Abschnitt Listen auf Aufgaben. Auf der Seite Alle Aufgaben werden alle Workflows angezeigt, die den im PowerPivot-Katalog veröffentlichten PowerPivot-Arbeitsmappen angefügt sind.

  2. Auf der Website des PowerPivot-Katalogs können Sie alle veröffentlichten Arbeitsmappen in einer detaillierten Liste anzeigen. Klicken Sie im Abschnitt Bibliothekstools auf Bibliothek, und klicken Sie dann im Abschnitt Aktuelle Ansicht auf Katalog, die Standardansicht, und wählen Sie anschließend aus der Dropdownliste die Option Alle Dokumente aus.

  3. Zeigen Sie in der Ansicht Alle Dokumente auf eine Arbeitsmappe in dieser Liste, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil und anschließend auf Workflows. Auf dieser Seite werden die für diese Arbeitsmappe gestarteten Workflows angezeigt.