Wichtigste Aufgaben: Inkassi
Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Verwaltungs- und Inkassoaktivitäten im Zusammenhang mit überfälligen Buchungen sind in vielen Organisationen häufig anfallende Aufgaben. Die meisten Inkassofunktionen sind im Formular Inkassi und auf den folgenden zugehörigen Listenseiten zusammengefasst: Inkassi, Inkassoaktivitäten und Inkassofälle.
Es kann der Fall sein, dass in einem Unternehmen nur eine Person für die Inkassoaktivitäten für alle Debitoren zuständig ist. In anderen Unternehmen verwaltet ein Team von Inkassobeauftragten diese Aufgaben gemeinsam. Falls es für Ihre Geschäftstätigkeit erforderlich ist, können Sie Inkassobeauftragte einrichten. Jedem Inkassobeauftragten können ein oder mehrere Debitorenpools zugewiesen werden. Dabei handelt es sich um eine Abfrage, die eine Gruppe von Debitoren enthält. Beispielsweise kann ein Inkassobeauftragter für die Kunden 4000 bis 4500 zuständig sein.
Wie möchten Sie vorgehen?
Weitere Informationen...
Anzeigen von Inkassoinformationen
Verwalten und Organisieren von Inkassoinformationen für einen Debitor
Senden einer E-Mail-Nachricht
Abschreiben einer Buchung
Verarbeiten einer Zahlung mit unzureichender Deckung (KD)
Ausgleichen von Buchungen
Ausführen einer Debitorenrückerstattung
Erneutes Drucken eines Dokuments
Hilfe zu Formularen suchen
Verwandte Aufgaben suchen
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Anzeigen von Inkassoinformationen
Microsoft Dynamics AX-Benutzer haben standardmäßig Zugriff auf alle Datensätze, die auf den Inkasso-Listenseiten angezeigt werden. Falls Debitorenpools erstellt wurden, können sie zum Filtern der Datensätze verwendet werden. Sie können auch Inkassobeauftragte angeben. Dies sind Arbeitskräfte, die im Formular Benutzerbeziehungen als Benutzer eingerichtet werden. Inkassobeauftragte können mithilfe von Debitorenpools, die ihnen zugewiesen sind, Informationen filtern oder die Filterung aufheben, um alle Datensätze anzuzeigen.
Anzeigen von Debitoreninformationen auf der Listenseite "Inkassi"
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Die Spalten auf der Listenseite zeigen die Debitorensalden und die Saldenrückblicke nach Zahlungsfrist an. Diese Informationen werden als Fälligkeitsmomentaufnahme gespeichert. Die Zahlungsfristen werden anhand der verwendeten Zahlungsfristdefinition ermittelt. Die Zahlungsfristdefinition stammt aus dem Debitorenpool, falls dieser für die Poolabfrage angegeben wurde. Falls der Pool nicht über eine Zahlungsfristdefinition verfügt, wird die im Formular Debitorenparameter angegebene Zahlungsfristdefinition verwendet.
Wählen Sie einen Debitor aus.
Klicken Sie auf der Registerkarte Empfänger auf die Schaltflächen in den Gruppen Journale oder Anzeigen, um Buchungen, Aktivitäten oder Anfragen anzuzeigen, die dem ausgewählten Debitorenkonto zugeordnet sind.
Klicken Sie auf der Registerkarte Kommunikation auf die Schaltflächen in der Gruppe Dokumente, um Dokumente oder Hinweise anzuzeigen, die dem ausgewählten Debitorenkonto zugeordnet sind.
Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemeines auf die Schaltflächen in der Gruppe Kontakte, Einstellungen oder Statistik, um weitere Informationen anzuzeigen. Klicken Sie zum Anzeigen der durchschnittlichen Tage bis zur Zahlung z. B. auf Debitorenstatistik, und prüfen Sie das Feld Tage, Zahlungen.
Anzeigen von Inkassoaktivitäten auf der Listenseite "Inkassoaktivitäten"
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassoaktivitäten.
In den Spalten auf der Listenseite werden Aktivitäten angezeigt, die Debitoren zugeordnet sind, für die eine Fälligkeitsmomentaufnahme erstellt wurde. Verwenden Sie die Aktivitäten, um die durchgeführten Inkassoaufgaben zu verfolgen.
Um nur offene Aktivitäten anzuzeigen, klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Aktivitäten anzeigen > Offene Elemente anzeigen. Um sowohl offene als auch geschlossene Aktivitäten anzuzeigen, klicken Sie auf Aktivitäten anzeigen > Alle anzeigen.
Anzeigen von Inkassofällen auf der Listenseite "Inkassofälle"
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassofälle.
In den Spalten der Listenseite werden Informationen zu Inkassoanfragen angezeigt. Eine Inkassoanfrage verfügt über den Anfragekategorietyp Inkassi.
Um nur offene Anfragen anzuzeigen, klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Anfragen anzeigen > Offen. Um sowohl offene als auch geschlossene Anfragen anzuzeigen, klicken Sie auf Anfragen anzeigen > Offen und abgeschlossen.
Anzeigen ausführlicher Debitoreninformationen
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Im Formular Inkassi werden Buchungen und Aktivitäten für den Kunden, Saldenrückblicke nach Zahlungsfrist und Informationen zum Kreditlimit angezeigt.
Um ausführliche Buchungsinformationen anzuzeigen, klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Anzeigen auf Buchungen > Buchungen.
Um offene Buchungen anzuzeigen oder auszugleichen, klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Anzeigen auf Buchungen > Offene Buchungen ausgleichen.
Um abgeschlossene Buchungen zu stornieren, klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Anzeigen auf Buchungen > Abgeschlossene Buchungen bearbeiten.
Um Informationen zu Debitorenkonten anzuzeigen, klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Anzeigen auf Debitor.
Um die Aufstellung des Debitors in Excel anzuzeigen, klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Anzeigen auf Aufstellung.
Um die Tage bis zur Zahlung und andere statistische Informationen anzuzeigen, klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Anzeigen auf Statistik.
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Verwalten und Organisieren von Inkassoinformationen für einen Debitor
Sie können Inkassoinformationen für einen Debitor im Formular Inkassi verwalten und organisieren.
Erstellen einer Aktion, einer Aufgabe, eines Termins oder eines Ereignisses
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Bei Ihrer Arbeit als Inkassobeauftragter können Sie Aktionen, Aufgaben, Termine und Ereignisse erstellen.
Um eine Aktion zu erstellen, bei der es sich um eine abgeschlossene Arbeitseinheit handelt, klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Neu auf Aktivität.
Um eine Aufgabe zu erstellen, bei der es sich um eine noch zu erledigende Arbeitseinheit handelt, klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Neu auf Aufgabe.
Um einen Termin zu erstellen, also eine geplante Besprechung, klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Neu auf Termin.
Um ein Ereignis zu erstellen, bei dem es sich um ein bereits eingetretenes Ereignis handelt, klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Neu auf Ereignis.
Geben Sie den Zweck der Aktivität ein. Anhand dieser Angabe wird die Aktivität in Listen und in der Betreffzeile identifiziert, falls sie mit Microsoft Outlook synchronisiert wird. Es können nur Aufgaben und Termine mit Outlook synchronisiert werden.
Geben Sie weitere Informationen ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen".
Die Aktivität wird erstellt und im Formular auf der Registerkarte Aktivitäten angezeigt.
Hinzufügen von Buchungen und Aktivitäten zu einer Anfrage
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Verwenden Sie Anfragen zum Organisieren von Inkassoaktivitäten und Buchungen. Falls Sie beispielsweise den Inkassovorgang für drei Buchungen durchführen müssen, können Sie diese einer Anfrage hinzufügen und dann die Inkassoaktivitäten für diese drei Buchungen gemeinsam verwalten.
Um einer Anfrage Buchungen hinzuzufügen, wählen Sie die Buchungen auf der Registerkarte Offene Posten oder Alle Buchungen aus und klicken im oberen Bereich dann auf Zu Anfrage zuweisen.
Wählen Sie aus, ob die Buchungen einer neuen oder einer vorhandenen Anfrage zugewiesen werden sollen.
Falls es sich um eine neue Anfrage handelt, wählen Sie Neue Anfrage aus, geben Sie eine Beschreibung ein, und wählen Sie eine Anfragekategorie aus.
Falls es um eine vorhandene Anfrage geht, wählen Sie Vorhandene Anfrage und dann eine Anfragekennung aus.
Klicken Sie auf Zu Anfrage zuweisen.
Um einer Anfrage Aktivitäten hinzuzufügen, wählen Sie die Aktivitäten auf der Registerkarte Aktivitäten aus und klicken im unteren Bereich dann auf Zu Anfrage zuweisen.
Wählen Sie aus, ob die Aktivitäten einer neuen oder einer vorhandenen Anfrage zugewiesen werden sollen.
Wählen Sie Neue Anfrage aus, falls es sich um eine neue Anfrage handelt. Geben Sie eine Beschreibung ein, wählen Sie eine Anfragekategorie aus, und wählen Sie aus, ob eine Aktivität erstellt werden soll.
Falls es um eine vorhandene Anfrage geht, wählen Sie Vorhandene Anfrage und dann eine Anfragekennung aus.
Klicken Sie auf Zu Anfrage zuweisen.
Aktualisieren einer Fälligkeitsmomentaufnahme
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Um den Saldenrückblick für den Debitor zu aktualisieren, klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Verwalten auf Fälligkeit aktualisieren.
Die Fälligkeitsmomentaufnahme wird neu berechnet. Die Fälligkeit von Beträgen wird basierend auf dem aktuellen Datum anhand des Fälligkeitsdatums der Buchungen berechnet.
Hinweis
Informationen zum Aktualisieren einer Fälligkeitsmomentaufnahme für alle Debitoren gleichzeitig finden Sie unter Erstellen einer Fälligkeitsmomentaufnahme.
Berechnen von Zinsen
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Verwalten auf Zinsen berechnen.
Wählen Sie die Parameter aus, und klicken Sie dann auf OK. Weitere Informationen finden Sie unter Berechnen von Zinsen und Erstellen von Zinsrechnungen.
Ändern des Inkassostatus für eine Buchung
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Wählen Sie auf der Registerkarte Offene Posten oder Alle Buchungen eine oder mehrere Buchungen aus.
Klicken Sie auf Status ändern.
Wählen Sie den Inkassostatus für die Buchung aus.
Keine Streitigkeit – Für die Buchung hat keine Inkassoaktivität stattgefunden.
Strittig – Der Debitor hat Sie darüber informiert, dass ein Problem mit der Buchung vorliegt. Wenn im Formular Debitorenparameter das Kontrollkästchen Beanstandete Buchungen von Gebührenberechnungen ausschließen aktiviert ist, werden keine Mahnschreiben für Buchungen mit diesem Status generiert.
Zahlungszusage – Der Debitor hat sich einverstanden erklärt, den Betrag der Buchung zu bezahlen.
Aufgelöst – Alle Probleme mit der Buchung wurden gelöst, und es ist keine weitere Inkassoaktivität erforderlich.
Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktivität erstellen.
Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Nachricht an Verkäufer senden. Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Verkäufer über eine E-Mail-Adresse verfügt, die im Adressbuch eingerichtet ist.
Klicken Sie auf Status ändern.
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Senden einer E-Mail-Nachricht
Mithilfe des Formulars Inkassi können Sie eine E-Mail-Nachricht über Outlook senden. Außerdem können Sie automatisch Informationen zu ausgewählten Buchungen oder Debitorenaufstellungen als Microsoft Excel-Anhang anfügen. Weitere Informationen zum Konfigurieren von E-Mail-Einstellungen finden Sie unter Einrichten Inkassi.
Senden einer E-Mail-Nachricht an einen Kontakt oder einen Verkäufer
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Um eine E-Mail-Nachricht an den Kontakt für den Debitor zu senden, klicken Sie in der Infobox Kontakt auf das Symbol neben dem Feld E-Mail. Wenn kein Symbol angezeigt wird, verfügt der Kontaktdatensatz nicht über eine im Adressbuch eingerichtete E-Mail-Adresse.
Um eine E-Mail-Nachricht an den Verkäufer für die Verkaufsgruppe zu senden, die dem Debitor zugeordnet ist, klicken Sie in der Infobox Kontakt auf das Symbol neben dem Feld Verkäufer. Wenn kein Symbol angezeigt wird, verfügt der Kontaktdatensatz des Verkäufers nicht über eine im Adressbuch eingerichtete E-Mail-Adresse.
In Outlook wird eine E-Mail-Nachricht erstellt.
Schreiben Sie die Nachricht, und klicken Sie auf Senden.
Senden einer E-Mail-Nachricht mit ausgewählten Buchungen an einen Kundenkontakt oder einen Verkäufer
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Wählen Sie auf der Registerkarte Offene Posten oder Alle Buchungen eine oder mehrere Buchungen aus.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf die Registerkarte Kommunikation.
Um eine E-Mail-Nachricht an den Kontakt für den Debitor zu senden, klicken Sie auf Buchungen - Kontakt.
Um eine E-Mail-Nachricht an den Verkäufer zu senden, der der Verkaufsgruppe für den Debitor zugeordnet ist, klicken Sie auf Buchungen - Verkäufer.
In Outlook wird eine E-Mail-Nachricht erstellt. Die Informationen zu den Buchungen sind in einer Anlage im Excel-Format enthalten.
Schreiben Sie die Nachricht, und klicken Sie auf Senden.
Senden einer E-Mail-Nachricht mit einer angehängten Aufstellung an einen Kontakt
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf die Registerkarte Kommunikation.
Klicken Sie auf Aufstellung - Kontakt.
Wählen Sie die Kriterien aus, und geben Sie das Fälligkeitsdatum für den Bereich der Buchungen ein, der in die Aufstellung einbezogen werden soll.
Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgeglichene Buchungen einbeziehen, um sowohl offene als auch ausgeglichene Buchungen einzubeziehen, und geben Sie dann ein Startdatum für die ausgeglichenen Buchungen ein.
Klicken Sie auf Öffnen.
In Outlook wird eine E-Mail-Nachricht erstellt. Die Informationen zu den Buchungen sind in einer Anlage im Excel-Format enthalten. Die Aufstellung enthält Buchungen für die gleiche Gruppe von Unternehmen, die im Formular Inkassi angezeigt werden. Es wird die Aufstellungsadresse verwendet, falls diese für den Debitor angegeben ist.
Schreiben Sie die Nachricht, und klicken Sie auf Senden.
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Abschreiben einer Buchung
Falls Sie einen Betrag von einem Kunden nicht eintreiben können, können Sie den uneinbringlichen Außenstand abschreiben. Die Abschreibungsbuchung wird in einer allgemeinen Erfassung erstellt und kann bis zu drei Arten von Erfassungspositionen enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter Info zu Inkassi und Info zu Standardeinträgen für Abschreibungsbuchungen. Informationen zum Einrichten eines Erfassungsnamens für Abschreibungsbuchungen und ein Abschreibungskonto finden Sie unter Einrichten Inkassi.
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Wählen Sie auf der Registerkarte Offene Posten oder Alle Buchungen eine oder mehrere Buchungen aus, und klicken Sie dann auf Abschreiben.
Geben Sie ein Abschreibungsdatum ein.
Optional: Geben Sie einen Ursachencode und einen Kommentar ein.
Klicken Sie auf OK.
Ein Benutzer, der über die Berechtigung zur Durchführung von Buchungen verfügt, kann die Erfassung buchen.
Nachdem die Abschreibungsbuchung gebucht wurde, können Sie die Buchung ausgleichen. Weitere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Thema unter "Ausgleichen von Buchungen".
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Verarbeiten einer Zahlung mit unzureichender Deckung (KD)
Falls eine Zahlung von der Bank aufgrund einer unzureichenden Deckung zurückgewiesen wird, können Sie die in Microsoft Dynamics AX eingegebene Zahlung stornieren. Je nach Konfiguration im Formular Bankkonten für das betroffene Bankkonto wird möglicherweise eine Belastungsbuchung für den Debitor erstellt.
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Wählen Sie auf der Registerkarte Offene Posten oder Alle Buchungen eine Zahlungsbuchung aus, und klicken Sie dann auf KD-Zahlung.
Die Zahlung wird storniert. Falls für den Debitor eine KD-Gebühr anfällt, wird in der Zahlungserfassung eine Belastungsbuchung erstellt. Der Betrag der Gebühr hängt von den Einstellungen für die automatischen Belastungen ab. Die für KD-Zahlungen geltenden automatischen Belastungen werden durch die Belastungsgruppe vorgegeben, die im Formular Bankkonten für das jeweilige Bankkonto ausgewählt wurde.
Hinweis
Falls die Zahlung über eine andere juristische Person als die erstellt wurde, unter der Sie momentan angemeldet sind, werden die Buchungen unter der juristischen Person der Zahlung erstellt.
Ein Benutzer, der zum Durchführen von Buchungen autorisiert ist, kann die Belastungsbuchung vornehmen.
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Ausgleichen von Buchungen
Es kann vorkommen, dass eine Zahlung oder Gutschrift für einen Debitor eingegeben und nicht sofort mit der entsprechenden Rechnung ausgeglichen wird. Sie können Buchungen für den Ausgleich kennzeichnen, um Zahlungen Rechnungen zuzuordnen.
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Wählen Sie auf der Registerkarte Offene Posten oder Alle Buchungen die Buchungen aus, die miteinander ausgeglichen werden sollen, und klicken Sie dann auf Ausgleichen.
Die Buchungen sind im Formular Offene Buchungen ausgleichen für den Ausgleich gekennzeichnet.
Klicken Sie auf Aktualisieren. Der Saldo des Debitors wird aktualisiert.
Schließen Sie das Formular Offene Buchungen ausgleichen.
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Ausführen einer Debitorenrückerstattung
Wenn der Saldo eines Debitors größer oder gleich dem Betrag im Feld Mindestrückerstattung des Formulars Debitorenparameter ist, können Sie eine Rückerstattung für den Saldo an den Debitor leisten.
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Wählen Sie auf der Registerkarte Offene Posten oder Alle Buchungen eine oder mehrere Buchungen aus.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Journale auf Erstatten.
Klicken Sie im Formular Rückerstattung auf OK.
Der Habenbetrag wird auf das Kreditorenkonto des Debitors übertragen und als normale Zahlung behandelt. Ist für den Debitor kein Kreditorenkonto vorhanden, wird für diesen Debitor automatisch ein einmaliges Kreditorenkonto erstellt.
Verwenden Sie zum Anzeigen der Rückerstattungsbuchung das Formular Rückerstattung. (Klicken Sie auf Debitorenkonten > Berichte > Buchungen > Zahlungen > Rückerstattung.)
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Erneutes Drucken eines Dokuments
Beim Lösen eines Problems mit einem Debitor müssen Sie ggf. ein Originaldokument erneut drucken.
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Häufig > Inkassi > Inkassi.
Doppelklicken Sie auf ein Debitorenkonto.
Wählen Sie auf der Registerkarte Offene Posten oder Alle Buchungen eine Buchung aus, und klicken Sie dann auf Erneut drucken.
Klicken Sie im Formular Originaldokument auf Seitenansicht und anschließend auf OK.
Klicken Sie im Formular Journal auf OK.
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