Erstellen und Verwalten von Bestellanforderungen

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Auf der Seite Bestellanforderungen können Sie Bestellanforderungen erstellen und an den Workflow übermitteln.

Sie können auch eine neue Bestellanforderung erstellen, indem Sie den Kopf und die Positionen einer vorhandenen Bestellanforderung kopieren. Weitere Informationen finden Sie unter Kopieren einer Bestellanforderung.

In Microsoft Dynamics AX 2012 R2 wurde das Konzept des Anforderungszwecks eingeführt, um mehr Flexibilität bei der Art, wie Anforderungsbedarf gedeckt werden kann, zuzulassen. Wenn Sie eine Anforderung erstellen, können Sie ihr einen von zwei Zwecken zuweisen: Verbrauch oder Auffüllung. Abhängig von dem Zweck der Anforderung, kann Bedarf durch eine Bestellung, einen Umlagerungsauftrag, einen Produktionsauftrag oder ein Kanban erfüllt werden. Weitere Informationen zu Anforderungszwecken und wie sie sich auf den Anforderungsprozess auswirken, finden Sie unter Informationen zu Bestellanforderungen (Enterprise Portal).

Bestellanforderung erstellen

1. Klicken Sie auf der Leiste für häufig verwendete Links auf Beschaffung und anschließend auf der Schnellstartleiste auf Bestellanforderungen > Von mir vorbereitete Bestellanforderungen.

2. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Bestellanforderung in der Gruppe Neu auf Bestellanforderung.

3. Geben Sie einen Namen für die Bestellanforderung ein.

4. Geben Sie das Datum ein, bis zu dem Sie die angeforderten Artikel erhalten möchten.

5. Wenn der Anforderungszweck Verbrauch ist, geben Sie den Abschlussstichtag für die Bestellanforderungsbuchung ein. Dieses Datum wird zum Erfassen des Buchhaltungseintrags im Hauptbuch und zum Überprüfen der Verfügbarkeit von Budgetmitteln verwendet.

6. Wenn der Anforderungszweck Verbrauch ist, und die Bestellanforderung Positionen für Projektaufwendungen enthält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Standardprojekt auswählen, und geben Sie anschließend die folgenden Informationen ein:

   • Wählen Sie im Feld Kaufende juristische Person die juristische Person aus, der das Projekt zugewiesen ist.

   • Wählen Sie im Feld Projektkennung die Projektkennung aus, die standardmäßig für alle Bestellanforderungspositionen für das Projekt angezeigt werden soll.

7. Klicken Sie auf Erstellen.

8. Sie können der Bestellanforderung jetzt Artikel hinzufügen. Alternativ können Sie die Bestellanforderung speichern und schließen und ihr später Artikel hinzufügen. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Wenn Sie der Bestellanforderung jetzt Artikel hinzufügen möchten, führen Sie die Schritte in der nächsten Prozedur dieses Themas "Hinzufügen von Artikeln zu einer Bestellanforderung" aus.

   • Wenn Sie der Bestellanforderung später Artikel hinzufügen möchten, klicken Sie auf Speichern und schließen. Führen Sie die Schritte in der Prozedur "Ändern einer Bestellanforderung" weiter unten in diesem Thema aus, wenn Sie Artikel hinzufügen möchten.

Hinzufügen von Artikeln zu einer Bestellanforderung

Führen Sie die Schritte in dieser Prozedur aus, um einer Bestellanforderung bei ihrer Erstellung Artikel hinzuzufügen. Wenn Sie einer Bestellanforderung nach dem Speichern und Schließen Artikel hinzufügen möchten, führen Sie die Schritte unter "Ändern einer Bestellanforderung" weiter unten in diesem Thema aus.

1. Klicken Sie in der soeben erstellten Bestellanforderung auf dem Inforegister Bestellanforderungspositionen auf Artikel hinzufügen.

2. Klicken Sie auf der Seite Artikel hinzufügen auf Katalogartikel, um Produkte anzuzeigen, die aus einem internen Katalog bestellt werden können. Wenn Sie ein Produkt eingeben möchten, das nicht in einem internen Katalog enthalten ist, klicken Sie auf Nicht im Katalog enthaltene Artikel.

   Hinweis

   Sie können nicht im Katalog enthaltene Artikel nur hinzufügen, wenn der Anforderungszweck Verbrauch ist.

3. Aktivieren Sie im Fall von Katalogartikeln das Kontrollkästchen für die Produkte, die Sie bestellen möchten, und klicken Sie anschließend auf Auswählen.

   Hinweis

   Wenn der Anforderungszweck Auffüllung ist, sind nur Produkte, die in der angegebenen juristischen Person gelagert und freigegeben werden, verfügbar. Weitere Informationen dazu, wie die Produkte, die verfügbar sind, wenn der Materialanforderungszweck Auffüllung ist, definiert sind, finden Sie unter "Richtlinienregel für Auffüllungskategoriezugriff (Formular)" in der Benutzerhilfe der Anwendung im Microsoft Dynamics AX 2012 R2-Client.

4. Führen Sie für nicht im Katalog enthaltene Artikel für jedes zu bestellende Produkt die folgenden Schritte aus:

   1. Geben Sie einen Produktnamen und eine optionale Beschreibung ein.

   2. Wählen Sie eine Beschaffungskategorie für das Produkt aus.

   3. Führen Sie im Feld Kreditorenkonto einen der folgenden Schritte aus:

      • Wählen Sie einen genehmigten Kreditor aus.

      • Lassen Sie das Feld leer. Ein Einkaufsvertreter wählt während des Genehmigungsprozesses für die Bestellanforderung einen Kreditor aus.

      • Schlagen Sie einen neuen Kreditor für das Produkt vor. Weitere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Thema unter "Vorschlagen eines Kreditors für ein nicht im Katalog enthaltenes Produkt".

   4. Geben Sie eine Menge, einen Preis je Einheit und eine Währung für das Produkt ein, und geben Sie dann die Maßeinheit ein, in der das Produkt gekauft wird.

   5. Wenn das Produkt online bestellt werden kann, können Sie optional eine Internetadresse und die vom Kreditor zugewiesene externe Artikelnummer eingeben.

   6. Klicken Sie auf Auswählen.

5. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4, um der Bestellanforderung weitere Produkte hinzuzufügen.

6. Überprüfen Sie in der Liste Der Bestellanforderung hinzuzufügende Artikel die ausgewählten Artikel.

   • Wenn Sie ein Produkt entfernen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Zeile mit dem Produkt, und klicken Sie dann auf Entfernen.

   • Wenn Sie die Produkt- und Lagerungsdimensionen für das ausgewählte Produkt anzeigen möchten, öffnen Sie das Inforegister Details. Wenn der Anforderungszweck Verbrauch ist, können Sie auch Projektdimensionen anzeigen.

7. Klicken Sie auf OK, um die ausgewählten Produkte der Bestellanforderung hinzuzufügen.

8. Geben Sie auf der Seite Bestellanforderung bearbeiten eine Geschäftsbegründung für die Bestellanforderung in das Feld Grund ein. Im Feld Details können Sie optional eine Beschreibung des Grunds und Informationen zur Anforderung eingeben.

9. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Um die Bestellanforderung später fertig zu stellen, klicken Sie auf Speichern und schließen.

   • Um die Bestellanforderung zur Genehmigung an den Workflow zu übermitteln, klicken Sie auf der Workflowmeldungsleiste auf Absenden.

Ändern einer Bestellanforderung

Nachdem Sie eine Bestellanforderung erstellt haben, können Sie ihr weitere Artikel oder Dienstleistungen hinzufügen. Sie können nur Bestellanforderungen ändern, die Sie selbst erstellt haben.

1. Klicken Sie auf der Leiste für häufig verwendete Links auf Beschaffung und anschließend auf der Schnellstartleiste auf Bestellanforderungen > Von mir vorbereitete Bestellanforderungen.

2. Wählen Sie die zu ändernde Bestellanforderung aus, und klicken Sie dann im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Bestellanforderung auf Bearbeiten.

3. Klicken Sie auf dem Inforegister Bestellanforderungspositionen auf Artikel hinzufügen, um der Bestellanforderung Produkte hinzuzufügen.

4. Klicken Sie auf der Seite Artikel hinzufügen auf Katalogartikel, um die Produkte anzuzeigen, die aus einem internen Katalog bestellt werden können. Wenn Sie ein Produkt eingeben möchten, das nicht in einem internen Katalog enthalten ist, klicken Sie auf Nicht im Katalog enthaltene Artikel.

   Hinweis

   Sie können nicht im Katalog enthaltene Artikel nur hinzufügen, wenn der Anforderungszweck Verbrauch ist.

5. Aktivieren Sie im Fall von Katalogartikeln das Kontrollkästchen für die Produkte, die Sie bestellen möchten, und klicken Sie anschließend auf Auswählen.

   Hinweis

   Wenn der Anforderungszweck Auffüllung ist, sind nur Produkte, die in der angegebenen juristischen Person gelagert und freigegeben werden, verfügbar. Weitere Informationen dazu, wie die Produkte, die verfügbar sind, wenn der Materialanforderungszweck Auffüllung ist, definiert sind, finden Sie unter "Richtlinienregel für Auffüllungskategoriezugriff (Formular)" in der Benutzerhilfe der Anwendung im Microsoft Dynamics AX 2012 R2-Client.

6. Führen Sie für nicht im Katalog enthaltene Artikel für jedes zu bestellende Produkt die folgenden Schritte aus:

   1. Geben Sie einen Produktnamen und eine optionale Beschreibung ein.

   2. Wählen Sie eine Beschaffungskategorie und einen Kreditor für das Produkt aus.

   3. Geben Sie eine Menge, einen Preis je Einheit und eine Währung für das Produkt ein, und geben Sie dann die Maßeinheit ein, in der das Produkt gekauft wird.

   4. Wenn das Produkt online bestellt werden kann, können Sie optional eine Internetadresse und die vom Kreditor zugewiesene externe Artikelnummer eingeben.

   5. Klicken Sie auf Auswählen.

7. Klicken Sie auf OK, um die ausgewählten Produkte der Bestellanforderung hinzuzufügen.

8. Um die Menge und andere Details für ein Produkt zu ändern, wählen Sie auf dem Inforegister Bestellanforderungspositionen die gewünschte Position aus, und klicken Sie anschließend auf Bearbeiten. Nehmen Sie auf der Seite Details zu Bestellanforderungspositionen bearbeiten die entsprechenden Änderungen an den Produktdetails vor, und klicken Sie anschließend auf Speichern und schließen.

9. Um die Produktdetails für eine Bestellanforderungsposition anzuzeigen, klicken Sie auf dem Inforegister Bestellanforderungspositionen auf Details. Sie können Informationen zur Lieferadresse und die Lagerungsdimensionen für die Position anzeigen. Wenn der Anforderungszweck Verbrauch ist, können Sie auch andere Details anzeigen, wie die Anlagengruppe, das Projekt und Finanzdimensionen. Klicken Sie auf der Seite Details zu Bestellanforderungspositionen anzeigen im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Verwalten auf Bearbeiten, um die Details der Bestellanforderungspositionen zu ändern.

10. Klicken Sie auf Speichern und schließen, nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben.

11. Klicken Sie auf der Seite Bestellanforderung bearbeiten auf Speichern und schließen.

Vorschlagen eines Kreditors für ein nicht im Katalog enthaltenes Produkt

Gehen Sie wie in der folgenden Prozedur beschrieben vor, um einen neuen Kreditor für ein Produkt vorzuschlagen. Diese Option ist nur für Bestellanforderungspositionen verfügbar, die auf einen nicht im Katalog enthaltenen Artikel oder eine nicht im Katalog enthaltene Dienstleistung verweisen.

1. Klicken Sie auf der Leiste für häufig verwendete Links auf Beschaffung und anschließend auf der Schnellstartleiste auf Bestellanforderungen > Von mir vorbereitete Bestellanforderungen.

2. Erstellen Sie eine neue Bestellanforderung, oder wählen Sie in der Liste eine Bestellanforderung aus. Klicken Sie anschließend im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Bestellanforderung auf Bearbeiten.

3. Fügen Sie auf dem Inforegister Bestellanforderungspositionen eine Position für einen nicht im Katalog enthaltenen Artikel hinzu, oder wählen Sie eine solche Position aus, und klicken Sie anschließend auf Bestellanforderungsposition > Aktivitäten > Kreditoren vorschlagen.

4. Sie können in einer Liste von Unternehmenskreditoren einen Kreditor auswählen oder einen neuen Kreditor vorschlagen, mit dem Sie Geschäfte tätigen möchten.

5. Klicken Sie zum Vorschlagen eines neuen Kreditors auf dem Inforegister Neue vorgeschlagene Kreditoren auf Hinzufügen. Geben Sie den Namen des vorgeschlagenen Kreditors ein, und fügen Sie Kontaktinformationen wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse hinzu. Im Feld Hinweise können Sie Details zu Ihrem Vorschlag hinzufügen.

6. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Verteilen eines Betrags einer Bestellanforderungsposition

Gehen Sie wie in der folgenden Prozedur beschrieben vor, um einen Betrag einer Bestellanforderungsposition auf mehrere Finanzkonten und -dimensionen zu verteilen. Sie können auch die Finanzkonten ändern, in denen der Einkauf des Artikels standardmäßig erfasst wird.

1. Klicken Sie auf der Leiste für häufig verwendete Links auf Beschaffung und anschließend auf der Schnellstartleiste auf Bestellanforderungen > Von mir vorbereitete Bestellanforderungen.

2. Erstellen Sie eine neue Bestellanforderung, oder wählen Sie in der Liste eine Bestellanforderung aus. Klicken Sie anschließend im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Bestellanforderung auf Bearbeiten.

3. Erstellen Sie auf dem Inforegister Bestellanforderungspositionen eine Position, oder wählen Sie eine Position aus, und klicken Sie anschließend auf Finanzdaten > Buchhaltung > Beträge verteilen.

4. Sie können die Kosten des Produkts auf ein anderes Finanzkonto und eine andere Finanzdimension buchen. Ändern Sie auf der Seite Betrag für Bestellanforderungsposition verteilen die Standardangaben in den Feldern Hauptkonto, Abteilung, Kostenstelle und Zweck der Spesen. Wählen Sie im Feld Verteilen den Betrag aus, den Sie verteilen möchten. Sie können den erweiterten Preis, den Rabatt und die Zuschläge einzeln verteilen oder den Nettobetrag der Position verteilen.

5. Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie die Kosten des Produkts auf mehrere Finanzkonten und -dimensionen verteilen möchten:

   1. Wählen Sie im Feld Verteilen den Betrag aus, den Sie verteilen möchten. Sie können den erweiterten Preis, den Rabatt und die Zuschläge einzeln verteilen oder den Nettobetrag der Position verteilen.

   2. Wählen Sie im Feld Verteilen nach die Verteilungsmethode aus. Die Verteilung kann prozentual, nach Betrag oder nach Menge vorgenommen werden.

   3. Klicken Sie auf Teilen, um das Finanzkonto in eine neue Position zu kopieren.

   4. Wählen Sie für die neue Position ein Finanzkonto und eine Finanzdimension aus, und geben Sie den Betrag ein, mit dem jedes Konto und jede Dimension belastet werden soll.

6. Wenn Sie eine Verteilungsposition löschen möchten, wählen Sie die jeweilige Position aus, und klicken Sie auf Löschen. Die ursprüngliche Position kann nicht gelöscht werden.

7. Klicken Sie auf Zurücksetzen, um alle Verteilungen mit Ausnahme der ursprünglichen Position zu löschen.

8. Klicken Sie auf Gleichmäßig verteilen, um den Betrag der ursprünglichen Position gleichmäßig auf die aufgeführten Finanzkonten und -dimensionen zu verteilen.

9. Klicken Sie auf Speichern und schließen, um die Änderungen zu speichern und zur Seite Bestellanforderung bearbeiten zurückzukehren.

Durchführen einer Budgetprüfung für eine Bestellanforderungsposition

Gehen Sie wie in der folgenden Prozedur beschrieben vor, um die Details zu Budgetfehlern oder -warnungen für die Beträge einer Bestellanforderungsposition anzuzeigen. Wenn in der Organisation Dimensionen verwendet werden (z. B. Abteilungen oder Kostenstellen), können Sie das Ergebnis der Budgetprüfung für eine Kombination von Finanzkonten und -dimensionen anzeigen, die einer Bestellanforderungsposition zugewiesen sind.

Die Seite mit dem Ergebnis der Budgetprüfung ist leer, wenn die Budgetprüfung bestanden wurde oder die Organisation kein Budget eingerichtet hat.

Sie müssen eine Budgetprüfung ausführen, bevor Sie das Ergebnis einer Budgetprüfung anzeigen können. Bei der Budgetprüfung wird der Betrag der Bestellanforderungsposition vom verfügbaren Budgetbetrag subtrahiert. Falls der Betrag der Position den verfügbaren Budgetbetrag übersteigt, wird eine Budgetwarnung angezeigt.

1. Klicken Sie auf der Leiste für häufig verwendete Links auf Beschaffung und anschließend auf der Schnellstartleiste auf Bestellanforderungen > Von mir vorbereitete Bestellanforderungen.

2. Erstellen Sie eine neue Bestellanforderung, oder wählen Sie in der Liste eine Bestellanforderung aus. Klicken Sie anschließend im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Bestellanforderung auf Bearbeiten.

3. Wählen Sie auf der Seite Bestellanforderung bearbeiten auf dem Inforegister Bestellanforderungspositionen eine Position aus.

4. Klicken Sie zum Durchführen einer Budgetprüfung auf Finanzdaten > Budget > Budgetprüfung ausführen.

5. Klicken Sie zum Anzeigen des Ergebnisses der Budgetprüfung auf Finanzdaten > Budget > Fehler oder Warnungen der Budgetprüfung.

Das Ergebnis der Budgetprüfung lautet Budgetprüfung bestanden, Budgetprüfung mit Warnungen bestanden oder Budgetprüfung nicht bestanden. Das Feld Ergebnisdetails der Budgetüberprüfung enthält eine detaillierte Erläuterung des Ergebnisses der Budgetprüfung und Aktivitäten, die Sie zum Beheben des Fehlers oder der Warnung durchführen können.

Übermitteln einer Bestellanforderung an den Workflow

Sie können nur Bestellanforderungen an den Workflow übermitteln, die Sie selbst erstellt haben. Alle erforderlichen Felder müssen ausgefüllt sein, und die Bestellanforderung muss mindestens einen Positionsartikel enthalten, bevor sie übermittelt werden kann. Die Bestellanforderung muss den Status Übersicht besitzen.

1. Klicken Sie auf der Leiste für häufig verwendete Links auf Beschaffung und anschließend auf der Schnellstartleiste auf Bestellanforderungen > Von mir vorbereitete Bestellanforderungen.

2. Wählen Sie auf der Seite Bestellanforderungen die Bestellanforderung aus, die Sie an den Workflow übermitteln möchten, und klicken Sie anschließend auf Absenden.

Siehe auch

Informationen zu Bestellanforderungen (Enterprise Portal)

Anzeigen der Bestellanforderungshistorie (Enterprise Portal)

Anzeigen der Workflowhistorie für eine Bestellanforderung

Stellvertretungsberechtigungen zum Erstellen von Bestellanforderungen in Ihrem Auftrag

Kopieren einer Bestellanforderung