E-Mail-Nachricht-Filterung und -Korrelation

Artikel
02/23/2018

Veröffentlicht: Februar 2017

Gilt für: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online

Hinweis

Die Informationen, die hier bereitgestellt werden, gelten für Dynamics 365 vor Dynamics 365 (online), Version 9.0. Die aktuelle Dokumentation finden Sie unter Mithilfe E-Mail-Nachricht-Filterung und -Korrelation können Sie angeben, welche E-Mail-Nachrichten nachverfolgt werden.

Über die Serverseitige Synchronisierung, Microsoft Dynamics 365 für Outlook oder den E-Mail-Router können in Microsoft Dynamics 365 automatisch auf empfangenen E-Mail-Nachrichten basierende E-Mail-Aktivitäten erstellt werden. Diese Art der Automatisierung wird auch als E-Mail-Nachrichtenverfolgung bezeichnet. Benutzer können eine Filteroption auswählen, die festlegt, welche E-Mail-Nachrichten in Microsoft Dynamics 365 nachverfolgt werden. Die Filterung wird auf der Registerkarte E-Mail des Dialogfelds Persönliche Optionen festlegen in den Microsoft Dynamics 365-Client-Anwendungen definiert. Folgende Optionen können von den Benutzern festgelegt werden:

Alle E-Mail-Nachrichten. Alle vom Benutzer empfangenen E-Mail-Nachrichten werden nachverfolgt (es werden Aktivitäten erstellt).
E-Mail-Nachrichten als Antwort auf Dynamics 365-E-Mail. Nur die Antworten auf bereits nachverfolgte E-Mail-Nachrichten werden als E-Mail-Aktivitäten gespeichert. Bei dieser Option wird Worin besteht die intelligente Abgleichsfunktionaliät? verwendet, eine Korrelationsmethode, bei der E-Mail-Nachrichten anhand vorhandener in der E-Mail enthaltener Eigenschaften mit Aktivitäten verknüpft werden.
E-Mail-Nachrichten von Dynamics 365-Leads, -Kontakten und -Firmen. Nur von Leads, Kontakten und Firmen gesendete E-Mail-Nachrichten in der Microsoft Dynamics 365-Datenbank werden als Aktivitäten gespeichert.
E-Mail-Nachriochten von Microsoft Dynamics 365-Datensätzen, für die E-Mail aktiviert wurde. E-Mail-Nachrichten werden aus allen Datensatztypen nachverfolgt, die eine E-Mail-Adresse enthalten, also auch aus benutzerdefinierten Datensatztypen (Entitäten).

Die Option E-Mail-Nachrichten als Antwort auf Dynamics 365-E-Mail ist standardmäßig aktiviert. Die Korrelation erfolgt nach dem Filtern einer E-Mail-Nachricht. Systemadministratoren können die gesamte Nachrichtenverfolgung für einen bestimmten Benutzer deaktivieren, indem sie auf der Registerkarte Allgemein des Formulars Benutzer den Wert für E-Mail-Zugriffstyp – Eingehend auf Keine setzen.

E-Mail-Korrelation wird auf der Registerkarte E-Mail der Systemeinstellungsseite festgelegt und kann für die gesamte Microsoft Dynamics 365-Organisation aktiviert oder deaktiviert werden.Microsoft Dynamics 365 verwendet zwei Arten der Korrelation, der Nachverfolgung von Tokens und des intelligenten Abgleichs. Standardmäßig sind beide Korrelationstypen aktiviert.

Wichtig

Wenn Sie Dynamics 365 für Outlook verwenden, das mit einem SMTP-Server verbunden ist, und eine E-Mail an einen Empfänger senden, der nicht Exchange verwendet, können nur Nachverfolgungstoken als Korrelationsmethode verwendet werden. Sind in einer solchen Situation keine Nachverfolgungstoken aktiviert, kann es sein, dass Korrelationsereignisse wie das automatische Erstellen von Datensätzen auf der Grundlage des Bezugsobjekts nicht funktionieren.

So nutzt Microsoft Dynamics 365 Unterhaltungen, um E-Mails nachzuverfolgen

Nutzen Sie Exchange Unterhaltungen, um die Wahrscheinlichkeit zur Identifikation und Übereinstimmung von E-Mails zu erhöhen.Exchange gruppiert zusammengehörende E-Mails und weist ihnen eine ID zu (Unterhaltungs-ID), um E-Mails zu identifizieren, die Teil einer Unterhaltung sind.

Gehen Sie zu Einstellungen > Verwaltung > Systemeinstellungen.
Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail.
Klicken Sie im Bereich Nachverfolgung auf Ordnerebene und E-Mail-Korrelation konfigurieren auf Korrelation zum Nachverfolgen von E-Mail-Unterhaltungen verwenden.

Nachverfolgung auf Ordnerebene konfigurieren

Wenn aktiviert, nutzt diese Option die Unterhaltungs-ID, um alle E-Mails zu identifizieren, die auf eine nachverfolgte E-Mail antworteten.

Wie Microsoft Dynamics 365 Nachverfolgungstoken verwendet

Bei Verwendung von Nachverfolgungstoken erhöht sich die Wahrscheinlichkeit der Identifikation und des Abgleichs von E-Mails. Mithilfe des Nachverfolgungstoken-Features kann die Nachverfolgung von E-Mail-Nachrichten verbessert werden. Ein Nachverfolgungstoken ist eine alphanumerische Zeichenfolge, die von Microsoft Dynamics 365 generiert und an das Ende einer E-Mail-Betreffzeile angefügt wird. Damit werden E-Mail-Aktivitäten E-Mail-Nachrichten zugeordnet.

Durch Nachverfolgungstoken wird die intelligente Abgleichfunktionalität um eine zusätzliche Korrelationskomponente erweitert. Wenn Microsoft Dynamics 365 eine ausgehende E-Mail-Aktivität generiert, wird eine im Microsoft Dynamics 365-System eingehende resultierende E-Mail-Antwort mit der Ursprungsaktivität in Beziehung gesetzt.

Standardmäßig ist die Nachverfolgungs-Funktion aktiviert.

Struktur eines Nachverfolgungstokens

Standardmäßig verwendet Microsoft Dynamics 365 die folgende Tokenstruktur mit einem 4 Zeichen umfassenden Präfix und einer 7-stelligen ID.

Tokenstruktur in Dynamics 365 nachverfolgen

In der folgenden Tabelle sind die Komponenten der Nachverfolgungstoken mit Beschreibungen aufgelistet.

Komponente	Beschreibung
Präfix	Konfigurierbar von 1-20 Zeichen. Der Standardwert ist Dynamics 365:. Das Präfix kann für jede Organisation oder Microsoft Dynamics 365 (online)-Instanz eindeutig sein. So empfiehlt es sich beispielsweise in einer mehrinstanzenfähigen Bereitstellung von Microsoft Dynamics 365, dass jede Organisation ein eindeutiges Präfix konfiguriert und verwendet.
Basisnachverfolgungsnummer für die Bereitstellung	Konfigurierbar von 0-2.147.483.647. Standardwert ist 0. Kann als Bezeichner für eine bestimmte Instanz, Organisation oder Bereitstellung von Microsoft Dynamics 365 verwendet werden.
Ziffernbereich für die Benutzernummer	Konfigurierbar von 1-9. Standardbereich: dreistellig. Mit diesem Wert wird festgelegt, wie viele Ziffern von Microsoft Dynamics 365 beim Erstellen des numerischen Bezeichners für den Microsoft Dynamics 365-Benutzer verwendet werden sollen, der die E-Mail-Aktivität generiert hat.
Ziffernbereich für den inkrementellen Nachrichtenzähler	Konfigurierbar von 1-9. Standardbereich: dreistellig. Mit diesem Wert wird festgelegt, wie viele Ziffern von Microsoft Dynamics 365 beim Erstellen des numerischen Bezeichners für die E-Mail-Aktivität (nicht für die einzelnen in der Aktivität enthaltenen Nachrichten) verwendet werden sollen. Wenn Sie den Standardwert verwenden, um einen Token mit dreistelliger Zahl zu generieren, wird die Zahl bis 999 schrittweise erhöht und dann wird die Zahl bei 000 neu gestartet. Sie können eine größere Reihenfolge von Ziffern verwenden, um die Wahrscheinlichkeit der doppelten Zuweisung von Tokens zum Aktivieren von E-Mail-Threads zu verringern.

Es ist zwar möglich, die Nachverfolgungstoken zu deaktivieren, wir empfehlen dies jedoch nicht, da dadurch die Wahrscheinlichkeit einer exakten Korrelation von E-Mail-Aktivitäten und E-Mail-Nachrichten erheblich verringert wird. Gehen Sie zum Aktivieren, Deaktivieren oder Konfigurieren von Nachverfolgungstoken wie folgt vor:

Gehen Sie zu Einstellungen > Verwaltung > Systemeinstellungen.
Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail.
Im Bereich E-Mail-Korrelation konfigurieren können Sie die Standardstruktur der Nachverfolgungstoken deaktivieren, aktivieren oder ändern.

Worin besteht die intelligente Abgleichsfunktionaliät?

Wenn eine eingehende E-Mail-Nachricht vom E-Mail-Router verarbeitet wird, werden vom System Informationen im Zusammenhang mit dem Betreff der E-Mail-Nachricht, der Absenderadresse und den Empfängeradressen extrahiert, mit denen die E-Mail-Aktivität mit anderen Microsoft Dynamics 365-Datensätzen verknüpft wird. Bei diesem Korrelationsprozess, auch als intelligente Abgleichfunktionalität bezeichnet, werden die folgenden Kriterien verwendet, um Informationen zu einer empfangenen E-Mail-Nachricht zu E-Mail-Aktivitäten zuzuordnen:

Übereinstimmung des Betreffs: Präfixe, beispielsweise "AW:" oder "Aw:", und die Groß-/Kleinschreibung von Buchstaben werden ignoriert. Beispiel: Die E-Mail-Betreffzeilen Aw: hallo und Hallo würden als Übereinstimmung betrachtet.
Übereinstimmung von Sender und Empfänger: Das System berechnet die Anzahl der übereinstimmenden Absender- und Empfänger-E-Mail-Adressen.

Wenn der Abgleichprozess abgeschlossen ist, wählt das System den Besitzer und das Objekt der eingehenden E-Mail-Nachricht aus.

Standardmäßig ist die intelligente Abgleichfunktionalität aktiviert.

Hinweis

Die Einstellungen der intelligenten Abgleichfunktionalität können im Hilfe und Schulung: Dialogfeld „Systemeinstellungen” – Registerkarte „E-Mail” deaktiviert, aktiviert und angepasst werden.

Siehe auch

Integrieren (synchronisieren) Sie Ihr E-Mail-System mit Microsoft Dynamics 365
Weiterleitungspostfächer im Vergleich zu individuellen Postfächern

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