IT-Skills: Überwindung der Barriere zwischen IT und Geschäft
Unternehmen sind erfolgreich, wenn geschäftliche und IT-Ziele aneinander angepasst sind. Dies zu erreichen, ist jedoch schwieriger, als Sie möglicherweise denken.
Joshua Hoffman
Im Laufe der Jahre haben in der IT-Branche die verschiedensten Debatten stattgefunden. Welches ist das beste Netzwerkprotokoll, welcher der richtige Webbrowser, welche die optimale Speicherlösung, welches das effektivste Betriebssystem? Keine Debatte wurde jedoch so lang und so leidenschaftlich geführt oder war so bestimmend für das gesamte Berufsfeld wie die Auseinandersetzung über das Thema IT gegen "Geschäftswelt".
Mittlerweile lässt sich nicht mehr mit Sicherheit sagen, wann das Thema zur Streitfrage wurde und Konflikte verursachte. In den letzten Jahren jedoch hat diese Spannung immer mehr zugenommen, da die IT für die geschäftlichen Grundlagen der Unternehmenstätigkeit immer wichtiger geworden ist. Es geht um die Frage, wer die Entscheidungen trifft, welche Ansätze verfolgt oder welche Lösungen gewählt werden sollten. Ist die IT lediglich ein Kostenfaktor, oder trägt sie zur Schaffung von Mehrwert bei? Und die elementarste und am längsten diskutierte Frage lautet: Treibt die IT das Geschäft voran oder der Geschäftsbereich die IT?
Dass dieser dauerhafte und bis heute ungelöste Konflikt in so vielen Unternehmen weiter ausgetragen wird, nützt niemandem. IT- und Geschäftsinitiativen könnten weitaus effizienter und effektiver geführt werden, wenn es bei der Auseinandersetzung eher um Zusammenarbeit als um Wettbewerb ginge. Es muss das Bedürfnis vorhanden sein, die gleichen Ziele zu verfolgen. Dieses Bedürfnis gibt es wohl tatsächlich, aber viele Unternehmen müssen sich der Streitfrage einfach auf neue Art und Weise stellen.
Wie können Unternehmen Funktionen in einer Art und Weise neu positionieren, die nicht nur der entscheidenden Bedeutung von IT-Diensten Rechnung trägt, sondern auch dem Mehrwert, der durch diese Dienste geschaffen werden kann? Welche Art von Sprache kann dazu beitragen, Diskussionen zwischen IT- und Geschäftsbereichsmanagern produktiver zu machen? Und welche Ressourcen stehen zur Verfügung, damit IT-Spezialisten ihre Kompetenzen weiterentwickeln können, um eine wichtigere Rolle in ihrem Unternehmen zu spielen?
Kosten gegen Nutzen
Eine der wichtigsten Grundlagen dieses Konflikts ist die Frage, ob die IT in einem Unternehmen vornehmlich ein Kostenfaktor ist. Geht es dabei einfach um die Gesamtsumme, die für Hardware, Software, Kabel, Stromversorgung usw. anfallen? Liefert die IT einen direkten finanziellen Nutzen, der in der Bilanz ablesbar ist? Dies sind die wesentlichen Fragen.
Die IT kann einem Unternehmen Geld sparen, was auch häufig geschieht. Darüber hinaus optimiert sie Geschäftsprozesse, was wiederum weitere Kosteneinsparungen ermöglicht. Dafür zu sorgen, dass diese Anstrengungen wahrgenommen und anerkannt werden, ist im Wesentlichen eine Marketingaufgabe.
Im TechNetMagazine-Artikel "Die Neuerfindung der IT in schwierigen Zeiten" argumentiert Romi Mahajan, dass die IT von vielen als eine Art Bedarfsgut wahrgenommen wird. Die IT-Abteilung ist zu einer unterstützenden Einrichtung geworden, die dafür verantwortlich ist, dass alle Lämpchen brennen und alle Leitungen funktionieren. In einer solchen Situation müssen die IT-Profis aktiv dieser Wahrnehmung entgegenwirken und in aller Deutlichkeit ihre eigene Position vernehmlich vertreten.”
Dabei ist es wichtig, den eigenen Standpunkt so zu vertreten, dass er auch von allen verstanden werden kann. Die richtige Sprache ist dabei von zentraler Bedeutung. Allzu viele IT-Profis verfallen sehr schnell in ihren "Technojargon". Es ist natürlich einfacher, bei der Erläuterung komplexer Funktionen technische Ausrucksweisen zu verwenden und bei der Herausstellung der Vorteile einer Lösung mit Begriffen wie "Bandbreite", "Durchsatz" oder "Rechenleistung" zu arbeiten, anstatt direkt den geschäftlichen Wert vorzuführen. Das wahrscheinlichste Ergebnis ist, dass die Manager dann weghören, genauso wie IT-Manager sich ausklinken, wenn von Budgetprognosezyklen und ähnlichem gesprochen wird.
Aber der wahre Wert der IT geht weit über technische Leistungsdaten hinaus. Es ist besser, dabei "menschlichere" Begriffe zu verwenden. Was könnten die Menschen in Ihrer Organisation mit einer neuen Technologie erreichen? Können Ihre Wissensarbeiter besser mit Kunden oder Partnern verbunden werden? Wie erleichtern neue Tools ihre Arbeit? Wie viel Zeit wird gespart, Zeit, die jetzt für wichtigere Aufgaben zur Verfügung steht?
Betrachten Sie es als eines Ihrer beruflichen Entwicklungsziele, zu lernen, wie Sie Ihren Standpunkt, den der IT, in effizienter Weise kommunizieren können. Eine Schulung zur neuesten Version von SQL Server oder Exchange ist für Sie eine einfache Sache. Die Entwicklung Ihrer Fähigkeit, die Position der IT in auch für Außenstehende verständlicher Weise zu vertreten, kann da schon schwieriger sein, dies wird sich langfristig aber sicher auszahlen.
Lösungsorientiertes Konzept
Definieren Sie den Nutzen und den Wert der IT neu, um einen sinnvolleren Dialog mit Ihren Kollegen aus den Geschäftsbereichen Ihres Unternehmens führen zu können. Sie können die Arbeitsbeziehungen zu Ihren Kollegen frühzeitig vertiefen, indem Sie dabei helfen, einen lösungsorientierten Dialog rund um IT-Initiativen zu initiieren.
Ein weiterer TechNet Magazine-Artikel, “IT Is the Real Breakthrough (Die IT ist der wirkliche Durchbruch)”, bespricht den Grundsatz, dass die beste IT-Abteilung eher schweigt. Dies bedeutet, dass die IT keine Lösung an sich sein soll. Vielmehr sollte sie bessere Hilfsmittel schaffen, mit denen alle gemeinsam ihre Ziele erreichen können. Anders ausgedrückt: Geschäftsbenutzer sind nicht wirklich daran interessiert, dass sie mit Exchange eine Nachricht in effizienterer Weise versenden können – sie wollen mit ihren Kunden, Kollegen und Partnern kommunizieren. Das Innenleben von SharePoint ist ihnen herzlich egal, was sie interessiert, ist ein effizienter Zugang zu Business Intelligence-Daten.
Beziehen Sie Ihre Kollegen aus den Geschäftsbereichen des Unternehmens in proaktiver Weise in ein Gespräch über die Probleme ein, die sie zu lösen haben, so dass beide Seiten die IT als ein Hilfsmittel zur Lösung eben dieser Probleme wahrnehmen können. Dies klingt sicherlich sehr einfach und selbstverständlich, solche Diskussionen sind aber allzu oft immer noch sehr schwierig. So sagt das Unternehmen beispielsweise, dass es Business Intelligence-Daten wünscht, und die IT stellt eine BI-Plattform bereit. Dies ist keine lösungsorientierte Diskussion. Die Manager des Unternehmens sind der Meinung, dass sie BI benötigen, und die IT stellt die technische Lösung bereit, die sie für die beste hält.
An diesem Punkt können aber Sie und Ihre IT-Kollegen eine sinnvollere Arbeitsbeziehung zu Ihren Kollegen aus den Geschäftsbereichen des Unternehmens aufbauen. Sie können bessere Lösungen bereitstellen, die in direkterer Weise die Anforderungen des Unternehmens erfüllen.
Stellen Sie zunächst Fragen, die Ihnen dabei helfen, die dem geschäftlichen Bedarf nach einer BI-Plattform zugrundeliegende Motivation zu erkennen. Will man der Unternehmensleitung wesentliche Leistungsmerkmale (KPIs) zur Verfügung stellen? Geht es um detaillierte Vertriebsdaten für mobile Vertriebsmitarbeiter? Welche Art von Maßnahmen will das Unternehmen auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen treffen? Wenn Sie sich intensiv auf das "Warum" und nicht nur auf das "Was" und "Wie" konzentrieren, können Sie eine bessere Lösung bereitstellen und Ihren Partners so besser helfen.
Treffen Sie sich in der Mitte
Die Überwindung der Barriere zwischen IT und Geschäft erfordert Kompromisse. Es ist völlig in Ordnung, wenn Sie Ihre Partner bitten, Ihnen auf halbem Wege entgegenzukommen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten für Unternehmensleiter, mit Ihnen zusammen diese Lücke zu schließen. Der beste Beginn besteht darin, Sie frühzeitig und regelmäßig in die strategischen Planungsaktivitäten der Organisation einzubinden.
Die fehlende Beteiligung der IT an der strategischen Planung ist eine der häufigsten Ursachen für Konflikte zwischen diesen beiden Unternehmensbereichen. IT-Abteilungen sind oft überrascht, wenn sie mit den Anforderungen oder Erwartungen des Unternehmens konfrontiert werden. Und die IT muss die Möglichkeit haben, mitzuwirken, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass ein Plan durchführbar, realistisch oder auch nur für die geschäftlichen Anforderungen angemessen ist.
Die frühzeitige Beteiligung der IT an strategischen Diskussionen führt nicht nur dazu, dass sie selbst die geschäftlichen Anforderungen besser versteht, sie schafft auch die Möglichkeit, sicherzustellen, dass Budgets und Zeitpläne besser ausgearbeitet und Ziele in realistischer Weise formuliert werden. Diese frühzeitige Einbeziehung der IT ist der wichtigste Schritt, den Ihre Kollegen aus den Geschäftsbereichen Ihres Unternehmens tun können, um die Barriere zwischen IT und Geschäft zu überwinden.
Bei dieser Barriere geht es vor allem um die Art und Weise, in der beide Bereiche miteinander kommunizieren, wie Diskussionen gestaltet werden, welche Sprache dabei verwendet wird und so weiter. Das Ergebnis ist: Dieses Problem kann nicht durch ein Tool, eine Anwendung oder eine Zertifizierung gelöst werden. Vielmehr handelt es sich hier um "Soft Skills": die Art und Weise, in der wir mit unseren Kollegen kommunizieren. Und es gibt Ressourcen, die Ihnen dabei helfen können, IT- und geschäftliche Ziele besser aneinander auszurichten.
Da dies ein menschliches Problem ist, sind auch menschliche Lösungen erforderlich. Networking, Coaching und Mentoring für beide beteiligten Gruppen können dabei von allergrößtem Nutzen sein. Verfügt Ihr Unternehmen über ein Mentoring- oder Coaching-Programm? Falls nicht, können Sie dabei helfen, ein solches Programm zu schaffen und als Katalysator für eine bessere Kommunikation fungieren. Sie können sicherstellen, dass Mentoring und Coaching funktionsübergreifend stattfinden, so dass IT-Profis von ihren Kollegen in den geschäftlichen Bereichen des Unternehmens lernen und umgekehrt.
"Peer Groups", etwa solche, die in sozialen Netzwerken wie LinkedIn geschaffen werden, sind ebenfalls eine wertvolle Ressource. Die Entwicklung von Soft Skills erfordert einiges Experimentieren. Die Weitergabe positiver Erfahrungen mit Strategien und Taktiken, die funktioniert haben (oder auch nicht) kann dabei eine große Hilfe sein. Auch fortdauernde Schulungsprogramme, wie sie etwa von Management Schools oder Universitäten angeboten werden, können ebenfalls helfen, diese Fähigkeiten weiterzuentwickeln.
Die Microsoft Business-Website stellt eine Reihe veröffentlichter Ressourcen vor, einschließlich des Business Insights-Newsletters. Dazu gehören Whitepapers, Diskussionen mit Technologiemanagement-Experten und vieles mehr. Besonders ein Artikel, “The Accidental Benefits of Cost-Benefit Analysis (Die zufälligen Vorteile einer Kosten-Nutzen-Analyse)” bietet direkt anwendbares Wissen, obwohl seine Veröffentlichung mittlerweile einige Jahre zurückliegt.
Eine Liste von Tools für IT-Profis, unabhängig zu welchem Thema, wäre natürlich nicht vollständig, wenn sie nicht auch ein echtes "Tool" enthielte. Wenn Sie ein solches Tools suchen, beginnen Sie doch am besten mit einem ROI- oder einem Gesamtbetriebskostenrechner. Diese Tools, wie etwa der TCO Calculator (Gesamtbetriebskostenrechner) für Windows Azure (auf der rechten Seite), können Ihnen einen praktischen Ausgangspunkt für Gespräche zwischen IT und Unternehmen verschaffen.
Die Barriere zwischen IT und Geschäft existiert mittlerweile schon viel zu lange. Die gute Nachricht ist indes, dass dies ein Konflikt ist, für den es eine klare Lösung gibt. Sie können diese Lücke wirklich schließen. Unternehmen Sie proaktive Schritte, um den Wert Ihrer IT-Investitionen zu demonstrieren, sorgen Sie für ein lösungsorientiertes Konzept und beteiligen Sie sich frühzeitig an den strategischen Planungen Ihrer Organisation. Sie und Ihre IT-Abteilung können eine wichtige Rolle für den Erfolg Ihres Unternehmens spielen.
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Joshua Hoffman ist ehemaliger Chefredakteur des TechNet Magazine. Heute ist er
als freier Autor und Berater tätig und berät Kunden hinsichtlich Technologie und zielgruppenorientiertem
Marketing. Darüber hinaus ist er Chefredakteur von ResearchAccess.com, einer Website,
die sich mit dem Wachstum und der Entwicklung der Marktforschungscommunity befasst. Er lebt in New York City.