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Exchange 2007: Acceso desde cualquier parte

 

Última modificación del tema: 2006-08-18

Las empresas se mueven cada vez más. Los empleados necesitan acceso a todos los datos de mensajería dondequiera que estén: durante un viaje, en casa o en la oficina. Las empresas que proporcionan este acceso desde cualquier parte pueden reducir gastos, aumentar la eficacia y facilitar a sus empleados las herramientas necesarias para destacar en sus trabajos.

Datos de mensajería utilizados como mensajes de correo electrónico. Ahora, pueden ser mensajes de correo electrónico, elementos de calendario, contactos y tareas, mensajes de fax y de correo de voz. Microsoft Exchange Server 2007 proporciona acceso a todos estos tipos de mensajes en una ubicación centralizada: el buzón del usuario. Mediante un conjunto de características nuevas y mejoradas, tendrá acceso a todos los tipos de mensajes desde cualquier lugar: la oficina, su domicilio, el aeropuerto, el campo de deportes o la cafetería.

Para proporcionar este acceso a sus datos de mensajería desde cualquier lugar, Exchange 2007 cuenta con diferentes funciones de servidor. Una función de servidor es un grupo de características predefinidas que puede instalarse en un servidor de Exchange 2007. Puede instalar varias funciones de servidor en el mismo servidor físico.

noteNOTA:
Todas las funciones de servidor pueden coexistir en el mismo servidor de Exchange 2007, a excepción de la función de servidor Transporte perimetral. Esta función debe instalarse en un servidor independiente.

La función de servidor del buzón hospeda bases de datos de buzones que contienen buzones de usuarios. Contiene también las bases de datos de carpetas públicas. La función de servidor de acceso de clientes acepta conexiones con el servidor de Exchange 2007 desde una variedad de clientes diferentes. Entre estos clientes se incluyen clientes de software y de hardware como dispositivos móviles. Asimismo, proporciona acceso a datos de disponibilidad a través de un servicio de disponibilidad. La función de servidor de mensajería unificada utiliza la red de telefonía de la organización y combina todos los tipos de mensajería en un único sistema que puede almacenar mensajes de correo electrónico, correo de voz y fax.

La función de servidor de mensajería unificada es una función completamente nueva para Exchange 2007. Esta función de servidor le permite combinar todo tipo de mensajes en una bandeja de entrada a la que los usuarios tienen acceso desde un teléfono, un equipo o un dispositivo móvil. Antes de Exchange 2007, la mayoría de departamentos de TI administraban los mensajes de correo de voz y fax de forma independiente del correo electrónico. A menudo, para proporcionar los tres tipos de mensajería se necesitaban tres sistemas diferentes: una central de conmutación (PBX) y un servidor de correo de voz para mensajes de voz, máquinas de fax independientes o un servidor de fax centralizado y un servidor de Exchange. La mensajería unificada combina todos esos sistemas en una única bandeja de entrada.

La función de servidor de mensajería unificada proporciona las siguientes características a las organizaciones de Exchange 2007.

  • Contestación de llamadas   Esto incluye la contestación de llamadas entrantes para un usuario, la reproducción de un saludo personal, la grabación de un mensaje de correo de voz y su entrega a la bandeja de entrada.
  • Recepción de faxes   Esto incluye la recepción de faxes entrantes y su envío a la bandeja de entrada del usuario como documento adjunto a un mensaje de correo electrónico.
  • Acceso de suscriptores   Esta función permite a los usuarios llamar a un servidor de mensajería unificada y tener acceso al buzón a través de Outlook Voice Access. Los usuarios pueden navegar por el sistema con el teclado del teléfono o mediante entradas de voz. El usuario puede realizar las siguientes tareas:
    • Escuchar mensajes de voz y actuar sobre dichos mensajes.
    • Escuchar, reenviar y responder a mensajes de correo electrónico.
    • Escuchar información del calendario.
    • Acceso a la información de los contactos y a llamadas a contactos de la Lista global de direcciones o de la carpeta Contactos.
    • Aceptar o cancelar reuniones.
    • Reproducir o grabar saludos personales y de fuera de la oficina.
    • Establecer preferencias de seguridad de usuario y opciones personales.
  • Operador automático   El Operador automático es un conjunto de instrucciones grabadas que escuchan las personas que llaman cuando tienen acceso al sistema de mensajería unificada. El Operador automático permite a las personas que llaman navegar por el sistema con el teclado del teléfono o mediante entradas de voz para localizar a un usuario o establecer una llamada. El administrador puede realizar las siguientes tareas:
    • Crear menús personalizados para usuarios externos
    • Definir diferentes saludos
    • Definir programas de vacaciones
    • Permitir a las personas que llaman hablar con el operador
  • Programación y personalización   Los administradores pueden agrupar a los usuarios y ofrecer diferentes opciones de servicio a cada grupo. Por ejemplo, un grupo de usuarios podría recibir sólo mensajes de voz mientras que otro podría recibir mensajes de voz y mensajes de fax.

Exchange ActiveSync es un protocolo de sincronización basado en HTTP y XML diseñado para trabajar a través de una conexión celular o una conexión inalámbrica a Internet. Una conexión celular transfiere datos de forma más lenta que una conexión de red de alta velocidad. Exchange ActiveSync está diseñada para trabajar con estas redes de gran latencia y un ancho de banda bajo, y para transferir información rápidamente entre Microsoft Exchange Server y el dispositivo móvil.

noteNOTA:
En este artículo se entiende por dispositivo móvil un teléfono celular que ejecuta un software que admite la sincronización con Microsoft Exchange a través de Exchange ActiveSync.

Exchange ActiveSync puede sincronizar mensajes de correo electrónico, contactos, calendario y datos de tareas. Con la incorporación de la mensajería unificada a su organización, también puede sincronizar mensajes de correo de voz y de fax adjuntos a los mensajes de correo electrónico en la bandeja de entrada.

Exchange ActiveSync se ha mejorado enormemente en Exchange 2007. Entre las características nuevas o mejoradas se incluye lo siguiente:

  • Compatibilidad con mensajes HTML   Puede descargar mensajes en el dispositivo móvil en texto sin formato o en formato HTML. Los mensajes con formato HTML permiten un desplazamiento de izquierda a derecha, así como imágenes incrustadas y vínculos activos.
  • Direct Push   Se introdujo por primera vez en Exchange Server 2003 Service Pack 2. Direct Push utiliza una conexión HTTPS duradera para garantizar que su dispositivo esté siempre actualizado. A medida que llegan nuevos elementos a la bandeja de entrada, Exchange ActiveSync notifica al dispositivo móvil que debe iniciar la sincronización.
    noteNOTA:
    Para utilizar Direct Push, el dispositivo debe ejecutar Windows Mobile 5.0 con el Messaging & Security Feature Pack o la última versión de Windows Mobile, actualmente en pruebas beta.
  • Seguridad de dispositivo mejorada   Exchange 2007 admite directivas de Exchange ActiveSync. Estas directivas pueden aplicarse para cada usuario y controlar tales parámetros como requisitos de contraseña, acceso a documentos de Windows SharePoint Services, descargas de documentos adjuntos y parámetros de bloqueo de dispositivos.
  • Soporte para marcado de mensajes   Puede establecer indicadores de mensajes en su dispositivo móvil. Estos indicadores también se mostrarán en Microsoft Office Outlook y Outlook Web Access.
  • Soporte para búsquedas de Exchange   Los dispositivos móviles a menudo sólo tienen disponible un almacenamiento limitado. De forma predeterminada, Exchange ActiveSync almacenará los mensajes sólo durante tres días en su dispositivo. Sin embargo, podrá buscar mensajes que tengan más de tres días o los de otras carpetas. Cuando se encuentra un mensaje, se descarga en el dispositivo.
  • Acceso a recursos compartidos de archivos   Exchange ActiveSync puede proporcionar acceso a documentos almacenados en recursos compartidos de archivos de Windows y recursos compartidos de Windows SharePoint Services. Este acceso puede controlarse a través de las directivas de Exchange ActiveSync.
    noteNOTA:
    Muchas de estas características requieren que su dispositivo tenga la última versión de Windows Mobile, actualmente en pruebas beta.

Outlook Web Access brinda acceso al buzón de Exchange desde cualquier explorador web. Existen dos versiones de Outlook Web Access en Exchange 2007: Premium y Light. Outlook Web Access Premium otorga acceso a todos los datos del buzón de Exchange 2007. También es posible ver y administrar dispositivos móviles, establecer opciones de fuera de la oficina, agrupar, clasificar y marcar mensajes, examinar la lista global de direcciones y buscar en el buzón de Exchange. Outlook Web Access Light proporciona acceso al correo electrónico, al calendario y a los contactos. No admite tareas ni notas. Puede clasificar mensajes, pero no agruparlos, cambiar la vista de mensajes ni marcar mensajes para realizar un seguimiento.

noteNOTA:
Para usar Outlook Web Access Premium, deberá utilizar Internet Explorer 6.0 o la última versión. Outlook Web Access Premium no es compatible con otros exploradores. Outlook Web Access Light es compatible con versiones recientes de Netscape Navigator, Opera, Safari y Mozilla Firefox.

Outlook Web Access de Exchange Server 2007 presenta varias características nuevas y mejoradas. Entre ellas se incluyen las siguientes:

  • Vistas de mensajes flexibles   Puede seleccionar la forma en que se muestra la lista de mensajes, la posición del panel de lectura y configurar múltiples opciones de agrupación y clasificación.
  • Notificaciones mejoradas   Las informaciones de aviso y las notificaciones de nuevo correo aparecen dentro de la ventana de Outlook Web Access y se tiene acceso a ellas a través de un menú desplegable de la barra de herramientas.
  • Asistente de programación   Puede utilizar el Asistente para programación para programar reuniones con los colaboradores. El Asistente para programación indica las horas sugeridas y los días codificados por colores en el Selector de fecha como Bueno, Regular o Malo.
  • Acceso a recursos compartidos de archivos   Puede obtener acceso a documentos y bibliotecas de documentos de recursos compartidos de Windows SharePoint Services y Windows a través de Outlook Web Access.
  • Opciones de correo de voz   Si se instala la función de servidor de mensajería unificada en su organización, puede usar Outlook Web Access para controlar las opciones de correo de voz. Puede configurar las opciones de acceso telefónico, restablecer la contraseña de correo de voz o cambiar las lecturas de la carpeta Outlook Voice Access cuando obtenga acceso a mensajes de correo electrónico a través del teléfono.

Outlook Anywhere para Exchange 2007 permite utilizar clientes de Outlook 2007 y Outlook 2003 para conectarse al servidor de Exchange a través de Internet mediante el componente de red RPC a través de HTTP de Windows. Con ello se elimina la necesidad de una conexión de red privada virtual (VPN) con la red de su empresa mientras que proporciona una funcionalidad total de Outlook. Outlook Anywhere se conocía como RPC a través de HTTP en Exchange 2003. Exchange 2007 ha mejorado e integrado esta funcionalidad, a la vez que se ha simplificado la implementación y la administración. La implementación de RPC a través de HTTP se utilizaba para solicitar una configuración de servidor significativa. En Exchange 2007, sólo tiene que usar el asistente de configuración de Outlook Anywhere en un equipo de Exchange 2007 con la función de servidor de acceso de clientes instalada. Todos los usuarios con buzón en Exchange 2007 obtienen automáticamente permiso de acceso a Outlook Anywhere.

Con el uso de la mensajería unificada, Exchange ActiveSync, Outlook Web Access y Outlook Anywhere, tendrá acceso a los datos del buzón de Exchange 2007 casi desde cualquier lugar en el que se encuentre.

Si se encuentra en la oficina con conexión a la red de su empresa, puede utilizar Microsoft Office Outlook o Outlook Web Access para ver el buzón de Exchange. Podrá ver mensajes de correo electrónico, datos de calendario, contactos, tareas y notas. Si recibe un mensaje de correo de voz, puede reproducirlo a través de los altavoces del equipo o reproducirlo en el teléfono. Para reproducir el mensaje en el teléfono, tiene que designar un número de Reproducir por teléfono en la ficha Opciones de correo de voz de Microsoft Office Outlook 2007 o Exchange 2007 Outlook Web Access. Si recibe un mensaje de fax, la mensajería unificada lo enrutará automáticamente hacia su buzón como datos adjuntos a un correo electrónico. Para ver o imprimir el fax, sólo tiene que abrir el archivo adjunto.

Si se va de la oficina por negocios o placer, llévese Exchange consigo de varias formas. Antes de salir de la oficina, configure la mensajería unificada para que reproduzca un saludo de correo de voz de fuera de la oficina a las personas que llaman. También puede configurar las opciones de fuera de la oficina para correo electrónico en Microsoft Office Outlook o Outlook Web Access. Exchange 2007 le permite configurar un mensaje de fuera de la oficina externo y un mensaje de fuera de la oficina interno.

noteNOTA:
La posibilidad de configurar un mensaje de fuera de la oficina externo puede habilitarse para cada usuario a través de un Administrador de Exchange.

Cuando se encuentre lejos de la oficina, use Exchange ActiveSync y un dispositivo móvil para estar al día de sus mensajes de correo electrónico. Si recibe un mensaje de correo de voz, puede descargar y reproducir el archivo .wma adjunto en su dispositivo móvil o llamar al número de acceso de suscriptores de mensajería unificada para escuchar sus mensajes de voz a través del teléfono. Si se envía un mensaje de fax a su bandeja de entrada, puede ver el documento adjunto directamente en el dispositivo móvil o utilizar Outlook Web Access o Outlook Anywhere para conectarse al correo de Exchange y ver el documento adjunto.

noteNOTA:
La visualización de un mensaje de fax en un dispositivo móvil puede requerir la instalación de una aplicación de otro fabricante para archivos de imágenes.

Aunque no tenga un dispositivo móvil, equipo portátil o ni siquiera acceso a un quiosco de Internet, puede seguir estando al día gracias a la mensajería unificada. Para tener acceso a la mensajería unificada, haga una llamada de teléfono al número de acceso de suscriptores. Una vez introducida la extensión y el NIP, escuchará un mensaje parecido al siguiente: "Por favor, diga buzón de voz, correo electrónico, calendario, contactos personales, directorio u opciones personales". Si su respuesta es correo electrónico, la mensajería unificada leerá entonces el encabezado del mensaje, nombre, asunto, hora y prioridad de los mensajes de su bandeja de entrada. Finalmente, la mensajería unificada leerá todo el mensaje.

noteNOTA:
Si desea que la mensajería unificada lea los mensajes de otra carpeta, puede cambiar la carpeta predeterminada en Microsoft Office Outlook 2007 o Exchange 2007 Outlook Web Access. La mensajería unificada sólo puede leer los mensajes de una carpeta.

En cualquier momento durante la lectura del mensaje, utilice los comandos de voz o el teclado del teléfono para dar instrucciones a la mensajería unificada. Algunas de las acciones que puede realizar mientras escucha los mensajes de correo electrónico son: pasar al siguiente mensaje, borrar el mensaje, borrar la conversación, responder a todos, rebobinar, avanzar rápidamente o pausar. Si tiene que responder a un mensaje, puede grabar un archivo .wma y adjuntarlo a la respuesta.

Si va camino a una reunión y se da cuenta de que va a llegar tarde, puede llamar a la mensajería unificada y tener acceso a su calendario. Cuando la mensajería unificada reproduzca la reunión que se va a celebrar, diga "Llegaré tarde" y, a continuación, indique a la mensajería unificada cuánto se va a retrasar. La mensajería unificada enviará un mensaje a todos los asistentes a la reunión informándoles de que usted se va a retrasar.

Exchange 2007, con la mensajería unificada, Exchange ActiveSync, Outlook Web Access y Outlook Anywhere, puede ayudar a los empleados a tener acceso a todos los datos de mensajería independientemente de dónde se encuentren. Para obtener la información y los recursos más novedosos de Exchange 2007, no dude en visitar Exchange Server TechCenter.

 
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