Planear el correo electrónico entrante para una granja de servidores de SharePoint Server

SE APLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365

La característica de correo electrónico entrante de SharePoint Server permite que los sitios de SharePoint reciban y almacenen mensajes de correo electrónico y datos adjuntos en listas y bibliotecas. Este artículo ayuda a los administradores a comprender las opciones que deben tomar antes de implementar la característica de correo electrónico entrante.

Acerca del correo electrónico entrante

La característica de correo electrónico entrante permite a los equipos almacenar el correo electrónico que envían a otros miembros del equipo sin abrir el sitio de SharePoint y cargar el contenido que se envió por correo electrónico. Esto es posible porque la mayoría de los tipos de lista y biblioteca se pueden asignar a una sola dirección de correo electrónico.

Importante:

MinRole ahora administra la característica de correo electrónico entrante en SharePoint Server 2016. La característica de correo electrónico entrante solo se puede usar en los siguientes roles MinRole:

• Aplicación

• Aplicación de búsqueda

• Granja de servidores única

• Personalizado

MinRole no administra el servicio de correo electrónico entrante en el rol servidor personalizado. Sin embargo, los administradores de la granja de servidores de SharePoint pueden activar y desactivar este servicio en cada servidor al que se asigna el rol de servidor Personalizado. Para obtener más información, vea Planeamiento de una implementación de servidor MinRole en SharePoint Server 2016.

Antes de configurar el correo electrónico entrante, debe realizar las siguientes tareas:

• El escenario básico simplemente se aplica a una única granja de servidores. Si usa el escenario básico, cada aplicación de SharePoint o servidor front-end debe ejecutar el servicio Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP) y el servicio de aplicación web de SharePoint Foundation.

• El escenario avanzado se aplica principalmente a una granja de servidores múltiple. Si usa el escenario avanzado, puede usar uno o varios servidores de la granja de servidores para ejecutar el servicio SMTP y tener una dirección de servidor SMTP válida. También debe saber el nombre de un servidor que no pertenezca a la granja de servidores y que ejecute el servicio SMTP y la ubicación de la carpeta de buzón de correo electrónico.

Para obtener más información sobre cómo instalar el servicio SMTP, vea Configurar el correo electrónico entrante para una granja de servidores de SharePoint Server.

Decisiones clave para planear el correo electrónico entrante

Al planear el correo electrónico entrante, debe decidir si desea usar un escenario básico o avanzado, como se describe en las secciones siguientes.

Uso de un escenario básico

Puede habilitar un escenario de correo electrónico entrante básico instalando el servicio SMTP en el servidor que ejecuta SharePoint Server y habilitando el correo electrónico entrante mediante el modo de configuración automática con toda la configuración predeterminada. En este escenario, el correo electrónico se entrega directamente al servidor SMTP y SharePoint Server comprueba periódicamente si hay correo electrónico en la carpeta de colocación de correo electrónico predeterminada configurada automáticamente por el servicio SMTP.

Seleccionar el modo de configuración automática y aceptar todas las opciones predeterminadas es la manera más fácil de habilitar el correo electrónico entrante, ya que todas las opciones de configuración se realizan automáticamente y, por lo tanto, se requiere poca experiencia. Para la mayoría de las organizaciones, esta configuración es suficiente.

Habilite un escenario de correo electrónico entrante básico en los pasos siguientes:

1. El administrador del servidor usa el Asistente para agregar roles y características para instalar la característica servidor SMTP en el servidor que desea recibir correo electrónico entrante. Con esta acción, se instala e inicia el servicio SMTP en ese servidor.

2. El administrador de la granja de servidores habilita el correo electrónico entrante mediante el modo de configuración automática y acepta todos los valores predeterminados.

3. El administrador de la colección de sitios habilita la característica de correo electrónico entrante en las bibliotecas y listas en las que desea almacenar el correo electrónico entrante y asigna cada biblioteca y enumera una dirección de correo electrónico única en la dirección@ de formulario SMTPserveraddress, por ejemplo, sharedfiles@SMTPserver.contoso.com.

Cuando los usuarios envían correo electrónico a la dirección de una lista o biblioteca, SharePoint Server detecta que se ha entregado un correo electrónico nuevo y lo envía a la lista o biblioteca adecuada en función de la dirección de correo electrónico.

Si usa el escenario básico, puede omitir el resto de este artículo. Si usa el escenario avanzado, deberá realizar procedimientos adicionales. Para obtener más información, consulte Configure incoming email for a SharePoint Server farm.

Uso de un escenario avanzado

Para los administradores más avanzados, hay disponibles opciones adicionales, algunas de las cuales requieren más experiencia para implementar que elegir el escenario básico con todas las opciones predeterminadas. En esta sección se describen las siguientes opciones de configuración:

• Servicio de administración de directorios de SharePoint

• Dirección de presentación del servidor de correo electrónico entrante

• Servidor de correo electrónico seguro

• Carpeta de buzón de correo electrónico

Si usa el escenario avanzado para configurar el correo electrónico entrante, deberá realizar procedimientos adicionales. Para obtener más información, consulte Configure incoming email for a SharePoint Server farm.

Servicio de administración de directorios de SharePoint

El servicio administración de directorios de SharePoint conecta los sitios de SharePoint al directorio de usuarios de su organización para proporcionar características de correo electrónico mejoradas. La ventaja de usar este servicio es que permite a los usuarios crear y administrar grupos de distribución de correo electrónico desde sitios de SharePoint. Este servicio también crea contactos en el directorio de usuarios de la organización para que los usuarios puedan encontrar listas de SharePoint habilitadas para correo electrónico en sus libretas de direcciones. Sin embargo, el uso del servicio de administración de directorios de SharePoint requiere más administración porque se comunica con Servicios de dominio de Active Directory (AD DS).

Puede personalizar el servicio de administración de directorios de SharePoint con el modo de configuración automático o avanzado. Puede elegir habilitar el servicio en la granja de servidores de SharePoint o puede usar el servicio de otra granja de servidores. Una ventaja de usar el servicio que se ejecuta en otra granja de servidores es que los permisos de Active Directory se administran en un lugar centralizado (es decir, en la granja de servidores).

Para habilitar este servicio en un servidor o granja de servidores, la cuenta del grupo de aplicaciones de Administración central que usa SharePoint Server debe tener acceso de escritura al contenedor que especifique en Active Directory. Para esto se requiere que un administrador de Active Directory configure la unidad organizativa (UO) y los permisos en esa unidad. La ventaja de utilizar el servicio de administración de directorios de SharePoint en una granja de servidores remoto es que no necesita la ayuda de un administrador de Active Directory para crear y configurar la unidad organizativa, si esa unidad ya existe.

Un escenario de administración de directorios típico sigue estos pasos:

1. Un administrador de la colección de sitios crea un grupo de SharePoint nuevo.

2. El administrador elige crear una lista de distribución para asociarla a ese grupo de SharePoint y asigna una dirección de correo electrónico a esa lista de distribución.

3. Con el paso del tiempo, el administrador agrega usuarios al grupo de SharePoint y también los quita. A medida que se agregan y quitan usuarios, el servicio de administración de directorios de SharePoint automáticamente realiza la misma acción en la lista de distribución, que está almacenada en el servicio de directorios de Active Directory. Debido a que las listas de distribución están asociadas a un grupo de SharePoint particular, la lista de distribución está disponible para todos los miembros de ese grupo.

4. De forma predeterminada, las direcciones de correo electrónico se generan automáticamente para los paneles de discusión y los calendarios en los sitios de equipo y, a continuación, se agregan a la lista de distribución de equipos. Las direcciones de correo electrónico de estas dos listas tendrán el siguiente formato, de forma predeterminada: GroupAddress.discussions y GroupAddress.calendar.

5. Al incluir direcciones de correo electrónico para paneles de discusión y calendarios en la lista de distribución, todas las invitaciones de correo electrónico y reunión enviadas a esta lista de distribución se archivarán en el sitio del equipo.

Opciones de configuración del servicio de administración de directorios de SharePoint

Al configurar el servicio de administración de directorios de SharePoint para crear grupos de distribución y contactos en Active Directory, debe proporcionar la siguiente información:

• Nombre del contenedor de Active Directory en el que se crearán los grupos de distribución y contactos. Debe tener el siguiente formato:

  OU= nombreDeContenedor, DC= nombreDeDominio, DC= nombreDeDominioDeNivelSuperior

  Ejemplo

  OU=SharePointContacts,DC=Contoso,DC=com

• Nombre del servidor SMTP que se usará para el correo electrónico entrante (o acepte el servidor SMTP predeterminado si existe). Debe tener el siguiente formato:

  Server.subdomain.domain.top-level_domain

  Por ejemplo, SharePointServer.soporte.contoso.com

• Si se aceptarán mensajes de usuarios autenticados solamente.

• Si se permitirá a los usuarios crear grupos de distribución desde los sitios de SharePoint. Si selecciona que sí en esta opción, también puede elegir si los usuarios podrán realizar cualquier combinación de las siguientes acciones:

  • Crear un grupo de distribución nuevo.

  • Cambie la dirección de correo electrónico de un grupo de distribución.

  • Cambiar el título y la descripción del grupo de distribución.

  • Eliminar un grupo de distribución.

Al configurar el servicio de administración de directorios de SharePoint para crear grupos de distribución y contactos con un servicio de administración de directorios de SharePoint remoto, debe proporcionar la siguiente información:

• La dirección URL del servicio de administración de directorios remotos, por ejemplo, http://server:adminport/_vti_bin/SharePointE-mailWS.asmx.

• Nombre del servidor SMTP que se va a usar para el correo electrónico entrante.

• Si se aceptarán mensajes de usuarios autenticados solamente.

• Si se permitirá a los usuarios crear grupos de distribución desde los sitios de SharePoint.

Dirección de presentación del servidor de correo electrónico entrante

Los administradores pueden especificar la dirección del servidor de correo electrónico que se mostrará en las páginas web cuando los usuarios creen una dirección de correo electrónico entrante para un sitio, lista o grupo. Esta configuración se usa a menudo con el servicio de administración de directorios de SharePoint para proporcionar una dirección de servidor de correo electrónico más amigable para que los usuarios escriban, por ejemplo, mylist@example.com.

Servidor de correo electrónico seguro

Puede configurar SharePoint Server para que acepte correo electrónico de cualquier servidor de correo electrónico o solo correo electrónico que se haya enrutado a través de una aplicación de servidor de correo electrónico seguro.

Para obtener las siguientes ventajas, puede enrutar el correo electrónico a través de un servidor de correo electrónico seguro:

• Autenticación de usuario El servicio SMTP no puede autenticar a los usuarios que envían correo electrónico a su sitio, pero Exchange Server sí. El administrador del servidor puede usar el sitio web de Administración central de SharePoint para especificar que el sistema acepte el correo electrónico de los usuarios autenticados solo si el correo electrónico se envía a través de Exchange Server.

• El filtrado de correo no deseado Exchange Server proporciona filtrado de correo no deseado para eliminar el correo electrónico comercial no solicitado antes de que se reenvíe a su destino, en este caso, el servidor que ejecuta SharePoint Server. Otra técnica que puede reducir el correo no deseado es permitir que los miembros del sitio del equipo archiven el correo electrónico solo en las listas en las que haya concedido permisos de escritura a los miembros.

• La protección antivirus Exchange Server proporciona protección antivirus para el correo electrónico enrutado a través de él.

Carpeta de buzón de correo electrónico

Si el servicio SMTP se ejecuta en otro servidor que en el servidor de SharePoint, debe especificar la ubicación desde la que SharePoint Server recupera el correo electrónico entrante. Especifique la carpeta de colocación de correo electrónico para que SharePoint Server sepa de dónde recuperar el correo electrónico entrante. Sin embargo, si especifica una carpeta de colocación de correo electrónico específica, SharePoint Server no podrá detectar cambios de configuración en el servidor de correo electrónico remoto que entrega el correo electrónico a la carpeta desplegable. Esto significa que si un administrador configura el servidor de correo electrónico para que ya no envíe correo electrónico a esta carpeta, SharePoint Server no podrá detectar que la configuración ha cambiado y, por lo tanto, no podrá recuperar los archivos de la nueva ubicación.

Modos y opciones de configuración

Como administrador de la granja de servidores, tiene dos modos de configuración entre los que elegir al habilitar el correo electrónico entrante: automático y avanzado. Como se describe en la sección "Uso de un escenario básico", puede elegir el modo de configuración automático con las opciones de configuración predeterminadas. No obstante, el modo de configuración automático ofrece otras opciones que puede elegir.

En la tabla siguiente se describen las opciones de configuración y si están configuradas en la página Configurar configuración de correo electrónico entrante de Administración central mediante el modo de configuración automática o el modo de configuración avanzada.

Los modos de configuración avanzada y automática son similares, ya que ambos permiten a los administradores de la granja configurar el servicio de administración de directorios de SharePoint y la dirección del servidor de correo electrónico para que se muestren en las páginas web. Estos modos de configuración difieren en que el modo de configuración automática reemplaza la capacidad de elegir de qué servidores de correo electrónico se acepta el correo electrónico con la capacidad de especificar la carpeta en la que se quita el correo electrónico. SharePoint Server usa esta carpeta de colocación de correo electrónico para detectar nuevos mensajes de correo electrónico.

Vea también

Conceptos

Configuración del correo electrónico entrante para una granja de servidores de SharePoint Server

Planear el correo electrónico saliente para una granja de servidores de SharePoint Server

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