Planear formas de convertir documentos activos en registros en SharePoint Server

SE APLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365

Después de desarrollar un plan de archivos y diseñar la solución de administración de registros en SharePoint Server, planee cómo se convertirán en registros los documentos activos de su organización ( copia electrónica y impresa). En este artículo se explican las técnicas que puede usar para declarar documentos activos como registros y se sugiere un modo de planear cómo se convertirán en registros los elementos del plan de archivos.

Técnicas para convertir documentos activos en registros en SharePoint Server

Puede usar las siguientes técnicas para convertir documentos activos en registros:

• Declarar manualmente un documento como registro.

• Definir una directiva que declare un documento como registro o lo envíe a un sitio del centro de registros en un momento especificado.

• Crear un flujo de trabajo que envíe un documento a un sitio del centro de registros.

• Usar una solución personalizada basada en el modelo de objetos de SharePoint.

Creación de registros de forma manual

Si la administración de registros locales está habilitada para una biblioteca de documentos, los usuarios pueden declarar explícitamente un documento de la biblioteca como registro mediante la edición de los detalles de cumplimiento del documento. Cuando el administrador de la colección de sitios habilita la administración de registros locales, el administrador de la colección de sitios especifica quién debe poder declarar y anular la declaración de registros, y si los usuarios deben poder editar o eliminar documentos después de que se conviertan en registros.

Si se creó una conexión a un sitio del centro de registros, los usuarios pueden enviar manualmente documentos al sitio del centro de registros mediante el comando Enviar a. Cuando un administrador de la granja de servidores configura una conexión al sitio del centro de registros, este comando se pone a disposición en todos los documentos activos. En función de cómo esté configurada la conexión, los documentos podrán copiarse al sitio del centro de registros, moverse al sitio del centro de registros o moverse al sitio del centro de registros con un vínculo al documento que permanece en su sitio.

Aunque el envío manual de registros al sitio del centro de registros no es una solución a gran escala práctica, puede usarla para complementar otros métodos de creación de registros.

Definición de una directiva

Una directiva de retención especifica las acciones que deben realizarse en los documentos en momentos determinados. Las acciones de directiva se llevan a cabo automáticamente. No es necesario que los usuarios inicien la acción.

Dos acciones de directiva se relacionan específicamente con la administración de registros: la transferencia de un documento a otra ubicación y la declaración de un documento como registro. Si existe una conexión con un sitio del centro de registros, puede crear una directiva que envíe documentos a un sitio del centro de registros. La directiva también especifica si se debe copiar el documento al sitio del centro de registros, moverlo, o bien moverlo y dejar un vínculo en la biblioteca de documentos. Si la administración de registros locales está habilitada para el sitio, puede crear una directiva que declare un documento como registro. También puede usar el modelo de objetos de SharePoint para crear una acción personalizada.

Una directiva de retención puede tener varias fases. Por ejemplo, puede crear una directiva de retención que elimine todas las versiones anteriores de un documento un año después de la última modificación del documento y que transfiera el documento a un sitio del centro de registros cinco años después de su última modificación.

Si la administración de registros locales está habilitada para un sitio, el sitio puede contener documentos activos y registros. En este caso, puede especificar diferentes directivas de retención para documentos activos y registros. Por ejemplo, puede crear una directiva que declare un documento activo como registro dos años después de su creación y crear una segunda directiva que elimine un registro siete años después de su declaración como registro.

Creación de un flujo de trabajo

Al usar SharePoint Designer para crear un flujo de trabajo, puede agregar una acción que envíe un elemento a un repositorio. Mediante esta acción, puede crear flujos de trabajo que envíen documentos a un sitio del centro de registros. También puede incluir otras acciones en el flujo de trabajo. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo que envíe un mensaje de correo electrónico al autor de un documento para solicitar la aprobación y, posteriormente, envíe el documento a un sitio del centro de registros. Puede combinar las directivas y los flujos de trabajo mediante la creación de una directiva de retención que ejecute el nuevo flujo de trabajo un año después de la creación de un documento.

También puede usar el modelo de objetos de SharePoint para crear un flujo de trabajo personalizado que copie archivos al sitio del centro de registros. Un flujo de trabajo que envía archivos al sitio del centro de registros se puede integrar en el sistema de administración de documentos como parte de un flujo de trabajo que guíe un documento durante su ciclo de vida. Para los tipos de documento que tienen un ciclo de vida previsible, como informes de gastos, puede implementar un flujo de trabajo que guíe el documento por sus diversas fases y, como paso final, envíe una copia del documento al sitio del centro de registros. El flujo de trabajo podría desencadenarse al crear un nuevo documento.

Uso de una solución personalizada

Puede desarrollar soluciones personalizadas que usen objetos del espacio de nombres Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy para enviar contenido de otros orígenes de datos al sitio del centro de registros. Para obtener más información sobre cómo implementar soluciones personalizadas mediante el modelo de objetos de SharePoint Server, vea el Kit de desarrollo de software de SharePoint Server (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).

Finalización del plan

Una vez desarrollado el plan de archivos y revisados los métodos para mover contenido al sitio del centro de registros, complete el plan de archivos; para ello, determine cómo enviará cada tipo de registro al sitio del centro de registros. Entre los factores que se deben tener en cuenta se incluyen los siguientes:

• ¿Es el cumplimiento obligatorio o voluntario?

• ¿Puede contar con la colaboración de los usuarios de la organización para que cumplan con los procesos de administración de registros? En general, evite los procesos manuales. Sin embargo, cuando sea necesario, cree un entrenamiento y una supervisión adecuados para asegurarse de que el cumplimiento del equipo.

• ¿El contenido se almacenará en servidores de administración de documentos de SharePoint Server?

• ¿Va a conservar el contenido físico? La administración de contenido físico activo, como copias impresas o CD-ROM, y el envío de este contenido a un almacén de registros para su conservación (junto con el seguimiento del registro en un sitio del centro de registros) requieren una planeación exclusiva que no se describe en este tema. Por ejemplo, si no existe una versión electrónica de un documento impreso, es posible que tenga que realizar un seguimiento del elemento mediante una lista y de sus directivas y flujos de trabajo asociados.

En la siguiente tabla se muestra cómo algunos registros de un plan de archivos de ejemplo se moverán a un sitio del centro de registros: