Planear la creación de sitios sin intervención del administrador en SharePoint Server

SE APLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365

Las organizaciones disponen de dos formas para crear colecciones de sitios en sus aplicaciones web. Una consiste en restringir la creación de colecciones de sitios a los administradores de granjas de servidores. Estos administradores crean las colecciones de sitios a través de el sitio web de Administración central de SharePoint o del Shell de administración de SharePoint. En este método, el control es férreo. La otra forma consiste en permitir la creación de sitios sin intervención del administrador, de modo que los usuarios que tengan los derechos correspondientes puedan crear colecciones de sitios en rutas predefinidas. Para obtener información sobre cómo usar Microsoft PowerShell para crear sitios de autoservicio con los cmdlets SPSiteMaster, vea SharePointServer.

Determinar quién puede crear sitios y el método de creación de sitios

De forma predeterminada, los miembros del grupo Administradores de la granja de servidores solo pueden crear nuevas colecciones de sitios mediante Administración central o el Shell de administración de SharePoint. Si su organización quiere controlar y administrar estrechamente el entorno para que solo unas pocas personas puedan agregar sitios de nivel superior, este es el método que se debe usar. Sin embargo, si tiene alguno de los siguientes requisitos, la creación de sitios de autoservicio podría ser la mejor opción para su organización:

• Quiere que los usuarios puedan crear fácilmente sitios de nivel superior, informales e incluso desechables (por ejemplo, para proyectos a corto plazo).

• Quiere crear un espacio informal para la interacción de equipos, grupos o la comunidad.

• Hospeda sitios de nivel superior (ya sean internos o externos) y quiere que el proceso para solicitar y recibir un sitio de nivel superior sea lo más rápido y económico posible.

Existen diversos modos de permitir que los usuarios creen sus propios sitios y mantener cierto control del entorno. Estudie los siguientes métodos para saber cuál es el mejor para su organización.

• Creación de sitios sin intervención del administrador Con la creación de sitios sin intervención del administrador, los usuarios pueden crear colecciones de sitios en la ruta de acceso /sites (o la ruta de acceso que especifique) dentro de una aplicación web en particular. Este método es el más adecuado si quiere permitir que los grupos y comunidades creen sitios. También es conveniente si hospeda sitios y quiere permitir que los usuarios creen sitios sin la necesidad de pasar por un proceso complejo. La interfaz de usuario para crear un sitio se puede personalizar o reemplazar por un formulario personalizado que incluya toda la información que sea necesaria para, por ejemplo, integrar un sistema de facturación o llevar un seguimiento de los metadatos personalizados relativos al sitio en el momento de crearlo. Este método no tiene buenos resultados cuando hay un gran número de usuarios que precisa de acceso a múltiples sitios. La creación de sitios sin intervención del administrador crea distintas colecciones de sitios, cada una con sus permisos por separado, de modo que los usuarios se deben agregar a ellas de manera exclusiva. Si, en vez de esto, usa subsitios, los usuarios se pueden heredar del sitio primario de la colección de sitios. Para obtener más información, vea Configuración de la creación de sitios sin intervención en SharePoint Server 2019

  Self-Service creación de sitios también se puede configurar para crear sitios en lugar de colecciones de sitios. Cuando se habilita, los usuarios pueden crear un nuevo sitio de forma rápida y sencilla desde su sitio personal. Al hacer clic en el vínculo del nuevo sitio desde la página Sitios, se crea un nuevo sitio. El sitio se crea mediante la plantilla Sitio de equipo y tendrá permisos independientes. El creador del sitio puede agregar usuarios adicionales al nuevo sitio.

• Subsitios de sitios existentes Limite a los usuarios a crear subsitios de sitios existentes, en lugar de nuevas colecciones de sitios y sitios de nivel superior. Cualquier usuario que tenga el nivel de permiso Control total o Administrar la jerarquía en un sitio puede crear subsitios. Este es el método más limitado, porque aún controla el número de colecciones de sitios que hay. Dado que los sitios siempre son subsitios de otros sitios, pueden ser fáciles de organizar (si solo hay algunos) o muy difíciles de organizar y navegar. Por ejemplo, si todos los usuarios de su organización quieren un subsitio y los crean en distintos niveles de la jerarquía de la colección de sitios, la colección de sitios pronto puede resultar muy difícil de navegar.

  Nota:

  Si no quiere que los usuarios tengan esa capacidad, puede quitar el derecho Crear subsitios de los niveles de permiso Control total o Administrar jerarquía, ya sea en el nivel de la colección de sitios o de la aplicación web.

• Mis sitios Permitir a los usuarios crear sitios personales (también conocidos como Mis sitios). Los sitios personales son colecciones de sitios almacenadas en la ruta de acceso /personal de la aplicación web. Los sitios personales se crean para usuarios individuales, por lo que no son el método adecuado para usar si intenta crear sitios para grupos o comunidades. Self-Service creación de sitios se usa para crear Mis sitios Para obtener más información sobre Mis sitios, vea Configurar mis sitios en SharePoint Server.

Planear la creación de sitios sin intervención del administrador

Cuando habilite la posibilidad de que los usuarios creen colecciones de sitios, estos deberán tener el permiso Utilizar la creación de sitios sin intervención del administrador en la colección de sitios del host. Cuando habilite la posibilidad de que los usuarios creen sitios, estos deberán tener el permiso Crear subsitios en el sitio primario. Esta capacidad puede afectar a la seguridad de su servidor web. Solo se puede habilitar la creación de sitios sin intervención del administrador para una aplicación web a la vez. Si desea usarla en todas las aplicaciones web de la granja de servidores, deberá habilitarla para cada aplicación web de forma individual.

Considere lo siguiente si habilita la creación de sitios sin intervención del administrador:

• Recomendamos tener un contacto de sitio secundario. Las alertas administrativas (como la que avisa de que se han excedido las cuotas o la que comprueba si hay sitios sin usar) competen al administrador principal y al segundo administrador. Cuando existe más de un contacto, la intervención del administrador en esos sitios se reduce, ya que el segundo contacto puede realizar las tareas necesarias incluso cuando el contacto principal no esté disponible.

• Defina una cuota de almacenamiento y establézcala como la cuota predeterminada de la aplicación web.

  Nota:

  La creación de sitios sin intervención del administrador también se puede configurar de modo que aplique una plantilla de cuota en las colecciones de sitios que se creen.

• Considere la posibilidad de requerir el uso de una directiva de retención. Cuando los usuarios creen un sitio o una colección de sitios, deberán seleccionar la directiva que desean aplicar. Para obtener más información sobre las directivas de sitio, consulte Información general sobre las directivas de sitio en SharePoint Server.

• Revise el número de sitios permitido en cada base de datos de contenido. Esto, junto con las cuotas, le servirá para limitar el tamaño de las bases de datos del sistema.

• Habilite las notificaciones de sitio web sin uso para poder detectar los sitios olvidados o que hayan dejado de tener valor.

Dado que con la creación de sitios sin intervención del administrador se crean sitios web de nivel superior en una aplicación web existente, los sitios nuevos que se creen cumplirán automáticamente la configuración de cuota predeterminada, la configuración de notificación de sitio web sin uso y otras directivas administrativas de la aplicación web.

La creación de sitios sin intervención del administrador se puede configurar de diversas formas para satisfacer sus necesidades. Así, por ejemplo, si tiene una aplicación web dedicada a Mis sitios, puede tener la creación de sitios sin intervención del administrador habilitada, pero optar por ocultar el vínculo nuevo sitio para que nadie pueda usarlo para crear sitios o colecciones de sitios. También puede elaborar un formulario personalizado que los usuarios pueden usar para crear un sitio o una colección de sitios.

Planear procesos de creación de sitios personalizados

También puede crear su propio proceso de creación de sitios mediante un formulario en el que se solicite, por ejemplo, que un sitio en el que se integra un sistema de facturación back-end cargue los importes en la tarjeta de crédito de un cliente o un centro de costos corporativos. Si tiene un sistema o proceso complicado que quiera incluir como parte de la creación de sitios, deberá crear una aplicación personalizada que llame a la interfaz de creación de sitios y realice cualquier tarea que sea necesaria. Si, por el contrario, le basta con agregar unos pocos campos personalizados a la página de creación de sitios (por ejemplo, para llevar un seguimiento de qué departamento de la compañía está solicitando un sitio en particular), considere la posibilidad de usar la creación de sitios sin intervención del administrador y personalizar la página de registro para que muestre la información que necesite. Puede personalizar la página scsignup.aspx en la definición del sitio para que incluya los metadatos que necesite sin tener que desarrollar toda una aplicación.

Consulte también

Configurar la creación de sitios sin intervención del administrador en SharePoint Server 2019