Compartir libros mediante Servicios de Excel (SharePoint Server 2013)

SE APLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365

Servicios de Excel en SharePoint Server 2013 permite compartir la totalidad o partes de un libro de Excel con otras personas en una ubicación central. Al publicar un libro en SharePoint Server 2013, puede elegir entre varias opciones de vista del explorador (como la vista de hoja de cálculo y la vista de galería). También puede mostrar el contenido de Excel en un elemento web de SharePoint especial conocido como el elemento web de Excel Web Access. Para obtener información sobre cómo compartir libros mediante Excel Services, consulte este artículo.

En este artículo

• Antes de empezar

• Compartir libros con Servicios de Excel

  • Definir elementos con nombre en un libro

  • Especificar cómo desea que se muestre un libro

  • Publicar un libro

  • Mostrar el contenido de Excel en un elemento web de Excel Web Access

Antes de empezar

Antes de comenzar esta tarea, revise la siguiente información sobre los requisitos previos:

• Debe usar Excel y SharePoint Server 2013.

• Servicios de Excel debe estar configurado para incluir una biblioteca de conexiones de datos de confianza y una biblioteca de documentos de confianza. Lo ideal es tener configurado un sitio del Centro de inteligencia empresarial que pueda usar para sus conexiones de datos y libros. Para obtener más información, vea Configurar un Centro de inteligencia empresarial en SharePoint Server 2013.

• Necesitará información de un administrador de SharePoint sobre cómo se configura la autenticación de datos para las bases de datos que usa su organización. Esto puede afectar a la manera de conectarse a diferentes orígenes de datos.

• Debe tener al menos permisos de colaboración asignados para la biblioteca de SharePoint donde planea publicar el libro.

• Debe haber creado ya un libro de Excel que contenga al menos un elemento, como un gráfico, una tabla, un informe de gráficos dinámicos, un informe de tablas dinámicas o un rango de datos.

• Si tiene previsto publicar libros que contienen modelos de datos en SharePoint Server 2013, Excel Services debe configurarse para admitir modelos de datos. Para obtener más información, vea Configurar Excel Services en la versión preliminar de SharePoint Server 2013.

• Si planea publicar un libro que contiene una hoja de Power View, SQL Server Reporting Services tiene que estar configurado en el modo integrado de SharePoint. Para obtener más información, vea Instalar características de SQL Server BI con SharePoint 2013 (SQL Server 2012 SP1).

Compartir libros con Servicios de Excel

Supongamos que ha creado un libro de Excel que contiene información que desea compartir con otros usuarios. Además, suponga que desea mostrar parte del contenido de ese libro en varias ubicaciones. Servicios de Excel le permite hacerlo mediante un sencillo proceso:

1. Defina uno o más elementos con nombre en el libro. Estos elementos pueden ser gráficos, tablas, informes de gráficos dinámicos, informes de tablas dinámicas, rangos de datos, etc.

2. Elija las opciones de vista de explorador para el libro. Puede elegir entre la vista de hoja de cálculo o la vista gallery.

3. Publique el libro en una biblioteca de SharePoint. Idealmente, usará una biblioteca como una biblioteca de documentos en un sitio de un Centro de inteligencia empresarial.

4. (Esto es opcional). Mostrar la totalidad o parte de un libro de Excel en un elemento web de Excel Web Access.

En las secciones siguientes se describe cómo realizar los pasos para compartir un libro usando Servicios de Excel.

Definir elementos con nombre en un libro

La definición de elementos con nombre no es un requisito absoluto para compartir un libro usando Servicios de Excel. Sin embargo, como práctica recomendada, se recomienda que defina los elementos con nombre en Excel. Esto puede evitar confusiones más adelante, especialmente si desea mostrar un único elemento en un elemento web de SharePoint (en lugar de mostrar todo el libro en el elemento web). Un elemento con nombre puede ser un gráfico, una tabla, un informe de gráficos dinámicos, un informe de tablas dinámicas, una segmentación de datos, un control de la escala de tiempo, una hoja de cálculo o incluso un rango de datos en una hoja de cálculo.

A medida que crea elementos, como informes de gráficos dinámicos, informes de tablas dinámicas, segmentaciones de datos, controles de escala de tiempo, etc., se asigna de forma predeterminada un nombre a cada elemento en Excel. Por ejemplo, supongamos que crea un informe de tablas dinámicas en Hoja1 en Excel. De forma predeterminada, ese informe de tablas dinámicas se etiquetará como Tabla dinámica1. Ahora suponga que agrega un informe de gráficos dinámicos a la misma hoja de cálculo. Su nombre predeterminado será Gráfico dinámico1. Si abre Sheet2 y crea un informe de tabla dinámica en esa hoja de cálculo, su nombre predeterminado será Tabla dinámica1. Es fácil confundirse entre Tabla dinámica1 de Hoja1 y Tabla dinámica1 en la Hoja2. Definir cada uno de estos elementos como elementos con nombre usando nombres únicos pueden evitar esta confusión. Utilice el siguiente procedimiento para definir los elementos con nombre en Excel.

Para definir elementos con nombre en un libro

1. En un libro de Excel, identifique una hoja de cálculo, un gráfico, una tabla, un rango de datos o cualquier otro elemento que quiera definir como un elemento con nombre. Seleccione el rango de celdas que contiene el elemento (o elementos) que desea incluir en el elemento con nombre.

   Para definir la hoja de cálculo completa como un elemento con nombre, seleccione una celda vacía en la hoja de cálculo y, a continuación, presione CTRL+A.

2. En la pestaña Fórmulas , en el grupo Nombres definidos , elija Definir nombre para abrir el cuadro de diálogo Nuevo nombre .

3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento. Elija un nombre único que no se repita en el libro.

4. En la lista Ámbito, elija Libro.

5. Use el cuadro Se refiere a para confirmar o editar el rango de celdas seleccionadas.

6. Haga clic en Aceptar.

7. Repita los pasos de 1 a 6 para cada elemento que desee definir como un elemento con nombre.

Especificar cómo desea que se muestre un libro

Cuando use Servicios de Excel para compartir un libro, puede elegir cómo desea que se muestre el libro en una ventana del explorador. Específicamente, puede elegir entre las siguientes opciones de vistas en el explorador:

• Vista de hoja de cálculo. Esta opción hace que la hoja de cálculo completa se muestre en una ventana del explorador, tal como se muestra en Excel.

  La siguiente imagen muestra un panel de ejemplo representado en una vista de hoja de cálculo.

  

• Vista Galería. Esta opción hace que un elemento, como un informe de gráficos dinámicos o de tablas dinámicas, se muestre de forma prominente en la parte central de la ventana del explorador. Los controles de segmentación de datos, de filtros y de escala de tiempo se muestran a lo largo del lado izquierdo de la ventana del explorador. Elementos adicionales, como otros informes de gráficos dinámicos o de tablas dinámicas, se muestran como imágenes en miniatura a lo largo del lado derecho de la ventana del explorador. En la vista gallery, los usuarios pueden elegir una imagen en miniatura para cambiar el elemento que se muestra en la parte central de la ventana del explorador.

  En la imagen siguiente se muestra el mismo panel de ejemplo representado en la vista de gallery.

  

Use uno de los procedimientos siguientes para especificar las opciones de vista del explorador para el libro.

Para configurar el libro para que se muestre mediante la vista de hoja de cálculo

1. En Excel, en la pestaña Archivo, haga clic en Opciones de vista en explorador.

2. En la pestaña Mostrar, use la lista para seleccionar Hojas, seleccione las hojas que desea mostrar y después haga clic en Aceptar.

3. Guarde el libro y cierre Excel.

Para configurar el libro para que se muestre mediante la vista de galería

1. En Excel, en la pestaña Archivo, haga clic en Opciones de vista en explorador.

2. En la pestaña Mostrar, use la lista para seleccionar Elementos en el libro.

3. Seleccione los elementos con nombre que desea mostrar y, a continuación, haga clic en la pestaña Parámetros.

4. Si el libro contiene segmentaciones de datos o un control de escala de tiempo, haga clic en Agregar, seleccione las segmentaciones de datos o los controles de escala de tiempo que desee mostrar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de vista del explorador .

6. Después cierre Excel.

Después de especificar las opciones de vista del explorador para un libro, el siguiente paso es publicar el libro en SharePoint Server 2013.

Publicar un libro

Cuando se publica un libro, se agrega a una biblioteca de SharePoint, como una biblioteca de documentos en un sitio de un Centro de inteligencia empresarial. Se debe especificar la ubicación que se use como ubicación de confianza para Servicios de Excel.

Para publicar un libro en una biblioteca de SharePoint

1. Abra un explorador web.

2. En la línea de direcciones, escriba la dirección a una biblioteca en SharePoint Server 2013. Por ejemplo, puede usar una dirección de SharePoint similar a http://servername/sites/bicenter/documents o http://servername/SharePointsitename/documentlibraryname.

   Nota:

   Para especificar una ubicación como ubicación de confianza en Servicios de Excel, vea Administración de ubicaciones de archivos de confianza de Servicios de Excel (SharePoint Server 2013).

3. En la biblioteca que seleccionó, elija + Nuevo documento para abrir el cuadro de diálogo Agregar un documento .

4. Elija Examinar y, a continuación, use el cuadro de diálogo Elegir archivo para cargar para seleccionar el libro que desea publicar. A continuación, seleccione Abrir.

5. En el diálogo Agregar un documento, elija Aceptar. El libro se agrega a la biblioteca.

Ahora que ya ha publicado un libro en una biblioteca de SharePoint, puede mostrar el contenido del libro en un elemento web de Excel Web Access.

Mostrar el contenido de Excel en un elemento web de Excel Web Access

Servicios de Excel en SharePoint Server 2013 incluye un elemento de web de SharePoint especial denominado Excel Web Access. Este elemento web le permite compartir todo o parte de un libro de Excel en su propio elemento web en una página de elementos web de SharePoint. Puede mostrar un único elemento definido como un elemento con nombre, o puede mostrar todo el libro en el elemento web.

Los procedimientos siguientes describen cómo agregar un elemento web de Excel Web Access a una página de SharePoint y, a continuación, mostrar el contenido en el elemento web.

Para agregar un elemento web de Excel Web Access a un sitio de SharePoint

1. Comience con una página de SharePoint en blanco abierta para su edición.

2. En una zona de la página, elija el hipertexto que dice Agregar elemento web.

   Unos paneles, que muestran las categorías disponibles y los tipos de elementos web, aparecen cerca de la parte superior de la página.

3. En el panel Categorías, elija Datos profesionales. A continuación, en el panel Elementos, elija Excel Web Access.

4. Elija Agregar para agregar el elemento web a la lista. Mantenga la página abierta para su edición.

El siguiente paso es conectar un libro a un elemento web de Excel Web Access.

Para mostrar el contenido de Excel en un elemento web de Excel Web Access

1. Comience con una página de SharePoint abierta para su edición y un elemento web de Excel Web Access vacío agregado a la página.

   En el elemento web vacío de Excel Web Access, en la sección Seleccione un libro, haga clic en el hipertexto que dice Haga clic aquí para abrir el panel de herramientas . Se abre el panel de herramientas.

2. En el cuadro de texto Libro de la sección Visualización de libros, especifique la dirección de sitio web (URL) del libro. Si no conoce la dirección URL, haga clic en el botón Examinar, desplácese hasta la biblioteca en la que se publicó el libro, seleccione el libro que desea usar y, a continuación, haga clic en Insertar.

3. (Esto es opcional). Para mostrar un único elemento, como un gráfico, una tabla, un informe de gráfico dinámico o un informe de tabla dinámica, en el cuadro Elemento con nombre , escriba el nombre del elemento. Esto hace que en el elemento web solo se muestre ese único elemento, en lugar de mostrar el libro completo.

4. En la parte inferior del panel de herramientas, haga clic en Aceptar.

El libro se muestra en el elemento web. Si lo desea, puede continuar y especificar una configuración de navegación e interactividad para el elemento web de Excel Web Access.

Para especificar la configuración de navegación e interactividad para un libro que se muestra en un elemento web de Excel Web Access

1. Comience con una página de SharePoint en blanco abierta para su edición. En la esquina superior derecha del elemento web de Excel Web Access, elija la flecha hacia abajo para abrir el menú del elemento web y, a continuación, elija Editar elemento web. Se abre el panel de herramientas del elemento web de Excel Web Access.

2. En la sección Barra de herramientas y barra de título y en la sección Navegación e interactividad, seleccione las propiedades que desea habilitar. Si desea deshabilitar una propiedad, desactive su casilla.

3. En la parte inferior del panel de herramientas, elija Aceptar para aplicar los cambios y cerrar el panel de herramientas.

4. En el sitio de SharePoint, haga clic en Detener edición para guardar los cambios.

Consulte también

Conceptos

Orígenes de datos admitidos en Excel Services (SharePoint Server 2013)

Funcionalidades de Inteligencia empresarial en Excel Service (SharePoint Server 2013)