Reducir el tamaño de un buzón de detección en Exchange Online

Artículo
02/23/2024

¿Tiene un buzón de detección que haya superado el límite de 50 GB? Para solucionar este problema, puede crear nuevos buzones de correo de detección y copiar en ellos los resultados de la búsqueda del buzón de mayor tamaño.

¿Por qué puede interesarme hacer eso?

En Exchange Server y Exchange Online, el tamaño máximo de los buzones de detección, que se usan para almacenar In-Place resultados de búsqueda de eDiscovery, es de 50 GB. Antes del límite de tamaño actual, podía aumentar la cuota de almacenamiento a más de 50 GB, lo que provocaba que los buzones de detección tuvieran más de 50 GB. Los buzones de correo de detección mayores de 50 GB presentan tres problemas:

No son compatibles.
No se pueden migrar a Microsoft 365 o Office 365.
Si son buzones de detección en Exchange Server 2010, no se pueden actualizar a versiones posteriores.

El proceso de un vistazo

Este es un vistazo rápido a lo que debe hacer para reducir el tamaño de un buzón de detección que ha superado el límite de 50 GB:

Paso 1: Crear buzones de correo de detección buzones de correo de detección adicionales para distribuir los resultados de la búsqueda.
Paso 2: Copiar los resultados de la búsqueda en un buzón de correo de detección los resultados de la búsqueda del buzón de correo de detección existente en uno o varios de los nuevos buzones de correo de detección.
Paso 3: Eliminar búsquedas de la exhibición de documentos electrónicos las búsquedas de la exhibición de documentos electrónicos del buzón de correo de detección original para reducir su tamaño.

La estrategia que se presenta aquí agrupa los resultados de la búsqueda del buzón de correo de detección original en búsquedas independientes de la exhibición de documentos electrónicos basadas en intervalos de fechas. Este procedimiento permite copiar rápidamente muchos resultados de la búsqueda en un nuevo buzón de correo de detección. El gráfico siguiente ilustra este enfoque.

Reducir el tamaño de un buzón de detección.

¿Qué necesita saber antes de empezar?

Tiempo estimado para completar esta tarea: el tiempo varía en función de la cantidad y el tamaño de los resultados de búsqueda que se copiarán en diferentes buzones de detección.

Para determinar el tamaño de los buzones de correo de detección de la organización, ejecute el comando siguiente.

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails DiscoveryMailbox | Get-MailboxStatistics | Format-List DisplayName,TotalItemSize

Determine si necesita conservar algunos o todos los resultados de búsqueda del buzón de detección que ha superado el límite de 50 GB. Siga los pasos de este tema para copiar los resultados de la búsqueda en otro buzón de correo de detección con el objetivo de conservarlos. Si no desea conservar los resultados de una búsqueda específica de la exhibición de documentos electrónicos, puede eliminar la búsqueda conforme al procedimiento descrito en el paso 3. Al eliminar una búsqueda, se eliminan los resultados de la búsqueda del buzón de detección.
Si no necesita ninguno de los resultados de búsqueda de un buzón de detección que supere el límite de 50 GB, puede eliminarlo. Si se trata del buzón de correo de detección predeterminado que se creó para aprovisionar a la organización de Exchange, puede crearlo de nuevo. Para más información, vea Eliminar y volver a crear el buzón de correo de detección predeterminado en Exchange.
En casos jurídicos actuales, tal vez desee exportar los resultados de las búsquedas seleccionadas de la exhibición de documentos electrónicos a archivos .pst. De este modo se conservan intactos los resultados de una búsqueda específica. Además de los archivos .pst que contienen los resultados de la búsqueda, también se exporta un registro de resultados de la búsqueda (en formato de archivo .csv) que contiene una entrada por cada mensaje que se devuelve en estos resultados. Las entradas de este archivo identifican los buzones de origen donde se encuentran los mensajes. Para más información, vea Exportar los resultados de la búsqueda de exhibición de documentos electrónicos a un archivo PST.

Después de exportar los resultados de la búsqueda a archivos .pst, necesitará usar Outlook para importarlos a un nuevo buzón de correo de detección.

Paso 1: Crear buzones de correo de detección

El primer paso es crear buzones de correo de detección adicionales para poder copiar los resultados de la búsqueda del buzón de correo de detección que ha excedido el límite de tamaño. En función del límite de tamaño de 50 GB para los buzones de detección, determine cuántos buzones de detección adicionales necesitará y creelos. A continuación, deberá asignar a los usuarios o grupos los permisos necesarios para abrir estos nuevos buzones de correo de detección.

Ejecute el comando siguiente para crear un nuevo buzón de correo de detección.
```
New-Mailbox -Name <discovery mailbox name> -Discovery
```
Ejecute el comando siguiente para asignar a un usuario o grupo los permisos para abrir el buzón de correo de detección y ver los resultados de la búsqueda.
```
Add-MailboxPermission <discovery mailbox name> -User <name of user or group> -AccessRights FullAccess -InheritanceType all
```

Paso 2: Copiar los resultados de la búsqueda en un buzón de correo de detección

El paso siguiente permite usar el cmdlet New-MailboxSearch para copiar los resultados de la búsqueda del buzón de correo de detección existente en otro nuevo que se ha creado en el paso anterior. Este procedimiento usa los parámetros StartDate y EndDate para limitar los resultados de la búsqueda a lotes que no superen los 50 GB. Pueden ser necesarias algunas pruebas (mediante la estimación de los resultados de la búsqueda) para asignar el tamaño correcto a estos resultados.

Ejecute el comando siguiente para crear una nueva búsqueda de la exhibición de documentos electrónicos.
```
New-MailboxSearch -Name "Search results from 2010" -SourceMailboxes "Discovery Search Mailbox" -StartDate "01/01/2010" -EndDate "12/31/2010" -TargetMailbox "Discovery Mailbox Backup 01" -EstimateOnly -StatusMailRecipients admin@contoso.com
```
Este ejemplo usa los parámetros siguientes:
- Nombre: este parámetro especifica el nombre de la nueva búsqueda de exhibición de documentos electrónicos. Dado que el ámbito de la búsqueda se ha determinado en función de las fechas de envío y recepción, resulta útil incluir el intervalo de fechas en el nombre de la búsqueda.
- SourceMailboxes: este parámetro especifica el buzón de detección predeterminado. También puede especificar el nombre de otro buzón de correo de detección que haya excedido el límite de tamaño.
- StartDate y EndDate: estos parámetros especifican el intervalo de fechas de los resultados de búsqueda en el buzón de detección predeterminado que se va a incluir en los resultados de la búsqueda.
  
  Nota:
  
  Para las fechas, use el formato de fecha corta (mm/dd/yyyy), incluso en el caso de que la configuración de Opciones regionales del equipo local indique un formato distinto (como dd/mm/yyyy). Por ejemplo, use 03/01/2014 para especificar el 1 de marzo de 2014.
- TargetMailbox: este parámetro especifica que los resultados de la búsqueda se deben copiar en el buzón de detección denominado "Copia de seguridad de buzón de detección 01".
- EstimateOnly: este modificador especifica que solo se proporciona una estimación del número de elementos que se devolverán cuando se inicie la búsqueda. Si no se incluye este modificador, los mensajes se copiarán en el buzón de destino cuando se inicie la búsqueda. Este modificador permite ajustar los intervalos de fechas si lo considera necesario para aumentar o disminuir el número de resultados de la búsqueda.
- StatusMailRecipients: este parámetro especifica que el mensaje de estado se debe enviar al destinatario especificado.
Una vez creada la búsqueda, iníciela con Exchange Online PowerShell o el Centro de administración de Exchange (EAC).
- Con Exchange Online PowerShell: ejecute el siguiente comando para iniciar la búsqueda creada en el paso anterior. Dado que el modificador EstimateOnly se incluyó cuando se creó la búsqueda, los resultados de la búsqueda no se copiarán en el buzón de detección de destino.
```
Start-MailboxSearch "Search results from 2010"
```
- Uso del EAC: vaya a Administración de cumplimiento>en contexto eDiscovery & suspensión. Seleccione la búsqueda creada en el paso anterior, haga clic en y, a continuación, haga clic en Estimar resultados de búsqueda.
Si es necesario, ajuste el intervalo de fechas para aumentar o reducir el número de resultados de búsqueda que se devuelven. Si cambia el intervalo, ejecute la búsqueda de nuevo para obtener una nueva estimación de los resultados. Considere la posibilidad de cambiar el nombre de la búsqueda para que refleje el nuevo intervalo de fechas.
Cuando haya terminado de probar la búsqueda, use Exchange Online PowerShell o el EAC para copiar los resultados de la búsqueda en el buzón de detección de destino.
- Con Exchange Online PowerShell: ejecute los comandos siguientes para copiar los resultados de la búsqueda. Debe quitar el modificador EstimateOnly para poder copiar los resultados de la búsqueda.
```
Set-MailboxSearch "Search results from 2010" -EstimateOnly $false
```
```
Start-MailboxSearch "Search results from 2010"
```
- Uso del EAC: vaya a Administración de cumplimiento>en contexto eDiscovery & suspensión. Seleccione la búsqueda, haga clic en y, a continuación, haga clic en Copiar resultados de búsqueda.
Repita los pasos del 1 al 4 para crear nuevas búsquedas para otros intervalos de fechas. Incluya el intervalo de fechas en el nombre de la nueva búsqueda para indicar el intervalo de los resultados. Para asegurarse de que ninguno de los buzones de detección supera el límite de 50 GB, use buzones de detección diferentes como buzón de destino.

Paso 3: Eliminar búsquedas de la exhibición de documentos electrónicos

Una vez haya copiado los resultados de la búsqueda del buzón de correo de detección original en otro buzón, podrá eliminar las búsquedas originales de la exhibición de documentos electrónicos. Al eliminar una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos, se eliminan los resultados de la búsqueda del buzón de detección donde se almacenan esos resultados de búsqueda.

Antes de eliminar una búsqueda, puede ejecutar el comando siguiente para identificar el tamaño de los resultados de la búsqueda que se han copiado en un buzón de correo de detección en todas las búsquedas de la organización.

Get-MailboxSearch | Format-List Name,TargetMailbox,ResultSizeCopied

Puede usar Exchange Online PowerShell o el EAC para eliminar una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos.

Con Exchange Online PowerShell: ejecute el siguiente comando.
```
Remove-MailboxSearch -Identity <name of search>
```
Uso del EAC: vaya a Administración de cumplimiento>en contexto eDiscovery & suspensión. Seleccione la búsqueda que desea eliminar y, a continuación, haga clic en el

¿Cómo saber si el proceso se ha completado correctamente?

Tras eliminar las búsquedas de la exhibición de documentos electrónicos para quitar los resultados del buzón de correo de detección donde se encontraban almacenados, ejecute el comando siguiente para mostrar el tamaño de un buzón seleccionado.

Get-Mailbox <name of discovery mailbox> | Get-MailboxStatistics | Format-List TotalItemSize