Usar un archivo de registros de SharePoint Server o administrar registros en su lugar

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En SharePoint Server puede administrar registros en un archivo o puede administrar registros en el mismo repositorio de documentos que los documentos activos. Al usar el enfoque local de SharePoint Server, al declarar que un documento se ha convertido en un registro, el registro permanece en su lugar, pero SharePoint Server ahora lo administra como un registro. Por ejemplo, un documento podría obtener una directiva de retención distinta cuando se declara como registro o los usuarios podrían no poder modificarlos.

También es posible usar un enfoque híbrido. Por ejemplo, podría mantener registros locales con documentos activos durante dos años y luego mover los registros a un archivo de registros, cuando finalice un proyecto.

Cuando se plantee si desea administrar los registros en un sitio independiente del centro de registros o en el mismo sitio de colaboración en el que se crearon los documentos, considere las siguientes preguntas:

  • ¿El gobierno del sitio de colaboración es apropiado para administrar registros? ¿Su sector está sujeto a requisitos legales que requieren que los registros estén separados de los documentos activos? ¿Se debería confiar en el administrador de un sitio de colaboración para que administre un sitio que contiene registros? Es preferible almacenar los registros en un sitio que use acceso más restringido que el sitio de colaboración o en un sitio del que haya una copia de seguridad en una programación distinta.

  • ¿Por cuánto tiempo va a estar en uso el sitio de colaboración? Si los registros se tienen que conservar durante más tiempo que lo que dura el proyecto en curso, al seleccionar una estrategia de administración de registros locales significa que tendrá que mantener el sitio de colaboración, incluso si ya no se utiliza.

  • ¿Los miembros del proyecto necesitarán tener acceso frecuentemente a los documentos después de que estos se hayan convertido en registros? Si usa un enfoque local, los miembros del proyecto pueden tener acceso a los documentos del mismo modo, independientemente de si los documentos están activos o son registros.

  • ¿Los administradores de registros de su organización son solo responsables de los registros o de toda la información, independientemente de si está activa o es registro? Si los administradores de registros solo son responsables de los registros oficiales, es posible que sea más fácil para ellos tener un centro de registros independiente.

En la siguiente tabla se describen las diferencias entre lo que se puede hacer con los registros en un centro de registros y con los registros que se administran localmente en un sitio de colaboración. Se presentan las diferencias desde el punto de vista de administradores de registros y de trabajadores que colaboran en un equipo del proyecto.

Diferencias entre un archivo de registros y registros locales

Factor Archivo de registros Registros locales
Administración de la retención de registros
 El organizador de contenido coloca automáticamente los registros nuevos en la carpeta correcta del plan de archivos, en función de los metadatos.
Es posible que haya distintas directivas para los registros y para los documentos activos según el tipo de contenido actual o la ubicación.
Restringir qué usuarios pueden ver los registros
 Sí. El archivo especifica los permisos del registro.
No. Los permisos no cambian cuando un documento se convierte en archivo. Sin embargo, se puede restringir qué usuarios podrán editar y eliminar los registros.
Facilidad de encontrar los registros (para los administradores de registros)
 Más fácil. Todos los registros se encuentran en la misma ubicación.
Más difícil. Los registros están dispersos en varios sitios de colaboración.
Mantener todas las versiones de los documentos como registros
 El usuario debe enviar explícitamente cada versión de un documento al archivo.
Automático, suponiendo que la configuración de versiones está activada.
Facilidad de encontrar información (para los colaboradores del equipo)
 Más difícil, aunque se puede agregar un vínculo con el sitio de colaboración al documento cuando este se convierte en archivo.
Más fácil.
Otros correos del sitio de colaboración
 El sitio de colaboración contiene solo documentos activos.
El sitio de colaboración contiene documentos activos e inactivos (registros), aunque se pueden crear vistas que muestren solo los registros.
Posibilidad de auditar los registros
 Sí.
Depende de la directiva de auditoría del sitio de colaboración.
Seguridad administrativa
 Un administrador de registros puede administrar el archivo de registros.
Los administradores del sitio de colaboración tienen permiso para administrar registros y documentos activos.

En la siguiente tabla, se describen las diferencias entre los dos enfoques de administración de registros que podrían afectar al modo de administrar los recursos de TI.

Diferencias de recursos entre un archivo de registros y registros locales

Factor Archivo de registros Registros locales
Cantidad de sitios para administrar
 Más sitios. Es decir, hay un archivo independiente además de sitios de colaboración.
Menos sitios.
Escalabilidad
 Reduce la presión del tamaño de bases de datos en los sitios de colaboración.
El tamaño máximo de la colección de sitios se alcanzó antes.
Facilidad de administración
 Conjunto o granja de servidores o sitio individual para los registros.
Ningún trabajo de aprovisionamiento de sitios adicional al necesario para los sitios que tienen documentos activos.
Almacenamiento
 Puede almacenar registros en distintos medios de almacenamiento.
Documentos activos y registros almacenados juntos.

Consulte también

Otros recursos

Introducción a la administración de registros y cumplimiento