Introducción a la administración de activos digitales en SharePoint Server 2013

SE APLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365

En este artículo se describen los activos digitales (también conocidos como medios enriquecidos) y se definen los términos clave que se usan en relación con la administración de activos digitales en SharePoint Server 2013. También se explican los aspectos de la administración de activos digitales mediante la biblioteca de activos en SharePoint Server 2013, se describen los usuarios principales de una biblioteca de activos y se esquematizan los escenarios comunes para usar la biblioteca de activos en SharePoint Server 2013.

Para obtener más información sobre cómo planear una solución para administrar activos digitales, vea Planear bibliotecas de activos digitales en SharePoint Server 2013.

Cada vez más oficinistas crean o vuelven a usar imágenes y otros activos de medios enriquecidos como parte de sus tareas diarias. A menudo, no obstante, no existe un repositorio centralizado en el nivel departamental o de empresa optimizado para almacenar dichos activos. Un repositorio centralizado permite a los usuarios detectar y volver a usar con facilidad los activos de medios enriquecidos que otras personas han creado. Gracias a la biblioteca de activos en SharePoint Server 2013, una organización puede ahorrar tiempo y otros recursos ya que le proporciona un repositorio especializado para almacenar y administrar activos digitales. Los usuarios ya no tienen que buscar activos en varias ubicaciones de la red o volver a crear activos desde cero. Mediante un repositorio centralizado para administrar activos digitales, la organización también ejerce un control más estricto sobre el contenido para el que la marca resulta esencial y puede garantizar que solo los activos aprobados para los productos estén disponibles para los usuarios adecuados.

Acerca de la administración de activos digitales

Un activo digital es un archivo de imagen, audio o vídeo, u otro fragmento de contenido enriquecido reutilizable que una organización usa en las aplicaciones de la empresa. La biblioteca de activos en SharePoint Server 2013 permite que los usuarios creen, detecten y vuelvan a utilizar con facilidad activos digitales existentes dentro de la organización.

En SharePoint Server 2013 se usa una biblioteca de activos para almacenar y compartir activos digitales con los usuarios. La biblioteca de activos es una plantilla de biblioteca de SharePoint Server 2013 personalizada para usar tipos de contenido diseñados específicamente para almacenar y catalogar activos de medios enriquecidos.

Una solución eficaz para administrar activos digitales especifica lo siguiente:

• Los metadatos para proporcionar para cada tipo de activo.

• La cantidad de espacio de almacenamiento que se necesita para los activos y los problemas de rendimiento que deben tenerse en cuenta para proporcionar los activos a los usuarios.

• Dónde almacenar activos en cada fase del ciclo de vida de un activo.

• Cómo controlar el acceso a un activo en cada fase de su ciclo de vida.

• Cómo mover activos dentro de la organización mientras los miembros del equipo colaboran en la creación, revisión, aprobación, publicación y eliminación de activos.

• Las directivas que deben aplicarse a los activos de modo que las acciones relacionadas con los activos se auditen, los activos se conserven o eliminen de manera correcta, y los activos que son importantes para la organización estén protegidos.

• Cómo se tratan los activos como registros corporativos, que deben conservarse conforme a los requisitos y las directrices corporativas.

Para obtener información sobre cómo planear una solución de activos digitales mediante SharePoint Server 2013, vea Planear bibliotecas de activos digitales en SharePoint Server 2013.

Usuarios de una biblioteca de activos

Los usuarios de una biblioteca de activos en SharePoint Server 2013 por lo general pertenecen a una de las siguientes tres categorías:

• Creadores de activos. Incluye a las personas que crean activos individuales, como artistas gráficos, productores de vídeo o creativos de marketing, así como a quienes envían activos a la biblioteca de activos. Por ejemplo, un artista gráfico puede crear un logotipo de producto en varios tamaños y resoluciones, en color y en blanco y negro, y después cargar todas las versiones del logotipo a la biblioteca de activos para que las usen los demás miembros de un equipo de marketing del producto.

• Administradores de activos. Incluye a las personas que administran los activos en la biblioteca. Están a cargo del flujo de trabajo completo desde el momento en que un activo se envía por primera vez a través de la publicación hasta el momento en que el activo expira. También están a cargo de administrar y organizar activos en la biblioteca. Por ejemplo, un administrador de activos puede tomar varias versiones de un logotipo de producto y clasificarlas adecuadamente en la biblioteca, agregar metadatos importantes como palabras clave y establecer una fecha después de la cual el activo no se puede usar.

• Consumidores de activos. Incluye a las personas que tienen que buscar y usar activos de la biblioteca para crear otros productos de trabajo. Por ejemplo, los diseñadores web pueden usar un logotipo de producto de la biblioteca de activos cuando crean páginas de marketing para los sitios web de productos.

En función del escenario, puede haber convergencia entre esos usuarios. Por ejemplo, los usuarios que tienen permiso para cargar activos a la biblioteca también pueden tener permiso para clasificar y administrar los activos que envían al archivo. Los creadores de activos también pueden ser consumidores de activos si buscan y utilizan activos que se agregan a otros productos de trabajo, que a su vez se cargan como activos distintos. Por ejemplo, un productor de vídeo puede usar un logotipo de producto mientras realiza un vídeo de marketing para un producto y después cargar el vídeo a la biblioteca como un activo distinto.

Administración de activos digitales en SharePoint Server 2013

SharePoint Server 2013 ofrece una plantilla de biblioteca denominada Biblioteca de activos que se personaliza para usar nuevos tipos de contenido de imágenes, audio y video diseñados específicamente para almacenar y catalogar activos de medios enriquecidos. Estos nuevos tipos de contenido usan nuevos tipos de columnas como Vista previa, Tamaño de imagen, Fecha en que fue tomada la imagen y Duración (segundos) que contribuyen a los metadatos de un activo en particular. La biblioteca de activos también tiene un modo de vista previa que muestra una miniatura y algunos de estos metadatos cuando se pasa el puntero sobre un activo. Las palabras clave de empresa se pueden asignar a los activos para que sea más fácil detectarlos en la búsqueda. Un creador de activos puede asignar las palabras clave cuando se carga un nuevo activo, o bien un administrador de activos puede agregar las palabras clave más adelante. Los usuarios pueden clasificar los activos, funcionalidad que proporciona metadatos adicionales a los activos. Los metadatos se pueden usar cuando los activos se muestran en un elemento web. Por ejemplo, si tiene una biblioteca de vídeos de aprendizaje que los usuarios han visto y calificado, puede usar un elemento web para mostrar los vídeos mejor calificados en una página web.

Los creadores de activos y administradores de activos trabajan directamente en la biblioteca de activos para cargar, clasificar y administrar activos. Los consumidores de activos pueden explorar la biblioteca para buscar activos e insertarlos en proyectos de otras aplicaciones. Los consumidores de activos pueden explorar una biblioteca de activos desde las aplicaciones de Office e insertar un activo en la aplicación abierta, como Word o PowerPoint.

Puede mostrar activos digitales para usuarios en SharePoint Server 2013 de las siguientes maneras:

• Permita que los usuarios exploren la biblioteca de activos.

• Inserte un elemento web en una página web de un sitio de grupo.

• Use el control de campo de vídeo en una página de publicación de un sitio de publicación.

• Use el elemento web de consulta de contenido.

Los métodos específicos que usa para mostrar activos a los usuarios de la biblioteca de activos varían en función de quiénes son los usuarios, cómo tienen que usar los activos de la biblioteca y qué métodos para mostrar activos son los más adecuados para un escenario.

Además de las características que forman parte de la biblioteca de recursos, puede aprovechar las características de SharePoint Server 2013, como flujos de trabajo, enrutamiento, reglas y directivas. Estas características ayudan a administrar los activos a medida que llegan a la biblioteca de activos, dar seguimiento al progreso de los activos, automatizar la publicación de los activos en aprobación y establecer la expiración de los activos.

Escenarios para usar la biblioteca de activos

Los usuarios con permisos de edición pueden agregar una biblioteca de activos en cualquier sitio o colección de sitios de SharePoint Server 2013. En la tabla siguiente se describen posibles escenarios en los que puede usarse una biblioteca de activos digitales.