In-Place suspensión y suspensión de litigios en Exchange Server

Cuando existen sospechas fundadas de posibles litigios, se solicita a las organizaciones que conserven toda la información almacenada electrónicamente (ESI), incluso el correo electrónico que sea relevante para el caso. A menudo, dichas sospechas tienen lugar antes de que se conozcan los pormenores del caso, por lo que se suele conservar gran cantidad de material. Es posible que las organizaciones necesiten conservar todo el correo electrónico relacionado con un tema concreto o el perteneciente a ciertos usuarios. Según las prácticas de detección electrónica (eDiscovery) de la organización, puede adoptar las siguientes medidas para conservar el correo electrónico:

• Pedir a los usuarios finales que no eliminen ningún mensaje para conservar el correo electrónico. No obstante, los usuarios pueden eliminar igualmente correo electrónico de forma intencionada o sin darse cuenta.

• Suspender los mecanismos de eliminación automatizados como, por ejemplo, la administración de registros de mensajes (MRM). Esta medida podría generar una acumulación excesiva de correo electrónico en el buzón de correo del usuario y afectar negativamente a su productividad. Además, el hecho de suspender la eliminación automatizada no impide que los usuarios eliminen manualmente el correo electrónico.

• Algunas organizaciones copian o mueven el correo electrónico a un archivo para asegurarse de que no se elimina ni altera ni manipula. Esta medida incrementa los costos porque es necesario copiar o mover los mensajes de forma manual a un archivo, o a productos de terceros usados para reunir y almacenar el correo electrónico fuera de Exchange.

Si el correo electrónico no se conserva, la organización puede quedar expuesta a riesgos legales o financieros, como la inspección de procesos de detección y conservación de datos, sentencias judiciales adversas, sanciones o multas.

Conservación local y retención por juicio

Hay dos tipos de retenciones disponibles en Exchange Server: suspensión por juicio y suspensión In-Place. La retención por juicio usa la propiedad LitigationHoldEnabled de un buzón. Cuando se habilita la retención por juicio, se retienen todos los elementos del buzón. Por el contrario, puede usar una conservación local para conservar únicamente los elementos que cumplan con los criterios de una consulta de búsqueda que defina con la herramienta eDiscovery local. Puede colocar varias conservaciones locales en un buzón, pero la retención por juicio solo puede estar habilitada o deshabilitada para un buzón. Para los dos tipos de retenciones, también puede especificar el período de duración de los elementos retenidos. La duración se calcula desde la fecha en que un elemento de buzón se recibe o se crea. Si no se establece una duración, los elementos se conservan indefinidamente o hasta que se quite la retención. Si quita una retención por juicio de un buzón, pero una o más conservaciones locales aún están presentes en el buzón, los elementos que coincidan con los criterios de la conservación local se retendrán durante el período especificado en la configuración de retención.

Puede usar Conservación local para colocar un usuario en varias conservaciones. Si un usuario se encuentra en varias conservaciones locales, se combinan las consultas de búsqueda de cualquier conservación basada en consultas (con operadores OR ). En este caso, el número máximo de palabras clave en todas las conservaciones basadas en consulta de un buzón es de 500. Si hay más de 500 palabras clave, todo el contenido del buzón se coloca en conservación (y no solo el contenido que coincide con los criterios de búsqueda). Todo el contenido se conserva hasta que el número total de palabras clave es de 500 o menos.

Al mover un buzón que está en retención por juicio en Exchange 2010 o Exchange 2013 a un servidor de buzones de Exchange 2016, se seguirá aplicando la configuración de retención por juicio, lo que garantiza que se cumplan los requisitos de cumplimiento durante y después de la transferencia.

Para más información sobre cuándo usar cada tipo de retención, vea Poner todos los buzones en retención.

Retener objetivos y características

Puede usar la conservación local o la retención por juicio para realizar las tareas siguientes:

• Colocar buzones de usuario en retención y conservar elementos del buzón inmutablemente.

• Conservar elementos indefinidamente o durante un tiempo concreto.

• Conservar los elementos de buzón eliminados por los usuarios o por procesos automáticos como MRM.

• Conservar mensajes que se reenvían a otro buzón de correo.

• Usar conservación local basada en consultas para buscar y retener elementos que coincidan con los criterios especificados (también puede retener todos los elementos, incluido todo el contenido de buzón de correo, al crear la retención)

• Marcar un usuario en varias suspensiones en función de investigaciones o casos distintos.

• Mantener activa la administración MRM de modo que las retenciones resulten transparentes para el usuario.

• Usar la exhibición de documentos electrónicos local para buscar elementos conservados porque estén retenidos

Si actualiza desde Exchange Server 2010, el concepto de suspensión legal se refiere a la retención de todos los datos del buzón de un usuario de forma indefinida o hasta que se quite dicha retención. En Exchange 2016, In-Place Hold introdujo un modelo diferente que le permite especificar los parámetros siguientes:

• Suspensión basada en consultas: con la suspensión por juicio, se conservan todos los elementos de un buzón. Pero una conservación local le permite especificar los elementos que quiere retener con parámetros de consulta, como palabras clave, remitentes y destinatarios, fechas de inicio y finalización, así como especificar los tipos de mensajes (como mensajes de correo electrónico, elementos de calendario y conversaciones de Skype Empresarial) que quiere retener. Después de crear una conservación local basada en consulta, se conservarán todos los elementos de buzón de correo existentes y futuros que coincidan con los parámetros de consulta (incluidos los mensajes recibidos en una fecha posterior). La retención por juicio no es compatible con las retenciones basadas en consultas.

• Duración de la suspensión: tanto en suspensión por juicio como en In-Place suspensión, puede especificar cuánto tiempo se deben contener los elementos. Puede especificar una duración de retención infinita o una duración de retención de duración definida. La duración se calcula desde la fecha en que un elemento de buzón se recibe o se crea. Por ejemplo, si la organización necesita que todos los elementos de buzón se conserven durante un período de 7 años, puede crear una conservación con duración definida. Por lo tanto, si se retiene un buzón de correo y la duración de retención se establece en 7 años, y se elimina de forma permanente un elemento del buzón de correo 2 años después de la fecha en que se recibió, se ha conservado durante 5 años antes de que se elimine de la base de datos de buzones de correo.

  Sugerencia

  Puede usar una conservación con duración definida con una directiva de retención para asegurarse de que los elementos se conserven durante una duración especificada y, después, se quiten de forma permanente de Exchange cuando expiren el límite de antigüedad y la duración de retención.

Colocar un buzón de correo en suspensión

Se necesita el rol de administración Suspensión legal para colocar un buzón de correo en retención por juicio o en conservación local. Pero, para crear una conservación local basada en consulta, también es necesario asignar el rol Búsqueda en buzones. Los usuarios agregados al grupo de roles de control de acceso basado en roles (RBAC) de Administración de la detección (o asignados a los roles Suspensión legal y Búsqueda en el buzón) pueden retener usuarios y crear una conservación local basada en consulta. Para obtener información sobre cómo agregar miembros al grupo de roles administración de detección, consulte Asignación de permisos de exhibición de documentos electrónicos en Exchange Server.

Puede colocar una suspensión por juicio de buzón en la página Destinatarios en el Centro de administración de Exchange o mediante el Set-Mailbox -LitigationHoldEnabled $true comando en el Shell de administración de Exchange.

The In-Place Hold functionality is integrated with In-Place eDiscovery searches. Puede colocar un buzón en In-Place Suspensión mediante el Asistente para exhibición de documentos electrónicos local & en el EAC o el cmdlet New-MailboxSearch en el Shell de administración de Exchange. To learn how, see:

• Poner un buzón en retención por juicio

• Crear o quitar una conservación local

Muchas organizaciones necesitan que se informe a los usuarios cuando se les coloque en retención. Además, cuando un buzón de correo está en retención, no es necesario suspender las directivas de retención aplicables al usuario del buzón. Como los mensajes se siguen eliminando según lo esperado, es posible que los usuarios no se den cuenta de que están en suspensión. Si la organización necesita que se informe a los usuarios en suspensión, puede agregar un mensaje de notificación en la propiedad Comentario de retención del usuario del buzón y usar la propiedad RetentionUrl para vincular a una página web con más información. En Outlook 2010 y versiones posteriores se muestra la notificación y la URL en la vista Backstage, que se encuentra en la cinta Archivo. Tiene que usar el cmdlet Set-Mailbox para agregar estas propiedades.

Retenciones y la carpeta Elementos recuperables

La retención por juicio y la conservación local usan la carpeta Elementos recuperables para conservar elementos. La carpeta Elementos recuperables está oculta de la vista predeterminada de Outlook, Outlook en la web y otros clientes de correo electrónico. Para obtener más información sobre la carpeta Elementos recuperables, consulte Carpeta Elementos recuperables en Exchange Server.

De forma predeterminada, cuando un usuario elimina un mensaje de una carpeta que no es la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos eliminados. Cuando un usuario elimina temporalmente un elemento (presionaNDO MAYÚS+ELIMINAR) o elimina un elemento de la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos recuperables, lo que desaparece de la vista del usuario.

Los elementos de la carpeta Elementos recuperables se conservan durante el período de retención de elementos eliminados que está configurado en la base de datos de buzones del usuario. De forma predeterminada, el período de retención de elementos eliminados se establece en 14 días para las bases de datos de buzones.

La carpeta Elementos recuperables contiene las subcarpetas siguientes, que se usan para almacenar los elementos eliminados en distintos sitios y facilitar la conservación local y la retención por juicio:

• Eliminaciones: los elementos quitados de la carpeta Elementos eliminados o eliminados temporalmente de otras carpetas se mueven a la subcarpeta Eliminaciones y son visibles para el usuario cuando se usa la característica Recuperar elementos eliminados en Outlook y Outlook en la Web. De manera predeterminada, los elementos permanecen en esta carpeta hasta que finaliza el periodo de retención de elementos eliminados que se ha configurado para la base de datos de buzones de correo o hasta que el buzón caduca.

• Purgas: cuando un usuario elimina un elemento de la carpeta Elementos recuperables (mediante la herramienta Recuperar elementos eliminados en Outlook y Outlook en la Web, el elemento se mueve a la carpeta Purgas. Los elementos que superan el periodo de retención de elementos eliminados configurado en la base de datos de buzones de correo o en el buzón también se mueven a la carpeta Purgas. Los usuarios no pueden ver los elementos de esta carpeta aunque utilicen la herramienta Recuperar elementos eliminados. Cuando el asistente de buzones de correo procesa el buzón de correo, los elementos de la carpeta Purgas se eliminan de la base de datos de buzones de correos. Al poner al usuario del buzón de correo en retención por juicio, el asistente de buzones no elimina los elementos de esta carpeta.

• DiscoveryHolds: si un usuario se coloca en una suspensión In-Place, los elementos eliminados se mueven a esta carpeta. Cuando el asistente del buzón procesa el buzón de correo, analiza los mensajes de esta carpeta. Los elementos que coinciden con la consulta de retención local se retienen hasta el período de retención especificado en la consulta. Si no se especifica un período de retención, los elementos se conservarán indefinidamente o hasta que se quite la retención del usuario. Sin embargo, si coloca en retención por juicio un usuario que ya estaba en una conservación local, la retención por juicio tiene preferencia. Por lo tanto, los elementos eliminados se mueven a la carpeta Purgas en su lugar.

• Versiones: cuando un usuario se coloca en In-Place suspensión o suspensión por juicio, los elementos del buzón deben estar protegidos contra alteraciones o modificaciones por parte del usuario o de un proceso. Esto se hace mediante un proceso de copia en escritura . Cuando un usuario o proceso modifican las propiedades concretas de un elemento del buzón, se guarda una copia del elemento original en la carpeta Versiones antes de que se confirme el cambio. El proceso se repite para los cambios posteriores. Los elementos contenidos en la carpeta Versiones también se indexan y se devuelven en las búsquedas de eDiscovery local. Después de quitar la retención, el Asistente para carpeta administrada elimina las copias de la carpeta Versiones.

Propiedades que desencadenan la copia en escritura

Aunque los usuarios no vean las carpetas Retenciones de detección, Depuraciones y Versiones, todos los elementos de la carpeta Elementos recuperables se pueden encontrar con la exhibición de documentos electrónicos local. Cuando se quita el usuario de un buzón de correo de la conservación local o retención por juicio, el Asistente para carpeta administrada elimina los elementos de las carpetas Retenciones de detección, Depuraciones y Versiones.

Si un buzón de correo no se encuentra en retención por juicio ni en conservación local, los elementos de la carpeta Purgas se eliminarán de forma permanente de la carpeta Elementos recuperables según el criterio primero en entrar, primero en salir cuando el elemento ha permanecido en la carpeta un tiempo superior al período de retención de elementos eliminados.

Retenciones y cuotas de buzón

Los elementos de la carpeta Elementos recuperables no se tienen en cuenta al calcular la cuota del buzón de correo de un usuario. En Exchange, la carpeta Elementos recuperables tiene su propia cuota. Para Exchange, los valores predeterminados de las propiedades de buzón RecoverableItemsWarningQuota y RecoverableItemsQuota se establecen en 20 GB y 30 GB, respectivamente. Para modificar estos valores para una base de datos de buzones de correo para Exchange Server, utilice el cmdlet Set-MailboxDatabase. Para modificarlos en buzones de correo individuales, use el cmdlet Set-Mailbox.

Cuando la carpeta Elementos recuperables de un usuario supera la cuota de advertencia para los elementos recuperables (según lo especificado por el parámetro RecoverableItemsWarningQuota ), se registra un evento en el registro de eventos Application del servidor de buzones. Cuando la carpeta supera la cuota de elementos recuperables (según lo especificado por el parámetro RecoverableItemsQuota ), los usuarios no podrán vaciar la carpeta Elementos eliminados ni eliminar permanentemente elementos de buzón. Además, no se puede utilizar la copia en escritura para crear copias de elementos modificados. Por consiguiente, es esencial supervisar las cuotas de los elementos recuperables de aquellos usuarios de buzones marcados en conservación local.

Suspensiones y reenvío de correo electrónico

Los usuarios con buzones de correo en Exchange Server pueden usar Outlook y Outlook en la web para configurar el reenvío de correo electrónico de su buzón. Email reenvío permite a los usuarios configurar su buzón para reenviar mensajes de correo electrónico enviados a su buzón a otro buzón ubicado dentro o fuera de su organización. Los administradores también pueden configurar reglas de flujo de correo (también conocidas como reglas de transporte) para reenviar mensajes a otro buzón. En los dos casos, se puede configurar el reenvío de correo electrónico para que cualquier mensaje enviado al buzón de correo original no se copie a ese buzón de correo y solo se envíe a la dirección de reenvío.

Si un buzón está en espera, se realizan pasos adicionales. Durante el proceso de entrega se comprueba la configuración de retención del buzón de correo. Si el mensaje cumple los criterios de retención para el buzón de correo, se guarda una copia del mensaje en la carpeta Bandeja de entrada. Esto significa que puede usar la exhibición de documentos electrónicos local para buscar en el buzón original los mensajes que se reenviaron a otro buzón de correo.

Conservar contenido archivado de Skype Empresarial

Exchange 2016 y Exchange 2019, Skype Empresarial y SharePoint 2016 proporcionan una experiencia integrada de conservación y exhibición de documentos electrónicos que le permite conservar y buscar elementos en los distintos almacenes de datos. Exchange 2016 y 2019 le permiten archivar Skype Empresarial contenido en Exchange, lo que elimina el requisito de tener una base de datos de SQL Server independiente para almacenar el contenido archivado de Lync. La función integrada de retención y exhibición de documentos electrónicos de SharePoint 2016 permite conservar y buscar en los datos de todos los almacenes desde una única consola.

Al colocar un buzón de Exchange Server en In-Place suspensión o suspensión por juicio, Skype Empresarial contenido (como conversaciones de mensajería instantánea y archivos compartidos en una reunión en línea) se archiva en el buzón. Si realiza una búsqueda en el buzón con eDiscovery local, también se mostrarán en los resultados de la búsqueda todos los contenidos de Skype Empresarial archivados que coincidan con la consulta de búsqueda. También puede restringir la búsqueda al contenido de Skype Empresarial archivado en el buzón de correo.

Para habilitar el archivado de contenido de Skype Empresarial en buzones de Exchange Server, debe configurar la integración de Skype Empresarial Server 2015 con Exchange Server. Para obtener más información, vea estos temas:

• Planificar el archivado

• Implementar el archivado

Eliminar un buzón en retención

Si elimina una cuenta de usuario que tiene un buzón de correo, el Almacén de información de Exchange detectará en un momento dado que el buzón ya no está conectado a una cuenta de usuario y lo marcará para su eliminación, incluso si el buzón está en retención. Si quiere conservar el buzón de correo, siga estos pasos:

1. En lugar de eliminar la cuenta de usuario, deshabilítela.

2. Cambie las propiedades del buzón de correo para restringir su uso y tener acceso al buzón de correo. Por ejemplo, establezca las cuotas de envío y recepción en 1, bloquee quién puede enviar mensajes al buzón y limite quién puede tener acceso al buzón.

3. Retenga el buzón hasta que se eliminen todos los datos o hasta que ya no sea necesario conservarlos.

Migración de buzones en espera de Exchange Server a Microsoft 365 o Office 365

Si tiene una implementación híbrida de Exchange, se cumplen las siguientes condiciones al mover (incorporar) un buzón de Exchange Server local a Exchange Online en Microsoft 365 o Office 365:

• Si el buzón local se encuentra en retención por juicio o conservación local, la configuración de la retención se conserva después de que se haya movido el buzón a Exchange Online.

• Si el buzón local se encuentra en retención por juicio o conservación local, todo el contenido de la carpeta Elementos recuperables se mueve al buzón de Exchange Online.

La configuración de retención y el contenido de la carpeta Elementos recuperables también se conservan cuando se mueve (se desincorpora) un buzón de Exchange Online a la organización de Exchange Server local.