Planear eDiscovery en SharePoint Server
SE APLICA A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint en Microsoft 365
Necesita tener en cuenta varios factores antes de implementar eDiscovery. Primero, determine cuántos centros de centros de eDiscovery necesita y dónde colocarlos. Después, identifique las ubicaciones que contienen contenido que se pueda exhibir. Por último, tenga en cuenta los permisos que necesita conceder a los usuarios de eDiscovery. Las decisiones que tome al planear la exhibición de documentos electrónicos pueden afectar a otros sistemas que usa su organización, como Exchange Servers 2019, 2016 o 2013. Igualmente, puede que necesite coordinarse con las personas que administran esos sistemas para crear e implementar el plan.
Para implementar el plan, siga las instrucciones en el artículo Configurar eDiscovery en SharePoint Server. Las decisiones que tome durante la planificación determinarán las tareas que debe realizar.
Antes de leer este artículo, asegúrese de comprender los conceptos presentados en el artículo Información general sobre eDiscovery y conservaciones locales en SharePoint Server.
Decida el número de centros de exhibición de documentos electrónicos
Los siguientes factores afectan el número de centros de exhibición de documentos electrónicos que deberá crear:
Cuántas aplicaciones de servicios de búsqueda tiene.
Qué contenido rastrea cada aplicación de servicio de búsqueda.
Si tiene solo una aplicación de servcio de búsqueda, o si hay una única aplicación de servicio de búsqueda que rastrea todos los sitios que contienen contenido detectable, puede tener un único centro de exhibición de archivos electrónicos. Si distintas aplicaciones de servicio de búsqueda rastrean subconjuntos del contenido detectable, es necesario tener varios centros de exhibición de documentos electrónicos. Asocie los centros de exhibición de documentos electrónicos con las aplicaciones de servicio de búsqueda para que todo el contenido detectable sea rastreado por una aplicación de servicio de búsqueda que esté asociada con un centro de exhibición de documentos electrónicos.
En la siguiente figura, se presentan tres ejemplos de topologías de granjas de servidores e ilustra cuántos centros de exhibición de documentos electrónicos son necesarios para cada ejemplo.
El número de aplicaciones de servicio de búsqueda influye en el número de centros de exhibición de documentos electrónicos que tenga.
Una aplicación servicio Search de una granja de sharePoint local no puede rastrear contenido en SharePoint en Microsoft 365. Si tiene contenido reconocible allí, también tendrá que crear un Centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint en Microsoft 365.
Anote el número de centros de eDiscovery que tendrá.
Se recomienda que un centro de exhibición de documentos electrónicos esté en una aplicación web que admita autenticaióin de notificaciones. Para cada centro de exhibición de documentos electrónicos, registre la granja de servidores que contendrá el centro de exhibición de documentos electrónicos y la aplicación de servicio de búsqueda al cual asociar el centro de exhibición de documentos electrónicos.
Identifique contenido detectable
Una vez que haya determinado cuántos centros de exhibición de documentos electrónicos tendrá, y dónde estarán ubicados, identifique el contenido que rastreará cada aplicación de servicio de búsqueda.
Para ser detectable, el contenido de los recursos compartidos de archivos en los sitios de SharePoint o en otros sitios web debe ser rastreado por una aplicación de servicio de búsqueda que esté asociada con un centro de exhibición de documentos electrónicos.
Nota:
No se puede detectar un archivo en un recurso compartido de archivos cuyo nombre tenga más de 259 caracteres.
Cree una lista de todas las ubicaciones que contengan contenido que necesite ser detectable. Si tiene más de un Centro de eDiscovery, indique la aplicación de servicio de búsqueda que rastreará cada origen de contenido.
Si desea administrar la detección de contenido de Exchange Server 2019, 2016 o 2013 desde un Centro de exhibición de documentos electrónicos de SharePoint Server, debe configurar una aplicación de servicio Search para incluir Exchange Server 2019, 2016 o 2013 como origen de resultados. Si desea administrar la detección de Skype Empresarial Server contenido de 2015 desde un Centro de exhibición de documentos electrónicos de SharePoint Server, debe configurar Skype Empresarial Server 2015 para archivar contenido en Exchange Server 2019, 2016 o 2013.
Nota:
SharePoint Server 2019 con Exchange 2019 permite Outlook en la Web usuarios vincular y compartir documentos almacenados en OneDrive en lugar de adjuntar archivos a mensajes. Los usuarios de SharePoint Server 2019 pueden colaborar en archivos de la misma manera que en Microsoft 365. Para ello, deberá ejecutar Office Online Server en su entorno. Para obtener más información, consulte la sección Colaboración de documentos en Novedades de Exchange Server.
Nota:
Para administrar la detección de contenido de Exchange con SharePoint Server 2013, necesita usar Exchange Server 2013. Para administrar la detección de contenido de Lync con SharePoint, necesita usar Lync Server 2013 y Exchange Server 2013.
Determine cómo administrar los permisos
Los usuarios de eDiscovery necesitan visualizar todo el contenido que se pueda detectar. Le recomendamos que cree un grupo de seguridad para los usuarios de eDiscovery y, después, que agregue los usuarios correspondientes al grupo de seguridad. Después, puede otorgar permisos al grupo de seguridad, en lugar de otorgarlos a usuarios individuales. Seleccione un nombre para el grupo de seguridad y anótelo en la hoja de cálculo, así como los usuarios que serán miembros del grupo de seguridad.
En SharePoint Server, los usuarios de eDiscovery deben poder ver todo el contenido. Esto incluye el contenido que se encuentra en la biblioteca de suspensión de conservación. (Para obtener más información sobre la biblioteca de suspensión de conservación, vea eDiscovery y retenciones locales en SharePoint Server. Hay dos formas de hacerlo:
Otorgar a los usuarios de la exhibición de documentos electrónicos el acceso a todo el contenido de una aplicación web mediante la directiva de usuario de aplicación web.
Agregar los usuario de la exhibición de documentos electrónicos como administradores de la colección de sitios para cada colección de sitios que contenga contenido detectable.
Le recomendamos que otorgue permisos en el nivel de aplicación web, si esto es posible en el entorno.
Nota:
Dado que SharePoint en Microsoft 365 es un servicio hospedado, los administradores no pueden acceder directamente a las aplicaciones web. Por lo tanto, en SharePoint en Microsoft 365, debe agregar explícitamente usuarios de eDiscovery como administradores de colecciones de sitios en cada colección de sitios que contenga contenido reconocible.
Decida si concederá permisos por aplicación web o por colección de sitios. Si va a conceder permisos en el nivel de aplicación web, identifique qué aplicaciones web tendrá que conceder acceso a los usuarios de eDiscovery. (Es probable que se trate de todas las aplicaciones web). Si concederá permisos en el nivel de colección de sitios, identifique a qué colecciones de sitios los usuarios de eDiscovery necesitarán acceso y registren sus decisiones.
Generalmente, cuando exporte contenido para la exhibición de documentos electrónicos, se recomienda que también exporte una lista de las cosas que podrían no estar indexadas. El registro de rastreo de búsquedas contiene esta información. Por lo tanto, los usuarios de la exhibición de documentos electrónicos también necesitan acceso al registro de rastreo de búsquedas.
Consulte también
Conceptos
Información general sobre eDiscovery y conservaciones locales en SharePoint Server
Configurar eDiscovery en SharePoint Server
Búsqueda y suspensión en carpetas públicas mediante In-Place eDicovery