Establecer la configuración de archivo en el nivel de dominio

Tema modificado por última vez: 2011-04-08

Puede modificar la configuración del período de retención de mensajes o de la retención legal de un dominio. La configuración del dominio invalida la configuración predeterminada de la compañía.

Para modificar la configuración de archivo de un dominio

1. En Administration Center, haga clic en la pestaña Administración y, a continuación, haga clic en la pestaña Dominios.

2. Haga clic en el dominio apropiado.

3. En la sección Configuración del servicio del panel central, junto a Configuración de archivo, haga clic en Editar.

4. Seleccione Habilitar o Deshabilitar en el cuadro Retención legal para habilitar o deshabilitar la función de retención legal en el dominio. Los mensajes que llegan al final del período de retención no se destruyen mientras la retención legal esté habilitada.

5. En el cuadro Período de retención, especifique el tiempo que se retendrán los mensajes en el archivo antes de proceder a su destrucción.

6. Establezca la configuración de archivo y haga clic en Guardar.

Configurar usuarios

Debe crear cuentas para los usuarios cuyo correo se va a archivar. Se quita el correo enviado a las direcciones de correo electrónico del usuario para las que no exista ninguna cuenta de usuario en Administration Center. Por tanto, es esencial tener configuradas todas las direcciones de Bloomberg, mensajería instantánea, secundarias y primarias requeridas para cada usuario antes de proceder al archivado.

Los usuarios pueden configurarse individualmente o de forma masiva.

Para agregar un solo usuario

1. En Administration Center, haga clic en la pestaña Administración y luego en la pestaña Usuarios.

2. En el panel Tareas, haga clic en Agregar usuario.

3. Escriba la dirección de correo electrónico principal para el usuario en el campo Dirección de correo electrónico principal.

4. Haga clic en Guardar.

5. Para buscar la cuenta nueva, escriba la dirección de correo electrónico en el campo de búsqueda y, a continuación, haga clic en Buscar.

6. Haga clic en la cuenta de correo electrónico principal.

7. Haga clic en Editar en el panel Configuración de usuario para configurar el nombre del usuario, apellido, idioma y zona horaria.

8. Haga clic en Agregar en el panel Direcciones de correo electrónico y MI para agregar otras direcciones de correo electrónico, incluida la de Bloomberg, mensajería instantánea y fuera de banda (alternativa). Las direcciones fuera de banda (alternativas) se requieren para recibir mensajes de correo electrónico de notificación de emergencia y restablecimiento de contraseñas.

También puede agregar o cambiar la contraseña del usuario, los permisos de Administration Center, los roles de archivo y las restricciones de dirección IP en el panel Seguridad.

Para agregar los usuarios de forma masiva, puede crear un archivo .csv (CSV) en Microsoft Office Excel que contenga una lista de nombres de usuario y otra información y, a continuación, cargar el archivo en Administration Center.

Para crear una lista de usuarios en un archivo CSV

1. Abra Microsoft Office Excel.

2. Escriba la siguiente información sobre el usuario como valores independientes, con la información de cada usuario en una única fila:

   • Dirección de correo electrónico principal (obligatorio)

   • Nombre

   • Apellidos

   • Direcciones de correo electrónico secundarias

   • Direcciones de mensajería instantánea

   Nota

   Separe la parte del alias de la dirección de mensajería instantánea del nombre del proveedor de mensajería instantánea con una barra diagonal inversa "". Por ejemplo, "lukaa\msn" es una dirección de mensajería instantánea.

   • Direcciones de correo electrónico alternativas

   Nota

   Añadir "alt:" al principio de todas las direcciones de correo electrónico alternativas del usuario. Por ejemplo, "alt:david@contoso.com".
   Puede que desee especificar una dirección de correo electrónico alternativa que se pueda utilizar para ponerse en contacto con usted en el caso de que se produzca un problema con el correo electrónico.

3. Guarde el archivo en formato CSV.

En el siguiente ejemplo se muestra un archivo con dos usuarios. El primer usuario, Pilar Ackerman, tiene una dirección de correo electrónico secundaria y una dirección de mensajería instantánea, y el otro, Jim Hance, tiene dos direcciones de correo electrónico alternativas.

Cuando cree una lista de usuarios en un archivo CSV, puede importarla en EHA.

Para importar el archivo de usuarios CSV

1. En Administration Center, haga clic en la pestaña Administración y luego en la pestaña Usuarios.

2. En el panel Tareas, haga clic en Importar usuarios desde archivo.

3. En el campo Enviar notificaciones de estado a la siguiente dirección de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico a donde va a enviar la información de estado de carga.

4. Haga clic en Examinar junto al campo Especifique el archivo de lista de usuarios, busque y seleccione el archivo CSV que ha creado.

5. Para deshabilitar todas las cuentas de usuarios que no están incluidas en el archivo de usuario una vez cargado correctamente, active la casilla Deshabilitar todos los usuarios no especificados en el archivo.

6. Seleccione los distintos valores según sea necesario.

7. Haga clic en Guardar para comenzar el proceso de importación.

Una vez iniciado el proceso de carga, EHA envía notificaciones de estado a la dirección de correo electrónico del administrador que especificó.

Si no se agregaron usuarios nuevos a los servicios, el proceso no se completó. Esto puede deberse a que un archivo CSV tiene un formato incorrecto. Compruebe el formato del archivo CSV y, a continuación, intente realizar de nuevo el proceso de carga en Administration Center.