Información general sobre las directivas de sitio en SharePoint Server

SE APLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365

Incluso con un buen gobierno, los sitios de SharePoint pueden multiplicarse y crecer de forma descontrolada. Los sitios se crean según se vayan necesitando, pero rara vez se eliminan. Los sitios que ya no se necesitan, pero que no se eliminan, requieren espacio de almacenamiento y puede que no se acepten por motivos de cumplimiento.

Puede usar directivas de sitios para ayudar a controlar el exceso de sitios. Una directiva de sitio define el ciclo de vida de un sitio especificando cuándo se cerrará y se eliminará el sitio. Al cerrar o eliminar un sitio, cualquier subsitio también se cerrará o se eliminará. Si un buzón de Exchange está asociado a un sitio, el buzón se elimina de Exchange Server cuando se elimina el sitio.

Al cerrar un sitio, especifica que el sitio ya no se usará, de modo que eventualmente se puede eliminar según una programación. Un sitio cerrado no aparece en otros lugares donde se agregan sitios (por ejemplo, Outlook, Outlook en la Web (anteriormente conocido como Outlook Web App) o Project Server, pero los usuarios pueden seguir modificando un sitio cerrado y su contenido mediante la dirección URL para llegar al sitio.

Opciones de directivas del sitio de SharePoint

Una directiva de sitios especifica las condiciones en las que se va a cerrar o eliminar un sitio automáticamente. Estas condiciones cuentan con las cuatro opciones siguientes:

• No cerrar o eliminar el sitio automáticamente. Si una directiva que tenga esta opción se aplica a un sitio, el propietario del sitio debe eliminarlo manualmente.

• Eliminar el sitio automáticamente. Si una directiva que tenga esta opción se aplica a un sitio, el propietario del sitio puede cerrar el sitio manualmente, pero el sitio se eliminará automáticamente. Una directiva que elimina el sitio automáticamente especifica una regla para especificar cuándo se debe eliminar el sitio y tiene las siguientes opciones:

  • La acción que desencadena el sitio que se va a eliminar y cuánto tiempo se debe esperar una vez ejecutado el desencadenador antes de eliminar el sitio. La creación de sitios o el cierre de sitios, puede ser el desencadenador. Por ejemplo, puede crear una directiva que elimina un sitio de tres meses después de cerrar el sitio o una directiva que elimina un sitio un año después de crear el sitio.

  • Si SharePoint Server enviará un mensaje de correo electrónico de notificación al propietario del sitio días antes de la eliminación del sitio.

  • Si se permitirá a los propietarios de sitios posponer la eliminación del sitio.

• Cerrar el sitio automáticamente y eliminar el sitio automáticamente. Esta opción le ofrece las mismas opciones de la eliminación automática del sitio y también requiere que se especifique cuánto tiempo después de la fecha de creación, se cerrará el sitio.

  Nota:

  El propietario de un sitio puede volver a abrir un sitio cerrado visitando la página de cierre y eliminación del sitio en el menú Configuración del sitio.

• Ejecutar un flujo de trabajo para cerrar el sitio y eliminar el sitio automáticamente. Esta opción le ofrece las mismas opciones de la eliminación automática del sitio y también requiere que se especifique un flujo de trabajo para que se ejecute. Cuando el flujo de trabajo termina de ejecutarse, SharePoint Server 2016 cierra el sitio. Especifique el nombre del flujo de trabajo, cuánto tiempo después de la fecha de creación, se ejecutará el flujo de trabajo, y si se va a ejecutar el flujo de trabajo periódicamente hasta que el sitio se cierre.

Una directiva de sitio también puede especificar si se aplica al sitio raíz en una colección de sitios, cuando se cierra el sitio raíz, el sitio raíz y todos los subsitios pasarán a ser de solo lectura.

Las directivas de sitio también están disponibles en SharePoint Server 2019 sitios modernos de equipo y comunicación. Primero debe activar la característica Directiva de sitio antes de que aparezca en la página Configuración del sitio .

Definición de las directivas del sitio de SharePoint

El usuario define las directivas de sitios desde el sitio raíz de una colección de sitios; para ello, va a la página Directivas de sitios en el menú Administración de la colección de sitios. Las directivas estarán disponibles desde ese momento en todos los sitios de la colección de sitios. Los propietarios de sitios pueden aplicar una directiva a un sitio; para ello, irán a la página de cierre y eliminación del sitio en el menú Configuración del sitio. Los propietarios de sitios también pueden cerrar un sitio mediante el uso de la página de cierre y eliminación del sitio.

Si la colección de sitios en la que define las directivas de sitios es un concentrador de tipo de contenido, puede publicar las directivas y compartirlas a través de colecciones de sitios.

Uso de directivas de sitios de SharePoint con creación personalizada de sitios

Las directivas de sitios son especialmente útiles cuando se usan junto con la creación de sitios sin intervención del administrador. Cuando el administrador de una granja de servidores permite la creación de sitios sin intervención del administrador en una aplicación web, el administrador de la granja de servidores puede especificar la obligación por parte de los usuarios de clasificar cada sitio recién creado mediante la selección de una directiva para aplicar al sitio. El administrador de la granja de servidores puede especificar que la clasificación de sitios se requiera, que sea opcional o que esté oculta para el usuario. Usando las directivas de sitios junto con la creación de sitios sin intervención del administrador, puede dejar que los usuarios creen sus propios sitios y, además, garantizar que los sitios se eliminarán después de un período de tiempo determinado.

Consulte también

Otros recursos

Información general sobre las directivas de eliminación de documentos en SharePoint Server

Información general sobre la conservación local en SharePoint Server