Identificación de participantes y partes interesadas en la administración de documentos
El primer paso de la planeación de la administración de documentos consiste en determinar los participantes y las partes interesadas en la solución de administración de documentos. Puede usar una encuesta para recopilar esta información. Por ejemplo, la encuesta puede contener las siguientes preguntas:
¿Quién crea documentos en su organización?
¿Qué tipos de documentos crean?
¿Quién revisa los documentos?
¿Quién edita los documentos
¿Quién usa los documentos?
¿Quien aprueba la publicación de documentos?
¿Quién diseña los sitios web usados para hospedar documentos?
¿Quién establece las instrucciones y las directivas para administrar documentos?
¿Quién administra los registros de la organización?
¿Quién implementa y mantiene los servidores en los que están almacenados los documentos?
| Acción de hoja de trabajo |
|---|
Cada una de estas preguntas puede tener varias respuestas. Registre la información que recopile de la encuesta en la hoja de trabajo de participantes en la administración de documentos (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73285&clcid=0xC0A) (en inglés), como en el siguiente ejemplo. |
| Posición | Tipos de documentos | Función |
|---|---|---|
Analista financiero Redactor técnico |
Nota de estudio de equidad Modelo financiero Página web |
Autor |
Analista financiero Administrador |
Nota de estudio de equidad Modelo financiero |
Revisor |
Editor técnico |
Nota de estudio de equidad Página web |
Editor |
Cliente |
Nota de estudio de equidad Modelo financiero Página web |
Lector |
Abogado corporativo Administrador |
Nota de estudio de equidad Modelo financiero Página web |
Aprobador de contenido |
Administrador del servidor |
Todo |
Especialista en TI |
Administrador de bases de datos |
Todo |
Especialista en bases de datos |
Agente de cumplimiento |
Todo |
Especialista legal |
Administrador de registros |
Todo |
Administrador de registros |
Administrador del sitio |
Todo |
Publicador de contenido |
Administrador del sitio |
Todo |
Auditor de contenido |
Identificar las partes interesadas en el contenido le ayudará a garantizar una solución de administración de documentos exhaustiva y a diseñar sitios y bibliotecas de documentos que se adapten a las necesidades y los procesos de contenido de su empresa.
Hoja de trabajo
Hoja de trabajo de participantes en la administración de documentos (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73285&clcid=0xC0A) (en inglés)
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En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:
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