Establecimiento y gobierno de un servicio de SharePoint

Al desarrollar un servicio de TI para que sea compatible con Microsoft Office SharePoint Server 2007, una clave para el éxito es la capacidad de la empresa para controlar el servicio y así asegurarse de que satisfaga las necesidades empresariales de los clientes internos de forma segura y rentable. En este artículo, se describen los elementos típicos de un servicio de TI que hospeda Office SharePoint Server 2007, se sugieren los factores de éxito clave para controlar un servicio de Office SharePoint Server y se proporciona un ejemplo de un servicio de SharePoint de tres niveles.

• ¿Qué es un servicio de SharePoint?

• Elementos de un servicio correcto

• Qué controlar en un servicio de SharePoint

• Creación de varios servicios

¿Qué es un servicio de SharePoint?

Un servicio de SharePoint es un servicio de TI que ofrece sitios y portales hospedados basados en Productos y Tecnologías de SharePoint. Entre los elementos que proporciona un servicio se encuentran los siguientes:

• Sitios y portales en un ámbito, como una colección de sitios, una aplicación web o una granja de servidores

• Copia de seguridad y restauración

• Almacenamiento de contenido

• Compatibilidad con personalizaciones

• Seguridad

• Niveles de servicio que se basan en la velocidad y la disponibilidad

Elementos de un servicio correcto

Durante la preparación e implementación del servicio de Office SharePoint Server, tenga en cuenta los siguientes elementos que pueden contribuir al éxito del control:

• Formación y uso de un grupo de supervisión

  El servicio de TI que admite Office SharePoint Server se debe supervisar mediante un grupo que incluya participantes ejecutivos, directores de división de negocio, trabajadores de la información influyentes, directores de TI y expertos técnicos de TI, entre otros. El objetivo del grupo de supervisión debe ser la supervisión del servicio. Como tal, el grupo de supervisión define las ofertas iniciales del servicio, establece las directivas continuas del servicio y se reúne con regularidad para evaluar el progreso.

• Comunicación sobre los servicios

  Las directivas de gobierno que elabore se deben divulgar en la empresa. Mantenga un sitio web donde se describa el conjunto de servicios.

• Recomendación de usar el servicio

  Recomiende a los usuarios que no implementen sus propios servidores y que, en cambio, usen el servicio. Los servidores aislados no pueden configurarse de acuerdo con la directiva de seguridad de TI y los requisitos legales de la empresa. Además, es posible que los usuarios que implementen sus propios servidores no hagan una copia de seguridad correcta de los servidores o no los mantengan al día con revisiones de software y actualizaciones. Por último, el contenido de los servidores que no se gobiernan mediante el servicio no se puede rastrear mediante el servicio de indización de la empresa, lo que puede provocar el aislamiento de zonas de contenido.

• Creación de varios servicios

  Debería ofrecer un conjunto de servicios que sean compatibles con Office SharePoint Server. Por ejemplo, un servicio podría proporcionar miles de sitios para la colaboración y otro podría admitir sitios muy grandes y esenciales, como los portales de la empresa. Un conjunto de servicios de Office SharePoint Server permite aplicar reglas de gobierno y directivas únicas en diversos niveles de servicio. Otra ventaja de una gama de servicios es que puede variar el costo que estima para las organizaciones según su nivel de servicio. Por último, un servicio con niveles permite escalonar los servicios de una manera cómoda.

Qué controlar en un servicio de SharePoint

A medida que se diseñen los servicios de TI compatibles con Office SharePoint Server, el grupo de supervisión debe determinar los límites y las directivas que rigen los siguientes elementos de los servicios:

• Plantillas de cuota

  Una plantilla de cuota está compuesta por valores que especifican la cantidad de datos que puede almacenarse en una colección de sitios. El valor también indica el límite que desencadena una alerta por correo electrónico para el administrador de la colección de sitios. Puede asociar las cuotas con los sitios que se ofrecen en los diversos niveles de servicio para controlar el crecimiento de Office SharePoint Server en la empresa. También puede establecer límites para el tamaño máximo de los archivos cargados disponible para cada nivel de servicio.

• Aprovisionamiento sin intervención del administrador

  Puede permitir que los usuarios creen sus propios sitios web de nivel superior si visitan una página hospedada en TI y proporcionan datos sobre el uso previsto del sitio. A continuación, se puede aprovisionar el sitio partiendo de un flujo de trabajo personalizado. Para diversos niveles de servicio, puede controlar el tamaño de dichos sitios, así como su duración.

• Directiva de personalización

  Una ventaja importante que conlleva el uso de sitios basados en Office SharePoint Server es que los propietarios de los sitios pueden personalizarlos. Por ejemplo, los propietarios de sitios pueden cambiar la apariencia de un sitio o proporcionar nueva funcionalidad, como un elemento web o un flujo de trabajo personalizado. Considere con detenimiento el grado de personalización que desea permitir y admitir en cada nivel de servicio, ya que algunos tipos de personalizaciones son globales para la granja de servidores. Por ejemplo, los servicios que permiten la creación de sitios sin intervención del administrador pueden incluir miles de sitios que comparten una sola aplicación web. En este caso, puede limitar las personalizaciones sólo a aquellas compatibles con la interfaz de usuario, como la adición de elementos web a las páginas. En un servicio que proporciona el aislamiento virtual o físico de la granja de servidores, como en un sitio de portal de una empresa, puede permitir una gran variedad de personalizaciones, como controladores de eventos y flujos de trabajo personalizados. Para leer una discusión exhaustiva sobre la variedad de personalizaciones compatibles con Office SharePoint Server 2007 y los riesgos y beneficios de permitir cada tipo de personalización en diversos niveles de servicios, vea las notas del producto sobre la directiva de personalización de Productos y Tecnologías de SharePoint (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0xC0A) (en inglés).

• Clasificación de activos

  Puede desarrollar e implementar un sistema de clasificación de sitios y contenido compatible con el servicio que identifique el valor de la información para la organización. Por ejemplo, mediante metadatos, se podría clasificar el contenido según si tiene un valor comercial alto, moderado o bajo. Cada clasificación, a su vez, conllevaría otros comportamientos, por ejemplo podría requerir que el contenido de valor alto sólo se transfiera de forma cifrada o que se lleve a cabo un proceso de aprobación para el contenido de impacto moderado antes de que se publique en un sitio web público.

• Administración de ciclo de vida

  El servicio debería proporcionar instrucciones para el ciclo de vida o herramientas para sitios activos y no utilizados. Para los niveles de servicio más bajos, podría, por ejemplo, implementar un mecanismo que permita sólo a los propietarios de sitios crear sitios que duren seis meses antes de que el usuario tenga que ampliar la solicitud para el sitio. Además, se puede implementar una herramienta que busque sitios que no se hayan utilizado durante un período de tiempo especificado y los elimine. La administración de ciclo de vida también supone integrar el servicio con las herramientas y los procesos de administración de registros instaurados en la organización. Para obtener más información, vea Planeación de la administración de registros. Vea la página acerca de las herramientas de gobierno y administración en CodePlex (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=114564&clcid=0xC0A) (en inglés) para obtener un conjunto de muestras y herramientas de gobierno y administración, incluida una herramienta de administración del ciclo de vida de TI para MS, diseñada para ayudar a los profesiones de tecnologías de la información.

• Personalización de marca y plantillas

  Una plantilla de sitio es un conjunto de personalizaciones guardadas en una definición de sitio. (Vea la página sobre el trabajo con plantillas y definiciones de sitio (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119099&clcid=0xC0A) para obtener más información). Puede elegir qué plantillas de sitio desea que estén disponibles, especialmente para los niveles inferiores del servicio, en los que el propietario no puede personalizar el sitio de forma sustancial. Utilice las plantillas de sitios para proporcionar personalización de marca y otros elementos que identifiquen el propósito del sitio y lo asocien con la empresa.

• Protección de datos

  Entre las características que proporcionan protección de datos se incluyen la copia de seguridad y la recuperación. Puede variar el nivel de protección de datos que ofrece según los niveles de servicio que proporcione (puede que los niveles superiores requieran el cobro de cargos al propietario del sitio). Para cada nivel de servicio, planee la frecuencia con que hará una copia de seguridad de los sitios y el tiempo de respuesta que garantizará para restaurar los sitios. Para obtener más información, vea Planeación de protección y recuperación de datos (Office SharePoint Server).

• Aprendizaje

  Una comunidad de usuarios debidamente preparada proporciona ventajas para TI. Reduce las llamadas al soporte técnico, promueve la adopción de nuevas tecnologías, contribuye a garantizar el uso correcto de Office SharePoint Server y ayuda a los usuarios a comprender sus responsabilidades al usar el servicio de Office SharePoint Server. Para cada nivel de servicio, considere la posibilidad que requerir el nivel adecuado de preparación. Incluso para un servicio básico, los usuarios con privilegios de administración del sitio tendrán acceso a muchas características que afectan a la funcionalidad del sitio. Los cursos en línea, como los tutoriales, para estos usuarios pueden ayudarles a sacar mejor partido a su sitio.

Creación de varios servicios

Los usuarios del servicio de Office SharePoint Server de su empresa necesitarán sitios que cumplan diversos objetivos, como:

• Áreas de trabajo de corta duración y un único propósito para planear eventos

• Sitios de grupo para la colaboración general

• Portales de división para que grandes grupos de trabajo administren sus procesos empresariales

• Portales de empresa para difundir información y proporcionar servicios a toda la organización

Podría dividir el servicio de Office SharePoint Server en un conjunto de servicios que satisfagan las diversas necesidades de su empresa. Cada usuario de un servicio determinado obtendría el mismo nivel de soporte técnico por un costo similar. Cuando se necesiten soluciones más complejas o costosas, podría agregar nuevos servicios que las admitan. Una ventaja de este enfoque es que puede introducir un servicio a la vez, lo que alivia la carga de trabajo del personal de TI. Colabore con los participantes ejecutivos, los directores de división de negocio y los directores de tecnologías de la información para determinar los requisitos de cada nivel de servicio y el orden en que se introducirán los servicios.

La siguiente tabla muestra un enfoque de ejemplo para crear un conjunto de niveles de servicios. En este ejemplo, se ofrecen tres niveles de servicio. Tenga en cuenta que los valores proporcionados no son recomendaciones sino que se proporcionan como ejemplos:

Enfoque de ejemplo para un conjunto de servicios

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.