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Plan para uso del modo de compatibilidad de Office 2010

 

Se aplica a: Office 2010

Última modificación del tema: 2011-08-05

Aunque la estandarización del formato de archivo Microsoft Open XML es la mejor opción para minimizar los problemas de compatibilidad, este objetivo puede ser difícil de lograr para las organizaciones que planean implementar Microsoft Office 2010 durante un período de meses o años. Incluso una vez finalizada la migración, los usuarios pueden seguir colaborando con asociados, clientes y otras organizaciones que usan versiones anteriores de Office. Para ayudar a que los usuarios mantengan la productividad en todas las fases de una migración de Office 2010, puede permitir que los usuarios continúen trabajando en el formato de archivo binario 97-2003 (*.doc, *.xls y *.ppt) y usen las características de compatibilidad que se incluyen en Microsoft Excel 2010, Microsoft PowerPoint 2010 y Microsoft Word 2010.

En este artículo:

Al planear una migración a Office 2010, no solo deberá determinar qué versiones de documentos de Office usa su organización, sino también evaluar cómo funcionarán los documentos cuando los usuarios los abran y guarden en diferentes versiones de Office. La tarea puede constituir un desafío aún mayor si va a realizar esta evaluación para millones de documentos de distinta complejidad, antigüedad e historial.

No obstante, durante la planeación de una migración de Office, es fácil olvidar que la conversión de Office 2003 y versiones anteriores de archivos binarios al formato Open XML no es un requisito obligatorio de la migración de Office 2010. Las organizaciones que no necesitan obligatoriamente que se conviertan archivos binarios al formato Open XML pueden omitir el proceso de conversión en masa totalmente. En su lugar, pueden permitir que los usuarios editen archivos binarios en el modo de compatibilidad, que se habilita automáticamente cuando un usuario abre un archivo binario en Excel 2010, PowerPoint 2010 o Word 2010. El modo de compatibilidad deshabilita determinadas características que son exclusivas de estas aplicaciones en Office 2010 para que los archivos binarios continúen siendo compatibles con versiones anteriores de Office.

La desventaja de usar el modo de compatibilidad es que los usuarios de Office 2010 no pueden usar todas las características de Office 2010. Los usuarios que necesiten total funcionalidad de Office 2010 pueden crear nuevos documentos de Office en formato Office Open XML o convertir los archivos binarios existentes al formato Office Open XML mientras los editan. Para editar archivos Office Open XML, después de crear los archivos o convertirlos a dicho formato, los usuarios de Office 2003 o versiones anteriores de Office deben tener instalado el módulo de compatibilidad. Puede obtener información más detallada sobre el módulo de compatibilidad en Preparación de usuarios de Office 2010 para el uso de las características de compatibilidad, más adelante en este artículo.

La revisión de una lista de características de administración de documentos puede ayudarle a decidir si el uso de características de compatibilidad de Office 2010 es suficiente para la organización. Por ejemplo, si la organización no usa directivas o sistemas de administración de documentos extensivos, puede que no tenga que dedicar tiempo a la identificación de documentos de Office que desea convertir y que no tenga que realizar la conversión. También es posible que los grupos de negocios de la organización tengan requisitos diferentes, algunos de los cuales solo pueden cumplirse mediante la conversión, y otros que se pueden satisfacer mediante las características de compatibilidad.

Las consideraciones siguientes ayudarán a decidirse por la compatibilidad, la conversión o ambas.

La compatibilidad es la mejor estrategia si la organización o grupo de negocios:

  • Depende de usuarios finales para solucionar problemas relacionados con sus propios documentos de Office.

  • No tiene una justificación comercial para convertir archivos binarios al formato Office Open XML.

  • No se ve afectada negativamente por las diferencias en las características que se producen cuando se usa el modo de compatibilidad.

La conversión es la mejor estrategia si la organización o grupo de negocios:

  • Usa productos de administración de documentos y es consciente de la ubicación y el tipo de documentos de Office que dichos productos administran.

  • Administra documentos mediante directivas de retención, cumplimiento, Information Rights Management o auditoría.

  • Necesita convertir al formato Office Open XML como una justificación comercial para migrar a Office 2010.

  • Ofrece soporte técnico para documentos de Office a través de un departamento de TI o Servicio de asistencia.

Las instrucciones que aparecen en el resto de este artículo le ayudarán a prepararse para trabajar en el modo de compatibilidad. Sin embargo, si la organización elige la conversión como estrategia, puede realizar la evaluación y conversión de archivos binarios de Office mediante el Director de planeamiento de migración de Microsoft Office 2010 (OMPM), que está disponible en el Centro de descarga de Microsoft. Para obtener más información, vea Plan para la conversión de documentos en Office 2010 y Introducción al Director de planeamiento de migración de Office para Office 2010.

Si necesita instrucciones sobre la evaluación de compatibilidad de las aplicaciones y los complementos de Office, vea Guía de compatibilidad de aplicaciones de Office 2010.

Como parte del plan general de aprendizaje para Office 2010, se debe orientar a los usuarios acerca de cómo usar el modo de compatibilidad. Los temas que se deben cubrir incluyen las características que están deshabilitadas en el modo de compatibilidad, las pistas visuales que indican que el modo de compatibilidad se está usando y, si su grupo de negocios admite el uso de Open XML, cómo salir del modo de compatibilidad mediante la conversión de archivos al formato Open XML.

En la tabla siguiente se proporcionan vínculos a información que se puede usar para preparar a los usuarios para trabajar en el modo de compatibilidad.

 

Funcionalidad Excel 2010 PowerPoint 2010 Word 2010

Habilitación del modo de compatibilidad

Trabajar en modo de compatibilidad en Excel 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196420&clcid=0xC0A)

Se pierden características al abrir una presentación creada en una versión anterior de PowerPoint(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=207536&clcid=0xC0A)

Uso de Word 2010 para abrir documentos creados en versiones anteriores de Word (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196421&clcid=0xC0A)

Creación de un documento para usarlo con versiones anteriores de Word (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196422&clcid=0xC0A)

Diferencias de características cuando se usa el modo de compatibilidad

Características de Excel 2010 no compatibles con versiones anteriores de Excel (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196436&clcid=0xC0A)

Se pierden características al abrir una presentación creada en una versión anterior de PowerPoint(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=207536&clcid=0xC0A)

Disponibilidad de las características en cada modo (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196437&clcid=0xC0A)

Conversión de archivos al formato de Office 2010 (modo de compatibilidad existente)

Conversión de un libro al formato de archivo de Excel 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196423&clcid=0xC0A)

Conversión de una presentación de PowerPoint desde una versión anterior de PowerPoint 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196424&clcid=0xC0A)

Conversión de un documento al modo de Word 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196425&clcid=0xC0A)

Los usuarios de Office 2010 que crean o editan archivos en formato Open XML pueden convertir los archivos al formato binario mediante el comando Guardar como. Deben seleccionar el formato adecuado 97-2003 (.doc, .xls o .ppt). El Comprobador de compatibilidad avisará a los usuarios si detecta en el archivo contenido no compatible con versiones anteriores de la aplicación. Si se trata de un escenario común, también puede proporcionar instrucciones sobre cómo usar el Comprobador de compatibilidad. Vea los artículos que se enumeran en la tabla siguiente:

 

Funcionalidad Excel 2010 PowerPoint 2010 Word 2010

Ejecución del Comprobador de compatibilidad

Comprobación de la compatibilidad de un libro de Excel 2010 con versiones anteriores de Excel (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196429&clcid=0xC0A)

Comprobación de la compatibilidad de una presentación de PowerPoint 2010 con PowerPoint 2003 o con versiones anteriores (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196430&clcid=0xC0A)

Comprobador de compatibilidad (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196431&clcid=0xC0A)

Cambios de compatibilidad entre versiones (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196432&clcid=0xC0A)

Si los usuarios de Office 2010 van a crear nuevos archivos en el formato Open XML, debe implementar el módulo de compatibilidad para los usuarios que vayan a usar Microsoft Office 2000, Office XP u Office 2003 para editar archivos. El módulo de compatibilidad no es necesario para 2007 Office System con Service Pack 2 (SP2) o versiones posteriores. Para descargar el módulo de compatibilidad, visite el Centro de descarga de Microsoft (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=191166&clcid=0xC0A).

Para obtener vínculos a temas de referencia adicionales acerca de las características de compatibilidad, vea Referencia de compatibilidad de documentos para Excel 2010, PowerPoint 2010 y Word 2010.

Mediante la Herramienta de personalización de Office (OCT) y la directiva de grupo, puede configurar Office para guardar documentos nuevos de Office en formato binario (97-2003) en lugar de Open XML, que es el formato de archivo predeterminado. El cambio del formato de archivo predeterminado es útil si tiene motivos empresariales que requieren que los usuarios continúen creando nuevos archivos en formato binario. Además de opciones de configuración de formato de archivo predeterminado, también existen opciones para configurar la forma en que Word 2010 guarda los archivos Open XML para que sean compatibles con Word 2007 y Word 2003.

En la tabla siguiente se describe la ubicación de algunas opciones de formato de archivo en los archivos de plantilla administrativa de directiva de grupo (ADM, ADMX, ADML) y OCT para Office 2010. Puede encontrar una lista completa de opciones de configuración relacionadas con formatos de archivo en Group Policy and Office Customization Tool settings in Office 2010 for OpenDocument and Office Open XML formats.

 

Opción Aplicación Ubicación en la OCT y la directiva de grupo Valor predeterminado Valor de compatibilidad

Formato de archivo predeterminado

Excel 2010

Microsoft Excel 2010\Opciones de Excel\Guardar

Libro de Excel (*.xlsx)

Libro de Excel 97-2003 (*.xls)

PowerPoint 2010

Microsoft PowerPoint 2010\Opciones de PowerPoint\Guardar

Presentación de PowerPoint (*.pptx)

Presentación de PowerPoint 97-2003 (*.ppt)

Word 2010

Microsoft Word 2010\Opciones de Word\Guardar

Documento de Word (*.docx)

Documento de Word 97-2003 (*.doc)

Establecer el modo de compatibilidad predeterminado al crear archivos

Word 2010

Microsoft Word 2010\Opciones de Word\Guardar

Modo de funcionalidad completa

Modo de Word 2007 o modo de Word 2003

Guardar como formato Office Open XML en modo de compatibilidad

Word 2010

Microsoft Word 2010\Opciones de Word\Guardar

Deshabilitado: los usuarios pueden decidir si un archivo convertido es compatible con versiones anteriores de Word

Habilitado: los archivos convertidos siempre son compatibles con versiones anteriores de Word

Para descargar la OCT, las plantillas administrativas de directiva de grupo y un libro que proporciona información acerca de la configuración de la OCT y de la directiva de grupo de Office 2010, vea el tema sobre los archivos de plantilla administrativa de Office 2010 (ADM, ADMX y ADML) y la Herramienta de personalización de Office (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189316&clcid=0xC0A).

En las secciones siguientes se proporcionan más detalles acerca de estas opciones de configuración.

Aunque se recomienda dejar el valor predeterminado establecido en formato Open XML, puede cambiar el valor predeterminado al formato binario si existen motivos empresariales que requieran que los usuarios continúen trabajando en archivos binarios. Por ejemplo, si está realizando una migración por fases de Office 2010 y aún no ha implementado el módulo de compatibilidad, querrá que los usuarios de Office 2010 sigan creando y trabajando en archivos binarios, de modo que los usuarios de Office 2003 o versiones anteriores puedan editar los archivos. Una vez finalizada la implementación, se recomienda volver a establecer el valor predeterminado para que todos los archivos recién creados usen el formato Open XML.

Esta configuración de directiva permite especificar las versiones de Word (2003, 2007 o 2010) que desea que sean compatibles con los nuevos documentos de Word en formato Open XML. Existen tres opciones disponibles para esta configuración:

  • Word 2003: este modo deshabilita las características de Word que no son compatibles con Word 2003.

  • Word 2007: este modo deshabilita las características de Word que no son compatibles con Word 2007.

  • Modo de funcionalidad completa: este modo garantiza que todas las nuevas características permanezcan habilitadas. Se trata del valor predeterminado de Word.

Si selecciona la opción Word 2003, se configura Word para crear nuevos archivos Open XML con las características de Word 2007 y Word 2010 deshabilitadas. De este modo se garantiza que los archivos Open XML no tengan contenido que no puedan editar los usuarios de Word 2003. Sin embargo, aún se debe instalar el módulo de compatibilidad para permitir que los usuarios de Office 2003 y versiones anteriores puedan editar archivos Open XML de Word que sean compatibles con Word 2003.

Si selecciona el modo de funcionalidad completa, no se observará ningún efecto en los usuarios de Word 2007. Con Word 2007 se puede abrir y editar documentos de Word 2010. La única diferencia es que las nuevas características de Word 2010 no están disponibles en Word 2007.

Cuando un usuario usa el comando Guardar como para convertir un archivo binario al formato Open XML, tiene la opción de seleccionar la casilla de verificación Mantener compatibilidad con versiones anteriores de Word. Cuando los usuarios activan esta casilla de verificación, el documento recién convertido es compatible con Word 2007. Se deshabilitan las características que son exclusivas de Word 2010. A continuación, el usuario edita el documento en modo de compatibilidad de Word 2007.

Cuando habilita esta directiva, se selecciona y se oculta la casilla de verificación Mantener compatibilidad con versiones anteriores de Word. Además, Word 2010 siempre guardará el archivo para que sea compatible con Word 2007.

Los archivos binarios de Office son susceptibles de ataques de formato de archivo que vulneran la integridad de un archivo. Estos ataques se producen cuando una persona que tiene la intención de agregar código malintencionado modifica la estructura de un archivo. El código malintencionado se ejecuta de forma remota y se usa para elevar los privilegios de cuentas con restricciones en el equipo. Como resultado, los atacantes podrían obtener acceso a un equipo al cual antes no podían acceder. Esto podría permitir que leyeran información confidencial de la unidad de disco duro del equipo o instalaran software malintencionado, como un gusano o un programa de registro de claves.

Office 2010 incluye nuevas características para visualizar y editar archivos binarios de forma más segura. Cada una de estas características tiene opciones de configuración que debe tener en cuenta como parte de su planeación de implementación. Las secciones siguientes proporcionan breves descripciones de estas características, sus consideraciones de planeación y vínculos para obtener más información.

Validación de documento de Office es una nueva característica de seguridad de Office 2010 que ayuda a evitar los ataques de formato de archivo al examinar los formatos de archivo binario de Office antes de abrirlos en Word 2010, Excel 2010 o PowerPoint 2010. Para validar archivos, Validación de documento de Office compara la estructura de un archivo con un esquema de archivo predefinido (un conjunto de reglas que ayuda a determinar la apariencia de un archivo legible). Si Validación de documento de Office detecta que la estructura de un archivo no sigue todas las reglas descritas en el esquema, el archivo no pasa la validación.

Todos los archivos que no pasan la validación se abren en Vista protegida. Los usuarios pueden habilitar la edición para los archivos que no pasan la validación y se abren en Vista protegida. También se pedirá a los usuarios que envíen información de Validación de documento de Office a Microsoft. Solo se recopila información de los archivos que no pasan la validación.

Office 2010 proporciona varias opciones que permiten configurar el comportamiento de la característica Validación de documento de Office. Estas opciones permiten realizar las siguientes tareas:

  • Deshabilitar Validación de documento de Office.

  • Especificar el comportamiento de archivos de Office cuando un archivo no pasa la validación.

  • Impedir que Office 2010 envíe información acerca de la Validación de documento de Office a Microsoft.

Aunque se recomienda no modificar la configuración predeterminada de Validación de documento de Office, es posible que la organización deba configurar las opciones de Validación de archivo de Office para satisfacer requisitos de seguridad especiales. Para obtener más información, vea Planeación de la configuración de Validación de documento de Office para Office 2010.

La Vista protegida es una nueva característica de Office 2010 que ayuda a reducir las vulnerabilidades de seguridad en los equipos de los usuarios al abrir archivos en un entorno restringido, de modo que se puedan analizar antes de abrir para edición en Word 2010, Excel 2010 y PowerPoint 2010. Cuando un archivo se abre en la Vista protegida, los usuarios pueden ver el contenido del archivo pero no pueden editarlo, guardarlo ni imprimirlo. El contenido activo del archivo, como controles ActiveX, complementos, conexiones de base de datos, hipervínculos y macros de Visual Basic para Aplicaciones (VBA), no está habilitado. Los usuarios pueden copiar contenido de ese archivo y pegarlo en otro. Además, la Vista protegida impide que los usuarios vean los detalles de las firmas digitales que se usan para firmar un documento, una presentación o un libro.

De forma predeterminada, la Vista protegida está habilitada en Excel 2010, PowerPoint 2010 y Word 2010. Sin embargo, los archivos solo se abren en la Vista protegida en determinadas condiciones. En algunos casos, los archivos omiten la Vista protegida y se abren para su edición. Por ejemplo, los archivos que se abren desde ubicaciones de confianza y los archivos que son documentos de confianza omiten varios controles de seguridad y no se abren en la Vista protegida.

No se recomienda cambiar el comportamiento predeterminado de la Vista protegida. Esta vista es una parte importante de la estrategia de defensa por capas de Office 2010. Funciona con otras características de seguridad, como Validación de documento de Office y Bloqueo de archivos. Sin embargo, sabemos que es posible que su organización necesite cambiar opciones de configuración de la Vista protegida para cumplir con requisitos de seguridad especiales. Para ello, Office 2010 proporciona varias opciones que permiten configurar el comportamiento de la característica Vista protegida. Puede usar estas opciones para realizar las siguientes acciones:

  • Impedir que los archivos descargados de Internet se abran en la Vista protegida.

  • Impedir que los archivos almacenados en ubicaciones no seguras se abran en la Vista protegida.

  • Impedir que los datos adjuntos de Microsoft Outlook 2010 se abran en la Vista protegida.

  • Agregar ubicaciones a la lista de ubicaciones no seguras.

Para obtener más información acerca de cómo configurar la Vista protegida, vea Planeación de la configuración de la Vista protegida para Office 2010.

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