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Colaboración con versiones anteriores de Office y otros programas

Office 2007

Actualizado: 2006-12-23

Aunque la mejor manera de reducir al mínimo los problemas de compatibilidad es estandarizar el entorno con un solo formato de archivo, muchas organizaciones necesitarán implementar 2007 Microsoft Office system por fases, o necesitarán colaborar con otras empresas. Por este motivo, Microsoft Office Excel 2007,Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007 contienen características para garantizar la compatibilidad con versiones anteriores de Office. Puede utilizar el paquete de compatibilidad de Microsoft Office para permitir la compatibilidad con versiones anteriores, de modo que las versiones anteriores de Office puedan abrir y guardar archivos en el nuevo formato de archivo. Además, la transparencia del nuevo formato de archivo aumentará la compatibilidad con programas que no son de Office.

Uso del paquete de compatibilidad de Microsoft Office para la compatibilidad con versiones anteriores

Para satisfacer las necesidades de los usuarios que realizan la actualización a 2007 Microsoft Office system, Microsoft ofrece actualizaciones y un paquete de compatibilidad para Office XP y Office 2003 que permiten al usuario abrir y guardar archivos XML de la versión de 2007 Office. (No hay disponibles herramientas de conversión de Office 2000 para la versión Beta 2 de la 2007 Office System). Para obtener más información, vea la página del paquete de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivos de Word, Excel y PowerPoint 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=77512&clcid=0xC0A).

Características que no se admiten en el paquete de compatibilidad de Microsoft Office

Algunas características de la 2007 Office System no se admiten en las versiones anteriores de Office. Se pueden perder algunos datos cuando el usuario abra un archivo convertido en una aplicación de Office anterior. A los usuarios se les informa de esto cuando modifican y guardan los archivos que se crearon con los nuevos formatos de archivo.

Convertidor de archivos de Office del OMPM

Puede usar el convertidor de archivos de Office del Director de planeamiento de migración de Office (OMPM) junto con el paquete de compatibilidad de Microsoft Office para realizar tareas de conversión de archivos masivas. Para obtener más información, vea Migración de archivos de Word, Excel y PowerPoint a 2007 Office system.

Visores

Los visores de la 2007 Office System permiten compartir archivos de la versión de Office 2007 con usuarios que no tienen instalado en sus equipos la 2007 Office System o el paquete de compatibilidad de Microsoft Office. Los visores permiten a los usuarios ver e imprimir, pero no permiten las operaciones de edición. Puede encontrar estos archivos descargables en el sitio web del Kit de recursos de Office.

Cada visor (uno para Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007) es un paquete MSI independiente y debe instalarse por separado.

Los visores coexisten con las versiones anteriores de las aplicaciones de Office.

Configuración de las opciones de guardado predeterminadas

Puede cambiar las opciones para guardar archivos predeterminadas de Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007 con la directiva de grupo. Para obtener más información, vea Uso de las directivas de grupo para establecer las opciones predeterminadas para guardar archivos.

Uso del modo de compatibilidad

La 2007 Office System ofrece una nueva característica, el modo de compatibilidad, para ofrecer compatibilidad con versiones anteriores de Office. El modo de compatibilidad deshabilita todas las características de la 2007 Office System que no pueden ser mostradas por versiones anteriores de programas de Office. El modo de compatibilidad también deshabilita las características que no se convierten perfectamente cuando se guardan en formatos de archivo usados por versiones anteriores de Office. La lista de características deshabilitadas depende de la aplicación y del contenido que se seleccione.

El modo de compatibilidad hace lo siguiente:

  • Optimiza la experiencia del usuario en entornos mixtos para facilitar la colaboración.

  • Limita la pérdida de datos de características debida a las limitaciones de los formatos de archivo anteriores.

El modo de compatibilidad es específico de cada documento. Por ejemplo, si un usuario abre dos archivos al mismo tiempo, un archivo de PowerPoint, que tiene activado el modo de compatibilidad, y un archivo de Office PowerPoint 2007 con el modo de compatibilidad desactivado, el modo de compatibilidad está habilitado para el primero y deshabilitado para el segundo.

NoteNota:

El modo de compatibilidad está activado de manera predeterminado cuando está en uso un archivo de una versión anterior de Office.

Para obtener más información acerca del modo de compatibilidad, vea Modo de compatibilidad en 2007 Office system.

Comprobador de compatibilidad

El comprobador de compatibilidad es un cuadro de diálogo que aparece cuando hay características en un documento que se perderían o degradarían cuando un documento se guarda en un formato anterior o cuando se cambia al modo de compatibilidad. El cuadro de diálogo muestra todas las características que se ven afectadas y permite al usuario cancelar la operación, continuar con el almacenamiento o cambiar al modo de compatibilidad.

El comprobador de compatibilidad no aparece cuando:

  • No hay problemas identificables en el documento.

  • El usuario ha deshabilitado la comprobación de la compatibilidad en el documento.

Si un usuario ha elegido no ejecutar la herramienta de comprobación de compatibilidad cuando se guarda un archivo, puede volver a activarse mediante la ejecución manual del comprobador de compatibilidad desde el menú Archivo.

La lista de problemas de compatibilidad del cuadro de diálogo del comprobador de compatibilidad tiene diversos grupos:

  • Problemas de poca importancia. Los cambios en la apariencia visual del contenido son pequeños o hay un cambio de poca importancia en cómo una aplicación de Office heredada modifica el contenido.

  • Problemas importantes. Los datos de características se pierden o se degradan considerablemente cuando se guardan en el formato binario. Los usuarios de la 2007 Office System pueden ejecutar el comprobador de compatibilidad en un archivo en cualquier momento para ver qué problemas pueden existir.

Consideraciones sobre la impresión y visualización de archivos

Las aplicaciones de la 2007 Office System conservan el diseño y el tamaño de los documentos creados con versiones anteriores de Office. Esto reduce la posibilidad de problemas de saltos de página, problemas de alineación de texto e imágenes y problemas de tamaño de gráficos y objetos. Sin embargo, siguen existiendo posibles problemas que dependen de los siguientes factores:

  • Hardware y configuración de la impresora.

  • Compatibilidad con versiones anteriores al imprimir o visualizar archivos con los nuevos formatos de archivo en versiones anteriores de Office.

Hardware y configuración de la impresora

El hardware y la configuración de la impresora pueden afectar al aspecto del documento obtenido en la pantalla y en la impresora. El diseño de impresión de un archivo depende de las fuentes, los gráficos, las imágenes y la configuración del hardware de la impresora. La impresión entre diferentes marcas o modelos de impresoras normalmente produce unos resultados ligeramente diferentes, lo que puede producir saltos de página diferentes, cambios en los márgenes y diferencias de color. Cuando se da formato a un documento grande con la configuración predeterminada de la impresora establecida en una impresora específica, debe usar esa misma impresora de modo que pueda reducir la posibilidad de que se produzcan saltos de página no deseados o cambios en los márgenes.

La 2007 Office System ofrece opciones de impresión de gráficos y texto mejoradas. Los archivos con los formatos de archivo nuevos y anteriores se benefician de estas mejoras cuando se imprimen en la 2007 Office System. Sin embargo, la calidad de impresión depende de las características y las resoluciones que admita la impresora.

Compatibilidad con versiones anteriores

Cuando un usuario crea un archivo en la 2007 Office System y lo abre en una versión anterior de Office, parte del contenido gráfico se convierte en imágenes en lugar de autoformas (formas preparadas que se incluyen en las aplicaciones de Office). Esto sucede porque una versión anterior de Office no puede representar los nuevos efectos gráficos de la 2007 Office System. Cuando se abre, el archivo se convierte al formato de archivo binario compatible con la aplicación. La calidad de impresión de un nuevo archivo en una versión anterior de Office se ve afectada por las limitaciones de esa versión.

Además, la compatibilidad con versiones anteriores puede afectar a la vista de una presentación de Office PowerPoint 2007. Algunas animaciones se cambian o eliminan durante la conversión si no se admiten en la versión anterior de PowerPoint. Por ejemplo, una forma puede tener un efecto de color en la 2007 Office System que se quitó durante la conversión porque este efecto no se admite en las versiones anteriores. Las presentaciones con pocas o sutiles animaciones seguramente no se verán afectadas.

Compatibilidad con otros programas

Puede realizar las siguientes acciones con los archivos en los nuevos formatos de archivo sin utilizar una aplicación de Office:

  • Ver contenido.

  • Eliminar contenido.

  • Editar contenido.

  • Reemplazar contenido.

  • Copiar contenido de un archivo a otro.

  • Identificar el grado de seguridad que tendrá un archivo examinando la extensión del nombre de archivo.

  • Utilizar herramientas de búsqueda para examinar el contenido de un archivo.

  • Encontrar y manipular mediante programación el contenido de un archivo sin utilizar Visual Basic para Aplicaciones (VBA) o el modelo de objetos.

Los nuevos formatos de archivo no están patentados; están disponibles libres de regalías (royalties) para cualquier usuario. Los programadores de otros fabricantes pueden crear programas que manipulen los archivos XML sin usar aplicaciones de Office ni los modelos de objetos correspondientes de Office. Puede obtener descargas gratuitas de definiciones de esquema XML en Internet.

Descarga de este libro

Este tema se incluye en el siguiente libro descargable para facilitar su lectura e impresión:

Vea la lista completa de libros disponibles en la sección de información del kit de recursos de Office.

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