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Configurar el correo electrónico no deseado en Outlook 2013

 

Se aplica a: Outlook 2013, Office 365 ProPlus

Última modificación del tema: 2014-07-09

Resumen: información sobre cómo los administradores pueden crear e implementar listas de correo no deseado para filtrar el correo no deseado antes de que llegue a las bandejas de entrada de los usuarios de Outlook 2013.

Público: profesionales de TI

El correo no deseado por una persona es en realidad el correo no deseado por la mayoría de las personas. Evite que el correo no deseado ralentice Exchange Server en su organización y elimínelo antes de que llegue a las bandejas de entrada o enrútelo directamente a la carpeta de correo no deseado.

El filtro de correo no deseado integrado en Outlook ya realiza parte de este trabajo, como se describe brevemente en la sección siguiente. Para que el barrido de correo no deseado sea aún más específico, puede crear listas personalizadas de filtros de correo no deseado (Remitentes seguros, Destinatarios seguros y Remitentes bloqueados). Cuando llega un correo electrónico de un remitente identificado en una de estas listas, Outlook lo pone en la bandeja de entrada o en la carpeta de correo no deseado del usuario. Este artículo describe cómo crear y configurar estos archivos personalizadas de filtros de correo no deseado para su organización.

 

¿Es un usuario?

Si no es un administrador, este artículo no le corresponde. Pero podemos indicarle la dirección correcta si quiere ayuda para configurar las opciones de correo no deseado en Outlook, por ejemplo, cómo agregar nombres a las listas de correo no deseado y cómo cambiar el nivel de protección en su filtro de correo no deseado de Outlook.

¿Es un administrador?

Si es administrador, este artículo le indica cómo configurar las opciones de correo no deseado de Outlook en toda la organización, y cómo implementar las tres listas personalizadas de filtros de correo no deseado.

En este artículo:

Aunque no configure e implemente los archivos personalizados de filtros de correo no deseado, Outlook protege automáticamente a los usuarios del correo no deseado entrante con un filtro propietario e integrado que protege contra suplantaciones de identidad (phishing), descarga automática de balizas web y otros posibles ataques malintencionados.

Protección contra suplantación (phishing)

El filtro integrado de correo no deseado de Outlook protege a los usuarios contra correo deseado, mensajes sospechosos y esquemas de suplantación (phishing) que intentan convencerles para que compartan información personal. El filtro detecta mensajes sospechosos y los pone automáticamente en cuarentena en la carpeta de correo no deseado. En ella, los usuarios pueden revisar los mensajes de correo en cuarentena y, si deciden que son seguros, moverlos a la bandeja de entrada, donde se desbloquearán automáticamente todos los vínculos de los mensajes.

Protección contra descargas automáticas

Otra forma que tiene Outlook de evitar que el contenido malintencionado sobrecargue el servidor es no descargar automáticamente las imágenes en el panel de lectura. Habrá observado que, algunas veces, tiene que hacer clic con el botón secundario en un marcador y elegir Descargar imágenes para ver las imágenes. Además de consumo de ancho de banda, hay otro motivo para no descargar las imágenes automáticamente: algunas no son imágenes sino balizas web incrustadas mediante programación (e invisibles). Las balizas web envían información al remitente para indicarle si se ha mostrado una vista previa o si se ha abierto el mensaje de correo. La configuración predeterminada impide descargar imágenes y balizas web ocultas, por lo que si quiere que Outlook las descargue automáticamente, tiene que habilitar la opción de configuración de directiva de grupo Incluir Internet en las zonas seguras para la descarga de imágenes automática.

Más información sobre el filtro integrado de correo electrónico

Microsoft tiene una directiva oficial contra correo no deseado y numerosa información sobre los esfuerzos de Microsoft por ayudar a que las bandejas de entrada de los usuarios sean seguras y relevantes.

Aunque el filtro integrado de correo no deseado de Outlook comprueba automáticamente los mensajes entrantes, las listas de filtros de correo que puede crear y personalizar le dan aún más control sobre lo que se considera correo no deseado o sospechoso. Puede agregar nombres, direcciones de correo electrónico y dominio a estas listas. El filtro permite los mensajes de orígenes en los que confía y bloquea los mensajes que llegan de direcciones de correo electrónico específicas y dominios que no conoce o en los que no confía.

Estas son las listas de filtros de correo no deseado que puede crear e implementar:

Remitentes seguros: el correo entrante procedente de las direcciones y los nombres de dominio de la lista Remitentes seguros nunca se tratan como correo no deseado, independientemente de su contenido. Para las empresas que usan Exchange, todos los nombres y direcciones de la lista global de direcciones (GAL) se consideran seguros, por lo que no es necesario agregarlos a la lista Remitentes seguros. Si una dirección está tanto en la lista Remitentes seguros como Remitentes bloqueados, tiene prioridad la lista Remitentes seguros y el mensaje se entregará a la bandeja de entrada.

Destinatarios seguros: el correo que se envía a las direcciones o nombres de dominio de esta lista nunca se envían a la carpeta de correo no deseado del destinatario, aunque la dirección esté en una lista de distribución o la dirección o la lista de distribución estén en la línea CC o CCO.

Remitentes bloqueados: bloquea los mensajes de determinados remitentes; para ello, agrega sus direcciones o nombres de dominio a la lista Remitentes bloqueados. Cuando se agrega un nombre o dirección de correo electrónico a esta lista, Outlook mueve los mensajes entrantes de ese origen a la carpeta de correo no deseado. Los mensajes de personas o nombres de dominio que están en esta lista siempre se clasifican como correo no deseado, independientemente del contenido. Si una dirección está tanto en la lista Remitentes seguros como Remitentes bloqueados, tiene prioridad la lista Remitentes seguros y el mensaje se entregará a la bandeja de entrada.

Tipos de cuentas de correo electrónico que admite el filtro de correo no deseado

Puede utilizar las listas de filtros de correo no deseado con los siguientes tipos de cuentas de correo electrónico:

  • Cuentas de Exchange en modo caché de Exchange

  • Cuenta POP3

  • Cuenta IMAP

Las siguientes cuentas no admiten las listas de filtros de correo no deseado de Outlook:

  • Cuentas de Exchange en modo en línea

  • Proveedores MAPI de terceros

Consulte el artículo Planeación de la limitación de correo electrónico no deseado en Outlook 2010 para determinar la configuración del filtro de correo no deseado y la descarga automática de contenido. Aunque este artículo está orientado a Outlook 2010, la información también es aplicable a Outlook 2013.

Si esta es la primera vez que usa los archivos de plantilla de directiva de grupo o los archivos de la Herramienta de personalización de Office, dedique algún tiempo a familiarizarse con ellos. Después, si decide administrar el correo no deseado mediante la directiva de grupo, consulte la introducción a la directiva de grupo. Si decide administrar el correo no deseado con la Herramienta de personalización de Office (OCT), comience por la referencia de la herramienta de personalización de Office (OCT).

En primer lugar, cree las listas en un equipo de prueba. Este es exactamente el mismo procedimiento que debe seguir un usuario para crear listas de filtros de correo no deseado. Después de crearlas, configúrelas con la herramienta OCT e impleméntelas mediante un recurso compartido de red.

Los tres tipos de archivos de filtros de correo no deseado que puede crear son: Destinatarios seguros, Remitentes seguros y Remitentes bloqueados.

Archivos de filtros de correo no deseado.

Para crear las listas predeterminadas de filtros de correo no deseado
  1. Instale Outlook 2013 en un equipo de prueba.

  2. Inicie Outlook 2013.

  3. En Outlook 2013, haga clic en la pestaña Inicio. En el grupo Eliminar, haga clic en Correo no deseado y en Opciones de correo electrónico no deseado.

    Menú Correo no deseado, lista desplegable Opciones de correo electrónico no deseado.

    Lista desplegable del menú Correo no deseado

  4. En la pestaña Remitentes seguros, haga clic en Agregar.

  5. Escriba una dirección de correo electrónico, por ejemplo:

    alguien@exchange.example.com

  6. Haga clic en Aceptar.

  7. Para agregar más direcciones de correo electrónico, repita los pasos del 3 al 6.

  8. Haga clic en Exportar al archivo. (Aunque este es un archivo .txt que se puede crear fuera de Outlook, no es recomendable que lo haga. Cuando el archivo se crea en Outlook, el formato del archivo y los elementos como los retornos de carro, están en el lugar correcto).

  9. Escriba un nombre de archivo único para la lista de remitentes seguros y haga clic en Aceptar .

  10. Repita los pasos del 3 al 9 en la pestaña Destinatarios seguros y en la pestaña Remitentes bloqueados para crear listas de destinatarios seguros y de remitentes bloqueados. No olvide especificar un nombre de archivo único para cada una de las tres listas.

Ahora tiene archivos predeterminados de filtros de correo no deseado que puede configurar e implementar.

Puede configurar las opciones de correo no deseado mediante directiva de grupo o la Herramienta de personalización de Office (OCT). El medio que use depende de si quiere que los usuarios puedan agregar a las listas de filtros que ha creado y, si es así, si quiere que sus cambios se mantengan después de que reinicien Outlook o después de que usted les envíe una lista actualizada de filtros de correo no deseado.

Árbol de decisiones de la herramienta de configuración de correo no deseado. ¿Usar la herramienta OCT o la directiva de grupo?

Árbol de decisiones para la herramienta de filtro de correo no deseado

Si quiere que los usuarios puedan personalizar los archivos de filtros y que conserven sus personalizaciones, deshabilite la opción Sobrescribir o anexar lista de importación de correo no deseado usando la herramienta OCT o la directiva de grupo. Si quiere sobrescribir siempre las personalizaciones de los usuarios, use la directiva de grupo y habilite la opción Sobrescribir o anexar lista de importación de correo no deseado.

Para que un usuario pueda personalizar los archivos de filtros, utilice la herramienta de personalización de Office (OCT)
  1. Use la herramienta OCT para configurar los archivos de filtros de correo no deseado para los usuarios.

    Configuración del correo no deseado mediante la OCT.

    Copie los tres archivos de filtros de correo electrónico no deseado recién creados en un recurso compartido de archivos de red.

  2. (Opcional) Si hay usuarios remotos no conectados al dominio, siga estos pasos:

    1. En la OCT, haga clic en Agregar archivos > Agregar.

    2. En el cuadro de diálogo Agregar archivos al archivo MSP, vaya hasta los tres archivos de filtros de correo no deseado recién creados y selecciónelos. (Mantenga presionadas las teclas Ctrl o Mayús para seleccionar varios archivos).

    3. Haga clic en Agregar .

    4. En el cuadro de diálogo Ruta de destino de archivos del cuadro Ruta de destino en el equipo del usuario especifique la carpeta en la que desea instalar el archivo en los equipos de los usuarios y haga clic en Aceptar.

  3. En la OCT, en la vista de árbol, haga clic en Modificar configuración del usuario.

  4. En el panel de lectura, expanda Microsoft Outlook 2013, expanda Opciones de Outlook, expanda Preferencias y haga clic en Correo electrónico no deseado.

  5. Haga doble clic en Desencadenar para aplicar la configuración de la lista de correo no deseado, haga clic en Habilitado > Aceptar para aplicar la configuración e importar las listas de filtros de correo no deseado para los usuarios.

  6. Importante: en este paso se personalizan las listas de filtros de correo no deseado que implementará anexándolos a los archivos o sobrescribiéndolos después de implementar inicialmente las listas predeterminadas.

    Para mantener los cambios realizados por el usuario a un filtro de correo no deseado existente tanto después de que el usuario reinicie Outlook como cuando se implementan nuevas listas de filtro de correo, haga doble clic en Sobrescribir o anexar lista de importación de correo no deseado y haga clic en Habilitado > Aceptar.

  7. Para especificar una ruta de acceso para cada lista de filtros de correo no deseado, abra la configuración correspondiente a cada lista (por ejemplo, Especificar la ruta a la lista de remitentes seguros ), haga clic en Habilitado y escriba una ruta de acceso y un nombre de archivo en el cuadro (por ejemplo, en la lista Especificar la ruta a la lista de remitentes seguros ).

  8. Haga clic en Aceptar o en Configuración siguiente para especificar la ruta de acceso de otra lista de filtros de correo no deseado.

  9. Configure otras opciones de Outlook 2013 u Office 2013 y, en el menú Archivo, haga clic en Guardar para crear el archivo de personalización que puede implementar para los usuarios.

Más adelante podrá cambiar una instalación de Outlook 2013 existente para actualizar las listas de filtros de correo no deseado siguiendo este mismo procedimiento y especificando los archivos de filtros de correo no deseado actualizados.

La referencia de la herramienta de personalización de Office (OCT) para Office 2013 proporciona mucha más información sobre cómo usar la OCT para configurar una instalación de Office antes de la implementación.

Para bloquear las personalizaciones de los usuarios a los archivos de filtros para que los cambios que el usuario realice se sobrescriban siempre en una nueva sesión de Outlook, utilice la directiva de grupo
  1. Use la directiva de grupo para configurar los archivos de filtros de correo no deseado para los usuarios.

    Configuración del correo no deseado mediante la directiva de grupo.

    En la directiva de grupo, cargue la plantilla de Outlook 2013 y abra Configuración de usuario\Plantillas administrativas\Microsoft Outlook 2013\Opciones de Outlook\Preferencias\Correo electrónico no deseado.

  2. Haga doble clic en la opción que desea configurar, por ejemplo, Nivel de protección de correo electrónico no deseado.

  3. Haga clic en Habilitado.

  4. Si procede, seleccione otra opción que desee establecer o seleccione una opción en la lista desplegable. Para consultar las opciones de filtro de correo no deseado que puede configurar, vea Planeación de la limitación de correo electrónico no deseado en Outlook 2010.

  5. Haga clic en Aceptar.

NotaNota:
La opción Sobrescribir o anexar lista de importación de correo no deseado está deshabilitada de manera predeterminada por lo que no es necesario que cambie esta opción para sobrescribir las personalizaciones de los usuarios a los archivos de filtros.

Al igual que con la configuración de los archivos de filtros descrita anteriormente, puede bloquear la opción para personalizar la manera en que Outlook descarga imágenes automáticamente usando la plantilla de la directiva de grupo de Outlook 2013. O bien, si desea permitir a los usuarios que cambien esta opción, configúrela con la OCT.

Para evitar la descarga automática de contenido de Internet, utilice la directiva de grupo
  1. En la directiva de grupo, cargue la plantilla de Outlook 2013.

  2. En Configuración de usuario\Plantillas administrativas\Microsoft Office Outlook 2013\Seguridad, haga clic en Configuración de descarga de imágenes automática.

  3. Abra No permitir la descarga de contenido desde zonas seguras.

  4. Haga clic en Habilitado > Aceptar.

Para permitir la descarga automática de contenido de Internet, use la Herramienta de personalización de Office
  1. En la OCT, en la página Modificar configuración del usuario, en Microsoft Outlook 2013\Seguridad\Configuración de descarga de imágenes automática, abra Incluir Internet en las zonas seguras para la descarga de imágenes automática y haga clic en Aceptar.

  2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar para crear el archivo de personalización que puede implementar para los usuarios.

Cambios en el perfil de Outlook. Si un usuario ha personalizado sus listas personalizadas de filtros de correo no deseado y más adelante decide cambiar su perfil de Outlook, sus personalizaciones se perderán. Para conservar las personalizaciones, los usuarios primero deben guardar (exportar) sus archivos personalizados, realizar los cambios en el perfil y, después, importar los archivos de filtros de correo no deseado de nuevo a Outlook.

Usuarios de empresa que también consultan su correo de Exchange mediante Outlook 2013 RT. Los usuarios pueden abrir las opciones de correo electrónico no deseado y definir los remitentes seguros y bloqueados cuando se conectan a una cuenta de Microsoft Exchange Server o Office 365. Sin embargo, Outlook 2013 RT deshabilita las opciones de correo no deseado cuando se conectan a una cuenta de correo electrónico POP3, IMAP o Outlook.com. Outlook.com y otros usuarios ISP sigue protegidos contra el correo no deseado porque estos servicios aplican filtros de correo no deseado en el servidor.

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