Consideraciones sobre la migración para Excel 2007

Modo de compatibilidad

El modo de compatibilidad está asociado al formato de archivo de Office de Excel 97-2003, lo que deshabilita las características nuevas de Office Excel 2007 no compatibles con versiones anteriores de Office Excel. Por ejemplo, si un libro abierto en Office Excel 2007 se ejecuta en el modo de compatibilidad, el tamaño mayor de la cuadrícula se suprime para que los usuarios no puedan escribir datos, fórmulas ni referencias fuera del límite de cuadrícula de menor tamaño de las versiones anteriores de Office Excel.

Los usuarios que abren un libro guardado en el formato de archivo de Office Excel 97-2003 (.xls) ven que el libro funciona automáticamente en el modo de compatibilidad. De forma similar, si los usuarios trabajan con un libro nuevo que se va usar en versiones anteriores de Office Excel, pueden activar el modo de compatibilidad (para ello, deben guardar el archivo en el formato de Office Excel 97-2003 y, a continuación, cerrar y volver a abrir el archivo) para evitar el uso accidental de funciones y características incompatibles con las versiones anteriores de Office Excel. Esta opción es fundamental para los usuarios que vayan a compartir libros con otros usuarios que aún no hayan migrado a Office Excel 2007.

Cuando los usuarios trabajan en el modo de compatibilidad, también pueden trabajar con la sencilla interfaz de usuario de Office y tener acceso a la mayoría de las características nuevas. Sólo las características incompatibles, como el tamaño mayor de la cuadrícula, se desactivan en el libro. De forma similar, si un usuario guarda un libro nuevo en el formato de archivo de Office Excel 97–2003, dicho libro cambia automáticamente al modo de compatibilidad la próxima vez que se abra. Para salir del modo de compatibilidad, los usuarios deben convertir el libro a uno de los formatos de archivo nuevos y, a continuación, volver a abrirlo. Los usuarios pueden realizar esta acción en un solo paso mediante el comando Convertir; para ello, deben hacer clic en el botón de Microsoft Office y en Convertir.

Comprobador de compatibilidad

El comprobador de compatibilidad funciona automáticamente de forma predeterminada cuando los usuarios guardan un libro en el formato de archivo de Office Excel 97-2003. El comprobador busca las funciones y características no compatibles con las versiones anteriores de Office Excel. Además, los usuarios tienen la opción de deshabilitar el comprobador de compatibilidad para que no se ejecute automáticamente al guardar el libro en un formato de archivo anterior.

El comprobador de compatibilidad identifica dos tipos de problemas de compatibilidad: características que se mantienen pero funcionan de forma distinta en las versiones anteriores de Office Excel y funciones deshabilitadas en el modo de compatibilidad y que no funcionan en las versiones anteriores de Office Excel. Estos problemas se muestran en un cuadro de diálogo que permite al usuario actuar y tomas medidas antes de que se pierdan datos o funciones. El comprobador de compatibilidad identifica los problemas detectados en el libro, resume el número de repeticiones de cada problema, identifica herramientas para localizar los problemas y proporciona ayuda adicional para los tipos de problemas identificados.

Nombres y extensiones de archivo nuevos y modificados

Los nuevos formatos de archivo disponibles en Office Excel 2007 tienen nuevas extensiones de nombre de archivo. Estas convenciones de nomenclatura nuevas ayudan a evitar confusiones cuando los usuarios trabajan con varias versiones de Office Excel. Las nuevas opciones de nombre de archivo se incluyen en la tabla siguiente y se pueden ver en el cuadro de diálogo Guardar como.

Eliminación de compatibilidad con algunos formatos de archivo

Algunos de los formatos de archivo anteriores se usan en muy raras ocasiones o no se usan nunca. La compatibilidad con estos formatos se ha quitado en Office Excel 2007. Después de la migración a Office Excel 2007, los usuarios no pueden abrir ni guardar libros basados en los siguientes formatos de archivo:

• WK1 (1-2-3)

• WK4 (1-2-3)

• WJ3 (1-2-3 en japonés) (.wj3)

• WKS (1-2-3)

• WK3 (1-2-3)

• WK1, FMT (1-2-3)

• WJ2 (1-2-3 en japonés) (.wj2)

• WJ3, FJ3 (1-2-3 en japonés) (.wj3)

• DBF 2 (dBASE II)

• WQ1 (Quattro Pro/DOS)

• WK3, FM3 (1-2-3)

• Gráfico de Microsoft Excel (.xlc)

• WK1, ALL (1-2-3)

• WJ1 (1-2-3 en japonés) (.wj1)

• WKS (Works en japonés) (.wks)

Formato de archivo HTML sólo para publicación

Debido al uso limitado como formato de archivo primario, en Office Excel 2007 ya no se puede almacenar información de características exclusivas de Excel en formatos de archivo HTML. El comando Guardar como HTML se usa sobre todo como formato de publicación y Microsoft sigue admitiendo el comando como método para crear documentos que se vean en un explorador web. Los archivos HTML todavía se pueden abrir en Office Excel 2007. Se conservan las características específicas de Office Excel incluidas en los archivos y creadas en versiones anteriores de Office Excel. Los usuarios deben guardar estos archivos como versión principal del documento en uno de los formatos de archivo nuevos y deben publicar los archivos en HTML.

Microsoft Script Editor

La integración con Microsoft Script Editor se ha quitado de Office Word 2007, Office PowerPoint 2007 y Office Excel 2007 debido a la decisión de eliminar la compatibilidad con HTML como formato de archivo completo. Este cambio significa que los componentes de depuración de scripts no se instalan de forma predeterminada en Office Excel 2007. Microsoft Script Editor todavía se puede instalar con los conjuntos de aplicaciones de Microsoft Office para poder ejecutarlo como un programa independiente para modificar archivos HTML.

Autoformato

Office Excel 2007 incluye galerías y funciones que ahora se denominan estilo de tabla y estilo de tabla dinámica. Representan una mejora considerable con respecto a la característica Autoformato disponible en versiones anteriores de Office Excel. La característica Autoformato no se incluye en la cinta de opciones de la sencilla interfaz de Office. Se puede agregar a la barra de herramientas de acceso rápido, un conjunto de herramientas controlado mediante iconos que aparece sobre la cinta de opciones y que los usuarios pueden personalizar.

Gráficos

A partir de ahora, los gráficos forman parte de una capa de dibujo de Microsoft Office compartida con la 2007 Office System. Esto significa que algunas de las características de gráficos específicas de las versiones anteriores de Office Excel no están disponibles en Office Excel 2007. En la mayoría de los casos, estas características se sustituyen por otras más eficaces.

Aunque algunas características de los gráficos se han quitado o modificado, los usuarios de Office Excel 2007 todavía pueden ver los gráficos como se crearon en las versiones anteriores de Office Excel. Pueden surgir problemas si los usuarios intentan realizar cambios en las características de los gráficos que ya no están disponibles en Office Excel 2007. A continuación, se describen las características concretas de los gráficos no disponibles en Office Excel 2007 y los métodos para evitar los posibles problemas.

• Cambiar el tamaño de varios gráficos. Los usuarios ya no cambian el tipo de gráfico de varios gráficos simultáneamente. Cada gráfico se cambia de forma individual.

• Presionar F11 para duplicar una hoja de gráfico rellena. Los usuarios ya no presionan F11 en una hoja de gráfico rellena para crear otra hoja de gráfico con los mismos datos. Esta acción genera una hoja de gráfico en blanco en Office Excel 2007.

• Giro directo de gráficos 3D. El mouse se usa para manipular directamente la vista 3D de los gráficos en las versiones anteriores de Office Excel. Para realizar esta acción, se usa el cuadro de diálogo Giro 3D en Office Excel 2007.

• Rellenos de trama. Los rellenos de trama para los objetos de formas se eliminan y se sustituyen por rellenos de imágenes y texturas. Los archivos existentes tienen el mismo aspecto cuando se cargan. La capacidad de crear nuevas formas con los rellenos de trama anteriores se elimina como parte de las nuevas capacidades de dibujo.

• Cambiar tamaño con ventana. Las versiones anteriores de Office Excel disponen del comando Cambiar tamaño con ventana, que cambia automáticamente el tamaño de los gráficos de las hojas de gráfico cuando cambia el tamaño de la ventana. Esta característica se ha quitado. Se usa el comando Ampliar selección para obtener el mismo resultado.

• Creación automática de cuadro de texto al escribir. A partir de ahora, no se crea automáticamente un cuadro de texto cuando un usuario escribe en un gráfico seleccionado. Para insertar cuadros de texto, los usuarios deben usar el comando Insertar cuadro de texto.

• Comportamiento predeterminado de la acción de pegado en Word y PowerPoint. La opción predeterminada para copiar y pegar un gráfico de Office Excel 2007 en Office Word o en el programa de presentación de gráficos de Office PowerPoint se ha cambiado a Vinculado. Esta opción se puede cambiar a Imagen o Todo el libro en el menú Opciones de pegado, que se muestra inmediatamente después de que el usuario pegue el gráfico.

• Tabla de Word como origen de datos. A diferencia de las versiones anteriores de Office Word, los usuarios no usan tablas como datos para un gráfico nuevo en Office Word 2007. Los usuarios ven datos de ejemplo en lugar de los datos de la tabla de Office Word seleccionada. Los usuarios copian y pegan los datos reales en el gráfico nuevo para sustituir los datos de ejemplo.

• Tamaño del gráfico impreso. La opción Tamaño del gráfico impreso se ha quitado de la ficha Gráfico del cuadro de diálogo Configurar página. El comportamiento coincide con el de la opción Personalizar de Office Excel 2003 en Office Excel 2007.

• Arrastrar datos a un gráfico. Para agregar datos a un gráfico, los usuarios seleccionan los datos y los arrastran hasta el gráfico en las versiones anteriores de Office Excel. Esta característica ya no está disponible en Office Excel 2007. Office Excel 2007 sigue admitiendo los demás métodos para agregar datos a un gráfico, que son más habituales.

• Manipulación directa de los puntos de datos de los gráficos. El usuario puede arrastrar los puntos de datos de un gráfico en las versiones anteriores de Office Excel, lo que cambia los valores del origen de datos en la hoja de cálculo. Esta característica, muy poco usada, se ha quitado de Office Excel 2007.

Formas

Todos los programas de la 2007 Office System incluyen una nueva versión de formas, con nuevas capacidades de formato, una interfaz de usuario actualizada, integración con los nuevos estilos y temas de Microsoft Office 2007, y compatibilidad con otras características que no existen en las versiones anteriores de OfficeArt. En la 2007 Office System, el nombre OfficeArt se cambia a SmartArt.

La mayoría de las formas de un libro se convierten automáticamente a la versión más reciente de formas al abrir un libro de Excel 97-2003 en Office Excel 2007. De este modo, los usuarios pueden aprovechar las características disponibles en las galerías de formas SmartArt de Office Excel 2007.

Hay algunas excepciones en la actualización automática y, en estos casos, las formas de OfficeArt siguen estando completas y se pueden usar con el formato anterior. Estas características son: comentarios, controles de formularios (incluidos los fondos de hojas de diálogo), objetos de Microsoft ActiveX, formas usadas internamente en Office Excel 2007 para diversas características (como las listas desplegables de filtros, flechas de auditoría y de referencia circular y óvalos de validación de datos), objetos OLE, objetos de herramienta de cámara, anotaciones manuscritas, imágenes de encabezado, organigramas y diagramas heredados.

Es importante tener en cuenta que las formas no actualizadas dibujadas en versiones anteriores de Office Excel no se pueden agrupar con formas dibujadas en Office Excel 2007 ni con formas actualizadas. De modo similar, los usuarios no pueden seleccionar gráficos actualizados y no actualizados a la vez. Por consiguiente, los tipos de objetos se organizan en capas si los usuarios mezclan distintos tipos. Las versiones anteriores de las formas se dibujan sobre todas las versiones posteriores. La nueva versión de gráficos no se puede mostrar sobre la versión anterior de las hojas de diálogo.

Aunque los gráficos se conservan, los usuarios no pueden ver los que se encuentran en las capas por debajo de las hojas de diálogo. Los usuarios deben tener acceso a las nuevas formas mediante el comando Seleccionar objetos. Los usuarios deben usar el comando Seleccionar varios objetos de la ventana Personalizar para seleccionar formas de una versión anterior de Office Excel.

Autofiltro

El filtrado se usa para mostrar un subconjunto de datos o una parte del libro y ocultar el resto de los datos o el libro de la vista. Esta característica se ha modificado en Office Excel 2007 para facilitar el acceso a las tareas más comunes de filtrado: filtrado por más de dos condiciones y filtrado por formato.

Propiedad AutoFilterMode

En Office Excel 2003, los usuarios podían crear macros para comprobar la propiedad AutoFilterMode cuando la selección estaba en una lista (denominada tabla en Office Excel 2007) y determinar si el autofiltro estaba activado en esa lista. En Office Excel 2007, la propiedad AutoFilterMode funciona con los autofiltros de la hoja de cálculo y no con los que forman parte de una tabla. Esto se debe a las propiedades de Office Excel 2007 que proporcionan a cada tabla su propio objeto Autofiltro, lo que a su vez habilita varios autofiltros por hoja de cálculo mediante el uso de tablas.

La propiedad AutoFilterMode puede no funcionar correctamente si los usuarios abren un libro de Office Excel 2003 con macros que se usan para comprobar la propiedad AutoFilterMode de una lista (tabla). Esto no afecta a los documentos o las macros creados en las versiones de Office Excel anteriores a Office Excel 2003.

Para corregir este problema, los usuarios habilitan la tarea Autofiltro desde el objeto Lista en lugar de hacerlo en el nivel de macros.

Las listas se denominan ahora tablas

La característica de listas se incluyó en Office Excel 2003 como un medio para que los usuarios pudieran realizar fácilmente un seguimiento de listas de datos, como los pedidos y contactos. Además, es el mecanismo mediante el cual las listas o los datos de un sitio de Office SharePoint Server se pueden mostrar en Office Excel 2003. En Office Excel 2007, el nombre de esta característica se ha cambiado a tabla para que coincida con la misma característica en otros programas de Microsoft Office, como Word y Office PowerPoint.

Algunos otros cambios en esta característica la convierten en una herramienta organizativa más eficaz. Cuando los usuarios trabajen con libros que contienen listas creadas en versiones anteriores de Office Excel, advertirán las diferencias de comportamiento de las características de las tablas de Office Excel 2007. Estas diferencias se describen a continuación.

Adición de nuevos registros a las tablas

En la parte inferior de las listas de Office Excel 2003 se muestra una fila especial usada para agregar nuevos registros a una lista. Aunque esta fila se ha quitado de las tablas de Office Excel 2007, es muy fácil agregar nuevos registros. En la mayoría de los casos, con tan sólo escribir debajo de una tabla, Office Excel agrega una fila a la tabla. El usuario puede tener que usar el comando Insertar fila del menú Tabla si ya hay datos u otro objeto justo debajo de la tabla.

Nombre de la tabla

Cuando los usuarios crean una tabla, también crean un nombre definido para el mismo intervalo en Office Excel 2007. Este nombre se usa para hacer referencia a la tabla en las fórmulas que usan la nueva característica de referencia estructurada.

Los nombres usados para las tablas dinámicas y las tablas en las versiones anteriores de Office Excel pueden no cumplir los requisitos de los nombres de intervalos en Office Excel 2007. Los usuarios deben cambiar los nombres de estos objetos al abrirlos en Office Excel 2007. Esto garantiza que los objetos son adecuados para su uso en las fórmulas y en otros elementos.

Los tipos de nombres de tabla que se usan para las referencias se generan a partir de la característica de nombre definido existente en Office Excel. Por consiguiente, los nombres de tabla heredan las mismas restricciones que tienen los nombres definidos (por ejemplo, no pueden contener espacios y no admiten determinados caracteres). El nombre de tabla que anteriormente sólo estaba disponible mediante el modelo de objetos no comparte estas mismas restricciones, por lo que las dos funciones son independientes.

Listas y reescritura de Office SharePoint Server 2007

Office Excel 2003 admite la posibilidad de que los usuarios se conecten (lean) y actualicen (escriban) las listas que se encuentran en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Las listas creadas en Office Excel 2003 y conectadas a un sitio de Office SharePoint Server 2007 siguen funcionando como hasta ahora, incluso cuando se abren en Office Excel 2007. Los usuarios pueden seguir actualizando el sitio de Office SharePoint Server 2007. Sin embargo, la característica de actualización se ha quitado de Office Excel 2007. Esto implica que la tablas nuevas que se conectan a un sitio de Office SharePoint Server 2007 no admiten la capacidad de reescritura.

Los usuarios todavía pueden publicar una tabla en un sitio de Office SharePoint Server 2007 mediante una opción de escritura única. Los vínculos a la lista son de solo lectura una vez que se publican. Los usuarios pueden actualizar la lista de Office SharePoint Server 2007 mediante la actualización de los datos de la tabla en Office Excel, pero no pueden actualizar los datos directamente en el sitio de Office SharePoint Server 2007.

Además de estos nuevos comportamientos, las conexiones de lectura y escritura a un sitio de Office SharePoint Server 2007 se convierten en una conexión de solo lectura cuando el libro se guarda en el nuevo formato de archivo de Office Excel 2007. Los usuarios reciben un mensaje de alerta durante la función de guardado. El mensaje permite cancelar la operación y procesar los cambios sin confirmar.

Las conexiones de solo lectura a un sitio de Office SharePoint Server 2007 tienen el mismo comportamiento que otras consultas de datos externos. Por ejemplo, los usuarios ya no ven la columna de identificador, que sólo aparece si forma parte de la vista de esa lista. Los usuarios pueden eliminar la columna de identificador o cualquier otra columna. Además, pueden insertar columnas en el centro o agregarlas al final. Esto permite a los usuarios crear columnas calculadas mediante el uso de las columnas existentes. Los usuarios también pueden cambiar el nombre de los encabezados, cambiar los valores de datos para el análisis ad hoc, insertar o eliminar filas en la hoja de cálculo y aplicar reglas de validación de datos personalizadas.

Estas acciones no afectan a los datos del sitio de Office SharePoint Server 2007, ya que los usuarios no pueden guardar estas modificaciones ni actualizar el sitio de Office SharePoint Server 2007. Es decir, la experiencia de trabajar con una tabla conectada a un sitio de Office SharePoint Server 2007 debe ser tan sencilla como la de trabajar con un libro normal que funciona en modo de solo lectura.

Tablas dinámicas

Se han realizado muchos cambios en las fórmulas y la arquitectura de las vistas dinámicas de las tablas dinámicas en Office Excel 2007. Estos cambios permiten a los usuarios realizar más acciones con las tablas dinámicas, pero también pueden causar algunos problemas cuando los usuarios migran desde versiones anteriores de Office Excel.

Para garantizar que las tablas dinámicas sigan siendo completas y funcionales, la propiedad de versión de las tablas dinámicas es completamente independiente de la propiedad de versión de Office Excel. Las tablas dinámicas de Office Excel 2007 son de la versión 12 (xlPivotTableVersion12). Las tablas dinámicas creadas en las versiones anteriores de Office Excel tienen un número de versión diferente. Por ejemplo, las tablas dinámicas de la versión 10 (xlPivotTableVersion10) se crean en Office Excel 2002 o en Office Excel 2003.

Cuando los usuarios trabajan en Office Excel 2007, la versión de la tabla dinámica se determina por el hecho de que el usuario esté trabajando en el modo de compatibilidad. Las tablas dinámicas nuevas creadas en dicho libro se crean en la versión 10 si el libro actual está en el modo de compatibilidad. Las tablas dinámicas nuevas se crean en la versión 12 si el libro actual no está en el modo de compatibilidad.

Cuando el usuario guarda un libro en el modo de compatibilidad en uno de los nuevos formatos de archivo, las tablas dinámicas del libro se marcan para su actualización. Cuando se actualiza cada tabla dinámica, se actualiza a la versión 12 y tiene habilitada la nueva funcionalidad.

Es importante tener en cuenta que las tablas dinámicas de la versión 12 no se pueden cambiar a la versión 10, aunque el libro se guarde con un formato de archivo anterior. Esto significa que una tabla dinámica de la versión 12 creada en Office Excel 2007 no se puede modificar ni actualizar si se abre en una versión anterior de Office Excel. Sin embargo, la tabla dinámica mantiene toda la funcionalidad y se puede modificar o actualizar si se vuelve a abrir en Office Excel 2007.

Si el usuario planea compartir las tablas dinámicas con otros usuarios que trabajan en una versión anterior de Office Excel y dichos usuarios necesitan actualizarlas, es importante asegurarse de que las tablas dinámicas se crean en la versión 10. La forma más sencilla de hacerlo es mediante el modo de compatibilidad.

Además de estas diferencias de control de versiones, algunos otros cambios funcionales afectan al comportamiento de las tablas dinámicas. Las siguientes características se quitan o se limitan considerablemente en Office Excel 2007 debido a la falta de interés de los usuarios. En algunos casos, se reemplazan por herramientas de tablas dinámicas más eficaces.

Seguimiento de personalizaciones

Las tablas dinámicas OLAP de la versión 12 realizan un seguimiento de las personalizaciones de elementos, incluso cuando dichos elementos no están visibles en la tabla dinámica temporalmente. Esto es así para el formato que se aplica a elementos y etiquetas de elementos personalizadas. Esto supone una mejora con respecto a Office Excel 2003, donde las etiquetas personalizadas y el formato se perdían al contraer el campo primario. Office Excel 2007 almacena y aplica la información del campo primario después de las operaciones de contracción y expansión. Office Excel 2007 almacena las etiquetas personalizadas cuando el campo se quita de la tabla dinámica de modo que las etiquetas sigan apareciendo cuando el campo se vuelve a agregar a la tabla dinámica posteriormente.