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Mantenimiento de proyectos

Office 2007

Actualizado: 2009-05-07

En este artículo:

Una vez creado el proyecto, hay actividades que sirven para actualizar el proyecto y contribuir a que se ejecute hasta finalizarlo. Algunas de estas actividades se pueden beneficiar de la planeación. En este artículo se explica la planeación.

Planeación de partes de horas

Si planea introducir partes de horas en su organización por primera vez, es conveniente que se coordine con el departamento de contabilidad, los administradores, los directores ejecutivos y los jefes de proyecto para determinar cómo estructurar los partes de horas y la relación que deben guardar éstos con el estado de las tareas. El uso de partes de horas introduce cambios en las prácticas y los hábitos de una organización, por lo que estas dos áreas deben tratarse con especial cuidado.

Si ha usado los partes de horas en las versiones anteriores de Microsoft Project, es importante tener en cuenta que en Microsoft Office Project 2007 han cambiado de forma significativa. En Microsoft Office Project Server 2007, cada entrada del parte de horas se representa mediante una fila de una tabla de base de datos. Esto significa que los datos del parte de horas serán precisos y se podrá obtener acceso a ellos a través de Project Server Interface. Para obtener más información acerca del Servicio web de parte de horas, vea el SDK de Office Project 2007. Otra diferencia importante con respecto a las versiones anteriores de Microsoft Project es que cualquier persona que tenga acceso a Microsoft Office Project Web Access puede realizar una entrada en el parte de horas. Esto significa que no es necesario asignar al usuario a ningún proyecto. Sólo tiene que ser un integrante del grupo de seguridad de usuarios con permiso de visualización. Esto puede ser útil si una organización desea recopilar información acerca del trabajo u otras actividades administrativas no previstas dentro de un proyecto.

La administración de los partes de horas se realiza en Office Project Web Access en la sección Administración de horas y tareas de la página Configuración del servidor. Al planear los partes de horas, tenga en cuenta la configuración del servidor especificada en Períodos del parte de horas, Clasificaciones de los partes de horas, Configuración y valores predeterminados del parte de horas y Tiempo administrativo.

Períodos del parte de horas

Para tener acceso a la página web Períodos del parte de horas y realizar cambios en ella, es necesario asignar el usuario al grupo de administradores de Project Server. Para planear la configuración de los períodos del parte de horas, necesita conocer el número de períodos, la duración de cada período y la fecha inicial del primer período. El valor predeterminado es de 52 períodos con una duración de 7 días, con fecha de inicio el día en curso, pero puede elegir cualquier combinación que se ajuste a sus necesidades.

Opciones de creación de parte de horas de Project Server

Posteriormente podrá crear los períodos si hace clic en Creación masiva. El campo de estado permite abrir o cerrar períodos. Si se cierra un período, los usuarios de Office Project Web Access no pueden especificar tiempo en periodos posteriores. La mejor práctica consiste en dejar abiertos los períodos futuros. Esto permite a los usuarios especificar el tiempo planeado para los próximos eventos, como vacaciones o aprendizaje. Sin embargo, si su organización necesita cerrar períodos futuros, puede hacerlo en la columna de estado de la sección Crear períodos de la página.

Períodos de parte de horas cerrados

Los cambios se confirman en la base de datos al hacer clic en Guardar.

Clasificaciones de los partes de horas

Para tener acceso a la página web Clasificaciones de los partes de horas y realizar cambios en ella, es necesario asignar el usuario al grupo de administradores de Project Server. Desde aquí podrá crear nuevas clasificaciones de línea de los partes de horas. Existen muchas razones que justifican esta operación. A continuación se mencionan un par de ejemplos.

  1. Tiene una tarea que es común en todo el proyecto. Se repite muchas veces. Las razones para realizar la tarea pueden ser diferentes. En algunos casos, la tarea se realiza por razones de mantenimiento habitual y en otros casos se realiza para cumplir los requisitos impuestos por la garantía. Desea hacer un seguimiento de por qué se realizó el trabajo. La creación de una clasificación de líneas de partes de horas le permitiría hacer un seguimiento de esta distinción.

  2. Su organización admite tres tipos de trabajo de horas extra: 150%, 200 % y horario flexible. Desea poder distinguir estos tipos de horas extra entre sí. La creación de una clasificación de líneas de partes de horas le permitiría hacer un seguimiento de estas diferencias entre tipos de horas extra.

Tiempo administrativo

El tiempo administrativo es la forma de realizar un seguimiento del tiempo no relacionado con trabajos ni proyectos. De forma predeterminada, se crean tres categorías de tiempo administrativo:

  • Administrativo

  • Vacaciones

  • Enfermedad

En Office Project Server 2007, el tiempo administrativo se administra en Office Project Server 2007, donde también se hace su seguimiento. Los integrantes del grupo de administradores de proyectos pueden agregar categorías de tiempo administrativo o modificar las existentes en la página web Tiempo administrativo. Para llegar a esta página web, inicie sesión en Office Project Web Access, haga clic en Configuración del servidor y, a continuación, haga clic en Tiempo administrativo en la sección Administración de horas y tareas. Para comprobar que el parte de horas de cada usuario tiene una línea para esa categoría concreta, seleccione la opción Mostrar siempre.

En Microsoft Office Project Server 2003, los proyectos administrativos estaban disponibles como plantilla de proyecto que podía usarse en la empresa. Para crear un proyecto administrativo, era necesario usar Project Professional 2003 y estar conectado a la base de datos de Project Server. No era necesario que Project Professional especificara el tiempo en relación con una tarea en un proyecto administrativo. El tiempo no relacionado con el trabajo o los proyectos, como vacaciones o baja por enfermedad, se podía indicar directamente en el parte de horas de un recurso en Project Web Access 2003.

Si desea usar sus proyectos administrativos de Microsoft Office Project Server 2003 en Office Project Server 2007, puede seguir haciéndolo. Los proyectos administrativos se migran de la misma manera que se haría con cualquier otro proyecto. Sin embargo, el usuario no ve automáticamente la tarea administrativa en el parte de horas, al contrario que en Office Project Server 2007. Para aprovechar todas las funciones de tiempo administrativo de Office Project Server 2007, tendrá que crear las tareas de nuevo en la página web Tiempo administrativo. Si no conviene hacer esto en el momento de migrar la implementación, se recomienda elegir un momento que sea más adecuado para la organización: por ejemplo, al principio del siguiente año fiscal o al principio del siguiente año de calendario.

Planeación de la administración de tareas

Cuando los recursos actualizan su estado de tarea y lo envían para su aprobación, puede aprobar o rechazar dichas actualizaciones si dispone de permisos de aprobación. Office Project Web Access le permite establecer reglas para aprobar las actualizaciones de tareas, pero también puede aprobarlas o rechazarlas manualmente. Si administra un gran número de recursos, pueden serle de utilidad las reglas que permiten aprobar las actualizaciones de tareas que están alineadas con sus proyectos. Para obtener información acerca de cómo configurar reglas de aprobación, consulte el artículo sobre cómo aprobar o rechazar actualizaciones de tareas en la Ayuda de Office Project Web Access.

Planeación de informes

Análisis de datos

La característica de análisis de datos de Office Project Server 2007 usa Microsoft Office Web Components, que es una colección de componentes ActiveX de Microsoft. Office Project Server 2007 usa Office Web Components para tener acceso a los datos del cubo OLAP almacenados en la base de datos de Analysis Services (se crea una base de datos de Analysis Services por cada cubo OLAP que se crea en Office Project Web Access). Los usuarios pueden interactuar con estos datos en Office Project Web Access y Office Project Professional 2007 mediante el uso de informes totalmente interactivos de tabla dinámica y gráfico dinámico. Los usuarios pueden ordenar, filtrar, agregar o modificar datos, expandir y contraer detalles, y guardar sus resultados para consultarlos en otro momento.

Planeación de la configuración de análisis de datos con Microsoft SQL Server 2000

La característica de análisis de datos requiere Analysis Services Service Pack 3 o posterior, que forma parte de Microsoft SQL Server 2000. El análisis de datos requiere el uso de objetos de ayuda para la toma de decisiones (DSO), que debe ejecutarse con el mismo Service Pack que Analysis Services. Si Analysis Services no está instalado en el equipo que ejecuta Office Project Server 2007, también debe instalarse DSO en el equipo que ejecuta Office Project Server 2007. Para obtener más información acerca de cómo instalar DSO, vea el artículo "Ejecutar el programa de instalación" de Analysis Services que se incluye en los libros en pantalla de SQL Server, disponible en los medios de instalación de Microsoft SQL Server 2000.

Planeación de la configuración de análisis de datos con Microsoft SQL Server 2005

Para el análisis de datos, es necesario disponer de Analysis Services Service Pack 1 o posterior, que forma parte de Microsoft SQL Server 2005. El Service Pack 1 proporciona un componente de compatibilidad con versiones anteriores que se puede instalar en Analysis Services. Si Office Project Server 2007 está instalado en un equipo diferente, el componente de compatibilidad con versiones anteriores debe instalarse en dicho equipo también. Este componente de compatibilidad con versiones anteriores proporciona la compatibilidad con DSO necesaria para que el análisis de datos funcione correctamente.

Prepararación para usuarios de análisis de datos

Los usuarios pueden usar Office Project Web Access para crear vistas de análisis de datos y trabajar con ellas, y pueden usar Office Project Professional 2007 para trabajar con vistas de análisis de datos. Para crear vistas de análisis de datos y trabajar con ellas, los usuarios deben:

  • Tener asignado permiso para tener acceso a las páginas de análisis de datos de Office Project Web Access que permiten la interacción con el análisis de datos. También deben tener permiso para tener acceso a los datos que van a formar parte de la vista de análisis de datos.

  • Tener asignado permiso para ver el análisis de datos desde el sitio Centro de informes de Office Project Web Access o desde Office Project Professional 2007.

  • Tener una versión totalmente interactiva de Office Web Components (OWC) 2003 instalada en el equipo. Las versiones totalmente interactivas de OWC sólo están disponibles en Microsoft Office 2003 y Project Professional 2003. OWC debe estar disponible en el equipo desde el que se tiene acceso al analizador de la cartera de proyectos. Si el equipo cliente no tiene OWC, Project Server 2003 instalará una versión no interactiva de OWC, que permite a los usuarios ver vistas del analizador de la cartera de proyectos pero no les permite crear ni modificar las vistas.

Para poder usar la característica de análisis de datos, es necesario asignar a los usuarios los permisos siguientes:

  • Ver análisis de datos   Este es un permiso global que permite a un usuario ver el análisis de datos mediante Office Project Web Access o Office Project Professional 2007.

  • Administrar vistas de Project Web Access   Este es un permiso global que permite a un usuario crear nuevas vistas en Office Project Web Access.

Revisión de la configuración de la empresa

La configuración de las plantillas globales de empresa y del fondo de recursos de empresa de Office Project Server 2007 pueden afectar considerablemente a la forma en que se controlan los datos cuando los usuarios usan el análisis de datos. Antes de usar el análisis de datos, tenga en cuenta lo siguiente:

  • ¿Ha definido su organización campos personalizados de proyecto de empresa y campos personalizados de recursos de empresa?

  • ¿Ha agregado todos los recursos necesarios al fondo de recursos de empresa?

  • ¿Se han asignado valores a los campos personalizados de empresa?

  • ¿Ha asignado recursos del fondo de recursos de empresa a las categorías de seguridad de Project Server correctas para permitir el acceso a las vistas de análisis de datos? (Si importa recursos o sincroniza el fondo de recursos de empresa con el servicio de directorio de Active Directory, todos los recursos se agregan a la categoría de seguridad Integrantes de grupo).

    NoteNota:

    Para obtener más información acerca de cómo generar un cubo OLAP, crear vistas de análisis de datos o trabajar con vistas de análisis de datos, vea Operaciones para Office Project Server 2007.

    NoteNota:

    Para obtener más información acerca de cómo migrar vistas desde Microsoft Office Project Server 2003 a Office Project Server 2007, vea la Guía de migración para Office Project Server 2007.

Informes de empresa

La característica de informes de empresa de Office Project Server 2007 usa Microsoft SQL Server Reporting Services para generar informes de empresa. SQL Server Reporting Services es una solución de elaboración de informes completa para servidores diseñada para ayudar a crear, administrar y producir tanto informes en papel como informes web interactivos. Si va a usar informes de empresa, deberá escribir la dirección URL de Microsoft Reporting Services. Para ello:

  1. Inicie sesión en Office Project Web Access como administrador.

  2. Haga clic en el vínculo Configuración del servidor en la página de Office Project Web Access.

  3. Haga clic en el vínculo Configuración adicional del servidor en la sección Directivas operativas de la página Configuración del servidor.

  4. Escriba la dirección URL predeterminada de Microsoft Reporting Service en el cuadro de la sección Dirección URL de Microsoft Reporting Service de la página Configuración adicional del servidor.

  5. Haga clic en Guardar.

En una instalación predeterminada de Office Project Server 2007, sólo es posible tener acceso a una única instancia de SQL Server Reporting Services. Es posible tener acceso a más instancias si se crea un nuevo elemento web. Si va a usar informes de empresa de forma generalizada, se recomienda dividir la base de datos de informes de Project de modo que esté en un servidor independiente.

NoteNota:

Para obtener más información acerca de cómo crear un nuevo elemento web para tener acceso a más instancias de SQL Server Reporting Services, vea Operaciones para Office Project Server 2007.

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