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Creación de proyectos

Actualizado: 2009-05-07

En este artículo:

El proceso creativo es dinámico y cambiante, y la creación de un proyecto no es una excepción. Existen muchas formas de hacer que los proyectos pasen de ser un concepto a una realidad. A veces el proceso es informal y puede ser el resultado de un intercambio de ideas en una pizarra realizado en el transcurso de menos de una hora. Otras veces un proyecto se crea después de varios años de estudio y análisis cuidadoso. Sin la debida planeación y administración, el proceso de creación puede convertirse en un caos. Este caos puede suponer un costo para su organización que puede reflejarse de varias formas: disminución de la eficacia, recursos mal asignados, prioridades mal alineadas, duplicación de esfuerzos, métodos contradictorios entre sí y oportunidades perdidas, por citar algunos. A continuación, se explican algunos aspectos clave que debe tener en cuenta cuando use Microsoft Office Project 2007 para crear proyectos para su organización.

Planeación de propuestas

La característica de propuesta de proyecto proporciona un mecanismo para controlar la entrada de proyectos en Project Server. Gracias a ella, se agrega valor a los responsables de la toma de decisiones empresariales ya que almacena datos de la propuesta junto con los datos del proyecto. Esta característica contribuye a mejorar la creación de informes, modelos y análisis de canalización, además de ayudar a automatizar los procesos de negocio de administración de propuestas.

Las propuestas son proyectos que son limitados por su propia naturaleza. Son limitados porque cuando se emplean propuestas no están disponibles todas las características de Office Project Professional 2007. Las propuestas de proyectos no son proyectos de empresa. Este tipo de proyecto limitado o más sencillo puede aportar numerosas ventajas y ser de utilidad para muchos usuarios. La propuesta permite a los usuarios enviar propuestas de proyecto (gracias a la ayuda de características sencillas de planeación de proyectos y recursos) y ofrece un mecanismo sencillo de canalización de los proyectos que se agregarán a Office Project Server 2007. Las propuestas de proyecto están sujetas a revisión antes de que se puedan transformar en proyectos de empresa. Las propuestas de proyecto contienen información básica que permite que un responsable de toma de decisiones de la empresa pueda aprobar o rechazar la propuesta. La propuesta puede contener información como la que se indica a continuación:

  • Nombre del proyecto

  • Descripción del proyecto

  • Fechas propuestas de inicio y fin

  • Costo propuesto

  • Requisitos de recursos

Las propuestas se crean en Microsoft Office Project Web Access. El acceso a las propuestas se obtiene desde la página principal de Office Project Web Access. El vínculo de propuestas y planes de la actividad se encuentra en el menú de la izquierda, debajo de Proyectos. Dicho vínculo lleva a la página web de propuestas y planes de actividad. Desde esta página, los usuarios pueden ver, crear y administrar las propuestas. Cualquier persona que tenga acceso a Office Project Web Access puede ver propuestas. Para crear propuestas de proyecto, se debe asignar el permiso para crear un nuevo proyecto de mantenimiento. Los integrantes del grupo de seguridad Integrantes del grupo disponen de dicho permiso de forma predeterminada.

Las propuestas de proyecto tienen un campo de estado. El campo de estado puede tener los siguientes valores:

Campo Descripción

Propuesto

El valor predeterminado para una propuesta. Indica que la propuesta está todavía en proceso de revisión.

Aprobado

Este valor indica que la propuesta se ha revisado y que se ha aprobado para que se pueda trabajar más en ella.

Rechazado

Este valor indica que la propuesta se ha revisado y se ha rechazado. Por lo general, un administrador depura del sistema las propuestas marcadas con este estado.

El campo de estado del proyecto sólo se puede modificar en Office Project Web Access o mediante Project Server Interface. El campo de estado del proyecto lo pueden editar los usuarios que tienen permisos de categoría adecuados para modificar propuestas y el permiso global Cambiar estado del proyecto. El campo de estado del proyecto es compatible con los flujos de trabajo. Esto significa que las propuestas se pueden configurar para trabajar con los flujos de trabajo que están disponibles en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Para usar los flujos de trabajo, Office Project Server 2007 y Microsoft Office SharePoint Server 2007 deben estar instalados en la misma granja de servidores, y la opción administrativa del campo de estado del proyecto debe estar configurada. Si el campo de estado se rige por un flujo de trabajo externo, dicho campo siempre estará deshabilitado en Office Project Web Access. Si no se rige por un flujo de trabajo externo, se habilitará cuando los usuarios tengan el permiso apropiado. Si el campo de estado del proyecto no se rige por un flujo de trabajo externo, el flujo de trabajo se realizará de forma manual.

Para configurar el campo de estado del proyecto para usar el flujo de trabajo

  1. Inicie sesión en Office Project Web Access como un usuario que sea integrante del grupo de seguridad Administradores.

  2. En el menú del lado izquierdo de la página principal, haga clic en Configuración del servidor.

  3. En la página web de administración de Project Server, en el menú Directivas operativas, haga clic en Configuración adicional del servidor.

  4. En la página web Configuración adicional del servidor, en la sección Campo de estado del proyecto, seleccione .

Cuando el flujo de trabajo de la propuesta se realiza de forma manual, el campo de estado cambia y las notificaciones ya no están automatizadas, por lo que los creadores y los revisores de la propuesta deben realizarlas. Por ejemplo, el propietario de la propuesta crea una propuesta y establece manualmente el campo de estado en Propuesto. A continuación, el propietario de la propuesta se pone en contacto con los revisores de la propuesta, que deben revisarla, aceptarla o rechazarla para, a continuación, notificar su decisión al propietario de la propuesta.

Cuando la característica de propuesta está configurada para un flujo de trabajo, éste realiza automáticamente la mayor parte del trabajo. Cuando se crea una propuesta, el flujo de trabajo genera asignaciones de tareas para revisores de la propuesta y para el creador de ésta a medida que la propuesta progresa en el proceso de propuesta. Estas tareas se muestran para sus propietarios a través del elemento web de Tareas de flujo de trabajo de propuestas.

Si va a instalar Office SharePoint Server 2007 en una implementación de Office Project Server 2007 existente, existen procedimientos de configuración adicionales que deben seguirse para usar la característica de propuesta, compatible con los flujos de trabajo. Para obtener más información, vea Implementación de Office SharePoint Server 2007 en una implementación existente de Project Server 2007.

NoteNota:

Si va a instalar Office Project Server 2007 en una implementación de Office SharePoint Server 2007 existente, no es necesaria ninguna configuración adicional para habilitar la característica de propuesta a fin de trabajar con flujos de trabajo. Para obtener más información, vea Implementación de Office Project Server 2007 con Office SharePoint Server 2007.

Planeación de la estructura detallada de recursos (EDR)

Los campos personalizados de recursos de empresa sirven para aplicar la estandarización de todos los proyectos, las tareas y los recursos de una organización. Puede definir tantos campos personalizados de recursos de empresa como sea necesario en Office Project Server 2007. Dado que estos campos personalizados son jerárquicos, ayudan a facilitar la creación detallada de informes y modelos de estructuras organizativas comunes.

Dada la importancia de EDR en la seguridad de las aplicaciones y la administración de recursos de Project Server, definir correctamente un código EDR para su organización es una parte muy importante de la configuración de Office Project Server 2007 para su organización. Los tres factores siguientes afectan a la EDR que defina para su organización:

  • El proceso que se usa para la asignación de recursos de la organización. ¿Son los jefes de proyecto o los administradores de recursos los encargados de proveer de personal los proyectos? Si los jefes de proyecto se ocupan de proveer de personal los proyectos de la organización, probablemente su estilo de administración de recursos sea de tipo matriz. Si son los administradores de recursos quienes se ocupan de proveer de personal los proyectos, probablemente el estilo de su organización sea de tipo jerárquico.

    Método de matriz para la asignación de recursos Método jerárquico para la asignación de recursos
  • Los objetivos de la organización para proteger el entorno de administración del proyecto.

  • El método que se emplee en su organización para determinar si un recurso es adecuado para una asignación.

EDR es un campo personalizado de recursos de empresa predefinido y se usa de la misma manera que otros campos personalizados de empresa. Puede usar EDR para definir las relaciones de subordinación entre usuarios y recursos en la organización. Office Project Server 2007 usa las relaciones que se definen en EDR para simplificar la administración del acceso para usuarios y grupos. Se trata de un componente integral de la administración de recursos y la seguridad de las aplicaciones.

Puede usar EDR para definir cinco reglas de seguridad al crear categorías de seguridad de Office Project Web Access. EDR también se usa en las siguientes características: Asistente para la sustitución de recursos, Analizador de la cartera de proyectos, Crear equipo desde la empresa en Office Project Professional 2007 y Crear equipo en Office Project Web Access, así como en dos categorías de seguridad predeterminadas: Superviso directamente a y Mis recursos. Si va a usar estas características y va a usar el fondo de recursos de empresa, debería considerar la posibilidad de usar EDR.

Determinación del proceso

Para planear una EDR eficaz, en primer lugar determine el proceso que va a usar para la asignación de recursos en la organización. Por ejemplo:

  • ¿El administrador de recursos asigna recursos?

  • ¿El jefe de proyecto elige un equipo y, a continuación, asigna recursos a las tareas?

  • ¿Suceden ambas cosas?

  • ¿Es el proceso un trabajo en colaboración?

  • ¿Una organización o un grupo se encarga de tomar decisiones sobre el personal?

EDR influye principalmente sobre el proceso de asignación de recursos cuando un administrador de recursos se encarga de asignar recursos. EDR es menos importante cuando el proceso de asignación se realiza en colaboración o la responsabilidad recae sobre un grupo de la organización. EDR tiene una incidencia entre pequeña o mínima en el proceso de asignación de recursos cuando los jefes de proyecto se encargan de la administración de recursos.

Determinación de los objetivos

A continuación, determine cuáles son los objetivos de la organización para proteger el entorno de administración del proyecto. Por ejemplo:

  • ¿Es uno de los objetivos de la organización reducir la administración al mínimo?

  • ¿Suele permitir la organización a los usuarios ver y modificar todos los datos de proyectos y recursos, o prefiere limitar los privilegios de acceso y modificación?

  • Si desea limitar el acceso a los datos, ¿necesitan los usuarios de un mismo grupo o división de la organización tener acceso a los datos de los demás?

Si la organización desea contar con un sistema seguro y que además sea fácil de administrar, EDR jugará un papel esencial. Si el estilo de administración de proyectos de la organización está normalmente menos definido o está descentralizado, EDR podría desempeñar un papel menos importante en el modelo de seguridad de la organización.

Determinación del método

Por último, identifique el método que la organización usa para determinar si un recurso es apropiado para un proyecto. Por ejemplo:

  • ¿Es importante la estructura departamental u organizativa?

  • ¿Es importante la ubicación geográfica de un recurso?

  • ¿Son las capacidades de un recurso un factor importante para determinar las asignaciones de recursos?

  • ¿Qué prioridad tiene cada uno de los tres elementos anteriores?

Las respuestas a estas preguntas pueden ayudarle a determinar la estructura adecuada del código EDR de la organización. La mayoría de las organizaciones pueden usar una de las tres opciones siguientes:

  • Una EDR basada en la organización

  • Una EDR basada en la ubicación geográfica

  • Una EDR modificada basada en la organización

Debido a que sólo se puede implementar un código EDR, es importante identificar la estructura más apropiada para la organización. Puede modificar su EDR transcurrido un tiempo, pero la implementación una nueva EDR si ya está usando Office Project Server 2007 para administrar proyectos es un ajuste importante.

Planeación de los recursos

Los recursos de empresa son las personas, el equipamiento y los materiales que se emplean para realizar tareas en un proyecto de empresa. Los recursos de empresa forman parte del fondo de recursos de la organización y se almacenan de forma centralizada en la base de datos de Office Project Server 2007. Puede crear el fondo de recursos de empresa que los jefes de proyecto usarán cuando asignen recursos a las tareas de los proyectos; para ello, debe agregar recursos al fondo de recursos de empresa o importarlos. También debe definir el contenido de la plantilla global de empresa antes de agregar recursos al fondo de recursos de empresa.

Al instalar Office Project Server 2007, sólo se almacena una única cuenta de usuario de Project Server en la base de datos de Project Server: la cuenta de usuario de Windows identificada como la del administrador de la granja de servidores durante la instalación. Las demás cuentas de usuario deben agregarse a la base de datos de Project Server.

Para poder crear y mantener correctamente el fondo de recursos de empresa para la organización, debe definir y documentar cuidadosamente los campos personalizados de recursos de empresa y crearlos. Además, para organizaciones grandes, el proceso de rellenar inicialmente el fondo de recursos de empresa es tan importante como el proceso de mantener actualizado el fondo de recursos de empresa y la precisión de sus datos. El seguimiento de los cambios importantes en la información de los recursos que se almacenan y administran en el fondo de recursos de empresa puede ser una actividad a tiempo completo.

Antes de crear el fondo de recursos de empresa para Office Project Server 2007, debe determinar el punto de partida. El proceso de agregar recursos al fondo de recursos de empresa puede variar en función de que el usuario vaya a:

  • Empezar proyectos nuevos: en este escenario, la preparación necesaria es mínima. El proceso se simplifica si puede recopilar toda la información de los recursos necesarios en un único documento. Puede confeccionar una lista en papel. A continuación, habría que importar los recursos identificados desde Active Directory o desde un almacén de suscripciones en caso de que estuviera usando la autenticación de formularios. Otra opción consiste en recopilar esta información mediante Microsoft Office Excel 2007. A continuación, tendría que importar la hoja de cálculo resultante a Office Project Professional 2007 y guardarla en la base de datos de Project Server.

  • Migrar proyectos activos: en este escenario, actualmente se administran varios proyectos con Microsoft Project 2000, Microsoft Project 2002 o Microsoft Project 2003, y dichos proyectos normalmente se guardan en una base de datos. Cada proyecto puede emplear un nombre de recurso, una programación de velocidad o un calendario distintos para un mismo recurso. Para simplificar la migración de estos proyectos a Office Project Server 2007, puede ser útil estandarizar el uso de recursos de la organización y asegurarse de que todos los proyectos usen una definición coherente de los recursos.

  • Crear el fondo de recursos de empresa: en este escenario, se crea el fondo de recursos de empresa en Office Project Professional 2007. Mediante Project Professional, conéctese a Office Project Server 2007 y desproteja el fondo de recursos de empresa. Especifique los recursos y guarde el fondo de recursos de empresa.

Planeación de campos personalizados

Office Project 2007 incluye campos adicionales que se pueden personalizar. Un campo es una ubicación en una hoja, un formulario o un gráfico que contiene un tipo específico de información sobre una tarea, un recurso o una asignación. Por ejemplo, en una hoja, cada columna es un campo. En un formulario, un campo es un cuadro con nombre o un lugar de una columna. En Office Project 2007, los campos que pueden contener datos personalizados son los de texto, indicadores, números, fechas, costo, fechas de inicio y fin, y duraciones. Puede personalizar estos campos para obtener la información que desee mediante fórmulas, cálculos de valores específicos o indicadores gráficos.

Por ejemplo, puede escribir sus propias fórmulas, incluidas las referencias a otros campos, para que se calculen en un campo personalizado. Puede crear una lista de valores de un campo personalizado para garantizar que la entrada de datos se realice con rapidez y precisión. Es posible mostrar un indicador gráfico en un campo personalizado en lugar de los datos reales. De este modo, podrá ver rápidamente cuándo cumplen determinados criterios los datos de ese campo, como por ejemplo, cuándo superan un intervalo especificado los datos o cuándo ha habido un exceso de asignación de recursos. También puede crear una estructura jerárquica de los campos personalizados con fines informativos en el proyecto. Por ejemplo, podría interesarle asociar los códigos de costo de la compañía a los datos del proyecto. Después de crear esta estructura y aplicar estos campos personalizados a los datos, puede usarlos fácilmente para filtrar, ordenar y agrupar los datos del proyecto.

En Office Project 2007 hay dos tipos de campos personalizados: locales y de empresa. Los campos personalizados locales los usa el jefe de proyecto dentro del ámbito de un proyecto determinado. Los campos personalizados de empresa los usa la oficina de administración de proyectos (PMO) para recopilar datos de informes de resumen en toda la organización. Para los campos personalizados de tarea de empresa y de proyecto, Office Project Server 2007 admite la noción de adaptación al ámbito de un programa específico (colección de proyectos). De esta forma, se puede definir un campo personalizado de empresa que se aplica a un subconjunto de proyectos.

Planeación de categorías

Las categorías definen conjuntos comunes de necesidades de acceso a datos, normalmente alineadas con unidades de negocio, departamentos u otros límites del proyecto. Las categorías son colecciones de proyectos, recursos, asignaciones y vistas. Definen el ámbito de la información a la que se tiene acceso y ofrecen varios tipos de acceso a datos para grupos o usuarios. Las categorías son también colecciones de objetos de seguridad y se aconseja usarlas con moderación. Cuando use categorías, aumente su uso con reglas de seguridad. Estas permiten definir a los integrantes de una categoría y se pueden habilitar en cada categoría. Cuando están habilitadas, las reglas examinan los permisos concedidos a cada usuario de la categoría y aplican permisos a todos los proyectos devueltos por la regla en relación con el usuario en cuestión. Las reglas contribuyen a que una determinada categoría y los permisos sean dinámicos. Puede crear categorías personalizadas para proporcionar nuevas maneras de obtener acceso a los datos de proyectos, recursos y vistas. Project Web Access incluye las siguientes categorías predeterminadas:

  • Mis tareas: esta categoría está destinada a los distintos integrantes del equipo que están asignados a tareas en uno o varios proyectos de empresa. Concede a los usuarios permiso para ver documentos, asuntos y riesgos, o partes de horas e informes de estado de Microsoft Windows SharePoint™ Services relacionados con los proyectos a los que están asignados.

  • Mis proyectos: esta categoría está destinada a los jefes de proyecto. Concede acceso de lectura y escritura a los planes de proyecto que los jefes de proyecto han creado. De forma predeterminada, los jefes de proyecto pueden ver todos los recursos de empresa.

  • Mis recursos: esta categoría está destinada los administradores de recursos. Usa una regla de seguridad que se basa en EDR y es útil sólo cuando se define EDR.

  • Superviso directamente a: esta categoría está dirigida a los administradores de recursos que necesitan tener capacidad para aprobar partes de horas.

  • Mi organización: esta categoría sirve para conceder acceso a toda la información de la organización. Está dirigida a los integrantes de una oficina de administración de proyectos (PMO), los ejecutivos de una organización y otros usuarios clave que necesiten poder ver los proyectos y recursos en toda la organización.

Puede agregar categorías personalizadas de seguridad según sea necesario para crear un modelo de seguridad de Office Project Server 2007 que satisfaga las necesidades específicas de usuarios y grupos de la organización. Un ejemplo de cuándo podría ser necesaria una categoría personalizada sería cuando la EDR estuviera configurada de forma que dos personas que trabajasen en un mismo proyecto no pudieran tener acceso a ella. Esto podría suceder si la EDR se organizara en función de la ubicación geográfica y los usuarios estuviesen en distintas ubicaciones. La creación de una categoría personalizada permitiría a los usuarios tener acceso al proyecto desde distintas ubicaciones.

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