Creación de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010
Se aplica a: SharePoint Server 2010
Última modificación del tema: 2016-11-30
El plan de archivos es el documento principal de la planeación de la administración de registros en SharePoint Server 2010. Aunque los planes de archivos pueden variar entre las organizaciones, normalmente:
Describen los tipos de elementos que la organización reconoce como registros.
Describen la categoría más amplia de registros a la que pertenecen los elementos.
Indican dónde se almacenan los registros.
Describen los períodos de retención de registros.
Definen quién es responsable de administrar los distintos tipos de registros.
En este artículo se describe el contenido de un plan de archivos y se resume cómo crear un plan de archivos para la organización. El artículo también le llevará a una hoja de trabajo en la que podrá registrar el plan de archivos.
En este artículo:
Identificación de tipos de registros
Consecución del plan de archivo
Hoja de trabajo
Identificación de tipos de registros
Para determinar qué documentos activos de la organización pueden declararse como registros es necesaria la colaboración de administradores de registros, abogados, responsables de cumplimiento normativo y administradores de contenido. Tenga en cuenta que, incluso si la empresa no se encuentra en un sector estrictamente regulado, podría estar obligada a conservar los registros con arreglo a varias leyes generales. Además del derecho empresarial, debe evaluar los requisitos legales específicos de la empresa.
El objetivo de este artículo sólo es el de proporcionar información general acerca de cómo determinar los registros de una organización. Lo más probable es que su empresa ya esté llevando a cabo algún tipo de administración de registros, que haya completado la mayoría de los roles de administración de registros que necesite y que ya disponga de una taxonomía de registros.
Generalmente, para determinar qué son registros en su organización:
Debe conocer cuáles son las obligaciones legales de su empresa y sus necesidades profesionales.
En un esfuerzo de colaboración entre las divisiones de la organización, debe analizar cómo se usan los documentos activos.
Debe desarrollar una lista de tipos de documentos activos que deben convertirse en registros. Por ejemplo, puede determinar que los siguientes elementos deben conservarse como registros:
Contratos para alquilar espacios corporativos.
Documentos relacionados con los beneficios de los empleados.
Documentos relacionados con la investigación y el desarrollo de productos.
Debe clasificar los registros. Los registros de la misma categoría a menudo tienen los mismos períodos de retención y pueden requerir un tratamiento similar de otras maneras.
Debe registrar la información que recopiló. Puede usar la hoja de trabajo mencionada en la sección Hoja de trabajo para este propósito. Registre el tipo de registro, la categoría a la que pertenecen los registros de este tipo y una breve descripción del tipo de registro.
A continuación se muestra una hoja de trabajo de ejemplo:
Tipo de registro | Categoría de registro | Descripción |
---|---|---|
Planes de beneficios, planes de seguros, planes de pensiones |
Descripciones de beneficios de los empleados |
Descripciones del plan de beneficios para todos los empleados |
Partes de horas de nóminas, información adicional de nóminas |
Registros de nóminas |
Resúmenes de horas trabajadas, horas extra y sueldos pagados |
Facturas de proveedor |
Facturas |
Registros de mercancías o servicios adquiridos de proveedores |
Encuestas sobre productos, cuestionarios, manuales de aprendizaje, vídeos de aprendizaje |
Material de aprendizaje |
Proporciona educación interna o externa |
Formularios de envíos, informes de envíos |
Registros de envíos |
Documenta el envío de materiales |
Comunicados de prensa, artículos de periódicos |
Comunicados de prensa |
Información de relaciones públicas acerca de productos y servicios |
Hojas de contacto de emergencia, formularios de inscripción de planes médicos, currículum vítae, informes sobre el estado de los beneficios |
Registros de personal |
Registros de historiales de empleo y acciones relacionadas con el personal. |
Consecución del plan de archivo
Después de determinar qué documentos deben conservarse como registros y crear un conjunto de categorías de registro, complete el plan de archivos; para ello, debe proporcionar información adicional acerca de cada tipo de registro. Indique lo siguiente:
Cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de registro.
Cómo deben eliminarse los registros cuando caduque o expire el período de retención.
Quién es el administrador de registros principal para los registros de este tipo.
En qué tipo de medios se almacenan los registros de este tipo.
A continuación se incluye un plan de archivos de ejemplo completado:
Registros | Descripción | Archivo multimedia | Categoría de registro | Retención | Disposición | Contacto |
---|---|---|---|---|---|---|
Planes 401k |
Descripción del plan de beneficios para los empleados |
Páginas Web |
Planes de beneficios para los empleados |
X años |
Ninguno |
Amaya Hernández |
Planes de seguros |
Descripción del plan de seguros para los empleados |
Imprimir |
Planes de beneficios para los empleados |
X años |
Ninguno |
Ana Trujillo |
Planes de pensiones |
Descripción del plan de pensiones del empleado |
Imprimir |
Planes de beneficios para los empleados |
X años |
Ninguno |
Ana Trujillo |
Partes de horas de nóminas |
Resúmenes de horas trabajadas, horas extra y salarios pagados |
Documentos electrónicos |
Registros de nóminas |
X años |
Destruir |
Ana Trujillo |
Información adicional de la nómina |
Resúmenes de períodos en los que se ha sufrido alguna enfermedad, vacaciones y otros elementos de nóminas ajenos al salario |
Documentos electrónicos |
Registros de nóminas |
X años |
Destruir |
Ana Trujillo |
Facturas de proveedor |
Registros de mercancías o servicios adquiridos de proveedores |
Imprimir |
Facturas |
X años |
Destruir |
Juan Saavedra |
Encuestas sobre el producto |
Encuesta de satisfacción del cliente |
Páginas web |
Materiales de encuesta |
X años |
Archivar |
Almudena Benito |
Cuestionarios |
Cuestionario para determinar datos demográficos del cliente |
Imprimir |
Materiales de encuesta |
X años |
Archivar |
Almudena Benito |
Manuales de aprendizaje |
Contenido de aprendizaje impreso |
Imprimir |
Material de aprendizaje |
X años |
Destruir |
Almudena Benito |
Vídeos de aprendizaje |
Contenido de aprendizaje en vídeo |
Vídeo |
Material de aprendizaje |
X años |
Destruir |
Almudena Benito |
Formularios de envío |
Configuración de envíos de materiales |
Imprimir |
Materiales de envío |
X años |
Destruir |
Juan Saavedra |
Informes de envío |
Documentación del envío de materiales |
Hojas de cálculo electrónicas |
Materiales de envío |
X años |
Destruir |
Juan Saavedra |
Comunicados de prensa |
Comunicados sobre productos y servicios |
Documentos electrónicos |
Información sobre relaciones públicas |
X años |
Archivar |
Almudena Benito |
Artículos de periódico |
Noticias sobre productos y servicios |
Imprimir |
Información sobre relaciones públicas |
X años |
Archivar |
Almudena Benito |
Hojas de contacto de emergencia |
Información de los empleados |
Documentos electrónicos |
Registros de personal |
X años |
Destruir |
Ana Trujillo |
Formularios de inscripción en planes médicos |
Formularios de inscripción de los empleados en planes de salud |
Documentos electrónicos |
Registros de personal |
X años |
Destruir |
Ana Trujillo |
Currículum vítae |
Currículum vítae recibidos |
Mixtos |
Registros de personal |
X años |
Destruir |
Ana Trujillo |
Nota
El ejemplo que aparece anteriormente en esta sección es una muestra, y no una recomendación, de una configuración de un plan de archivos concreto. Para insistir en el hecho de que se trata de un ejemplo y no una recomendación de una directiva de administración de registros, no se suministran períodos de retención.
Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo con este artículo como ayuda para planear la implementación: