Introducción a la administración de documentos (SharePoint Server 2010)
Se aplica a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
Última modificación del tema: 2016-11-30
Este artículo contiene una descripción avanzada de los diferentes elementos de una solución de administración de documentos basada en Microsoft SharePoint Server 2010.
En este artículo:
Elementos de un sistema de administración de documentos
Proceso de planeación
La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de la organización, es decir, cómo se crean, revisan y publican, además de cómo se eliminan o conservan al final del ciclo. Aunque el término "administración" implica el control de la información desde los niveles superiores de la organización, un sistema de administración de documentos eficaz debe reflejar la referencia cultural de la organización que vaya a usarlo. Las herramientas que se usen para la administración de documentos deben ser lo suficientemente flexibles para permitirle controlar estrechamente el ciclo de vida de un documento si ello se adapta a la referencia cultural y los objetivos de su empresa, pero al mismo tiempo deben permitirle implementar un sistema menos estructurado si es lo más conveniente.
Elementos de un sistema de administración de documentos
Una solución de administración de documentos eficaz especifica:
Qué tipos de documentos y otro contenido se pueden crear dentro de una organización.
Qué plantilla se va a usar para cada tipo de documento.
Qué metadatos se van a proporcionar para cada tipo de documento.
Dónde se va a almacenar un documento en cada fase de su ciclo de vida.
Cómo controlar el acceso a un documento en cada fase de su ciclo de vida.
Cómo mover documentos dentro de la organización al mismo tiempo que los integrantes del equipo contribuyen a crear, revisar, aprobar, publicar y eliminar los documentos.
Qué directivas se han de aplicar a los documentos de modo que se auditen las acciones relacionadas con los documentos, se conserven o eliminen correctamente los documentos y se proteja el contenido que es importante para la organización.
Si un documento debe convertirse de un formato a otro a medida que pasa por las diferentes fases de su ciclo de vida.
Cómo se tratan los documentos como registros corporativos, que se deben conservar de acuerdo con requisitos legales y las directrices corporativas.
SharePoint Server 2010 incluye características que implementan todos estos aspectos de la administración de documentos. Para garantizar que los trabajadores de la información puedan beneficiarse fácilmente de esta funcionalidad sin tener que abandonar sus operaciones diarias ni el uso de herramientas con las que están familiarizados, las aplicaciones del Microsoft Office System, como Microsoft Outlook y Microsoft Word, también incluyen características que admiten cada una de las fases del ciclo de vida de un documento.
Proceso de planeación
El proceso de planeación de la administración de documentos consta de los siguientes pasos principales:
Identificar los roles de administración de documentos Compruebe que sus planes incorporan los comentarios de las personas con un interés directo que son clave para la organización, que cuenta con el equipo correcto para implementar la solución y que sabe quién participará en los procesos de administración de documentos. Vea Identificación de usuarios y análisis de uso de documentos para obtener más información acerca de la creación de un equipo de planeación para la administración de documentos.
Analizar el uso de los documentos Después de identificar quién trabaja en los documentos, determine en qué tipos de documentos trabajan y cómo se usarán. Para obtener más información, vea Identificación de usuarios y análisis de uso de documentos.
Planear la organización de los documentos Puede organizar los documentos en colecciones de sitios, sitios y bibliotecas. SharePoint Server 2010 ofrece una variedad de características destinadas a organizar y almacenar los documentos, desde sitios especializados, como el Repositorio de registros, hasta bibliotecas de documentos de formato libre para colaboración y creación rápida de documentos. Dentro de una biblioteca, asimismo, es posible organizar el contenido en carpetas y subcarpetas. Para obtener más información, vea Planeación de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010) y Planeación de almacenamiento de contenido empresarial.
Planear cómo se desplaza el contenido entre las ubicaciones Puede que sea necesario mover o copiar un documento de una biblioteca o un sitio a otros en diferentes fases de su ciclo de vida. Por ejemplo, el proceso de publicación puede incluir el desplazamiento de un documento de un sitio de almacenamiento provisional a un sitio de Internet público. Si el contenido necesita convertirse de un formato a otro a medida que se desplaza de un sitio a otro, se recomienda planear también las conversiones de contenido. Para obtener más información, vea la sección sobre la planeación del flujo de contenido en Planeación de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010).
Planear tipos de contenido Use tipos de contenido para organizar información acerca de los tipos de documentos, tales como metadatos, plantillas de documento, directivas y procesos de flujo de trabajo. Éste es un paso esencial para ayudarle a organizar los documentos y aplicar coherencia en la organización. Para obtener más información, vea Planeación de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).
Planear los flujos de trabajo La planeación de los flujos de trabajo de su organización le permite controlar y realizar un seguimiento de cómo los documentos se mueven de un miembro del equipo a otro a medida que cada participante colabora en el ciclo de vida de un documento. SharePoint Server 2010 incluye flujos de trabajo para tareas del equipo comunes, tales como revisar y aprobar documentos. SharePoint Server 2010 también admite la creación e instalación de flujos de trabajo personalizados. Para obtener más información, vea Planeación de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).
Planear el control del contenido Puede planear el grado apropiado de control de cada tipo de contenido y ubicación de almacenamiento. Por ejemplo, en el caso de una biblioteca de documentos, puede planear que se exija la protección y desprotección de los documentos e impedir su distribución no autorizada mediante el uso de Information Rights Management. Para obtener más información, vea Planeación de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010) y Planeación de directivas de administración de información (SharePoint Server 2010).
Planear directivas Para cada tipo de contenido, planee directivas de administración de información para garantizar que los documentos se auditan, conservan, etiquetan y controlan correctamente conforme a los requisitos institucionales y legales de su organización. SharePoint Server 2010 incluye directivas que implementan la auditoría, la retención de documentos, el etiquetado y códigos de barras (para garantizar que se pueda correlacionar el contenido impreso con las correspondientes versiones electrónicas). Para obtener más información, vea Planeación de directivas de administración de información (SharePoint Server 2010).