Análisis del uso de documentos

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Después de identificar a las personas con un interés directo en el contenido, solicíteles información que pueda ayudarle a analizar cómo se usan los documentos en la organización. Esto es una parte importante del proceso de planeación, porque el análisis le ayuda a determinar:

  • Cómo se estructuran las bibliotecas de documentos

  • Qué plantillas de sitios se han de usar

  • Cuántos sitios necesitará

  • Qué directivas de administración de información se aplicarán a los sitios

  • Qué topología de servidor físico necesitará para implementar la solución

Entre la información que se ha de recopilar, se incluye:

  • Tipo de documento, como nota de investigación de capital, revisión del rendimiento de los empleados, memorando interno o especificación del producto.

  • Objetivo de cada tipo de documento, como "proporciona a los clientes recomendaciones acerca del capital junto con datos complementarios".

  • Autor de cada tipo de documento (como función, no como persona; por ejemplo, "Analista financiero", "Especialista en recursos humanos" o "Administrador de productos").

  • Formato del documento. Si el documento se transforma de un formato a otro, registre dicha información.

  • Usuarios de cada tipo de documento, como "Clientes" o "Integrantes del equipo".

  • Otras funciones que se aplican al ciclo de vida del documento, como "Revisor técnico" o "Editor de copia".

  • Ubicación del documento; por ejemplo, "equipo cliente", "servidor web" o "servidor de archivos". Tenga en cuenta que esta pregunta podría tener varias respuestas, como cuando un documento se crea en un equipo cliente pero después se publica en un servidor web.

  • Cómo los lectores ven el documento; por ejemplo, desde una página web o un recurso compartido de archivos.

Actividad de hoja de trabajo

La hoja de trabajo de análisis de uso de documentos (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0xC0A) (en inglés) se ofrece para registrar el análisis del uso de los documentos. A continuación se incluyen ejemplos de información que puede recopilarse y registrarse en la hoja de trabajo de dos organizaciones diferentes en una empresa.
Tipo Propósito Autor Usuario Formato Otras funciones Ubicaciones

Nota de investigación de capital

Proporciona a los clientes preferentes de un servicio financiero instrucciones para comprar o vender una o más acciones

Analista financiero

Cliente

DOCX (para la creación); PDF (para la publicación)

Revisor (técnico); revisor (legal); aprobador; editor de copia; administrador de registros; administrador del sitio

  • Creación del sitio

  • Pruebas del sitio

  • Internet

  • Repositorio de registros

Análisis   Los formatos de creación y publicación independientes requieren una conversión de formato. El gran número de revisores requiere uno o más flujos de trabajo (procesos empresariales implementados en el servidor). Los cuatro sitios (creación, pruebas, Internet y repositorio de registros) requieren mecanismos para mover el contenido de un sitio a otro. La necesidad de archivar el contenido en un repositorio de registros corporativos y las implicaciones regulatorias de publicar el asesoramiento sobre valores requieren directivas corporativas y procedimientos recomendados tales como la retención y la auditoría del contenido.

Tipo Propósito Autor Usuario Formato Otras funciones Ubicaciones

Revisión del rendimiento de los empleados

Evalúa el rendimiento de un empleado e incluye la autoevaluación y la evaluación del responsable

Trabajador de la información; administrador

Gerentes; especialistas en recursos humanos

.DOC

Revisor (recursos humanos); revisor (legal); aprobador (responsable al mando); administrador de registros

  • Equipo cliente

  • Servidor de correo electrónico (como datos adjuntos)

  • Servidor web corporativo

  • Repositorio de registros corporativos

Análisis    Dos autores y varios revisores requieren uno o más flujos de trabajo. El documento viaja de un equipo de escritorio a otro como datos adjuntos de correo electrónico. A continuación, reside en un servidor web corporativo (probablemente muy bloqueado) y se archiva en un repositorio de registros. La naturaleza confidencial de este contenido requiere Information Rights Management (IRM) en los equipos de escritorio y en los servidores, además de las directivas corporativas y los mejores procedimientos (como la auditoría) que protejan la privacidad del empleado y el status legal de la empresa.

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo para registrar la información tratada en este artículo:

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