Planeación de audiencias

En este artículo:

• Acerca de las audiencias

• Planeación de audiencias clave

• Hoja de trabajo

Las audiencias se pueden usar para agrupar a los usuarios de una organización de manera que se pueda personalizar la información para que sea lo más relevante posible. En la página Administrar audiencias del servicio compartido de audiencias de Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede crear y administrar hasta 10.000 audiencias y usarlas para enfocar el contenido de todas las colecciones de sitios que usan dicho servicio compartido.

Al planear las audiencias durante la implementación inicial, recomendamos identificar un pequeño conjunto de audiencias clave en función de la evaluación de los requisitos de contenido, la planeación de la arquitectura de la información, la estructura de sus colecciones de sitios y los usuarios asociados a cada colección de sitios.

Acerca de las audiencias

Antes de planear las audiencias, debe saber cómo se definen. Las audiencias las definen los administradores de proveedores de servicios compartidos (SSP) en la página Administración de aplicaciones para los servicios básicos de la granja de servidores que ofrecen el servicio compartido de audiencias. Hay tres tipos de audiencias:

• Grupos de SharePoint   Los grupos de SharePoint se definen asociando cada grupo con un conjunto de niveles de permisos para cada colección de sitios y, a continuación, agregando los miembros a grupos en función de sus cuentas de usuario. Los administradores crean nuevos grupos de SharePoint durante la implementación y configuración inicial. Las audiencias basadas en grupos de SharePoint orientan el contenido a usuarios que son miembros de los grupos seleccionados. Los grupos de SharePoint usados para audiencias pueden ser específicos o generales, pero deben crearse a partir de conjuntos de usuarios específicos para las necesidades de los procesos de negocios y las audiencias relevantes para cada colección de sitios.

• Audiencias globales    Las audiencias globales son audiencias que se basan en las propiedades de los perfiles de usuario, que son controladas por los administradores de SSP. Las audiencias globales orientan el contenido a los usuarios en función de las propiedades de sus perfiles.

• Listas de distribución y grupos de seguridad    Las listas de distribución pueden crearlas diferentes usuarios de una organización, dependiendo de las directivas de cada organización. Las audiencias basadas en listas de distribución orientan el contenido a usuarios que son miembros de las listas de distribución incluidas.

Las propiedades de las listas de distribución y los grupos de seguridad usados para las audiencias se deben importar desde la seguridad de Windows y servidores de correo y servicios de directorio, como Microsoft Exchange Server, el servicio de directorio de Active Directory y el protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP). Estas propiedades, incluidas las listas de distribución, se importan cuando se importan los perfiles de usuario. Para obtener más información acerca de los perfiles de usuario, vea Planeación de usuarios y perfiles de usuario.

Las propiedades de los perfiles de usuario y sus orígenes subyacentes cambian con frecuencia. Para garantizar que las audiencias permanecen actualizadas, los administradores de SSP deben compilarlas. Las compilaciones se programan periódicamente para actualizar las audiencias o también se pueden compilar en otros momentos, si es necesario. Para la configuración de la compilación y la programación de audiencias en Office SharePoint Server 2007 se usa el servicio de trabajos extensibles de Microsoft Windows SharePoint Services.

Planeación de audiencias clave

Gracias a que las audiencias se basan en otras características de administración, una buena planeación de las audiencias es un proceso de varias fases que incluye la planeación de todas estas características. Los pasos básicos para la planeación son los siguientes:

1. Planeación de la seguridad de Windows

2. Planeación de los perfiles de usuario

3. Planeación de las listas de distribución y los grupos de SharePoint

4. Planeación de los sitios y las colecciones de sitios

5. Planeación de las audiencias en función de los grupos, las listas de distribución y las propiedades de los perfiles de usuario.

Lleve a cabo los cuatro primeros pasos antes de empezar a planear las audiencias. Cuando comience a planear las audiencias en una implementación inicial, registrará todas las listas de distribución, grupos de SharePoint y el objetivo central de cada sitio y colección de sitios. A continuación, considere cuál es la mejor opción de agrupar toda esa información para crear un número relativamente pequeño de audiencias que reflejen los grupos importantes dentro de su organización en función de todos estos criterios.

Recomendamos que considere la posibilidad de crear grupos adicionales de SharePoint que estén planeados teniendo en cuenta las audiencias. Cada colección de sitios normalmente tendrá un conjunto de procesos de negocio central asociado a grupos específicos de usuarios. Los grupos personalizados de SharePoint pueden usarse para definir cada una de las audiencias de una forma lo más precisa posible en combinación con grupos de SharePoint existentes, la seguridad de Windows, propiedades de perfiles de usuarios y listas de distribución. Al final del proceso de planeación de la audiencia, debe tener una lista de audiencias que satisfagan las necesidades de los grupos de usuarios que emplean cada colección de sitios.

También puede crear audiencias directamente desde listas de distribución o grupos de SharePoint, sin incluirlas como reglas de audiencia.

Normalmente tendrá un punto de partida natural cuando cree audiencias. Por ejemplo, los equipos de trabajo existentes, los proyectos entre grupos, los procesos de negocio clave y la estructura del sitio incluyen grupos de usuarios que pueden convertirse fácilmente en audiencias mediante el uso de funciones de audiencia basadas en las propiedades de perfil de usuario, la estructura de informes o la pertenencia.

La planeación de audiencias también puede identificar posibles mejoras en la planeación de las listas de distribución, las propiedades de perfil de usuario, los grupos de SharePoint y la estructura de informes. Si desea orientar a algunos usuarios como un grupo y no existen grupos de SharePoint, listas de distribución o propiedades de perfil de usuario, recomendamos que realice los planes necesarios para agregar esos grupos, listas o propiedades.

Planeación del contenido dirigido a las audiencias

La creación de audiencias es sólo la mitad del proceso. Las audiencias se usan para dirigir el contenido, resaltar la información que es relevante para determinados usuarios y reducir la presentación de información irrelevante.

El contenido se dirige de dos maneras:

• Por elemento de lista o elemento web

• Mediante el uso de ubicaciones de host de Mi sitio de confianza

• Mediante el uso de la barra de navegación de Mi sitio para orientar los sitios de personalización

• Como parte de la característica de detección de servidores

• Mediante el filtrado de elementos web por audiencia

Orientación de contenido por elemento de lista o elemento web

Es posible orientar cualquier elemento web a un conjunto específico de audiencias agregando esas audiencias al cuadro de texto Audiencias de destino de la sección Avanzado del panel de herramientas de elementos web.

Las audiencias pueden dirigir contenido a los usuarios de muchas maneras mediante el uso de elementos web diferentes. Una de las mejores maneras de dirigir el contenido de páginas de colecciones de sitios consiste en usar el elemento web Consulta de contenido.

El elemento web Consulta de contenido se proporciona de manera predeterminada para ciertas páginas de plantilla de SharePoint, como áreas del sitio del portal y sitios de grupo, y puede dirigir el contenido de las siguientes maneras:

• Agrupar los resultados por opciones o audiencia; a menudo se usa para dirigir el contenido por elemento web y elemento de lista.

• Mostrar los elementos de lista de varios niveles jerárquicos; incluye una mejor presentación de la información de la audiencia.

• Orientar elementos de lista específicos a audiencias específicas mediante el uso del elemento web Consulta de contenido. Después, aunque esos elementos de lista aparezcan en elementos web o páginas, únicamente se dirige el elemento de lista individual y no toda la página o elemento web.

También puede destinar el contenido de Mis sitios a audiencias mediante el uso de diferentes elementos web. Para obtener más información acerca de estos elementos web, vea Planeación de elementos web personalizados.

Orientación de contenido mediante el uso de ubicaciones de host de Mi sitio de confianza

En algunos casos, como es el caso de una implementación global con servicios compartidos distribuidos geográficamente, algunos usuarios pueden tener acceso a una o más ubicaciones de host de Mi sitio. En estos casos, los administradores de SSP administran una lista de ubicaciones de host de Mi sitio de confianza de todos los SSP y destinan cada ubicación a la audiencia de usuarios que necesitan ver esas ubicaciones.

Las ubicaciones de host de Mi sitio de confianza se procesan en el orden de prioridad en que aparecen en la lista, para que los usuarios vean la información personalizada que resulta más relevante para el sitio personal Mi sitio que están viendo, y la información de personalización está disponible incluso aunque los SSP individuales no estén disponibles. Durante la implementación inicial, esto debería ser bastante sencillo. En la mayoría de las implementaciones, sólo hay un SSP y no es necesario configurar esta característica.

Para obtener más información, vea Planeación de Mis sitios.

Orientación de contenido mediante el uso de la barra de navegación de Mi sitio

Los vínculos de Mi sitio a sitios de personalización en la barra de navegación de Mi sitio pueden dirigirse a audiencias específicas. Los administradores de SSP agregan vínculos a la barra de navegación de Mi sitio. En muchos casos, un sitio de personalización puede ser relevante para un grupo de la organización pero no para todos. El administrador del SSP puede orientar los vínculos de manera que sólo se muestren a los usuarios para quienes es importante el contenido personalizado del sitio. Para obtener más información, vea Planeación de Mis sitios.

Orientación de vínculos publicados en aplicaciones cliente de Office

Al igual que los sitios de personalización pueden aparecer en la barra de navegación de Mi sitio en función de cómo se hayan orientado los sitios de personalización en la lista de vínculos de personalización, es posible orientar los vínculos de la página de vínculos publicados en aplicaciones de Office. La lista, disponible en la sección Perfiles de usuario y Mis sitios de la página Administración de servicios compartidos, se usa para incluir vínculos a sitios de Office Server desde aplicaciones cliente de Office. A continuación se incluyen ejemplos de vínculos que se muestran en las aplicaciones cliente:

• Sitios, incluidos sitios de grupo, sitios de portal y áreas de trabajo del proyecto

• Bibliotecas de conexiones de datos

• Bibliotecas de documentos o repositorios de documentos

Por ejemplo, si se agrega un directorio de sitios personales, esa ubicación se proporciona como una opción siempre que alguien comparte un documento desde una aplicación cliente de Office. Esto permite a los usuarios emplear el mismo sitio personal desde varios equipos cliente. De forma similar, las bibliotecas de colecciones de datos agregadas a la lista aparecen en el cliente de Microsoft Excel, y las bibliotecas de documentos aparecen cada vez que se guardan documentos desde cualquier aplicación cliente de Office. De manera predeterminada, los vínculos a las aplicaciones cliente de Office aparecen para todos los usuarios del SSP. Dichos vínculos se vuelven mucho más eficaces cuando se orientan a los usuarios que más los necesitan, para que los usuarios sólo vean los sitios personales, bibliotecas de conexiones de datos y bibliotecas de documentos relevantes para su propio trabajo.

Al planear la implementación inicial de Office SharePoint Server 2007, tenga en cuenta cada uno de estos tipos de vínculos. Planee agregar vínculos para cubrir sitios, bibliotecas de conexiones de datos y bibliotecas de documentos para todas las colecciones de sitios mediante el uso de SSP.

Filtrado por audiencia

Es posible conectar un grupo de elementos web, conocidos como filtros, a otros elementos web para que sólo se muestren los resultados basados en determinadas propiedades. Las propiedades exactas que están disponibles varían según el filtro, pero una de las opciones disponibles consiste en filtrar por audiencia. Los filtros normalmente se conectan a elementos web de datos profesionales, lo que permite orientar los datos profesionales en función de la audiencia. A diferencia de la simple personalización de elementos web, la propiedad de la audiencia que pasa el filtro al elemento web de datos profesionales puede usarse en análisis profesionales o cálculos relativamente complejos al mostrar los resultados.

Los filtros se usan con frecuencia en paneles y sitios habilitados para informes, como el sitio del Centro de informes, pero pueden usarse en muchos tipos de sitios, incluidos los sitios de personalización. Para obtener más información acerca de los filtros, vea Planeación de paneles y filtros.

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo para planear audiencias:

• Hoja de trabajo de usuarios, perfiles y directivas (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73268&clcid=0xC0A) (en inglés)

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.