Identificación de funciones de administración de registros (Office SharePoint Server)

La administración eficaz de registros requiere un compromiso de toda la organización en cuanto a la planeación, implementación, supervisión y participación en el programa de administración de registros. Para lograrlo, los integrantes de la organización que tengan funciones y conocimientos relacionados con la administración de registros deben respaldar el esfuerzo. Cuando comience a planear la solución de administración de registros, identifique las personas de la organización que ocuparán las siguientes funciones:

• Administradores de registros   Por lo general, son los integrantes del departamento legal de una organización. Tienen experiencia en el proceso de clasificación de documentos electrónicos y físicos, y en la identificación de los documentos que deben registrarse. Los administradores de registros ayudan a determinar las directivas de administración de registros de la organización y participan en la planeación de la solución de administración de registros. Son responsables de investigar y diseñar el plan de archivo y la programación de retención, y participan en la redacción del documento de requisitos de conformidad. Los administradores de registros también trabajan con el sistema de administración de registros, realizando determinadas tareas, como la suspensión de registros durante los procesos judiciales y su disposición al finalizar el período de retención. La participación de los administradores de registros es fundamental para el éxito del sistema de administración de registros. .

• Supervisores de cumplimiento   También son integrantes del departamento legal de una organización. En algunas organizaciones, esta función está a cargo de los administradores de registros. Los supervisores de cumplimiento supervisan todos los aspectos de la administración de registros empresariales para asegurarse de que la organización cumpla estrictamente con las normativas y directrices relevantes. Son principalmente responsables de redactar el documento de requisitos de conformidad, que describe la metodología, las directrices y los planes de aprendizaje relacionados con la administración de registros empresariales.

• Profesionales de TI   Son responsables de la implementación, el funcionamiento y el mantenimiento de los equipos y las aplicaciones que implementan la solución de administración de registros. Garantizan que la solución de administración de registros sea segura, adecuada y confiable, y que se comunique con los servidores de administración de documentos y los servidores de correo electrónico que le suministran registros.

• Diseñadores del sitio   En una solución de administración de registros basada en Microsoft Office SharePoint Server 2007, son los expertos en la creación y configuración de sitios web que implementan un sitio del Centro de registros.

• Administradores de contenido   Administran los equipos de usuarios que producen documentos o que controlan los archivos físicos o electrónicos que podrían convertirse en registros. Su función es proporcionar liderazgo en la identificación de registros, en la planificación de procesos para los equipos que garanticen prácticas recomendadas de administración de registros y en asegurarse de que los trabajadores de la información de sus equipos participen en el esfuerzo de administración de registros de la organización.

• Trabajadores de la información   Son los participantes del sistema de administración de registros. Crean o administran documentos electrónicos e impresos, memorandos, informes, mensajes y demás contenido que podría convertirse en registros. El éxito de la solución de administración de registros depende de la calidad de la participación de los trabajadores de la información de la organización.

  Nota

  El diseño del sistema de administración de registros puede tener un efecto importante en el grado de cumplimiento por parte de los trabajadores de la información. Por ejemplo, si crea procesos simples para la conservación de registros, aumentará la participación, ya que será menos probable que los trabajadores de la información consideren estas tareas como impedimentos para realizar su trabajo. Además, si los procesos de documentación y aprendizaje de administración de registros son eficaces, aumentará la participación activa de los trabajadores de la información.

Es posible que la organización ya haya ocupado todas las funciones descritas en este artículo. De no ser así, puede ser conveniente buscar expertos en administración de registros y cumplimiento. Las organizaciones profesionales, como la asociación de directores y administradores de registros, pueden brindarle ayuda para localizar profesionales de administración de registros en su área.

Las tareas iniciales del equipo responsable de diseñar el sistema de administración de registros incluyen: analizar el uso de contenido en la organización, analizar los requisitos de cumplimiento de la ley y otros que afectan a las decisiones de administración de registros, evaluar los recursos de hardware y de aplicaciones que se usan para conservar los registros, y planear la mejor estrategia para garantizar la cooperación de los trabajadores de la información en la administración de registros. Puesto que esta planeación abarca tantas disciplinas de la organización, forme un equipo diverso para planear la solución de administración de registros, que incluya todas las funciones descritas anteriormente.

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo como ayuda para planear la implementación:

• Hoja de trabajo de participantes y partes interesadas en la administración de registros (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0xC0A) (en inglés)

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.