Planeación de directivas de administración de información

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En este artículo:

  • Acerca de las directivas de administración de información y las características de directiva

  • Acerca de los informes de directivas de administración de información

  • Acerca de la integración de directivas de administración de información con aplicaciones de 2007 Office System

  • Características de directiva disponibles en Office SharePoint Server 2007

  • Planeación de directivas de administración de información

Acerca de las directivas de administración de información y las características de directiva

Una directiva de administración de información es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Cada regla de una directiva es una característica de directiva. Por ejemplo, una característica de directiva de administración de información podría especificar el tiempo que debe conservarse un tipo de contenido, o podría proporcionar auditoría de documentos. Las directivas de administración de información permiten controlar quién puede obtener acceso a la información de la organización, lo que se puede hacer con ella y cuánto tiempo se la debe conservar.

Nota

En este tema, el término "directiva" hace referencia a directiva de administración de información, a menos que se especifique lo contrario.

Las directivas pueden implementarse para ayudar a una organización a cumplir los requisitos de conformidad con las leyes, como la necesidad de conservar registros. Por ejemplo, una directiva de recursos humanos, que una organización usa para garantizar que los registros de empleados se administran conforme a directrices legales recomendadas, podría incluir las siguientes características de directiva:

  • Auditoría, para registrar el historial de modificación y visualización de cada documento relacionado con los empleados.

  • Retención, para asegurarse de que el contenido de trabajos en curso no se mantenga durante un período innecesariamente prolongado.

  • Etiquetas, para asegurarse de que las copias físicas de cada uno de los documentos sean correctamente identificables.

  • Restricciones de impresión, para garantizar que los documentos confidenciales relacionados con los empleados sólo se impriman en impresoras seguras. Tenga en cuenta que éste es un ejemplo de una directiva personalizada que debe implementarse mediante el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007 o adquirirse a través de un proveedor de software de terceros.

Las características de directiva se implementan como programas que se ejecutan en Office SharePoint Server 2007. Pueden ser habilitadas y configuradas por un administrador del servidor y, una vez habilitadas, pueden ser usadas por los administradores de sitios para definir directivas. Office SharePoint Server 2007 incluye cinco características de directiva para ayudarle a administrar el contenido. Mediante el uso del modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007, se pueden diseñar e instalar características de directiva personalizadas que permitan satisfacer necesidades empresariales exclusivas.

Una característica de directiva puede usar uno o varios recursos de directiva, que son programas que proporcionan alguna funcionalidad a una característica de directiva. Por ejemplo, un recurso de directiva para una característica de directiva de generación de códigos de barras podría proporcionar el valor único de código de barras. Se pueden desarrollar recursos de directiva personalizados e instalarlos para respaldar las características de directiva.

Cuando la organización usa aplicaciones cliente de 2007 Microsoft Office system junto con Office SharePoint Server 2007, las directivas se aplican tanto en el servidor como en las aplicaciones cliente. Esto se realiza de forma transparente. Las características de directiva que se aplican a un documento se describen en una declaración de directiva asociada al mismo, y las aplicaciones que reconocen la directiva impiden que los usuarios realicen tareas que infringen la directiva del documento.

Para implementar una directiva, debe asociarla con los tipos de contenido, las bibliotecas o las listas de sitios.

Nota

En la galería de tipos de contenido de sitio, se puede aplicar una directiva a cualquier tipo de contenido personalizado, pero no se la puede aplicar directamente a un tipo de contenido principal.

Puede asociar una directiva con una biblioteca, una lista o un tipo de contenido de las siguientes maneras:

  • Asociar características de directiva con una directiva de colección de sitios y, a continuación, asociar esa directiva con un tipo de contenido, una lista o una biblioteca.   El sitio de nivel superior de una colección de sitios incluye una galería de directivas de colección de sitios en la que los administradores del sitio de nivel superior pueden crear nuevas directivas. Después de crear una directiva de colección de sitios, puede exportarla para que los administradores de otras colecciones de sitios la importen a sus galerías de directivas de colección de sitios. Esto permite estandarizar las directivas en toda la organización.

    Cuando una directiva de colección de sitios se asocia con un tipo de contenido, y ese tipo de contenido está asociado con una lista o biblioteca, el propietario de la lista o biblioteca no podrá modificar la directiva de la colección de sitios en la lista o biblioteca. De esta forma, se garantiza que las directivas asignadas a un tipo de contenido se apliquen en cada nivel de la jerarquía de sitios.

  • Asociar un conjunto de características de directiva directamente con un tipo de contenido y, a continuación, agregar el tipo de contenido a una o varias listas o bibliotecas.   Para asegurarse de que una directiva creada con este método se use en toda una colección de sitios, asóciela con un tipo de contenido de la galería de tipos de contenido de sitio de la colección de sitios de nivel superior. De este modo, cada elemento de la colección de sitios de ese tipo de contenido, y cada elemento de un tipo de contenido que herede el tipo de contenido original, incluirá la directiva. Cuando se usa este método de asociación de una directiva con un tipo de contenido, resulta más difícil volver a usar la directiva en otras colecciones de sitios, ya que las directivas creadas con este método no se pueden exportar.

    Nota

    Para controlar de manera más estricta las directivas que están en uso en una colección de sitios, los administradores de colecciones de sitios pueden deshabilitar la capacidad para establecer características de directiva directamente en un tipo de contenido. Cuando se restringe la posibilidad de establecer características de directiva en un tipo de contenido, los diseñadores de tipo de contenido sólo pueden asociar las directivas de la galería de directivas de la colección de sitios con los tipos de contenido.

  • Asociar un conjunto de características de directiva directamente con una lista o biblioteca.   Este método sólo puede usarse si la lista o biblioteca no admite varios tipos de contenido. Este método de creación de una directiva sólo es útil para una directiva estrictamente definida que se aplica a una única lista o biblioteca.

    Nota

    Para controlar de manera más estricta las directivas que están en uso en una colección de sitios, los administradores de colecciones de sitios pueden deshabilitar la capacidad para establecer características de directiva directamente en una biblioteca. Cuando se restringe la posibilidad de establecer características de directiva en una biblioteca, los diseñadores de tipo de contenido sólo pueden asociar las directivas de la galería de directivas de la colección de sitios con las bibliotecas.

Acerca de los informes de directivas de administración de información

Para realizar un seguimiento del uso de las directivas en cada aplicación web de la solución, puede configurar los informes de uso de directiva de administración de información mediante Administración central de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Los informes de directiva de administración de información ayudan a supervisar el grado de uso de las directivas por parte de la organización. Puesto que las directivas suelen implementarse para ayudar a una organización a cumplir con normativas específicas, la supervisión frecuente del uso de la directiva le ayudará a asegurarse de que su organización las cumpla.

Office SharePoint Server 2007 incluye una plantilla de informe de directiva predeterminada en formato XML-SS y permite crear una plantilla de informe personalizada basada en el esquema XML-SS. Se puede especificar una programación de creación de informes de directiva o generar los informes de forma manual.

Se genera un informe de directiva para cada colección de sitios de una aplicación web. Para cada lista y biblioteca, el informe registra lo siguiente:

  • El número de elementos que usa cada directiva.

  • Para cada directiva en uso, ya sea que esté basada en una directiva de la colección de sitios o configurada en un tipo de contenido, un resumen de la directiva (su descripción), junto con una descripción de cada característica de directiva.

Para obtener más información acerca de cómo crear e implementar un informe de directiva de colección de sitios personalizado, vea la guía de Implementación de Office SharePoint Server 2007.

Acerca de la integración de directivas de administración de información con aplicaciones de 2007 Office System

Las directivas de administración de información de Office SharePoint Server 2007 se exponen en los clientes de 2007 Office System. Al configurar una directiva de administración de información en el servidor, puede escribir una declaración de directiva que informe a los trabajadores de la información acerca de las directivas que se aplican en los documentos. Por ejemplo, la declaración de directiva podría indicar que un documento expirará tras un determinado período, o que éste incluye información confidencial que no se debe revelar a personas ajenas a la compañía. La declaración incluso podría proporcionar un nombre de contacto en caso de que el trabajador de la información necesitase obtener más información acerca de la directiva.

Las directivas incluidas en Office SharePoint Server 2007 se exponen a los trabajadores de la información a través de características de cliente de 2007 Office System. Por ejemplo, cuando se define una etiqueta como parte de una directiva, los usuarios pueden insertar etiquetas en documentos mediante el menú Insertar de la mayoría de las aplicaciones cliente de 2007 Office System. Si un documento requiere una etiqueta, la aplicación solicitará al usuario la etiqueta cuando éste guarde un documento en el que no se ha insertado una etiqueta. De forma similar, los usuarios podrán insertar códigos de barras desde aplicaciones cliente si esa característica de directiva forma parte de la directiva del documento.

En 2007 Office System, también se pueden integrar características de directiva personalizadas. Sin embargo, se deben implementar los comportamientos específicos de directiva que se desea que estén disponibles desde programas cliente de 2007 Office System, y se debe proporcionar a los usuarios un medio para instalar estos comportamientos en sus equipos cliente a través de determinados mecanismos, como complementos, que permitan que los comportamientos estén disponibles desde programas cliente de 2007 Office System. Por ejemplo, si implementa una característica de directiva personalizada que restringe las impresoras que se pueden usar para imprimir un tipo de contenido, debe proporcionar un complemento personalizado para que los clientes de Microsoft Office apliquen la restricción desde aplicaciones cliente de Office.

Características de directiva disponibles en Office SharePoint Server 2007

En esta sección se describen las características de directiva incluidas en Office SharePoint Server 2007.

  • Expiración   La característica de directiva de expiración ayuda a deshacerse de contenido mediante un método coherente que se puede controlar y administrar. Se puede establecer que el contenido de un tipo específico expire en una fecha determinada o tras un período calculado a partir de alguna actividad en el documento (como su creación).

  • Auditoría   La característica de directiva de auditoría registra los eventos y las operaciones realizadas en los documentos y elementos de lista. Puede configurar la auditoría para registrar eventos como los siguientes:

    • Modificación de un documento o elemento

    • Visualización de un documento o elemento

    • Protección o desprotección de un documento

    • Modificación de los permisos de un documento o elemento

    • Eliminación de un documento o elemento

  • Etiquetado   La característica de directiva de etiquetado especifica una etiqueta para asociar con un tipo de documento o elemento de lista. Las etiquetas son áreas de texto que permiten realizar búsquedas y que Office SharePoint Server 2007 genera en función de las propiedades y el formato que se especifican. Por ejemplo, en un bufete de abogados, un documento relacionado con una causa legal podría incluir una etiqueta con los nombres de los clientes, el número de caso, el abogado asignado a la causa, etc. Las etiquetas resultan especialmente útiles en las versiones impresas de documentos como una forma de mostrar las propiedades del documento en una copia impresa. Además de usar etiquetas para los documentos, es posible asociar una etiqueta con un elemento de lista e incluir dicha etiqueta en las vistas de la lista.

  • Código de barras   La característica de directiva de código de barras permite realizar un seguimiento de las copias físicas de un documento mediante la creación de un valor de identificador único para un documento y la inserción de una imagen de código de barras de dicho valor en el documento. De forma predeterminada, los códigos de barras cumplen con el estándar común de código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, código 39). Además, es posible conectar otros proveedores de códigos de barras mediante el modelo de objetos de directivas.

Planeación de directivas de administración de información

Al planear las directivas de la solución, primero debe determinar las necesidades de directivas en toda la organización y, a continuación, diseñar directivas de colección de sitios para satisfacer estas necesidades y distribuir las directivas para su inclusión en las galerías de directivas de colección de sitios de todos los sitios relevantes. Esto podría requerir la planeación de características de directiva personalizadas. Tenga en cuenta que, si la directiva requiere características y recursos de directiva personalizados, éstos deben estar instalados y habilitados en todas las granjas de servidores en las que se usa la solución. Vea la guía Implementación de Office SharePoint Server 2007 para obtener más información acerca de cómo implementar y habilitar las características y los recursos de Office SharePoint Server 2007.

Un ejemplo típico de una directiva aplicable a toda la organización es una directiva diseñada para promover procedimientos recomendados sobre auditoría y expiración de especificaciones de productos entre las divisiones de una organización. Se diseña una sola directiva de colección de sitios para aplicarse a todas las especificaciones de productos, a fin de que su auditoría y retención se realicen de forma coherente. Después de definir la directiva de la colección de sitios y probarla, se exporta y, a continuación, se importa a las galerías de directivas de colección de sitios de otras colecciones de sitios en las que se almacenan especificaciones de productos. Luego se la asocia con todos los tipos de contenido de especificaciones de productos de las distintas colecciones de sitios, a fin de aplicar la directiva en todos los documentos de especificaciones de productos.

Actividad de hoja de trabajo

Como ayuda para planear las directivas de administración de información, use la hoja de trabajo de directivas (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73307&clcid=0xC0A) (en inglés). Cree una hoja de trabajo distinta para cada directiva que planee y, en cada hoja de trabajo, registre lo siguiente:

  • El propósito de la directiva, como "directiva para aplicar a todas las especificaciones de productos".

  • La colección de sitios en la que se va a diseñar la directiva.

  • El ámbito en el que se define la directiva. Si la directiva se va a usar en varias colecciones de sitios, debe definirla en la galería de plantillas de directiva. Defina una directiva para un tipo de contenido si la directiva está orientada de forma más restringida a un único tipo de contenido de una colección de sitios.

  • Cada característica de directiva, como "expiración" o "auditoría". Opcionalmente, puede escribir notas de configuración de una característica de directiva. Por ejemplo, para la auditoría, puede especificar las acciones que se auditarán, como "elementos de edición". Si la característica es personalizada, enumere todos los recursos que deben estar instalados para que la característica funcione.

  • Todos los tipos de contenido a los que se aplicará la directiva, y enumere todas las colecciones de sitios en las que se usan los tipos de contenido.

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo con este artículo como ayuda para planear la implementación:

Descargar este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.