Planeación de InfoPath Forms Services

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En este capítulo se incluyen los siguientes artículos:

En este artículo:

  • Artículos relativos a la planeación de InfoPath Forms Services

  • Planeación del escenario

InfoPath Forms Services permite publicar plantillas de formulario que pueden abrirse en Microsoft Office InfoPath 2007 o representarse en un explorador web.

Nota

InfoPath Forms Services es un componente de Microsoft Office SharePoint Server 2007 y no se debe confundir con Microsoft Office Forms Server 2007, un producto independiente.

Esta tecnología requiere que se realicen tareas de configuración del servidor, que se asignen recursos de servidor y ancho de banda de red, que se considere la seguridad y la administración de usuarios, así como una planeación cuidadosa relacionada con la implementación, accesibilidad y administración de las plantillas de formulario. No es necesario instalar InfoPath Forms Services de forma independiente, ya que se instala con Windows SharePoint Services. Para lograr un uso más eficaz de InfoPath Forms Services, debe efectuar algún tipo de planeación. Las tareas de planeación se han organizado en artículos para facilitar la búsqueda de la información necesaria para cada paso.

Nota

Los "formularios" y las "plantillas de formulario" son entidades independientes. Un formulario es una instancia de una plantilla de formulario que se invoca cuando se abre el formulario desde la biblioteca de documentos o cuando se abre una página web que contiene un formulario. Una plantilla de formulario es un archivo *.xsn* que reside en un servidor y contiene el código que genera el formulario.

Si desea conocer algunos ejemplos de escenarios empresariales para InfoPath Forms Services, vea Planeación del escenario en este artículo.

Artículos relativos a la planeación de InfoPath Forms Services

Antes de comenzar a diseñar plantillas de formulario

Planeación de las plantillas de formulario necesarias (Office SharePoint Server), un artículo que le ayudará a planear las plantillas de formulario que se deben crear. También le ayudará a saber qué formularios actuales se pueden importar, cuáles se deben volver a crear de forma manual y qué factores se deben tener en cuenta.

Planeación de la asignación de nombres a las plantillas de formulario (Office SharePoint Server), un artículo que le ayudará a establecer una convención de nomenclatura para las plantillas de formulario.

Planeación del diseño de plantillas de formulario

Planeación de requisitos de la infraestructura de diseño de plantillas de formulario (Office SharePoint Server)   Antes de empezar a implementar plantillas de formulario en un entorno de producción de InfoPath Forms Services, lea este artículo, que le ayudará conocer los requisitos de servidor, seguridad y red que son necesarios para admitir su implementación.

Planeación de plantillas de formulario personalizadas (Office SharePoint Server)   Lea este artículo para obtener ayuda para desarrollar plantillas de formulario personalizadas para cubrir necesidades específicas.

Planeación de conexiones de datos del servidor necesarias para las plantillas de formulario (Office SharePoint Server)   Este artículo describe cómo funcionan las conexiones de datos del servidor cuando se implementa una plantilla de formulario, y ayuda a planear las conexiones de datos que necesita.

Planeación de la implementación de plantillas de formulario

Planeación de la implementación de plantillas de formulario (Office SharePoint Server)   Este artículo ayuda a comprender el proceso de implementación de las dos categorías de plantillas de formulario compatibles con el explorador: plantillas de formulario de usuario y plantillas de formulario aprobadas por el administrador.

Planeación de la implementación de las plantillas de formulario aprobadas por el administrador (Office SharePoint Server)   Lea este artículo como ayuda para planear la implementación de plantillas de formulario que contengan lógica empresarial, como una DLL compilada de código administrado (código de formulario), requieran plena confianza o usen una conexión de datos de la que se haga cargo un administrador.

Planeación de mantenimiento y compatibilidad del servidor

Planeación de la actualización de plantillas de formulario (Office SharePoint Server)   Este artículo le ayudará a planear la actualización de las plantillas de formulario implementadas por el administrador.

Planeación para retirar plantillas de formulario (Office SharePoint Server)   Este artículo le ayudará a planear la retirada de plantillas de formulario cuando se vuelven obsoletas.

Planeación del control de versiones para plantillas de formulario (Office SharePoint Server)   Lea este artículo como ayuda para habilitar el control de versiones, que hace que las bibliotecas de documentos creen una nueva versión de la plantilla de formulario cada vez que ésta se edita y se guarda, conservando las versiones anteriores tal como lo defina el administrador.

Planeación del acceso de dispositivos móviles a plantillas de formulario (Office SharePoint Server)   Lea este artículo a modo de guía para planear cómo proporcionará acceso a los formularios habilitados para explorador desde dispositivos móviles, como dispositivos PDA de mano que admiten HTML, CHTML o XHTML.

Procedimientos recomendados para InfoPath Forms Services   Lea este artículo para conocer los procedimientos recomendados para InfoPath Forms Services.

Planeación del escenario

Debe establecer un plan minucioso antes de implementar InfoPath Forms Services en su empresa. Debe tener en cuenta que InfoPath Forms Services puede:

  • Integrarse con otras aplicaciones de Office SharePoint Server 2007.

  • Integrarse con otros sistemas, como correo electrónico.

  • Recuperar datos de bases de datos o insertarlos.

Hay varios factores que pueden convertir este proceso en complejo y desafiante. La organización debe decidir el propósito de los formularios en la empresa. Los formularios pueden convertirse en instrumentos empresariales críticos en muchas organizaciones.

Muchas organizaciones usan la planeación del escenario para tomar decisiones estratégicas sobre cómo se usan los formularios. El método básico consiste en que un equipo genere un escenario que incorpore datos futuros conocidos. Por ejemplo, el escenario puede incluir los datos siguientes:

  • Capacidad del sistema

  • Topología de red

  • Número de usuarios

  • Ubicación de los usuarios

  • Configuración del servidor

  • Integración de sistemas heredados

  • Complejidad de los formularios

  • Duración de sesiones

Esta sección contiene algunos escenarios de ejemplo para el uso de InfoPath Forms Services.

Escenario 1: Envío de informe de gastos

A. Datum Corporation, un proveedor de servicios de TI y de equipamiento informático nacional, vende equipos, hardware de red y contratos de servicios de TI. A. Datum Corporation tiene 10.000 empleados en Norteamérica. Muchos equipos de A. Datum Corporation (como marketing, ventas y consultores de soporte técnico) producen gastos relacionados con el trabajo y hacen informes de gastos. Estos equipos representan aproximadamente un tercio del personal de A. Datum.

Situación

A. Datum Corporation ha adoptado mySAP ERP para sus operaciones y datos profesionales. Desea agregar InfoPath Forms Services a su entorno para aprovecharse de las conexiones de datos de sus sistemas back-end. Al implementar InfoPath Forms Services, A. Datum pretende beneficiarse de las siguientes maneras:

  • Simplificar el proceso de envío de informes de gastos, revisión, aprobación y reembolso.

  • Aumentar la exactitud de los datos mediante la validación de datos y la lógica empresarial integrada en el formulario.

  • Permitir que los informes de gastos se completen con o sin conexión.

  • Aplicar las reglas de directivas de gastos de la empresa en el momento del envío del informe de gastos.

  • Proporcionar acceso inmediato al estado del informe de gastos y a los datos de gastos.

Además, A. Datum desea aprovechar las ventajas obtenidas a través de Office SharePoint Server 2007, como la administración de documentos, la colaboración de equipos y las características de flujo de trabajo disponibles en los sitios de SharePoint. La empresa planea conectar los sitios de SharePoint a su portal de SAP para que puedan buscar e indizar contenido junto con el resto de información empresarial.

Solución: Formularios para uso interno

El departamento de TI de A. Datum Corporation es el responsable de implementar y mantener InfoPath Forms Services y de conectarlo a SAP. Su objetivo es mantener disponible y segura la información confidencial de la empresa. El departamento es el responsable de asegurar que la experiencia del usuario final es fluida y que los tiempos de respuesta se encuentran dentro de límites aceptables. Los estudios de tiempo indican que los usuarios tardan unos 30 minutos en finalizar un informe de gastos. Para incluir los nuevos formularios de informes de gastos, el departamento de TI se prepara para realizar las siguientes acciones:

  • Proporcionar acceso a la intranet a aquellos empleados que tienen acceso a los formularios dentro de la red corporativa.

  • Proporcionar acceso telefónico a un servidor de acceso remoto a aquellos empleados que se encuentran fuera del firewall corporativo.

  • Proporcionar el cliente de Microsoft Office InfoPath 2007 a los empleados que requieran capacidad sin conexión.

  • Implementar esta solución en una granja de servidores mediana.

Escenario 2: Procesamiento de reclamaciones de seguros

Una empresa de gran tamaño incorpora Office SharePoint Server 2007 a su entorno para permitir que los clientes, los agentes de seguros y las actividades profesionales relacionadas usen formularios en línea para procesar reclamaciones de seguros. La organización ha estado usando InfoPath 2003 de forma interna, pero desea que sus formularios estén habilitados para explorador.

Situación

Humongous Insurance es una empresa multinacional de gran tamaño que vende productos de seguros a propietarios de barcos, automóviles y casas. Estos productos se venden tanto a consumidores directos como a clientes corporativos. Humongous Insurance cuenta con un extenso personal de más de 10.000 empleados, que incluye personal de ventas, tasadores de reclamaciones, abogados, personal de TI, personal de recursos humanos y personal de seguros. Humongous Insurance tiene su sede en Estados Unidos, pero cuenta con oficinas en Canadá y varios países de Latinoamérica.

Solución 1: Formularios para uso interno

El asegurado llama a su agente de Humongous Insurance por teléfono para informar de una reclamación. El agente se conecta al sitio web de reclamaciones corporativas y rellena el formulario de reclamación para el cliente. El agente envía la reclamación por correo electrónico al tasador, quien lleva a cabo una inspección. El tasador aprueba las reparaciones y los costes. El tasador rellena el formulario que recibió por correo electrónico y lo devuelve al agente. El agente revisa el formulario para comprobar que es correcto y lo envía al departamento de contabilidad para procesar el pago. Un representante del departamento de contabilidad aprueba un cheque y archiva el formulario de reclamación. El formulario se almacena como un documento XML en la base de datos de reclamaciones de Humongous Insurance. Las reparaciones se realizan y el cliente recibe la cantidad que cubre el seguro. La información de contabilidad relevante se actualiza según corresponda.

Solución 2: Formularios orientados al cliente

Como alternativa, un cliente de Humongous Insurance puede presentar una reclamación a través de Internet. El cliente debe ajustarse al horario de la empresa para presentar una reclamación. El cliente puede ir al sitio web de Humongous Insurance, establecer su cuenta, iniciar sesión y presentar la reclamación. En este caso, el cliente rellena el formulario que suele cumplimentar el agente. Cuando el cliente envía el formulario, éste se envía al tasador por correo electrónico y el agente recibe una copia del mensaje de correo. El tasador devuelve el formulario al agente si se necesita más información. A partir de este punto, el formulario de reclamación se trata de la misma forma que una reclamación iniciada por teléfono.

Escenario 3: Permisos gubernamentales en línea

Un agencia gubernamental local usa Office SharePoint Server 2007 y InfoPath Forms Services para proporcionar solicitudes de permisos y aprobaciones para contratistas a través de Internet.

Situación

Un contratista de electricidad consigue un trabajo para renovar la instalación eléctrica de una vivienda y solicita un permiso a una agencia gubernamental local para completar su trabajo. El contratista de electricidad entra en el sitio web del Departamento de electricidad y alumbrado de inspección de obras de la ciudad para solicitar un permiso mediante un servicio en línea. El contratista se ha registrado antes para usar este servicio. Ya se encuentran almacenadas la información de su empresa y una solicitud de permiso previa.

Solución 1: Formularios usados por el cliente

Los datos especificados en el formulario web de la solicitud de permiso se envían a una base de datos XML ubicada en la red del Departamento de inspección de obras. Cuando se envían los datos de la solicitud, se rellena automáticamente una nueva solicitud de permiso en un espacio de trabajo de SharePoint como un vínculo a un formulario de InfoPath con varias partes. Cuando se abre el formulario, los datos de la empresa del contratista que realiza la solicitud y los datos de la solicitud del permiso se rellenan en los campos en la primera vista del formulario. Esta vista es idéntica al formulario que ha rellenado el contratista.

Solución 2: Flujo de trabajo de procesamiento de formularios

Como parte del proceso, el Departamento de electricidad y alumbrado de inspección de obras de la ciudad debe acusar recibo formalmente de la solicitud. El agente que lo recibe comprueba que la información es correcta y firma digitalmente el formulario de solicitud para confirmar la recepción. Al contratista se le envía por correo electrónico una imagen exacta del acuse de recibo del formulario de solicitud por parte del departamento. InfoPath usa adaptadores de datos para obtener acceso a los datos relevantes para tomar una decisión. InfoPath obtiene esta información de los orígenes de datos de otra agencia interna y los envía al formulario en otras vistas. El empleado de la agencia revisa estos otros datos, adjudica la solicitud sobre la base de toda esta información y aprueba o rechaza la solicitud de permiso. Si la solicitud se aprueba, se representa en HTML un permiso eléctrico con los datos de contacto del solicitante y la información relevante. El permiso se envía a la página principal del contratista en el sitio de SharePoint del Departamento de inspección de obras, donde el contratista puede ver e imprimir el permiso para enviarlo al sitio del trabajo.

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

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